CONCEPTOS BÁSICOS DE LA DOCUMENTACIÓN

DIANA BOHÓRQUEZ LÓPEZ

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN

TÉCNICO PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
 INTRODUCCION

• EL ÉXITO DE UNA EMPRESA DEPENDE DE GRAN MEDIDA DE SELECCIONAR UNOS

PROVEEDORES ADECUADOS QUE SE ACERQUEN A SU FILOSOFÍA, MISIÓN, VISIÓN,
SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA Y CUMPLAN CON LOS
REQUISITOS DE CALIDAD DE LA MISMA. POR LO ANTERIOR IDENTIFICAR Y
SELECCIONAR A LOS PROVEEDORES ES UNA TAREA IMPORTANTE, PUES DE ESTOS
DEPENDE EL BUEN RESULTADO DE LOS SERVICIOS Y/O PRODUCTOS QUE
OFREZCA LA EMPRESA, LO QUE PERMITIRÍA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD Y LA
COMPETITIVIDAD.
 OBJETIVOS

• COMPRENDER LA IMPORTANCIA DE HACER UNA BUENA SELECCIÓN DE

PROVEEDORES
• CONOCER LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LOS PROVEEDORES
• IDENTIFICAR LAS FUENTES DE SUMINISTROS Y TIPOS DE PROVEEDORES
• ENTENDER LA IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES PARA LA EMPRESA
 CADENA DE SUMINISTRO

INTEGRA TODOS LOS PROCESOS (APROVISIONAMIENTO, PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN) QUE SE REQUIEREN DESDE EL PUNTO
DE ORIGEN HASTA EL PUNTO FINAL, PARA EL DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS QUE PRESTA LA EMPRESA.
• APROVISIONAMIENTO:

 SE SUMINISTRA A LA EMPRESA DE LAS MATERIA PRIMAS, MATERIALES, PIEZAS, ETC.

 SE IDENTIFICAN Y SELECCIONAN LOS PROVEEDORES, ASÍ COMO LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO, TIEMPOS DE

APROVISIONAMIENTO, CANTIDADES, POLÍTICAS DE CALIDAD, ETC.

EN LA ESTRATEGIA DE APROVISIONAMIENTO SE DEBE DEFINIR CON CLARIDAD Y EN FORMA DETALLADA LOS CRITERIOS QUE
SE ADAPTEN A LOS OBJETIVOS, METAS Y OBJETO SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN, QUE TENGAN CONCORDANCIA CON LAS
CONDICIONES DEL MERCADO Y LA COMPETENCIA, POR CONSIGUIENTE ESTOS CRITERIOS SE DEBEN ACTUALIZAR
CONSTANTEMENTE.
 PROVEEDOR

 PERSONA O EMPRESA QUE SUMINISTRA Y/O ABASTECE BIENES O SERVICIOS A OTRA

EMPRESA CON EL OBJETO QUE PUEDA DESARROLLAR SU ACTIVIDAD ECONÓMICA.

 INICIAN EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO.

 SON CLIENTES INTERMEDIOS.

 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

LA CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES SE PUEDE HACER ATENDIENDO A DISTINTOS ENFOQUES, PERO SIN DUDA

LA MÁS IMPORTANTE ES LA QUE SE REFIERE AL TIPO DE BIENES, DE FORMA QUE DISTINGUIMOS ENTRE:
o PROVEEDORES DE PRODUCTOS: PROPORCIONAN UN ARTÍCULO QUE TIENE UN VALOR MONETARIO Y
SATISFACEN UNA NECESIDAD TANGIBLE DEL MERCADO. EJEMPLOS: MUEBLES, ORDENADORES, VEHÍCULOS.
o PROVEEDORES DE SERVICIOS: EL BIEN ES INTANGIBLE, PERO SE NECESITA LA CONFLUENCIA DE OTROS
TANGIBLES PARA PRODUCIRLO. EJEMPLOS: COMPAÑÍAS TELEFÓNICAS, DE AGUA O (CON CONTROL DE TODO EL
SERVICIO Y MÁS CERCANÍA CON EL CLIENTE) O EXTERNOS (ABASTECEN A VARIOS CLIENTES Y PERMITEN MAYOR
OFERTA Y FLEXIBILIDAD)
o PROVEEDORES DE RECURSOS: SATISFACEN LAS NECESIDADES DE FUENTES DE CARÁCTER ECONÓMICO DE UNA
EMPRESA, BÁSICAMENTE DE CRÉDITOS, SOCIOS O CAPITAL. EJEMPLOS: ENTIDADES FINANCIERAS,
PRESTAMISTAS, COOPERATIVAS O AUTORIDADES.
 PORQUE ES IMPORTANTE LOS PROVEEDORES
PARA LAS EMPRESAS
LA IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES EN LA EMPRESA RADICA EN QUE SON UN SOCIO DE
VALOR (ALIADO ESTRATÉGICO), SON VITALES PARA EL PROCESO COMERCIAL DE LA EMPRESA, YA
QUE ESTOS LE PERMITEN MEJORAR SUS PRÁCTICAS EMPRESARIALES, OFRECER PRODUCTOS Y
SERVICIOS DE CALIDAD PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DEL CLIENTE; LOS PROVEEDORES
COADYUVAN A DEFINIR EL PRESENTE Y FUTURO DE LA EMPRESA, PUES AL ABASTECER A LA
COMPAÑÍA EN EL TIEMPO Y CON LA CALIDAD REQUERIDA MEJORAN SU COMPETITIVIDAD
(CUMPLIR CON LA DEMANDA DEL MERCADO) Y SUS INGRESOS (MINIMIZAR COSTOS POR
DEVOLUCIONES POR DEFECTOS, ETC.), FACTORES FUNDAMENTALES PARA SU PERMANENCIA EN
EL MERCADO, JUEGAN UN PAPEL TAN IMPORTANTE QUE LA NORMA ISO:9001:2015 PIDE QUE LOS
PROVEEDORES DEBEN SER EVALUADOS (CAPACIDAD DE CUMPLIR CON EL OBJETIVO DE CALIDAD)
CONSTANTEMENTE TODA VEZ QUE ESTOS AFECTAN DE FORMA DIRECTA EN LOS ESTÁNDARES DE
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE LA COMPAÑÍA SE HA COMPROMETIDO A
ENTREGAR AL CONSUMIDOR FINAL.
 :
 CONTINUACIÓN

PARA QUE LA EMPRESA PUEDA SELECCIONAR SUS PROVEEDORES DEBE REALIZAR

UN ESTUDIO, TENIENDO EN CUENTA LOS SIGUIENTES PARÁMETROS
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
• TODA ADQUISICIÓN DEBE SER REALIZADA MEDIANTE UN ESTUDIO DE
COTIZACIONES,
• EN DONDE SE ELIGE MEDIANTE CRITERIOS ESTIPULADOS POR LA EMPRESA
DETERMINANDO ESTO CUAL ES LA MEJOR OPCIÓN.
• TAMBIÉN EXISTEN PROVEEDORES LOS CUALES SE EXCLUYEN DE ESTO POR
MOTIVOS DETERMINANTES, ES POR ESO QUE SE CREÓ UNA CLASIFICACIÓN LA
CUAL SE DETALLA A CONTINUACIÓN:
EL PRIMER PASO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES ES LA IDENTIFICACIÓN DE
LAS FUENTES DE SUMINISTROS Y LA BÚSQUEDA DE LOS PROVEEDORES, ES POR ESTO
QUE SE DEBE CONOCER EL MOTIVO DE ESTA BÚSQUEDA, BIEN SEA POR AMPLIACIÓN
DE LOS PROVEEDORES ACTUALES, POR INSATISFACCIÓN, PORQUE SE REQUIEREN
NUEVOS PROVEEDORES O INICIO DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA.
 DE LOS PROVEEDORES:

Calidad de los
productos

Tecnología e Plazo de
información entrega

Precio,
Asistencia descuentos,
técnica. fortalezas
financieras

Servicio post Imagen del

venta. proveedor.
Según la norma ISO 9001:2015

 Proveedores externos que suministran productos y servicios que se incluirán en los productos o

servicios de la compañía.

 Proveedores externos de servicios y productos que proporcionan productos al cliente en

nombre de la organización.

 Proveedores de procesos contratados externamente (outsourcing).

 CONCLUSIONES

• HACER UNA ADECUADA SELECCIÓN DE PROVEEDORES PERMITE A LA EMPRESA MANTENER UN

FLUJO ININTERRUMPIDO DE SUMINISTROS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO (EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD) DE LA ORGANIZACIÓN.
• IDENTIFICAR LOS PROVEEDORES PERMITE ADQUIRIR LOS ELEMENTOS A EXCELENTES PRECIOS
CONTRIBUYENDO A QUE LA EMPRESA SEA MÁS COMPETITIVA.
• CERTIFICAR LOS PROVEEDORES PERMITE A LA COMPAÑÍA MANTENER LAS NORMAS DE
CALIDAD REQUERIDAS.
• LA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES DEBE SER ESTRECHA Y DE CONFIANZA TODA VEZ QUE ES
UN SOCIO CLAVE PARA MEJORAR LA COMPETITIVIDAD, COMO LO DICE LA NORMA ISO 9001-2015
CUANDO HACE REFERENCIA A LA GESTIÓN DE RELACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS.
 BIBLIOGRAFÍAS

 HTTPS://BIENPENSADO.COM/CRITERIOS-SELECCIONAR-PROVEEDOR/#:~:TEXT=A%20MAYO

R%20EXPERIENCIA%20TENGA%20UN,NO%20TENGA%20LA%20SUFICIENTE%20EXPERIENCI

 HTTPS://WWW.VSICONSULTING.NET/GESTION-DE-PROVEEDORES-VSI-CONSULTING/

 HTTPS://WWW.EMPRENDEPYME.NET/TIPOS-DE-PROVEEDORES.HTML

 HTTPS://WWW.ISOTOOLS.ORG/2015/06/22/CRITERIOS-A-SEGUIR-PARA-LA-SELECCION-DE-PR