ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS
1. Conceptos generales

©Carlos Flores Varela

 Organización de documentos
• Conceptos generales:
– Clasificación y ordenación
– Principios de procedencia y de respeto al orden
original
• Identificación de fondos
• Identificación de series: el cuadro de
clasificación

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Organización: conceptos generales
• Definición:
– Diccionario de Terminología Archivística: Proceso
que mediante las etapas de clasificación y
ordenación, aplica las conclusiones establecidas
en la fase de identificación a la estructura de
un fondo.

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Organización: conceptos generales
• Definición:
– Cruz Mundet: Organizar el fondo de un archivo consiste en
dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso
mediante el cual los documentos han sido creados. Pero
además [...] debe facilitar la localización de los documentos,
proporcionando con su estructura organizativa la
información suficiente para orientar las búsquedas con
acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún
género; es decir, todas y cada una de las unidades
archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran,
tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra

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Organización: conceptos generales
• Definición:
– ISO 15489 (classification) : identificación y
estructuración sistemática de las actividades y/o
documentos de las organizaciones en categorías,
de acuerdo con convenciones, métodos y normas
de procedimiento, lógicamente estructurados.

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Organización: conceptos generales
• En resumen:
– Estructurar un grupo de documentos, intelectual y
físicamente
– De forma que refleje las actividades que los generaron
– Atendiendo al principio de procedencia
– ¿Con finalidad informativa?

• OJO: no confundir “organización de fondos” con

“organización de un fondo”

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 Organización de fondos
Se basa en el principio de procedencia

Resultado: el Cuadro de Clasificación de fondos

• Relación organizada y jerarquizada de los fondos
conservados en un archivo.
• No existe un criterio único, pero es frecuente:
– Fondos públicos: por poderes (judicial, ejecutivo, legislativo) y
por Administraciones (estatal, autonómica, local, etc.)
– Fondos privados: familias, personas, asociaciones, empresas,
asociaciones, religiosos…
– Colecciones

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AGRUPACIONES DE DOCUMENTOS
Fondo

Niveles
Subfondo
intelectuales

Serie

Unidad documental compuesta

(expediente)
Niveles
físicos
Unidad documental simple (documento)

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 ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
2. Identificación y clasificación de
fondos

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 EL FONDO
• Interpares: el conjunto de los documentos acumulados por
una persona física o jurídica en razón de sus funciones o
actividades. Es el nivel más alto de agrupación archivística.

• PIAF: Conjunto de documentos de cualquier naturaleza que

una persona física o moral ha producido o recibido
automáticamente en el ejercicio de sus actividades,
estructurados de manera orgánica y conservados para su
eventual uso.

• DTA: Conjunto de series generadas por cada uno de los

sujetos productores que conforman la estructura de un
organismo en el ejercicio de sus competencias.

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 EL FONDO
• ISAD: conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, una familia o
entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como
productor.

• SAA: el conjunto completo de los documentos de una

organización, persona o familia que han sido creados y
acumulados como resultado de un proceso orgánico que
refleja las funciones del creador

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 EL FONDO
• Agrupación intelectual, no necesariamente física. Las
vicisitudes de su historia pueden haberlo mutilado o
dispersado, pero mantiene su integridad intelectual.
• Constreñido en el tiempo y en la jurisdicción por la
institución productora. A veces puede incluir documentos
anteriores o posteriores, o externos, por motivos siempre
circunstanciales.
• Cada fondo necesita su propio cuadro de clasificación y sus
propios instrumentos de descripción.
• “Fondos abiertos” / “fondos cerrados”.
Plasmación documental del principio de procedencia

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 EL FONDO
• Críticas al principio de procedencia:
– Las organizaciones actuales tienden a ser
polijerárquicas y en los procedimientos
intervienen varios organismos: no es tan fácil
determinar la “procedencia”.
– No tiene en cuenta otras circunstancias: volumen,
fechas, etc.
– El orden original puede ser muy difícil de
reconstruir.

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 Identificación de fondos
• Criterios:
– Un nombre y existencia jurídica propia resultado de un
acto (ley, decreto, etc.) preciso y datado
– Con funciones precisas y estables definidas por un texto
con valor legal o reglamentario
– Con una posición en la jerarquía administrativa precisada
– Con jefatura con competencias definidas y autónomas
– Con una organización interna fijada en un organigrama
• Un ejemplo:
Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad.

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 Identificación de fondos
• Situaciones problemáticas:
– Delimitación poco clara.
– Múltiples y rápidos cambios de nombre, adscripción, funciones u
organización interna.
– Organismos que no se heredan, sino que se funden.
– Documentación recogida en el ejercicio de sus funciones, pero
procedente de otro organismo.
– Incautaciones legales.
– Documentos recogidos por otra institución en condiciones poco
claras.
– Documentos recogidos por responsables que, años después,
vuelven a los archivos por venta o donación

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 Archivística II

Identificación de fondos
• Datos básicos:
– Nombre oficial y sus variantes
– Fechas: creación, supresión, cambios de nombre
– Sedes
– Dependencia jerárquica: superiores y subordinados
– Organigramas
– Listas y cuadros de funciones
– Circunstancias relevantes: modificaciones de límites
territoriales, planes de estudio universitarios, etc.
– Ejemplos: Club Gorca; Universidad de Granada

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 Archivística II

DIVISIONES DEL FONDO

• Subfondo / División de fondo / Sección de fondo:

– La subdivisión orgánico/funcional del fondo.
– Si es imprescindible, puede responder a criterios
geográficos, cronológicos o similares
• No confundir con la “Sección de archivo”:
– División administrativa y funcional dentro de un
archivo
– Agrupación de uno o varios fondos al cargo de una
sección administrativa.

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