Administracion de Proyectos - Sesion VIII

29/10/2014
Gestión del Alcance del Proyecto

• Incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo, pero solo el requerido,
para completar el proyecto exitosamente
• Se enfoca principalmente en definir y controlar lo que si y
lo que NO se incluye en el proyecto
• La gestión del alcance determina los requisitos, y asegura
que dichos requisitos soporten el caso de negocio tal
como se describe en el acta de constitución del proyecto
• Ordena y balancea las necesidades de los interesados
para determinar el alcance del producto y el alcance del
proyecto
• Crea un EDT para descomponer el alcance en piezas
manejables mas pequeñas de trabajo
• Verifica que el trabajo para lograr el alcance es
completado y aceptado por el cliente
• Mide el desempeño del alcance, y lo ajusta de ser
necesario
Ing. Jaime Andrés Vera Medina
Jaimico.vera@gmail.com
Diplomado en Gestión de Proyectos bajo Metodología PMI 3215234204

¿Qué se necesita hacer y saber?
• El caso de negocio, el SOW, y el acta de constitución para el proyecto
• Se debe planear previamente, como se determinará, gestionará y controlará el
alcance, lo cual hará parte del Plan de Gestión del Alcance
• El alcance debe estar claramente definido y formalmente aprobado antes de que
comience el trabajo del proyecto
• Los requisitos se obtienen de todos los interesados, no solo de quien asignó el
proyecto
• La obtención de los requisitos puede tomar una cantidad considerable de tiempo,
sobre todo en proyectos grandes que implica obtener los requisitos de cientos de
personas
• Los requisitos deben ser evaluados, calificados, y priorizados, tomando como
base el caso de negocio (descrito en el Acta), para determinar que estará y que
no estará dentro del alcance
• La EDT es usada en todos los proyectos
• El uso de la EDT permite aclarar el alcance definido o identificar algún alcance
adicional
• Mientras se termina el proyecto, se debe verificar que se haya hecho todo el
trabajo, pero solo aquel que se haya incluido en el Plan
• El “Gold Plating” no está permitido
• Cualquier cambio en el alcance debe ser evaluado para verificar su impacto en
las otras restricciones
• No se deben permitir cambios al alcance sin un RFC aprobado
• Es necesario estar evaluando continuamente que esta y que no está incluido en
el proyecto
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Grupos de Procesos
MONITOREO Y
INICIO PLANEACION EJECUCION CONTROL CIERRE
INTEGRACION
Areas de Conocimiento
ALCANCE ALCANCE
TIEMPO TIEMPO
COSTO COSTO
CALIDAD
RECURSOS HUMANOS
COMUNICACIONES
RIESGO RIESGO
ADQUISICIONES
INTERESADOS

Procesos de la Gestión del Alcance Realizado durante….

Planificar la Gestión del Alcance Grupo de Procesos de Planeación
Recopilar Requisitos Grupo de Procesos de Planeación
Definir el Alcance Grupo de Procesos de Planeación
Crear la EDT/WBS Grupo de Procesos de Planeación
Validar el Alcance Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
Controlar el Alcance Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

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Procesos que la conforman
• Planificar la Gestión del Alcance. Es el proceso de
elaborar un plan para la gestión del alcance (parte del
Plan), en donde se documente cómo se va a definir,
validar y controlar el alcance del proyecto
• Recopilar Requisitos. Es el proceso de determinar,
identificar, documentar y gestionar las necesidades y los
requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos
del proyecto
• Definir el Alcance. Es el proceso de elaborar una
descripción detallada del producto y del proyecto
• Crear la EDT/WBS. Es el proceso de dividir los
entregables y el trabajo del proyecto en componentes mas
pequeños y manejables
• Validar el Alcance. Es el proceso de formalizar la
recepción de los entregables que se hayan completado
• Controlar el Alcance. Es el proceso de monitorear la
línea base del alcance, y de gestionar cambios a esta

Proceso
La gestión del alcance se encarga de definir cual es el trabajo que se requiere hacer,
para con base en este, asegurarse que dicho trabajo y solo ese trabajo sea
realizado. El PMBOK describe al área de conocimiento (proceso) Gestión del Alcance
del Proyecto así:
1. Desarrollar un plan de como se planeará, gestionará, y

controlará el alcance y los requisitos en el proyecto
2. Determinar los requisitos, asegurándose que todos ellos
soportan el caso de negocio como está descrito en el Acta
3. Ordenar y balancear las necesidades de los interesados para
determinar el alcance
4. Crear la EDT para dividir el alcance en componentes mas
pequeños y manejables, y definir cada componente en el
diccionario de la EDT
5. Obtener la validación de que el cliente aceptó el alcance
completo del trabajo
6. Medir el desempeño del alcance, y ajustarlo de ser necesario

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El Alcance en contexto
Dentro del contexto del proyecto, alcance puede referirse al Alcance del
Producto o al Alcance del Proyecto
El alcance del producto

• Se refiere a las características, requisitos, y funcionalidades
que describen un producto, servicio o resultado
• Es otra forma de decir “requisitos relacionados con el
producto del proyecto”
• También se puede definir como los entregables con sus
características y funciones asociadas
• Responde a la pregunta: ¿Cuál es el resultado final que se
necesita?
• Puede existir un proyecto preliminar separado para
determinar los requisitos del proyecto o se pueden determinar
dentro del proyecto
• El grado de cumplimiento se mide contra los requisitos del
producto (Proceso Recopilar Requisitos)

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El alcance del proyecto
• Es el trabajo realizado (o que se debe realizar)
para entregar un producto, servicio o resultado
con las características y funcionalidades
especificadas
• Incluye la planeación, coordinación, y actividades
de gestión que aseguran que el alcance del
producto se logra
• En algunas ocasiones se considera que el término
alcance del proyecto incluye el alcance del
producto
• El grado de cumplimiento se mide con relación al
plan de gestión del alcance, el cual hace parte
del Plan para la Dirección del Proyecto

Actividad
Se tiene un acta de constitución de un proyecto

para la construcción de una nueva carretera.
1. ¿Cuál sería el alcance del producto?
2. ¿Cuál sería el alcance del proyecto?

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Planificar la Gestión del Alcance
Es el proceso que consiste en crear un plan de gestión del alcance que

documento como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto
Grupo de Procesos de
• Su principal beneficio es que proporciona una guía y
Planeación
dirección sobre como se gestionará el alcance a los largo
del proyecto
• El desarrollo del plan de gestión del alcance se basa
inicialmente en el Acta de Constitución del Proyecto
• A medida que se van aprobando otros planes de gestión
secundarios se va afinando el plan de gestión del alcance
• Es un componente del plan para la dirección del proyecto
• Describe como será definido, desarrollado, monitoreado y
controlado el alcance
• Ayuda a reducir el riesgo de deformación o corrupción del
alcance del proyecto (Scope Creep)


Entradas
• Plan para la Dirección del Proyecto. Los planes
secundarios contenidos dentro del Plan, se usan para crear
el plan de gestión del alcance
• Acta de Constitución del Proyecto. Se usa para darle
contexto al proyecto, el cual es necesario para planificar los
procesos de gestión del alcance. A partir del SOW se
proporciona las características de alto nivel del proyecto y
del producto
• Factores Ambientales de la Empresa (EEF). Dentro de
los cuales tenemos la cultura, infraestructura, gestión de
personal, y las condiciones del mercado
• Activos de los Procesos de la Organización (OPA).
Dentro de los cuales tenemos políticas y procedimientos, e
información histórica y lecciones aprendidas

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Herramientas y Técnicas
• Juicio de expertos. Cualquier grupo o
persona con conocimientos y experiencia en el
desarrollo de planes para la gestión del
alcance puede aportar experiencia
• Reuniones. Normalmente los equipos del
proyecto asisten a estas para desarrollar el
plan de gestión del alcance. Pueden asistir el
PM, el patrocinador, algunos miembros del
equipo, determinados interesados, etc.


Salidas
Cuando nos referimos al plan para la gestión del alcance, en realidad nos referimos a dos
planes:
Plan de Gestión del Alcance

• Es parte del Plan para la Dirección del Proyecto y describe como
será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el
alcance
• Es una entrada fundamental para el proceso Desarrollar el Plan para
la Dirección del Proyecto y para todos los proceso del área de
conocimiento del alcance
• El plan puede ser desarrollado en etapas o iteraciones durante el
grupo de procesos de planeación
• El primer paso es determinar como el alcance será definido, y
cuando el resto del proyecto haya sido planeado, se decide como
será ejecutado y controlado
• No se debe comenzar a ejecutar el trabajo del proyecto sin haber
definido y planeado el alcance del producto y del proyecto
• “Si no es capaz de planearlo, no será capaz de hacerlo”

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Plan de Gestión del Alcance
El plan de gestión del alcance puede ser formal o informal, detallado o general y
normalmente está compuesto por:
• El proceso para elaborar el enunciado detallado del alcance

del proyecto
• El proceso para la creación de la EDT a partir del enunciado
detallado del alcance del proyecto
• El proceso que establece como se mantendrá y aprobará la
EDT
• El proceso que especifica como se obtendrá la aceptación
formal de los entregables
• El proceso para controlar como se gestionarán las RFC
relativas al enunciado detallado del alcance del proyecto


Ejemplo de Plan de Gestión del Alcance

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Ejemplo de Plan de Gestión del Alcance


Salidas
Plan de Gestión de los Requisitos

• Es parte del Plan para la Dirección del Proyecto y describe como se
analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos.
• La relación entre fases influencia las manera en la que se
gestionaran los requisitos
• Debe responder a la pregunta: “una vez que tenga todos los
requisitos ¿cómo los voy a analizar, priorizar, y gestionar, y cómo voy
a rastrear los cambios a estos? ¿Qué se debe incluir en la matriz de
trazabilidad de requisitos?”
• Los componentes del plan de gestión de los requisitos incluyen:
- Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades
relacionadas con los requisitos
- Las actividades de gestión de la configuración, las cuales se relacionan
principalmente con los cambios al producto
- El proceso para priorizar los requisitos
- Las métricas del producto que se utilizaran
- La estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de los requisitos
harán parte de la matriz de trazabilidad

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Ejemplo de Plan de Gestión de los Requisitos



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Recopilar Requisitos
Un requisito es “una condición o capacidad que debe estar presente en
un producto, servicio o resultado para satisfacer un contrato u otra
especificación formalmente impuesta. También conocido como
requerimiento” (Glosario PMBOK 5th Ed.)
• Los requisitos son lo que los interesados necesitan Planeación
de un proyecto o producto
• No se debe incluir trabajo (requisitos) en un
proyecto solo porque alguien quiere
• Los requisitos deben estar relacionados con
solucionar problemas o alcanzar los objetivos
planteados en el Acta de Constitución del Proyecto
• El éxito del proyecto depende de la participación
activa de los interesados en el descubrimiento y
descomposición de las necesidades en requisitos


Normalmente los requisitos pueden incluir:
• Peticiones de como el trabajo será gestionado. “No se

puede apagar nuestro sistema los 4 últimos días del mes”
• Capacidades que les gustaría a los interesados tuviese el
producto. “El nuevo software debe ser multitarea”
• Requisitos relacionados con la calidad. “La disponibilidad
debe ser del 96.9%”
• Peticiones con respecto a procesos de negocio. “Las
compras deben seguir el procedimiento PCOM-1501”
• Requisitos legales o de cumplimiento. “El sistema debe
cumplir la resolución 8934 de 2014”
• Requisitos para la dirección del proyecto. “Se requiere
aplicar la norma ISO 31000 en el proyecto”

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Los requisitos se pueden clasificar en soluciones de negocio, referidas a las necesidades de
los interesado, y soluciones técnicas, referidas a como se implementarán las necesidades.
Se pueden igual agrupar en categorías, así:
• Requisitos de negocio. Necesidades de alto nivel de la
organización que incluyen problemas y oportunidades, y las
razones por las que se emprendió el proyecto
• Requisitos de los interesados. Necesidades de los grupos de
interés
• Requisitos de las soluciones. Describen las características,
prestaciones y funciones de los entregables, que cumplirán los
requisitos del negocio y de los interesados
 Requisitos funcionales
 Requisitos no funcionales
• Requisitos de transición. Describen capacidades temporales,
necesarias para pasar del estado actual (como es) al estado
futuro (como será)
• Requisitos del proyecto. Describen las acciones, procesos y
condiciones que el proyecto debe cumplir
• Requisitos de calidad. Recogen las condiciones o criterios
necesarios para validar el final exitoso de un entregable, o el
cumplimiento de otros requisitos

Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y
los requisitos de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del
proyecto
Beneficios
• Proporciona la base para definir y gestionar el alcance del

proyecto, incluyendo el del producto
• Los requisitos constituyen la base para la EDT
• Recopilar los requisitos es la base para la planeación del
cronograma, el costo, la calidad, y en ocasiones las
adquisiciones
• Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas
cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente
y de otros interesados
• Un requisito no identificado podría significar cambios
significativos y conflictos durante el proyecto, inclusive el
que proyecto fracase
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Actividades
• Saber quienes son los interesados (Gestión de los

Interesados)
• Utilizar las lecciones aprendidas y registros históricos de
proyectos similares
• Seleccionar las técnicas de recolección de información
adecuadas para el proyecto y los interesados
• Recolectar de manera detallada lo que se solicitó, lo que
se asumió, y las expectativas de todos los interesados
• Identificar y recolectar tantos requisitos como sea
posible hasta el momento antes de comenzar el trabajo
del proyecto
• Revisar constantemente nuevos requerimientos que no
hayan sido identificados previamente, pero que estén
alineados con el Acta de Constitución del Proyecto


Posiblemente después de recopilar los requisitos de los interesados, tengamos
requisitos en conflicto por lo cual es necesario balancear los requisitos. Algunas
actividades para esto pueden ser:
• Identificar todos los interesados en el proyecto, entender sus

necesidades, deseos, supuestos y expectativas relacionadas con
el proyecto
• Conseguir que los requisitos sean tan claros y completos como
sea posible, antes de comenzar el trabajo del proyecto
• Usar información acerca de los interesados y sus requisitos para
resolver conflictos de requisitos mientras el trabajo se lleva a
cabo
• Identificar interés en conflicto durante la planeación. No esperar
a que aparezcan durante la ejecución
• Usar técnicas de negociación para resolver conflictos de
requisitos entre interesados
• Dar prioridad a los requisitos del cliente

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• ¿Qué sucede si el área comercial se focaliza en
minimizar el tiempo, pero el área financiera en
minimizar el costo del proyecto?
• ¿Qué pasa si el área comercial es el principal interesado
o incluso el patrocinador?
• ¿Qué pasa si las necesidades del área comercial
perjudican a las del área financiera?
• Algunas de estas situaciones son muy complejas para
ser resueltas solo por el PM, por lo cual requiere apoyo
de las directivas
• Para solucionar los conflictos entre requisitos podemos
escoger los que mejor se alineen con el siguiente orden:
 El caso de negocio (razón por la cual el proyecto se inició)
 El Acta de Constitución del Proyecto
 El Enunciado del Alcance del Proyecto (si se tiene disponibles
al momento del conflicto)
 Las restricciones del proyecto


Definir y documentar las necesidades de los
interesados para alcanzar los entregables
del proyecto
Acta de Entrevistas Documentación

Constitución Observaciones de Requisitos
Grupos focales
Mapa mental
Tormentas de ideas
Talleres facilitados
Técnicas de grupo
nominal Cuestionarios y
Registro de los
encuestas
Interesados Diagrama de afinidad
Matriz de
Prototipos trazabilidad de
Técnicas grupales de requisitos
toma de decisiones
Plan para
la dirección
¿Cómo equilibrar
los requisitos de
los interesados?

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Entradas
• Plan de Gestión del Alcance. Describe el modo en que el equipo del
proyecto determinará el tipo de requisitos que se debe recopilar
• Plan de Gestión de los Requisitos. Define los procesos para definir y
documentar las necesidades de los interesados
• Plan de Gestión de los Interesados. Permite comprender los
requisitos de comunicación, los niveles de influencia y compromiso de los
interesados, para definir el nivel de participación de estos en las
actividades de la identificación
• Acta de Constitución del Proyecto. Proporciona la descripción de alto
nivel de los entregables con las cual se establecen los requisitos
detallados
• Registro de Interesados. Identifica a los interesados capaces de
entregar información sobre los requisitos
• Registros Históricos. Se deben revisar para saber cuáles fueron los
requisitos en proyectos similares
• Lecciones Aprendidas. Garantizan que requisitos pasados por alto en
proyectos anteriores se tengan en cuenta en el proyecto actual


Recopilar Requisitos – T&T
Entrevistas
• Son una manera formal o informal de obtener

información de los interesados
• Son también conocidas como “Entrevista de
Expertos”
• Normalmente se realizan preguntas preparadas o
espontáneas y se registran las respuestas
• Pueden ser individuales o grupales
• Ayudan a identificar y definir las características y
funciones esperadas de los entregables
• Cuando se requiere obtener información
confidencial, son una buena técnica
• Pueden ser realizadas personalmente, virtualmente,
por correo electrónico, teléfono, etc.

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Grupos Focales
• Son mas informales y coloquiales que las

entrevistas
• Reúne a interesados y expertos en la materia, que
se seleccionan previamente con un determinado
criterio
• El objetivo es conocer las expectativas y opiniones
de los participantes con respecto a un producto,
servicio o resultado propuesto
• El grupo discute sus ideas entre sí, y un moderador
capacitado guía al grupo


Talleres Facilitados
• Son sesiones que reúnen a los interesados clave para hablar sobre
el producto y definir los requisitos
• Los participantes deberían tener diferentes perspectivas, con el fin
de definir requisitos de diferentes disciplinas y conciliar diferencias
• Son interactivos, por lo cual desarrollan la confianza, fomentan las
relaciones y mejoran la comunicación
• Los problemas se identifican y resuelven antes y más rápido que
en sesiones individuales
• Los participantes a menudo desarrollan historias de usuarios
• Las historias de usuarios describen funcionalidades o
características que los interesados desean obtener
• Las historias de usuarios identifican al interesado que se beneficia
con la característica (rol), aquello que necesita lograr (objetivo), y
el beneficio (motivación)
• Frecuentemente se escriben con el formato “Como <Rol>, deseo
<Funcionalidad/Objetivo>, de modo que <Beneficio de
Negocio/Motivación>”

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Actividad
Tomando como base el Acta de Constitución de su

proyecto, identifique dos interesados claves con
perspectivas diferentes, y construya una historia
de usuario para cada uno.
Ejemplo:
“Como gerente de servicio al cliente, deseo que el cliente pueda
cambiar la dirección de entrega de un pedido, de modo que el cliente
tenga la confianza que recibirá el producto en donde se encuentre”


Técnicas Grupales de Creatividad
Se pueden utilizar actividades en grupo para identificar los requisitos del producto y del
proyecto, entre las que tenemos:
Tormentas de ideas
• Se utiliza para recopilar y generar múltiples ideas sobre los

requisitos del producto y del proyecto
• El propósito no es tanto conseguir pensamientos
individuales, sino animar a los participantes a construir
pensamientos sobre las ideas de los otros
• Un participante da una idea para determinar el alcance
• Esta idea genera una idea de otro participante, que
conduce a otra idea, y así sucesivamente
• Normalmente no incluye votaciones ni priorizaciones, pero
se puede combinar con otras técnicas que si lo incluyen

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Técnicas de grupo nominal
• Se utiliza normalmente, aunque no siempre, finalizando la

tormenta de ideas
• Los participantes jerarquizan y ordenan las ideas más
útiles durante la tormenta de ideas
• La jerarquización se realiza mediante un proceso de
votación
Análisis de decisiones de múltiples criterios
• Se utiliza igualmente para jerarquizar y evaluar muchas

ideas
• Se utiliza una matriz de decisiones basada en criterios
como niveles de riesgo, incertidumbre, tiempos, costos y
beneficios estimados

Mapas conceptual/mental
• Se utiliza para ayudar a generar, clasificar y registrar información
• Las ideas que surgen de las tormentas de ideas se consolidan en un esquema el cual es similar a varias
ramificaciones que salen de una o varias palabras principales
• El esquema refleja los puntos en común y las diferencias de entendimiento
© 2013 RMC Publications, Inc • 952.846.4484 • info@rmcproject.com • www.rmcproject.com

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Diagrama de afinidad
• Se utiliza para clasificar un gran números de ideas en grupos para su revisión y análisis
• Las ideas generadas durante las sesiones son agrupadas por similitudes
• Cada grupo de requisitos se le coloca un título
• Organizar de esta manera las ideas/requisitos, facilita el descubrimiento de aspectos del alcance que
no fueron identificadas
• Los diagramas de afinidad pueden ser organizados por categorías de requisitos (de negocio, de
interesados, de la solución, etc.)
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Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
• Solicitar requisitos a diferentes interesados,
frecuentemente da como resultado conflictos de requisitos
• Es esencial resolver los conflictos y revisar, analizar,
aceptar o rechazar, y priorizar los requisitos antes de
incluirlos en los documentos del proyecto
• Existen diferentes métodos para tomar estas decisiones en
el grupo:
 Unanimidad
 Técnica Delphi. Una solicitud de información se envía a
expertos que participan de forma anónima. Sus
respuestas se compilan, y los resultados se envían
nuevamente a los expertos para su revisión hasta que
llegan a un acuerdo
 Mayoría. ¿Cuándo no se debe usar?
 Pluralidad. ¿Cuándo se debe usar?
 Dictadura
• Estas técnicas se pueden aplicar a las técnicas grupales de
creatividad
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Cuestionarios y Encuestas
• Son conjuntos de preguntas, diseñadas para recoger información
rápidamente
• Normalmente se utilizan cuando se tienen grupos grandes de interesados,
cuando los encuestados están dispersos geográficamente, y cuando es
conveniente realizar análisis estadísticos
• Las preguntas se debe realizar de forma tal que se obtengan los requisitos
de los encuestados
Observaciones
• Proporcionan una manera directa de ver a los interesados en su ambiente, y
la forma en que realizan las tareas y ejecutan los procesos
• Se usan cuando las personas que usan el producto tienen dificultades o no
quieren articular sus requisitos
• Esta técnica también es conocida como “Job Shadowing”
• En ocasiones se puede ser un “observador participante”, para descubrir
nuevos requisitos


Prototipos
• Un prototipo es un modelo del producto propuesto
• El prototipo se construye con la información que se tiene en el momento y
se presenta a los interesados para recibir retroalimentación
• Se elaboran de manera progresiva recibiendo la retroalimentación de los
interesados, hasta que los requisitos están lo suficientemente completos
para pasar a la fase de diseño o construcción
Estudios Comparativos
• Se utiliza para ayudar a identificar y definir requisitos, revisando que hacen
otras organizaciones susceptibles de compararse
• Se focaliza en medir el desempeño de la organización comparado con otras
organizaciones de la misma industria
• Esta técnica puede llegar a ser costosa y consumir demasiado tiempo
• Puede inhibir la creatividad del equipo, debido a que se focaliza en estudiar
soluciones existentes, en vez de desarrollar nuevas e innovadoras ideas

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Diagramas de Contexto
• Es un ejemplo de un modelo para definir y modelar el alcance
• Muestra gráficamente los límites del alcance del producto, destacando el producto con sus interfaces
con personas, procesos, y/o sistemas
• Muestra las entradas al sistema de negocio, los actores que proporcionan las entradas, las salidas del
sistema de negocio, y los actores que reciben las salidas


Análisis de Documentos
• Se utiliza para obtener requisitos mediante la

revisión de la documentación existente, e
identificar cual información es relevante
• Entre los documentos a revisar se pueden
mencionar:
Planes de negocio
Literatura de mercadeo
Acuerdos
Solicitudes de propuestas
Registros de incidentes y problemas
Procedimientos, etc.

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Recopilar Requisitos - Salidas
Documentación de Requisitos
• Después que los requisitos han sido recopilados y finalizados,

deben ser documentados
• La documentación, describe como los requisitos individuales
cumplen con las necesidades de negocio del proyecto
• Los requisitos pueden comenzar a un alto nivel y se van
detallando a medida que se tiene mas información
• Antes de ser incorporados a la LB, deben ser medibles y
comprobables (sin ambigüedad), trazables, completos,
coherentes y aceptables para los interesados clave
• La documentación, contendrá una gran cantidad de requisitos
que podrían ser fácilmente mal entendidos
• Por lo anterior, una de las grandes preguntas que hacer a los
interesados es “¿Cómo vamos a saber que el trabajo que
haremos va a cumplir este u otro requisito?”
• La respuesta a la pregunta se refiere a los criterios de
aceptación del trabajo

Ejemplo Documentación de Requisitos

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Los componentes de la documentación de requisitos incluyen, entre otros:
• Requisitos de negocio
 Objetivos del negocio y del proyecto, para su trazabilidad
 Reglas de negocio para la organización ejecutora
 Principios rectores de la organización
• Requisitos de los interesados
 Impactos sobre otras áreas de la organización
 Impactos sobre otras entidades
 Requisitos con respecto a la comunicación e informes
• Requisitos de las soluciones
 Requisitos funcionales y no funcionales
 Requisitos de tecnología y cumplimiento de estándares
 Requisitos de apoyo y capacitación
 Requisitos de calidad
 Requisitos de presentación de informes
• Requisitos del proyecto
 Niveles de servicio, desempeño, seguridad, etc.
 Criterios de aceptación
• Requisitos de transición.
• Supuestos, dependencias y restricciones de requisitos

Matriz de Trazabilidad de Requisitos
• Es un cuadro que relaciona los requisitos del producto desde

su origen hasta los entregables que los satisfacen
• Su beneficio es que al vincular cada requisito con los objetivos
del negocio y del proyecto, asegura que cada requisito agrega
valor
• Sirve para hacer seguimiento de los requisitos a lo largo del
ciclo de vida del proyecto, contribuyendo a asegurar que al
final del proyecto, se entreguen todos y solo los requisitos que
se documentaron
• Ayuda a clarificar y recordar de donde provienen los requisitos
y cual es su grado contribución con el negocio
• Es una herramienta para analizar los cambios propuestos al
alcance del proyecto o del producto
• La matriz puede tener información de atributos como:
números de identificación, la fuente, el responsable, la
descripción, la prioridad, estado actual (vigente, cancelado,
aplazado, entregado), etc.
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La Matriz de Trazabilidad de Requisitos, entre otras cosas, incluye el
trazar los requisitos con relación a los siguientes aspectos:
• Necesidades, oportunidades, metas y objetivos

del negocio
• Objetivos del proyecto
• Alcance del proyecto/entregables de la EDT
• Diseño del producto
• Desarrollo del producto
• Estrategia y escenarios del prueba
• Los requisitos de alto nivel con respecto a los
requisitos detallados



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Ejemplo Matriz de Trazabilidad de Requisitos



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Definir el Alcance
Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del
proyecto y del producto
Beneficios Monitoreo y Control
• Su principal beneficio es que describe los límites del

producto, servicio o resultado
• Define cuales de los requisitos recopilados serán incluidos y
cuales excluidos del alcance del proyecto
• La preparación de un enunciado detallado del alcance del
proyecto es fundamental para el éxito
• Selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de
la documentación de los requisitos
• Desarrolla una descripción detallada del alcance del proyecto
y producto, servicio o resultado
• La definición del alcance es la base para el cronograma y el
presupuesto


Definir el Alcance
Actividades
• El enunciado del alcance se prepara a partir de los

entregables principales, los supuestos y restricciones
documentados en el inicio
• Durante la planificación se determina el alcance y se va
especificando a medida que se tiene mayor información
del proyecto
• Las actividades pueden ser altamente iterativas, pues el
alcance es la base para el cronograma y el costo
• Si el cronograma y el costo no cubren las expectativas de
los interesados clave, el PM debe ajustar el alcance para
balancearlo con las otras restricciones del proyecto
• El esfuerzo de Definir el Alcance se realizar mientras el
proyecto avanza

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Definir el Alcance
Entradas
• Plan de Gestión del Alcance. Establece las actividades
necesarias para desarrollar, monitorear, y controlar el
alcance del proyecto
• Acta de Constitución del Proyecto. Proporciona una
descripción del alto nivel del proyecto y de las
características del producto, además de los requisitos de
aprobación del proyecto.
• Documentación de Requisitos. Se utiliza para
seleccionar los requisitos que se incluirán en el proyecto
• Activos de los Procesos de la Organización (OPA).
Las políticas, procedimientos y plantillas para un enunciado
del alcance del proyecto, archivos y lecciones aprendidas
de fases o proyectos previos


Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
• Juicio de expertos. Se utiliza pata analizar la
información necesaria para elaborar el enunciado del
alcance del proyecto
• Análisis del Producto.
 Es útil cuando el entregable es un producto
 Su propósito es analizar los objetivos y descripción del
producto establecidos por el cliente, y convertirlos en objetivos
concretos
 Es una herramienta fundamental que permite al PM asegurar
que el alcance del producto y del proyecto se precisan y se
entienden
• Generación de Alternativas. Se usa para desarrollar
potenciales opciones con el fin de identificar diferentes
enfoques para ejecutar y llevar a cabo el trabajo
• Talleres Facilitados. Participan interesados clave con
diferentes expectativas o especialidades, para alcanzar un
entendimiento multidisciplinario y común de los objetivos y
límites del proyecto
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Definir el Alcance
Salidas
Enunciado del Alcance del Proyecto
• Es la descripción del alcance, de los entregables principales, de los
supuestos y de las restricciones del proyecto
• Documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del
proyecto y del producto
• Describe de manera detallada los entregables y el trabajo
necesario para crearlos
• Puede contener exclusiones explícitas del alcance, que ayudan a
manejar las expectativas de los interesados
• Permite al equipo del proyecto realizar una planeación mas
detallada
• Sirve como guía del trabajo del equipo durante la ejecución
• Proporciona la línea base para evaluar si las RFC o trabajo
adicional se encuentran dentro o fuera de los límites
• “Aquí está lo que vamos a hacer en el proyecto” o “aquí está el
alcance del proyecto y del producto aprobado para este proyecto”
• Se elabora progresivamente a lo largo del proyecto

Definir el Alcance
El Enunciado del Alcance del Proyecto, junto con la EDT y el diccionario de la EDT
conforman la línea base del alcance. El enunciado detallado del proyecto incluye:
• Descripción del alcance del producto. Elabora de manera gradual las
características del producto, servicio o resultado descrito en el Acta y en
la documentación de requisitos
• Criterios de aceptación. Conjunto de condiciones que se deben
cumplir antes de que se acepten lo entregables
• Entregables. Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un
servicio, verificable y único, que debe producirse para terminar un
proceso, fase o proyecto. Incluye resultados complementarios, como
informes y documentación del proyecto
• Exclusiones del proyecto. Identifican lo que está por fuera del
proyecto
• Restricciones. Factores limitantes que afectan la ejecución de un
proceso, fase o proyecto. Pueden ser incluidas en un registro
independiente
• Supuestos. Factores durante la planeación que se consideran
verdaderos, reales o seguros sin pruebas ni demostraciones, y el
potencial impacto en caso de que fueran falsos. Pueden ser incluidas en
un registro independiente
28
29/10/2014

Definir el Alcance – Acta Vs. Enunciado


Definir el Alcance
Ejemplo Enunciado del Alcance del Proyecto

29
29/10/2014

Definir el Alcance
Salidas
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Son susceptibles de actualización los siguientes

documentos del proyecto:
• El registro de interesados
• La documentación de requisitos
• La matriz de trazabilidad de requisitos


Definir el Alcance

30

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29/10/2014

Gestión del Alcance del Proyecto

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Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Procesos de la Gestión del Alcance Realizado durante….

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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1. Desarrollar un plan de como se planeará, gestionará, y

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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El alcance del producto

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Se tiene un acta de constitución de un proyecto

1. ¿Cuál sería el alcance del producto?

2. ¿Cuál sería el alcance del proyecto?

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Es el proceso que consiste en crear un plan de gestión del alcance que

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Plan de Gestión del Alcance

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

• El proceso para elaborar el enunciado detallado del alcance

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Ejemplo de Plan de Gestión del Alcance

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Plan de Gestión de los Requisitos

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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Ing. Jaime Andrés Vera Medina

Gestión del Alcance del Proyecto

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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• Peticiones de como el trabajo será gestionado. “No se

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• Proporciona la base para definir y gestionar el alcance del

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• Saber quienes son los interesados (Gestión de los

Ing. Jaime Andrés Vera Medina

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• Identificar todos los interesados en el proyecto, entender sus

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