¿Cómo hacer un presupuesto?

Estudios: CFGS Marquerting

Curso: 2020 - 2021
Professor: Eduardo Riesco Diaz
eriesco@formaticbarcelona.com
 El presupuesto estimado del proyecto

El presupuesto de un proyecto forma parte de un

proceso de financiación que puede dividirse en tres
fases en las que el director del proyecto debe
implicar a todos los departamentos en cuestión de
la empresa:
• La evaluación del costo de un proyecto: Se
establece haciendo referencia a los costos reales
de proyectos similares siempre que sea posible.

• Presupuesto del proyecto: Las dotaciones

presupuestarias se definen de acuerdo al
desglose del proyecto.
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El presupuesto consiste en identificar y
clasificar:

1) Los gastos.

2) Los ingresos adquiridos o en proceso de

adquisición.

En un presupuesto provisional: gastos =

ingresos.

El desarrollo de las estrategias anteriormente

mencionadas permiten realizar el presupuesto
adecuadamente y, a su vez, garantiza una
ejecución exitosa.

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 Misiones del encargado del proyecto

El encargado del proyecto cuenta con las

siguientes misiones:
1) Evaluar la viabilidad del proyecto (estudio
de mercado, primeras estimaciones del
presupuesto y de los recursos disponibles,
etc.).
2) Definir los objetivos.
3) Dividir el proyecto y la programación de
tareas.
4) Asignar los recursos humanos y materiales.
5) Identificar los factores de riesgo.
6) Planificar los proyectos y programarlos.
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7) Calcular los costos y realizar un
presupuesto provisional y definitivo.

8) Presentar el presupuesto a la dirección

para su validación y hacer las correcciones
de lugar, en caso de ser necesario.

9) Dar seguimiento al progreso del

proyecto.

10) Planificar el proyecto y ajustar el

presupuesto en tiempo real

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 Tipos de presupuestos

Existen diferentes tipos de presupuestos y

te detallamos algunos a continuación:

• Presupuesto maestro: son todos los

presupuestos consolidados que incluyen
todas las operaciones de la empresa.

• Presupuesto operacional: estimación de

los ingresos y gastos de la empresa en un
momento en específico.

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• Presupuesto de flujo de caja: proyección de
las entradas y salidas de dinero en un
periodo en específico.

• Presupuesto de ventas e ingresos:

estimación de las ventas que serán
percibidas, ya sea a corto, mediano o largo
plazo. Este debe indicar la fecha proyectada.

• Presupuesto de producción: va de la mano

con el presupuesto anterior, porque según la
proyección de ventas, es que se definirán las
estimaciones de producción que desarrollará
la empresa en un futuro.

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 Beneficios del presupuesto
Independientemente del presupuesto que
necesites desarrollar en tu proyecto, con esta
herramienta de anticipación puedes visualizar
la factibilidad de tu proyecto, hacer ajustes y
establecer el balance o el margen esperado.

El presupuesto de un proyecto permite:

• El proceso de toma de decisiones.

• Considerar diferentes opciones políticas más
o menos ambiciosas.
• Anticipar tus resultados futuros.

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• Confrontar tus deseos con las
realidades económicas.

• Solicitar financiación o buscar

socios/inversionistas.

• Presentar un proyecto creíble y

viable.

• Analizar y comparar regularmente

tu presupuesto con los gastos e
ingresos reales.

• Ajustar el proyecto si es necesario.

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 Datos del presupuesto

Como cualquier presupuesto, este se divide en

dos columnas: costes e ingresos, que a su vez
se dividen en varias categorías.

Los costes
Este es el primer cálculo, los ingresos se ajustan
de acuerdo al monto de los costes, ya que
busca como mínimo un equilibrio entre ambos.

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Costes directos:
• La suma de los salarios de los recursos humanos
internos en proporción al número de horas
(previstas) dedicadas al proyecto.
• Costos de operativos (compras, subcontratación).
• Costo de la mano de obra externa multiplicado por
la duración de la intervención.
• Gastos de compra o alquiler de material específico
del proyecto (por ejemplo, suministros, papel,
alquiler de una sala de formación).
• Costos relacionados con la
comunicación/mercadeo del proyecto (gráficos,
impresión, costos de difusión, etc.).
• Gastos de viajes, reuniones, etc.

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Costes indirectos

• Gastos diversos: agua, electricidad, teléfono,

alquileres, seguros, mantenimiento de
locales y equipos.
• Costos de gestión: salarios de los servicios
interempresariales o subcontratados
(departamento jurídico, departamento de
contabilidad, seguridad).
• Impuestos y aranceles.
• Gastos financieros: préstamos bancarios,
intereses a pagar, etc.
• Gastos generales de Telecomunicaciónes, etc

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Los ingresos

• Venta de productos.
• Prestación de servicios.
• Subvenciones.
• Asociaciones de colaboración.
• Autofinanciación, etc.

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 10 consejos para presupuestar tu proyecto

Consejo 1: No descuidar la fase de análisis de la inversión financiera

Debe incluir un cálculo completo y riguroso del retorno estimado de la inversión (ROI).
También, una estimación del flujo financiero y del valor de los proyectos en la cartera, en
el caso de que estés gestionando varios proyectos en paralelo

Consejo 2: Diversificar las fuentes de financiación

Para los proyectos que están asociados con otros inversores, el presupuesto debe
diversificar las fuentes de financiación (públicas, privadas, etc.) para asegurarle a cada
inversor que toda la financiación no viene solo de su parte. A menudo se agrega una
parte de autofinanciamiento para compensar la diferencia entre los recursos y los gastos
planificados y mostrar la participación de la empresa en el proyecto.
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Consejo 3: Calcular el valor de tus contribuciones
Calcula el valor de tus contribuciones (préstamo de equipo, préstamo de una habitación,
trabajo voluntario). Esto es aún más importante al momento de solicitar una subvención o
para las empresas que buscan la participación de un socio: a menudo tendrás que traducir
la cantidad solicitada en un porcentaje del total del proyecto.

Consejo 4: Delimitar el periodo del presupuesto

En lugar de presupuestar a lo largo de la vida del proyecto, trata de hacerlo mensualmente.
Esto te dará una mejor visibilidad y una mejor capacidad de adaptación a las limitaciones
encontradas (cambio de uno de los proveedores, retraso en una de las tareas). También hay
menos margen de error.
Puedes presentar en una tabla de Excel los títulos de las fases principales de tu proyecto en
columnas, los meses en filas separadas e introducir los costos de cada una al momento de
su ejecución. De esta forma será más fácil hacer la suma para obtener el presupuesto total
estimado.
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Consejo 5: Preguntar a tus empleados
Como jefe de proyecto, debes gestionar las operaciones, pero es imposible conocer todos
los elementos que deben tomarse en cuenta en las previsiones contables, ni todas las
partidas de gastos y necesidades de determinados áreas que contribuyen a la fase operativa
del proyecto.

Consejo 6: Encontrar el precio adecuado

Esto es normal, hay algunas partidas de gastos que subestimarás o, por el contrario,
sobreestimarás
Contrariamente a lo que puedes leer o escuchar, te recomendamos que no infles los gastos,
es mejor apegarse lo más posible a los pronósticos reales.
Tampoco hay que subestimar, un presupuesto demasiado limitado resulta ser una fuente de
problemas y conflictos entre varias tareas, lo que implica cancelar algunas de ellas,
poniéndolas en segundo plano, cuando en realidad son esenciales (por ejemplo, el control
de calidad).
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Consejo 7: No subestimar los retrasos
El tiempo es dinero. Si planeas lanzar un producto demasiado pronto, su aplazamiento
puede afectar tu presupuesto: extensión de una campaña de mailing, cancelación y
aplazamiento de la reserva del lugar del evento, etc.

Consejo 8: Controlar el presupuesto de forma rigurosa y regular

Lleva un registro de los gastos reales y el tiempo invertido por cada miembro del equipo
en cada tarea del proyecto. Compara los costos estimados con los costos reales para
anticipar lo que sucederá a continuación

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Consejo 9: Comunicar a tu equipo
Como buen gestor, debes saber que el éxito del proyecto no sólo depende de una buena
gestión. También, se basa en las habilidades y el compromiso de tus empleados.

Por lo tanto, una buena comunicación, especialmente relacionada al presupuesto del

proyecto y su evolución, es posible:

• Estimulando la inteligencia colectiva.

• Eliminando las barreras que impidan desarrollar sus habilidades.
• Fusionando talentos.
• Asegurando una buena relación de equipo.
• Armonizando las cargas de trabajo.
• Brindando seguridad a los empleados.
• Eliminando los muchos factores de riesgo asociados a los recursos humanos
(accidentes, desvinculación, exceso de trabajo, etc.).

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Consejo 10: Cuidar la tabla de presupuesto

En el primer caso, se necesita una sólida formación contable para pensar y registrar
todas las partidas de gastos y saber dónde almacenarlas.

En el segundo, cada proyecto es demasiado específico para ajustarse a un modelo, y la

calidad puede que se pierda.

Ya sea que confíes en Excel o utilices un software especializado, mantén un registro de

tus cálculos para que puedas repetirlos y entender cómo llegó a tal o cual resultado. ¡Y
ponle fecha a tu presupuesto!

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