EJEMPLO ANÁLISIS DOFA (elaboración grupo de aprendices)

OPORTUNIDADES

1. Segun la ley general de archivos 594 de 2000, las

Factores Externos empresas accederan a realizar el proceso de gestiòn
documental, impulsando la aplicaciòn de practicas eficientes
y avanzadas para el manejo de la informaciòn de los
procedimientos de gestiòn documental.

2. Segun la ley
Factores Internos 527 de 1999 (reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, comercio electronico y firmas documentales)
otorgara reconocimiento juridico a los documentos
electronicos y los admite como pruebas en procesos
legales.
3.Según los parámetros establecidos por el
AGN (Archivo General de la Nación), se efectuara un área
producidos y recibidos por la entidad para la creación un depósito documental.
Estrategias FO:

3. Reconocen la necesidad de obtener los conocimientos ( F:1,3;O:1,2,3 ) Implementar un Programa de Gestión

F acerca de la gestiòn documental aplicando los instrumentos Documental que permita desarrollar adecuadamente los
O archivisticos como lo dispone el AGN. (Archivo General de la procesos archivisticos y determinados por el AGN.
R
Naciòn) (Decreto 2609 del 2012)
T
A (F:1,5; O: 1,3,) Diseñar lar
L 4. Disponen de recursos fisicos y humanos para el acividades de capacitación al equipo de trabajo donde
E desarrollo de capacitaciones al personal, para llevar el proceso contemplaran los procesos y los parametros determinados
Z adecuado al producir, recibir o enviar la documentación.
A
por la norma GTC 185 y el AGN ayudaran a permitir un
S buen proceso archivistico en todo su ciclo vital.
(F: 2,4;O:1,3,4)
Establecer un area para implementar un deposito de
archivo teniendo en cuentas las normar achivisticas
establecidas por el AGN.
 Estrategias DO:
1. Desconoce la conformación del grupo de gestión documental (D: 1; O: 1,3) Gestionar espacios donde el personal
en la entidad como lo solicita la norma Decreto 514 de 2006. (Por encargado de la gestión documental realice las
el cual se establece que toda entidad pùblica y privada debe capacitaciones complementarias a sus conocimientos.
contar un subsistema interno de gestiòn documental y archivo) (D: 4;
D 2. Se Desconocen los criterios de consulta y prestamo O: 3) Identificar los lineamientos para la produccion, formato
E documental a solicitud del (Articulo 5° Consulta de documentos y y estructura de los documentos fisicos y electronicos que se
B Articulo 6° Prestamos de documentos para tramites internos,
I general en la entidad por razon de las funciones y
acuerdo 42 del 2002) procedimientos.
L
I (D: 3; O: 1,2)Establecer y divulgar lineamientos para
D 3. No identifica los procesos de conservación con la que se
pueda recuperar la información, en caso desastres
la conservacion de los documentos en soportes diferentes al
A
D naturales.                                                                                         papel.
E                                (D:2; O: 1) Diseñar y Crear un
S       control de préstamo y consulta documental interna y externa
4.Desconoce la contando con prácticas eficientes que permitan el buen
normatividad y guias que permiten la facilidad de producir manejo de los archivos gestión, y central.( Acuerdo 42 del
documentos de acuerdo con los parametros estabecidos por la 2002)
GTC 185.(Guia tecnica colombiana)

NOTA: El análisis cruzado deberán sustentarlo en 4 trimestre.

endices)

AMENAZAS
1. Incumplimiento de las normas archivisticas que conlleva a
sanciones como lo establece La ley 594 del 2000 del AGN
(Archivo General de la Nación)
2. Perdida de
la documentación a causa de desastres naturales (incendio,
terremoto e inundación).
3. Desconocimiento de la resoluciòn 8934 del 2014 (control y
vigilancia por parte de la superintendencia de industria y comercia
en materia de gestiòn documental y organizacion de archivos).
perjudicara a la entidad al poner en peligro su existencia y su
defensa legal al no tener como enfrontar demandas y procesos
legales.

Estrategias FA:

( F:2,A:2) Contar con un deposito de archivo que cumpla con los

parametros ( baja iluminacion, ventilacion, sin humedad)
establecidos para la conservacion y presevacion de los
documentos de forma eficaz contra cualquier riesgo de deterioro
o pérdida de los documentos.
(F:2,A:2) Establecer metodos tecnicos o tecnologicos
(Reprografica, microfilmacion y digitalizacion) que garanticen la
protección y preservacion de los documentod de archivo.
(F:3,A:3) Implemetar un programa
de gestion documental dando cumplimiento a lo establecido por la
ley (resolucion 8934 de 2014) y los entes reguladores, con el fin
de hacer un devido proceso y asi evitar posibles sanciones para
la compañia.
Estrategias DA:
(D:3,A:3,) Realizar un proceso de digitalizacion masiva de
los documentos de archivo con el fin de: salva guardar el
patrimonio historico de la entidad, en caso de perdida
deterioro o destruccion por factores ambientales o fortuitos,
facilitar el proceso de prestamos y consultas a los usuarios
autorizados.
(D:4,A:2,) Promover planes de contigencia que permitan dar
una respuesta rapida y eficiente ante una emergencia que
pueda dar afectacion a los arhivos.

(D:4,A:2,3) Contar con personal tecnico capacitado en

caso que los archivos presente deterio y destruccion,
conforme a lo establecido por el AGN Ley 594 de 2000.

(D:3,A:2)
Almacenar los documentos de archivo en las unidades de
conservacion (carpetas. legajos, folder y cajas x100 x 200 y
x300) permitan su proteccion y preservacion.
 EJEMPLO ANÁLISIS DOFA

Factores Externos

Factores Internos

1. Cuentan con personal idóneo y calificado para las labores de

pedagogía infantil.
2. Disponen de amplios y diversos recursos didácticos y educativos para
los niños.
F 3. Cuentan con punto ecológico para la destinación de residuos sólidos.
O
R 4. El jardín infantil cuenta con zonas verdes aledañas para que los niños
T puedan realizar actividad física.
A 5. El jardín infantil realiza actividades que fortalecen el desarrollo del
L menor junto a su familia.
E 6. Proyección de crecimiento, apertura nueva sede para el año 2020.
Z
A
S
 1.No cuentan con un departamento de Talento Humano donde se
centralicen las orientaciones técnicas sobre actividades de administración
de personal.
D 2. Falta de personal en el departamento administrativo para agilizar
E
procesos.
B
I 3. La empresa no cuenta con página web o redes sociales que permitan
L promocionar sus servicios.
I 4. Desconocen la importancia de llevar a cabo una adecuada gestión
D documental, desde la producción hasta la disposición de los archivos.
A 5. El personal no cuenta con capacitación en seguridad y salud en el
D trabajo y en habilidades blandas.
E 6. La pyme no cuenta con una ARL para sus trabajadores.
S
 EJEMPLO ANÁLISIS DOFA (elaboración grupo de aprendices)

OPORTUNIDADES
1. Según cifras del DANE, Bogotá es el territorio con mayor número de niños
con edades entre los 0 y 5 años, con un total de 716.718, a ésto se suma la
incursión de la mujer en el mercado laboral en un 79%. Lo anteriro favorece
a la pyme en cuanto a la demanda del servicio.
2. El Ministerio de Educación Nacional creó la plataforma "Aprender Digital",
contenidos para que los docentes puedan interactuar con sus estudiantes.
Con lo anterior, la PYME podrá acceder a contenidos de calidad, y mediante
éstos mejorar el proceso de enseñanza y aprendizaje. Asimismo, será de
gran utilidad para enfrentar la actual contingencia COVID-19.
3. La Secretaría de Integración Social, realiza
visitas anualmente para verificar que cumplan con los estándares de calidad
para la prestación de este servicio. La PYME podrá certificarse ante esta
entidad, lo que permitirá acceder a beneficios tributarios y generar una
mayor satisfacción en sus usuarios.
4. Uno de los objetivos del Ministerio de las TIC, es promover el uso y
apropiación de estas herramientas entre los ciudadanos, empresas y el
gobierno. La PYME podrá implementar las diferentes herramientas
tecnológicas en sus procesos administrativos.

Estrategias FO:
(F:1; O:2,4,5) Formentar el uso de las diferentes herramientas tecnologicas
en los docentes para el fortalecer el proceso pedagogico de los niños.
(F:2; O:2) Complementar
estos recursos con las diferentas de herramientas tecnologicas en el
proceso de aprendizaje de los niños. (F:3; O:5) Fortalecer la educación
ambiental en los niños. (F:4; O:5) Promover la actividad
fisica en los niños y su interacción con el medio ambiente.
(F:5; O:1,3) Generar actividades en las
que se mejoren habilidades socio-emocionales de los niños junto a su
familia. (F:6; O:1,3) Implementar un protocolo
de servicio al cliente, el cual le permitira a la pyme conservar y atraer
potenciales clientes.
Estrategias DO:
(D:1; O:3) Diseñar un plan de pausas activas para realizar durante la
jornada laboral.
(D:2; O:4): Implementar las tecnologias de la informacion y comunicación
para optimizar tiempos y recursos en el área administrativa. (D:3;
O:1,4) Diseñar una pagina web, le permitira al jardín infantil darse a conocer
a traves de diferentes redes.
(D:4; O:3) Manejar un programa de gestión documental el cual le
permita desarrollar adecuadamente los procesos archivisticos.
(D:5; O:3) Diseñar un programa de capacitacion
interna teniendo en cuenta las necesidades del personal.
(D:6; O:3) Definir una politica del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y cuadro de medidas
preventivas.

NOTA: El análisis cruzado deberán sustentarlo en 4 trimestre.

)

AMENAZAS
1.Ministerio de salud, Ley 979 de saneamiento básico, por la cual se
dictan medidas sanitarias. La PYME deberá conocer y aplicar esta ley
para evitar sanciones.
2.El artículo del periódico "El Tiempo" (18/04/2020),"El año que no fue
para la economía nacional debido a la pandemia", expone el aumento del
desempleo con alto impacto en pobres y vulnerables. La PYME se vió
afectada por la contigencia COVID-19 debido que la mayor parte de
padres de familia perdieron sus empleos y no cuentan con los recursos
para el pago de las pensiones.
3.Ministerio de Educación Nacional, Plan Estratégico Institucional,
(2019-2022), "Educación de calidad para un futuro con oportunidades para
todos", busca fomentar la permanencia en la educación inicial,
preescolar, básica y media; el gobierno busca fortalecer la prestación
del servicio en los grados pre jardín, jardín y transición en colegios
públicos, lo que podría afectar a la PYME en la oferta y demanda de
éstos.

Estrategias FA:
(F:1; A:4) Capacitar de manera permanente a los instructores en cada
una de sus especialidades con el fin de mejorar la calidad del plan
educativo y a la vez generar un valor agregado.
(F:3; A:2) Implementar programas de educación ambiental para mitigar
los efectos del cambio climatico.
(F:4; A:2) Utilizar espacios en la infraestructura del jardín que se
adecuen a la actividad fisica de los niños, en los momentos en que los
el clima no permita hacer uso de las zonas verdes.
(F:5; A:3) Orientar a los padres de familia o acudientes para que
puedan brindar un mejor acompañamiento pedagogico a los niños
desde casa.
(F:6; A:1) Conocer y cumplir con lo establecido en la ley 979 de
saneamiento basico, lo cual permitira al jardín infantil seguir en
funcionamiento y tener mayor cobertura.
Estrategias DA:
(D:2; A:4) Capacitar al personal administrativo respecto a los
procesos de talento humano.
(D:3; A:4) Dar a conocer los servicios
brindados por el jardin infantil mediante las diferentes redes.
(D:4; A:5) Contar
con un plan de contigencia en cuanto a la información que se maneja.
(D:5; A:4) Fortalecer las
habilidades del personal para brindar un mejor servicio al cliente
(D:6;
A:3) Gestionar una ARL con el fin de preservar y proteger la salud de
los trabajadores.