proceso de la dirección de reuniones

Se entiende por reunión a la

agrupación de varias personas en
un momento y espacio especifico,
con la finalidad de tratar un tema, OBJETIVO
informar, solventar conflictos, y Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia
tomar decisiones. Puede llevarse a en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo.
cabo de manera planificada, con Puesta en común; con el fin de que todos los componentes tengan
un objetivo delimitado y con un un conocimiento exacto de la situación del proyecto, de las líneas
tiempo de duración planeado. en las que se va avanzando, de las dificultades que van surgiendo
y de las decisiones que se van tomando.
También sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir
opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una
cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de
valores, etc.).
Además, favorece el contacto personal: facilita la comunicación y
ayuda a cohesionar al equipo.
La “facilitación” como herramienta Necesita una comunicación fluida y constante entre los
de gestión de reuniones efectivas. asistentes. Se lleva a cabo en un lugar concreto durante Un gerente es la persona
La facilitación es el acto ayudar a un tiempo determinado (las reuniones no son infinitas, responsable de planear y
un equipo a que se focalice en una aunque a veces nos lo parezcan). Se trata de que los dirigir el trabajo de un grupo
reunión para alcanzar los asistentes adopten decisiones por acuerdo (consenso). de individuos, de monitorear
resultados. Para esto hay Requiere un objetivo específico. su desempeño y tomar acción
muchísimas prácticas y técnicas,
correctiva cuando es
de acuerdo con el desafío a
necesario.
resolver y el contexto puntual.
Entre los aspectos a definir antes de
comenzar una reunión, se deben llevar a Tras una reunión será necesario redactar
cabo los siguientes puntos: Identificar la un acta con todo lo acordado y hacerlo
necesidad de la reunión: explicar los llegar al resto de participantes. Puede
motivos por los cuales es necesario parecer algo sencillo, pero en realidad no
reunirse y emplear este tiempo a ello. lo es. El acta de la reunión es un
Seleccionar los puntos a tratar: documento redactado en Word o PDF con
conformar la lista de temas clave una extensión de unas 2 o 3 páginas.