PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

GESTIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD

FICHA DE CARACTERIZACIÓN
CÓDIGO VERSIÓN
SGC_FOR_16 00

MACROPROCESO Gestión Documental.

SERVICIO No aplica.
CÓDIGO: DOC_FIC_02
PROCESO Gestión de Archivo.
VERSIÓN: 01
RESPONSABLE Director/a Nacional de Gestión Documental.
TIPO DE PROCESO Adjetivo.
- Digitalización.
SUBPROCESOS
- Almacenaje de información.
Definir y administrar el archivo a nivel nacional de la documentación
que ha ingresado y se ha gestionado en el SIS ECU 911, para
OBJETIVO asegurar el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos archivados y
custodiados de conformidad a las disposiciones reglamentarias.
Incrementar la eficiencia del sistema de gestión documental
OBJETIVOS
MEDIANTE la generación de lineamientos de Gestión Documental y
OPERATIVOS DE LA
Archivo, capacitación del personal en manejo de la información y
UNIDAD
herramientas tecnológicas.
Desde:
- Recepción de documentos en físico de las unidades del SIS ECU
ALCANCE 911.
Hasta:
- Archivo del expediente en físico y digital.
Cumplimiento del plazo de conservación de los archivos en cada
DISPARADOR
unidad.
ENTRADA (S) - Hoja de transferencia de documentación al archivo central.
- Archivo de la documentación.
SALIDA (S) - Custodia física de la documentación.
- Digitalización de la documentación.
1. Recepción y verificación de las carpetas y/o expedientes
entregados por las unidades.
2. Asignación de espacio físico para las carpetas y/o expedientes
físicos recibidos (archivo temporal).
3. Depuración de las carpetas y/o expedientes.
ACTIVIDADES
4. Inventario y codificación de carpetas y/o expedientes.
5. Digitalización (escaneo, ingreso y registro en el sistema
ALFRESCO).
6. Archivo de documentación física en cajas específicas (archivo
definitivo).
1. Toda la documentación a hacer entregada a archivo Central debe
estar clasificada, expurgada y foliada.
2. La documentación debe ser guardada en cajas conforme a
especificaciones técnicas.
POLÍTICAS 3. La documentación debe ser guardada sin elementos metálicos y
con su respectivo membrete de identificación de acuerdo a lo
establecido en la Normativa de Conservación.
4. El área de Gestión Documental será quien custodie la
documentación hasta que se cumpla el plazo de conservación
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FICHA DE CARACTERIZACIÓN
CÓDIGO VERSIÓN
SGC_FOR_16 00

establecido en la tabla de plazos documental.

5. El archivo de la documentación lo realizara únicamente el
personal responsable del área de Gestión Documental.
 Acuerdo Ministerial SNAP 1043 del 02-02-2015 “Norma Técnica
de Gestión Documental y Archivo”.
CONTROL
 Acuerdo Ministerial SNAP 1043 del 02-02-2015 “Metodología
(ESPECIFICACIONES
Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo”.
TÉCNICAS Y
LEGALES)  Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del
Servicio Integrado de Seguridad ECU 911 aprobado el 26 de
febrero de 2015.
- Director/a Nacional de Gestión
Documental y Archivo.
- Especialista de Gestión Documental y
Talento Humano
Archivo.
- Analista de Gestión Documental y Archivo.
- Técnico de Gestión Documental y Archivo.
- Hardware.
Materiales y - Impresoras.
RECURSOS Equipos - Teléfonos.
- Mobiliario.
- Utilitarios.
- Internet.
Tecnológicos - Quipux.
- ALFRESCO (software libre para
administración de archivos).
Financieros - Plan operativo anual (POA).
FRECUENCIA 5 días.

VOLUMEN 2 carpetas al día

INDICADORES DE Nombre: Frecuencia: Fórmula de cálculo:

DESEMPEÑO DEL
PROCESO NO APLICA

ANEXOS Y
- Todos los documentos que estén registrados en la Lista Maestra
DOCUMENTOS DEL
de Documentos.
PROCESO