MG. SC.

SIMON CUBA
 FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

TRATAMIENTO
ARCHIVISTICO

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DESCRIPCIÓN CONSERVACIÓN

ADMINISTRACION
CALIDAD
 PROCESO DE VALORACIÓN

• La valoración es la fase del tratamiento

archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y
secundarios de las series, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial.
 A QUÉ LLAMAMOS ‘VALORACIÓN’

• “Consiste en el estudio y análisis de las características históricas,

administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de las series
documentales.”
• “El acto de juzgar los valores que presentan los documentos de
archivo (valor primario y valor secundario) y de decidir los plazos
de aplicación de estos valores a dichos documentos, en un contexto
que considere la relación esencial existente entre el organismo a
quien conciernen y los documentos administrativos que genera en
el marco de sus actividades“ (Rouseau y Couture, 1994, p. 104).
 VALORES DE LOS DOCUMENTOS:
PRIMARIOS

• Valor Administrativo

• Se encuentra en todos los documentos producidos y

recibidos por una institución u organismo. Responden a
procesos y actividades administrativas (correspondencia
para llevar a cabo los proyectos y planes, la relacionada con
los presupuestos; contabilidad, los recursos humanos,
etcétera).
 VALORES DE LOS DOCUMENTOS:
PRIMARIOS
• Valor Legal
• Documentos que sirven como testimonio ante la ley.
• Sirve para documentar las obligaciones legales y
proteger los derechos de los individuos y del gobierno,
por ejemplo: decretos, actas del registro civil, contratos,
escritos, acuerdos, documentos con relaciona la
propiedad
• Valor fiscal
• Aquel que tienen los documentos que pueden servir
de testimonio del cumplimiento de obligaciones
tributarias.
 VALORES DE LOS DOCUMENTOS: PRIMARIOS

• Valor jurídico. Aquel del que derivan derechos u

obligaciones legales regulados por el derecho común.
• Valor contable . Aquel que tienen los documentos que
pueden servir de explicación o justificación de operaciones
destinadas al control presupuestario
• Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el
cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de impuestos, contabilidad, estados
financieros, ventas).
 VALOR DE LOS DOCUMENTOS:
SECUNDARIO
• Valor informativo.
• Aquel que sirve de referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualesquiera actividades de la administración
• Documentos que contienen información sobre personas, lugares,
temas y cosas diferentes a las acciones y actividades de una
organización.
• Valor Histórico
• Aquel que posee un documento como fuente primaria para la
Historia.
 CÓMO VALORAR: CRITERIOS
• Criterio de procedencia
• Son más valiosos los documentos procedentes de órganos de
mayor rango en la jerarquía administrativa.
• Son más importantes las series documentales que reflejan la
actividad propia y específica de una unidad administrativa.
• Son más importantes las series documentales que realizan el
seguimiento completo del procedimiento. Las que reflejan sólo
una parte del procedimiento son susceptibles de ser eliminadas,
siempre que se conserve la serie
 CÓMO VALORAR: CRITERIOS

Criterio de contenido
• Tienen más valor los documentos y series que recogen
información sustancial para reconstruir la historia del órgano
productor, un acontecimiento, período, territorio o persona.
• Se primarán los documentos y series que contengan
información en forma sintética. Los documentos y series que
contienen información que se encuentra duplicada o
recapitulada en otras, son susceptibles de eliminación.
 CÓMO VALORAR: CRITERIOS

• Criterio de utilización
• Se primarán los documentos y series documentales que
durante su etapa activa y semiactiva han sido objeto de
demanda frecuente por parte del órgano productor, de los
investigadores o de los ciudadanos.
• Los documentos y series cuyo estado de deterioro
imposibilite su utilización y recuperación, o cuyo interés no
justifique su restauración, o ni siquiera el coste de
conservación, son susceptibles de ser eliminados.
 CÓMO VALORAR: CRITERIOS

• Criterio cronológico
• Hay fechas determinadas por cada país o Administración, a
partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación:
Documentación estatal y/o local: 1985. La documentación
anterior a esa fecha no se considera objeto de valoración,
pues es de conservación permanente.
 RESULTADOS DE LA FASE DE
VALORACIÓN

• De los estudios realizados en la fase de valoración se

desprenden una serie de resultados, que son:
• 1. Establecimiento de los plazos de transferencia.
• 2. Establecimiento de los plazos de selección y eliminación.
• 3. Establecimiento de los plazos de acceso.
 1. ESTABLECIMIENTO DE LOS PLAZOS DE
TRANSFERENCIA

• Las transferencias son el procedimiento habitual de ingreso de

fondos en un archivo mediante el traslado de fracciones
cronológicas de series documentales, una vez que esta han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de
valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos.
 2. ESTABLECIMIENTO DE LOS PLAZOS
DE SELECCIÓN/ELIMINACIÓN

• Una vez investigados los valores de los documentos , su

tramite y su caducidad administrativa, una vez comprobada
la desaparición de los valores primarios, y la existencia de
series paralelas, llega el turno a la selección e eliminación
• Esta es la tarea mas complicada del trabajo del archivero, se
realizan en los archivos central e intermedio.
 DESTRUCCIÓN FÍSICA

• Una vez autorizada, la destrucción de las series

documentales se llevará a cabo por el órgano responsable
de la institución, CED* empleando cualquier método que
garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos
y su posterior utilización.

• CED. Comité de evaluación documental

 3. EL ESTABLECIMIENTO DE LOS PLAZOS DE
ACCESO

• Otra de las funciones de la valoración es el

establecimiento de los plazos de acceso, una
vez han sido estudiados los datos que
contienen los documentos
 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN BOLIVIA.

• Según investigaciones efectuadas en la legislación boliviana, en

relación a la archivística, podemos señalar que existen varios de
ellos afines a la conservación documental, pero específicamente
sobre la valoración y más concretamente sobre la eliminación de
documentos, NO existe, una base legal que determine de forma
clara y vigente que regule con carácter general y directo en la
CPE, obrante en la archivística del país.
 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN
BOLIVIA

• Sin embargo en la última CPE, en el CAPITULO CUARTO:

SERVIDORAS PUBLICAS Y SERVIDORES PÚBLICOS en el Art. 237,
menciona:
• I. Son obligaciones para el ejercicio de la función pública:
• 1. Inventariar y custodiar en oficinas pública, los documentos
propios de la función pública, sin que puedan sustraerlos ni
destruirlos. La ley regulará el manejo de los archivos y las
condiciones de destrucción de los documentos públicos. Lo cual
se debe analizar con mucho cuidado para su ejecución.
 NORMATIVAS

TRANSFERENCIA
Acción de entrega obligatoria y periódica, bajo inventario, de las
documentaciones del archivo de gestión, al archivo central (DS 23934), y/o
al archivo intermedio e histórico (DS 5758, 22146, 25046).

DESTRUCCION
• La destrucción incontrolada está sancionada por ley, con reclusión de 6 años.
(Art. 232 CPE, Art 223 CP; DS 22144)

DESCARTE
• Resultado de la valoración, en la que se establece el carácter superfluo de las
documentaciones y son desechadas mediante dictamen final. (DS 22146)
 AUTORIZACIÓN DE LA ELIMINACIÓN

• Los documentos de la Administración del Estado

solo pueden eliminarse con autorización del
órgano competente y tras el correspondiente
proceso de valoración, regulado por un DS.
• En los privados mediante una resolución.