VALORACIÓN

1. Generalidades
 Definición
• DTA: “fase del tratamiento archivístico que
consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial”.

(c) Carlos Flores Varela

 Definición
• Fase del tratamiento archivístico: es una
actividad archivística, técnica, y relacionada
con otras “fases” o aspectos, en especial la
descripción y la identificación documental

(c) Carlos Flores Varela

 Definición
• Objetivo: “analizar y determinar los valores
primarios y secundarios” (1).
– la importancia no se refiere únicamente a la historia, sino
también
• al uso para el que fue creado el documento (valor primario)
• a la información que puede aportar después (valor secundario).
– El objetivo no es destruir, sino conservar lo adecuado y
controlar la vida de los documentos
• para que sean un fiel reflejo de la realidad.
• para que puedan ser prueba de las actuaciones del productor.

(c) Carlos Flores Varela

 Definición
• Objetivo: “analizar y determinar los valores
primarios y secundarios” (2).
– Por tanto, la definición de valores está ligada a lo
que una colectividad considera importante en
cada momento: su “escala de valores”.
– Estos valores se reflejan en una serie de criterios
que, a su vez, configuran el testimonio de los
valores imperantes en nuestra sociedad: la
valoración construye la historia.

(c) Carlos Flores Varela

 Definición
• Metodología basada en los “plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación”:
– Los plazos de conservación o destrucción, así
como de transferencia, son el resultado del
proceso de valoración: son distintos para cada
serie documental
– El conjunto de estas reglas de plazos es el “
calendario de conservación”.

(c) Carlos Flores Varela

 Definición
• Al final encontramos la “conservación o eliminación
total o parcial” de los documentos:
– Los documentos de conservación permanente se gestionan
en los archivos históricos y deberán ser accesibles a todos
los ciudadanos, bajo las restricciones legales oportunas.
– El resto (la mayor parte) serán destruidos en algún
momento.
– La destrucción será completa, de forma que no se pueda
reconstruir el documento ni utilizarlo en modo alguno
– Las destrucciones pueden ser parciales (muestreos).

(c) Carlos Flores Varela

 Definición
• “Disposición”:
– empleado en muchos documentos para indicar no la
valoración en general, sino su ejecución, es decir, la
transferencia a los archivos históricos o la destrucción.
– Tiene más sentido en los documentos electrónicos.
• Detalles finales:
– Es una operación planificada y sistemática, integrada con el
resto de la archivística, no una respuesta conyuntural a un
problema.
– Es una actividad controlada por el archivero, no por los
productores ni por los usuarios.

(c) Carlos Flores Varela

 Principios generales

• Operación colectiva
• Orientación histórica
• Integrada en el SGD

(c) Carlos Flores Varela

 Principios generales
• Operación colectiva
– Exige distintos puntos de vista, sobre todo juristas y
técnicos en cada función. Aportación de los
archiveros: conservación futura de la documentación.
– Debe tener el respaldo de la alta dirección, porque la
destrucción irregular de documentos comporta
graves sanciones económicas e incluso jurídicas.
– Buscando el equilibrio entre la conservación del
patrimonio y la gestión de la organización, entre
valores primarios y valores secundarios.
(c) Carlos Flores Varela
 Principios generales
• Orientación histórica:
– Hay que estudiar si los documentos:
• prueban las actividades de un organismo o persona a lo
largo del tiempo
• permiten comprender su papel en su entorno social
• son importantes para la comprensión de la sociedad en
que nacieron
– No juzgar con criterios actuales.

(c) Carlos Flores Varela

 Principios generales
• Integrada en el SGD:
– Permite una definición a priori de las diferentes situaciones
por las que debe pasar el documento, evitándose las
situaciones no controladas y las decisiones arbitrarias.
– Es fundamental para otras operaciones del SGD, en
especial la identificación y la clasificación.
– En la archivística tradicional, la valoración se realizaba
exclusivamente en las últimas fases del ciclo de vida. La
gestión documental la ha incluido en todas las fases
excepto, precisamente, la última.

(c) Carlos Flores Varela

 Funciones de la valoración
• Funciones principales:
– Asignación de los valores que cada serie contiene,
y de sus plazos.
– Definición de los plazos de transferencia,
selección, eliminación y muestreo.
– En ocasiones, definición de los plazos y
características del acceso.
• Es extremadamente útil para muchas de las
tareas propias del SGD

(c) Carlos Flores Varela

 Recomendaciones complementarias
• Debe realizarse desde el diseño de los procedimientos,
especialmente para los documentos electrónicos.
• Siempre incluida en un SGD regulado y documentado,
con una clara asignación de funciones y
responsabilidades.
• Visión del contexto funcional, no tanto orgánico.
• Visión desde lo general a lo específico: macrovaloración
y microvaloración.
• Incorporación de las herramientas de análisis de
riesgos
(c) Carlos Flores Varela
 Valoración macro y micro
• Microvaloración:
– Se valoran grupos de documentos (series)
– Sistema tradicional, muy experimentado
– Lento, complejo y caro
• Macrovaloración:
– Se valoran funciones
– Relativamente novedoso, rápido y expeditivo
– Riesgo de perder información (documentos sin función
asignada) y lentitud para estudiar todas las funciones

(c) Carlos Flores Varela

Valoración y documentación electrónica

• Conceptualmente, no es diferente de los

documentos tradicionales.
• Pero hay cambios importantes
– Cambios de formato
– Valoración de datos / valoración de documentos
– Problemas de acceso
– Preservación de BB.DD.

(c) Carlos Flores Varela

Criterios de conservación / eliminación
• Delimitación del valor primario y sus límites:
– Plazo de vigencia administrativa (p.e., plazo de
ejecución de una obra)
– Plazo de revocabilidad o anulabilidad: 4 años (LPAC)
– Plazo de responsabilidad (p.e., 15 años para el
constructor de una obra)
– Plazo de auditoría o fiscalización
– Se atiende al plazo mayor, pero no en todos los casos
existen todos estos plazos

(c) Carlos Flores Varela

Criterios de conservación / eliminación
• Valor secundario: se conservan los documentos que:
– explican el origen, evolución y funcionamiento de un
organismo.
– Permiten conocer el proceso de elaboración de la normativa.
– Permiten valorar la eficacia de la actuación de la organización el
cuerpo social en su conjunto (rendición de cuentas,
transparencia).
– Contienen información relevante por sus actores, sus
consecuencias o cualquier otro motivo, aunque no conozcamos
bien su contexto. Por ejemplo, documentos que reflejan las
actuaciones en caso de emergencia, o las arbitrariedades.

(c) Carlos Flores Varela

Criterios de conservación / eliminación
• Valor secundario: se conservan los documentos que:
– Contienen datos necesarios para la protección de
los derechos de las personas o las instituciones.
– Contienen datos significativos sobre ciencia y
técnica.
– Contienen datos significativos desde el punto de
vista histórico o cultural: es el criterio más
subjetivo y requiere un cierto grado de
especificación explícita.

(c) Carlos Flores Varela

Criterios de conservación / eliminación
• Deben eliminarse documentos como:
– Documentos con toda su información ya publicada o
existente.
– Documentos claramente descontextualizados hasta ser
incomprensibles: documentos sueltos.
– Documentos muy deteriorados o que amenacen contagiar:
buscar asesoramiento y valorar la relación entre el coste de
la restauración y el valor de los documentos.
– Series documentales recapitulativas (registros, estadísticas,
etc.): o los documentos base o las recapitulaciones

(c) Carlos Flores Varela

Criterios de conservación / eliminación
• Debe buscarse el equilibrio entre los costes de
almacenamiento y conservación y el previsible uso
de los documentos.
• Hay que tener en cuenta:
– la existencia de otros fondos interrelacionados.
– Presencia de datos estadísticos y cuantitativos, en especial
anteriores a la II guerra mundial.
• En algunos entornos o series puede decidirse la
conservación de todos los documentos anteriores a
una fecha determinada.
(c) Carlos Flores Varela