Docente

Guía de
laboratorio

Administración

Asistencia
administrativa
GESTIÓN DOCUMENTAL
EMPRESARIAL
Objetivo:
La empresa para la que trabajas está presentando demora en el Implementar nuevas
archivo de información, lo cual ha generado la acumulación de tecnologías para la gestión
trámites. Estas demoras se deben al sistema tradicional que usan. documental de una
Por lo cual, han decidido cambiar su sistema de trabajo, empresa.
digitalizando y almacenando la información en la nube. Tú, como
auxiliar administrativo, debes apoyar el proceso de archivo,
aplicando etapas del ciclo de documentación desde la recepción
del archivo hasta la disposición final. RECURSOS
RELACIONADOS:

Unidades de
aprendizaje:

Asistencia administrativa.

Laboratorios:

Análisis de mercado y
servicios, y optimización en
tiempos de procesos PQR en
un centro de control de alta y
media tensión.
 EQUIPO DE LABOTATORIO

Computador con
Sello para
Organizador de Archivos a sistema de Impresora
radicados
archivos radicar gestión validadora
manuales
documental

Escáner de
Archivos a Triturador de
gestión Organizador Teléfono
digitalizar papel
documental

PROCEDIMIENTO

● Ingresa a la temática virtual “Asistencia

administrativa” y selecciona la simulación
“Gestión documental empresarial” (Figura
1).

● Lee la situación / desafío, y luego, haz clic

en el ícono “Cerrar” para salir de la
situación reto y acceder al laboratorio
Fig. 1
(Figura 2).

● Durante el laboratorio, puedes hacer clic

en el ícono de información para leer la
situación, los procedimientos o para
acceder a las ecuaciones según sea
necesario. También, puedes hacer clic en
el ícono de ayuda para encontrar
respuestas a preguntas comunes sobre
los elementos y herramientas del
laboratorio. Además, en cualquier Fig. 2
momento, si deseas detener el proceso en
el laboratorio y limpiar la estación de
trabajo, puedes hacer clic en el ícono de
 papelera . Ahora, para acceder al
registro de datos, puedes hacerlo
seleccionando el ícono del lápiz .
También, se proporciona una calculadora
en la estación de trabajo, la cual se
identifica con el ícono . Y, finalmente, el
ícono te permite dar respuesta a las
preguntas complementarias (Figura 3).
Fig. 3
1. Identificación de elementos de
laboratorio

● Organizador de archivos
● Archivos a radicar
● Computador con sistema de gestión
documental y correo electrónico
● Impresora validadora
● Sello para radicados manuales
● Escáner de gestión documental
● Archivos a digitalizar
Fig. 4
● Organizador
● Triturador de papel
● Teléfono

2. Proceso de gestión documental

● Selecciona los archivos del organizador

del centro de recepción y llévalos hasta
el escritorio de la oficina de radicación
(Figura 4).

● Haz clic sobre la oficina de radicación Fig. 5

para ingresar a ella y realizar el proceso
de radicación de los archivos.

● Selecciona el computador para verlo en

pantalla completa. Allí podrás revisar el
documento con la información a
radicar, haciendo clic en la flecha que
se encuentra en la zona derecha de la
pantalla. Luego de obtener la
información necesaria, puedes salir de
la vista ampliada, haciendo clic en la Fig. 6
flecha en la zona izquierda de la
pantalla (Figura 5).
● Radica los archivos de forma digital en
el sistema de gestión documental.
Para esto, haz clic en la flecha y
selecciona el destino para observar el
documento con la información a
radicar.

● Al terminar la radicación digital,

selecciona los archivos que se
encuentran en el escritorio y llévalos Fig. 7
hasta la impresora validadora para
imprimir la información del radicado
(Figura 6).

● En caso de que falle la impresora

validadora, realiza la configuración de
la fecha en el sello y procede a radicar
los documentos de forma manual
(Figura 7).

● Selecciona el sello y llévalo hasta los Fig. 8

archivos para radicarlos
manualmente.

● Al terminar la radicación manual,

regresa al área administrativa y envía
los archivos entrantes a la respectiva
dependencia del área administrativa.

● En el área administrativa, selecciona el

botón de mensajería que se encuentra
en la derecha de la pantalla. Al
ingresar, podrás observar toda el área Fig. 9
con sus oficinas y los documentos que
se deben enviar (Figura 8).

● Visualiza hacia dónde va dirigido cada

uno de los documentos. Luego,
selecciónalos y arrástralos hasta la
oficina de entrega correspondiente
(Figura 9).

● Cuando hayas terminado la etapa de

distribución de documentos, ingresa a Fig.10
cada una de las oficinas del área
administrativa.
● En la oficina debes verificar la cantidad
de archivos que se digitalizan a diario
(Figura 10). Después de conocer este
valor, ingresa al botón “Catálogo” y
pide el escáner que requiere la oficina
(Figura 11).

● Selecciona los archivos que se

encuentran en el escritorio de la oficina
para poder verlos en pantalla completa Fig. 11
y visualiza el asunto para determinar la
disposición final, es decir, si se deben
eliminar o almacenar (Figura 12).

● Si el asunto de estos archivos

corresponde a publicidad o
invitaciones, es necesario que los
destruyas, haciendo clic en el botón
“Triturar”.

● Si el asunto de estos archivos Fig. 12

corresponde a pagos, contratos o
convenios, es necesario que
almacenes el documento, haciendo
clic en el botón “Archivar”.

● Este mismo proceso de disposición

final de los archivos lo debes realizar
en las otras tres oficinas del área
administrativa.

● Al terminar en las oficinas, regresa al

escenario principal. Allí, selecciona e Fig. 13
ingresa al centro de recepción y realiza
las labores correspondientes al
suministro de información (Figura 13).

● En el centro de recepción encontrarás

un teléfono. Cuando este suene, haz
clic sobre él para atender la llamada y
escuchar la información que te
solicitan (Figura 14).

● Una vez termine la llamada, envía la Fig. 14

información vía correo electrónico.
Para hacerlo, haz clic en el
 computador para ingresar a la interfaz
del correo electrónico. Allí, selecciona
el asunto del correo, según te lo hayan
especificado en la llamada (Figura 15).

● Valida que la información sea la

adecuada y envía el correo
electrónico.

● Al terminar con las dos llamadas, Fig. 15

ingresa al registro de datos.

3. Registro de datos

● Ten en cuenta que, para esta práctica

de laboratorio, debes ingresar los
valores del total de archivos
destruidos, total de archivos
almacenados, total de archivos
radicados manualmente y total de
archivos radicados automáticamente Fig. 16
(Figura 16).

● Una vez hayas ingresado todos los

valores solicitados en el registro de
datos, haz clic en el botón “Verificar”
para comprobar si los datos
registrados son correctos

4. Preguntas complementarias

• Usa el botón del cuaderno de notas

para dar respuesta a las preguntas Fig. 17
planteadas en este (Figura 17).

• Vas a encontrar cuatro preguntas

complementarias por responder, allí
debes usar la flecha para pasar a la
siguiente pregunta.

• El cuaderno de notas tiene la

posibilidad de eliminar o agregar una
hoja en caso de requerirlo, para esto
puedes usar los botones .
Fig. 18
5. Preguntas conceptuales y reporte de
laboratorio

• Si el registro de datos es correcto,

puedes continuar con las preguntas
conceptuales y la generación del
reporte de laboratorio (Figura 18).

DESARROLLO DE LABORATORIO

En este laboratorio se realiza el proceso de archivo, aplicando las etapas del ciclo documental desde la
recepción del archivo hasta la disposición final.

Situación propuesta

Para iniciar la práctica de laboratorio, primero, haz clic sobre el archivador para poder arrastrar los archivos
hasta la oficina de radicación.
Posteriormente, haz clic en la oficina de radicación y, luego de ello, en el computador para empezar el
proceso de radicación.

Llena toda la tabla con la información con los datos del número de radicado, la entidad, el radicado origen
y el destino de cada uno de los documentos. Para observar el documento correspondiente al radicado
que se debe completar puedes hacer clic en la flecha o ubicarte en alguno de los campos que se deben
llenar.

Una vez hayas realizado el ingreso de todos los datos, arrastra cada uno de los documentos hasta la
impresora validadora. En caso de que la impresora validadora falle debes continuar la validación de los
documentos radicados de forma manual con el sello.
Para realizar la validación de forma manual primero debes ajustar el sello con la fecha actual, siguiendo
el orden DD/MM/AA.

Debes contar la cantidad de documentos que fueron validados de forma manual para luego ingresar esta
información en la tabla de registro de datos.

Luego, regresa al escenario principal de la empresa con la flecha y haz clic en el botón que se encuentra
a la derecha para visualizar y distribuir los documentos en sus respectivas oficinas.

Cuando hayas realizado la distribucion de todos los documentos, regresa al área administrativa.
Haz clic en una de las oficinas para conocer cuántos documentos se manejan allí al día y, con esta
información, realiza el pedido del escaner.

Dependiendo del asunto de cada uno de los documentos, selecciona si se archivará o se desechará
después del proceso de digitalización. Para ello, es importante que tengas en cuenta que, si el asunto es
pagos, contratos o convenios, estos documentos se deben archivar; de lo contrario, se deben triturar. Una
vez hayas realizado este proceso en todos los documentos, te aparecerá la siguiente ventana:
Realiza lo mismo en cada una de las oficinas. Recuerda que es importante llevar la cuenta del número de
documentos que se archivan y cuántos se trituran, para que posteriormente puedas ingresar esta
información en el registro de datos.

Finalizada esta etapa, regresa a la vista general de la empresa y haz clic en el centro de recepción.

En este momento sonará el teléfono, haz clic en él para atender la llamada.

Envía, por medio de correo electrónico, la información que te solicitan, seleccionado el asunto
correspondiente. Este mismo proceso se realiza en las dos llamadas.
 TABLA DE REGISTRO DE DATOS

A continuación, puedes ver la información recopilada automáticamente en el registro de datos.

PREGUNTAS COMPLEMENTARIAS

A continuación, encuentras las respuestas esperadas a las preguntas complementarias que se deben
registrar en el cuaderno de notas.

1. Explica el significado de PGD y su principal función al interior de las entidades públicas o privadas.

R// El PGD es el programa de gestión documental. Su principal función es optimizar la

planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida por las entidades
públicas o privadas, a través de protocolos y actividades administrativas.
 2. Enuncia los procesos que debes tener en cuenta en un programa de gestión documental.

R// De forma general, se pueden manejar 8 procesos fundamentales dentro de un plan de gestión
documental, los cuales son:
1. Planeación
2. Producción
3. Gestión
4. Organización
5. Transferencia
6. Disposición final de documentos
7. Preservación a largo plazo
8. Valoración

3. ¿Cuál es la estructura del fondo documental? Explica cada ítem de la estructura.

R// El fondo documental cuenta con una estructura jerárquica, la cual se determina así: en su nivel
más alto, se encuentran las secciones, es decir, las divisiones identificadas por la producción
documental de una unidad administrativa. Un ejemplo de estas podría ser la tesorería. Luego, se
encuentran las series. En ellas están las unidades documentales de estructura y contenido
homogéneo, que son producidas o recibidas por la misma unidad administrativa. Un ejemplo de
estas podrían ser los contratos. Posteriormente, se encuentran las subseries, que son las que
conforman los expedientes dentro de las series. Por último, se encuentran los tipos documentales,
que son las unidades de información contenida en los documentos y se dividen en dos: simples y
compuestos.

4. ¿Qué es la valoración documental y cómo funciona?

R// La valoración documental es un proceso mediante el cual se determinan los valores primarios
y secundarios de los documentos. En este proceso es fundamental tener en cuenta la tabla de
retención documental, ya que allí se agrupa la documentación de acuerdo con las funciones de
cada una de las dependencias y se determina cuál será el tiempo de permanencia de cada
documento en el archivo.

PREGUNTAS CONCEPTUALES

Preguntas de tipo selección múltiple con única respuesta.

Enunciado
En la figura puedes observar 2 documentos con características diferentes. Cada uno de ellos cuenta con
su radicado, fecha, asunto y firma. Teniendo en cuenta estas características, responde:

1. A partir de los documentos revisados, se puede afirmar que en el proceso de recepción:

a. Se deben recibir los 2 documentos, aunque no tengan las respectivas copias.

b. Se debe recibir solo el documento copia.
c. Se deben recibir los 2 documentos con sus respectivas copias.
d. Se debe recibir el documento original, firmado y con su respectiva copia. (Respuesta
correcta)

2. Para radicar el documento original en la base de datos de una empresa, se debe:

a. Ninguna de las anteriores.

b. Etiquetar el documento con el mismo radicado de origen.
c. Etiquetar el documento con el mismo código consecutivo con el que se registra en la
planilla de la empresa. (Respuesta correcta)
d. Etiquetar el documento con un código diferente al código que se registra en la planilla de la
empresa.

3. El proceso de digitalización de archivos se realiza con el fin de:

a. Mejorar la gestión al determinar que documentos se almacenan.

b. Mejorar la gestión de documentos, ya que agiliza trámites, facilita la consulta de
información y favorece el uso de espacios físicos. (Respuesta correcta)
c. Mejorar la gestión documental, al evitar un exceso en el almacenamiento físico de archivos.
d. Mejorar la gestión de documentos al determinar que documentos se destruyen.

4. De acuerdo con el documento (original) revisado, define la estructura del fondo documental:

a. Sección: administración; serie: invitación

b. Sección: recursos humanos; serie: hojas de vida. (Respuesta correcta)
c. Sección: recursos humanos; serie: invitación.
d. Sección: hoja de vida; serie: recursos humanos.