PROJECT MANAGEMENT

Microsoft Project

Pablo Lledó (PMP)

Pablo Lledó, PMP®

 Economista

 3 MBAs en Europa / Instructor

 4 Empresas en marcha / Empresario

 8 libros publicados / Autor

 100tos de empresas asesoradas / Consultor

 1er Presidente de PMI Nuevo Cuyo Argentina / Voluntario

pl@pablolledo.com

1
 OBJETIVOS

 Comprender las características fundamentales de

los métodos de gestión de tiempos de proyectos

 Planificar y presupuestar proyectos

Conocer algunas herramientas de MS-Project que

facilitan la ejecución del proyecto y optimizan el
control de gestión.

Material de apoyo

Administración de Proyectos
LLEDÓ, Pablo (2011)
www.pablolledo.com

Gestión Ágil de Proyectos

LLEDÓ, Pablo (2012)
Trafford, USA
www.pablolledo.com

+ Artículos y libros
www.pablolledo.com
www.masconsulting.com.ar

2
 ESTRUCTURA DEL MÓDULO
Seguimiento y
Control

Gestión de
Riesgos

Gestión de
Costos

GESTIÓN DE  Éxito
TIEMPOS  Restricción triple
 Integración
 Planificación de Tiempos

Definición de éxito – Harold Kerzner

(1960-85) - calidad!
Estilo de liderazgo autoritario
(85-93) – calidad, tiempos, presupuesto
Estilo de liderazgo participativo / RRHH
(93-HOY) - calidad, tiempo, presupuesto
+ CLIENTE
Conocimiento del negocio, administración de
riesgos, liderazgo integrando equipos,
comunicación, negociación, hacer que las
cosas sucedan!

3
 La restricción triple

Calidad

Alcance

Paradigma: más rápido, más barato y mejor!

Áreas del conocimiento

RRHH
COMUNICACIONES

CALIDAD

ADQUISI-
RIESGO CIONES
ALCANCE

4
 Visión Integral

Planificar Secuenciar
Alcance Actividades
Definir Desarrollar
Actividad Cronograma

Definir Estimar
Alcance Duración
EDT Presupuesto

Planificar
Recursos

Desarrollar
Estimar
PLAN
Costos

Planificación integral
¿Quién?
¿Por qué? Estructura organizacional

Problema
Visión- Misión ¿Cuándo?
Objetivos Agenda
Estrategia Mes 1 Mes 2 Mes n
1
2
Matriz responsabilidades
3
Pedro María Juan
1 R C I

¿Qué? 2 R A I
3 A I R
¿Cuánto?
EDT ¿Cómo?
Presupuesto
Personas
Materiales
Plan del Equipos
Proyecto
¿Comunicaciones? ¿Calidad?
¿Riesgos? ¿Adquisiciones?

5
 Gestión de Tiempos
• Identificar las actividades específicas
Definición
Actividades

Secuencia • Dependencias entre actividades

Actividades

Gestión • Recursos disponibles para cada

de Estimación
de Recursos actividad
Tiempos

Duración de • Estimar el tiempo necesario para

actividades completar las actividades individuales
Control
Cronograma • Establecer principio y fin de cada
Cronograma actividad, analizando su secuencia,
duración y recursos necesarios

Secuencia de actividades

Secuencias Obligadas
Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
24 nov '08 01 dic '08 08 dic '08 15 dic '08 22 dic '08 29 dic '08
S L X V D M J S L X V D M J S L
1 Fraguar hormigón 4 días 01/12/08 04/12/08
2 Colocar Pisos 15 días 05/12/08 25/12/08

Secuencias Elegidas
Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
03 nov '08 01 dic '08 29 dic '08 26 ene '09 23 feb '09 23 mar '09 20 abr '09
L V M S X D J L V M S X D J L
1 Viabilidad legal 30 días 01/12/08 09/01/09
2 Viabilidad económica 60 días 12/01/09 03/04/09

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras

27 oct '08 15 dic '08 02 feb '09 23 mar '09 11 may '09
D M J S L X V D M J
1 Viabilidad legal 30 días 01/12/08 09/01/09
2 Viabilidad económica 60 días 23/02/09 1FC
15/05/09 días‫‏‬ +‫‏‬+‫‏‬F30d
‫‏‏‬30‫‏‬ C‫‏‏‬1‫‏‬

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras

27 oct '08 01 dic '08 05 ene '09 09 feb '09 16 mar '09
V S D L M X J V S D
1 Viabilidad legal 30 días 01/12/08 09/01/09
2 Viabilidad económica 60 días 22/12/08 1CC
50‫‏‏‬+‫‏‬C+C‫‏‏‬1
13/03/09 %‫‏‬ 50%
‫‏‬

6
 Cronograma de Hitos

• Es un suceso o acontecimiento crítico para el proyecto

Hito • No tienen duración

• Ejemplo: fecha para probar dispositivos

Evento Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

Firmar contratos D
Definir requisitos técnicos D
Revisar el diseño D
Probar los dispositivos D
Producir el primer dispositivo D
Finalizar el plan de producción D
D planeado ;  actual o realizado

Gantt / Ruta crítica

7
Ruta crítica

¿EMPEZAMOS con MS PROJECT?

PACIENCIA
¿Conocimientos previos?
1º Instalar Programa
2º Concentrarnos en al ABC

8
 Ejemplo 1 – Gestión de Tiempos

A C D
5 días 15 días 5 días

INICIO FIN

B E
10 días 20 días

 Calendario
 Duración del Proyecto
 Ruta crítica
 Holguras

C1

ESTRUCTURA DEL MÓDULO

Seguimiento y
Control

Gestión de
Riesgos

 Planificación de Recursos
GESTIÓN DE
 Presupuesto
COSTOS
 Reportes

Gestión de
Tiempos

Teclados

9
 Gestión de Costos

Estimación • Calcular costos de cada recurso

de
Costos

Gestión •Asignación /Distribución del costo

Presupuesto
de total a cada tarea del Proyecto
Costos

Control •Control de cambios al Presupuesto

de
del Proyecto
Costos

Asignación de Recursos

10
 Sobre asignación de recursos

Ejemplo 2 – Gestión de Costos

CF = $2000 CF = $3500
A C D
5 días 15 días 5 días
2 obreros
INICIO 1 camión FIN

B E
10 días 20 días
4 obreros CF = $1700
5 bolsas cemento

Obreros = $50/día (Máximo 5)

Camión = $10/día + $150 para service
Cemento = $20 por bolsa

C2

11
 ESTRUCTURA DEL MÓDULO
Seguimiento y
Control
 PERT
 Monte Carlo

GESTIÓN DE
RIESGOS

Gestión de
Costos

Gestión de
Tiempos

Análisis de Riesgo - PING

Autor: STUART AVERY GOLD

Cuando analices un riesgo de manera correcta
tus probabilidades de fracasar serán mucho
menores. Define ese riesgo con precisión.
Determina que obstáculos y que dificultades
deberás superar para triunfar. Prepárate para los
imprevistos. ¿Qué es lo peor que puede suceder?
¿Cuál es tu segundo plan si el primero falla? En
otras palabras: mira bien antes de saltar!

12
 Estimación de la duración
• CPM => utiliza una única duración en base a información
histórica.
• PERT => el tiempo de cada actividad se considera como una
variable aleatoria derivada de una distribución de probabilidad
Beta.

am b Duración
El tiempo optimista: a
El tiempo más probable: m
El tiempo pesimista: b

PERT
a  4m  b
• Media t e

b-a
6
• Desviación estándar para cada actividad   ( )
6
• Varianza 2
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
Te = Σ tiempos en la ruta crítica

 
2
• Varianza en la ruta Σ(Varianzas en la ruta crítica)

Ejemplo: 5,6,13
Media = 7
 = 1,33

13
 Distribución de Frecuencias

-3 -2 - te + +2s +3

68%
95%
99%
te = media
  desviación estándar
7 +- 1,33 = (5,67 ; 8,33)
7 +/- 2 x 1,33 = (4,34 ; 9,66)

PERT
A B C
2,3,10 4,7,16 3,5,13
1 2 3 4
Dur =4 Dur =8 Dur =6

=1,33 =2 =1,67

Duración Total = 4 + 8 + 6 = 18
a  4m  b
2 Total = 1,332 + 22 + 1,672 = 8,56 t e

6
 Total = 8,56 = 2,92 2
b-a
 
2
( )
6
Probabilidad Resultado Rango
68% 18 +- 2,92 = (15,08 ; 20,92)
95% 18 +- 5,84 = (12,16 ; 23,84)
99% 18 +- 8,76 = ( 9,24 ; 26,76)

14
 Ejemplo 3 – Gestión de Riesgos

A C D
2-5-10 10-15-25 5 días
días días
INICIO FIN

B E
10 días 15-20-40
días

C3

Planificación de Riesgos

Entregable Duración Reserva

estimada
1) Plan de instalación 1 semana
2) Terminación de trabajo edilicio 4 semanas
3) Instalación de generador 1 2 semanas
4) Instalación de generador 2 2 semanas
5) Instalación de generador 3 2 semanas
7) Inspección final completada 1 semana 2 semanas

15
 Simulación de Monte Carlo

C4

ESTRUCTURA DEL MÓDULO

 Análisis del valor ganado SEGUIMIENTO y
 Control de desvíos CONTROL

Gestión de
Riesgos

Gestión de
Costos

Gestión de
Tiempos

Tecnología

16
 Control Presupuestario

1) Definir Proyecto y Tareas (EDT)

2) Definir momento en que egresan los fondos
3) Calcular costo de cada tarea
4) Presupuesto acumulado = Línea base
Costo Presupuestado 1 2 3 4 5 6 TOTAL
Diseño 1.500 1.500 3.000
Construcción 2.000 2.000 2.000 6.000
Pruebas 1.000 1.000
TOTAL 1.500 1.500 2.000 2.000 2.000 1.000 10.000
Cto. acumulado 1.500 3.000 5.000 7.000 9.000 10.000
% acumulado 15% 30% 50% 70% 90% 100%

Control Presupuestario

5) Calcular Costo Real

6) Comparar

Costo Real 1 2 3 4 5 6 TOTAL

1. Diseño 1.000 1.000 2.000
2. Construcción 2.000 4.000 6.000
3. Pruebas
TOTAL 1.000 1.000 2.000 4.000 8.000
Cto. acumulado 1.000 2.000 4.000 8.000
% acumulado 10% 20% 40% 80%

Cto. Acumulado presup 1.500 3.000 5.000 7.000 9.000 10.000

17
 Técnica del Valor Ganado
Control de Costos
10.000
Presup
9.000
Real
8.000 Trabajado
7.000

6.000

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

0
1 2 3 4 5 6

Control Presupuestario

7) Calcular Valor Trabajado

 Qué % del Proyecto se ha terminado en c/ etapa?

% de Terminacion 1 2 3 4 5 6 Presup
1. Diseño 60% 100% 100% 100% 3.000
2. Construcción 20% 50% 6.000
3. Pruebas 1.000
Valor del Trabajo 1 2 3 4 5 6 TOTAL
1. Diseño 1.800 3.000 3.000 3.000
2. Construcción 1.200 3.000
3. Pruebas
Total acumulado 1.800 3.000 4.200 6.000
% acumulado 18% 30% 42% 60%
% acum. presupuestado 15% 30% 50% 70% 90% 100%

18
 Desempeño del costo

Control de Costos

80%
80%
60% 70%
60% Al finalizar el mes 4:
40%
Presupuesto: $7.000
20%
Costo real: $8.000
0%
Debería gastar Gastado Trabajado Trabajado: $6.000

Índice de desempeño del costo = IDC (IRC)

IDC = Valor Trabajado / Costo Real = 0,75
Si IDC>1 => Bueno ; Si IDC<1 => Alarma!
Variación del Costo = Val Trabajo - Costo Real = - 2.000

Desempeño de la agenda

Control de Agenda

80%
80%
60% 70%
60% Al finalizar el mes 4:
40%
Presupuesto: $7.000
20%
Costo real: $8.000
0%
Debería gastar Gastado Trabajado Trabajado: $6.000

Índice de desempeño de agenda = IDA (IRP)

IDA = Valor Trabajado / Presupuesto = 0,86
Si IDA>1 => OK ; Si IDA<1 => Alarma de atraso!
Var. de Agenda = Val Trabajado - Presupuesto = -1.000

19
 Ejemplo 4 – Seguimiento
Pasó un mes desde que comenzó el proyecto:

A C D
5 días 15 días 5 días
100% ; 4d 100% 70%
INICIO 17d FIN
$2500
B E
10 días 20 días
80% ; 15d 0%
1º - Guardar línea base
2º - Colocar fecha de estado: 01-02-20
3º - Ver índices valor acumulado
C5

Conclusiones

 Sin Project (u otro software) no podríamos

hacer una buena planificación del proyecto!!!!

 Sólo se necesita práctica y una guía de trabajo

adecuada.

 Ventajas del MS Project: ya está instalado en la

mayoría de las PCs y ahorro de gastos en
complejos software.

Hardware

20
 Project
* ¿Cómo hago para acordarme de todo esto?
“No guardes nunca en la cabeza aquello que te
quepa en un bolsillo” . Albert Einstein

Gestión de proyectos

GESTIÓN TRADICIONAL GESTIÓN EFICIENTE

Improvisación Estrategias y procesos

Unipersonal / Autoritario Equipos comprometidos
Comunicación informal Comunicación efectiva
Cierre – Memoria Lecciones aprendidas
Duplicación / Omisión Distribución efectiva
Riesgos de alto impacto Administración de riesgos
Fuera de presupuesto Eficiencia y control
Fuera de plazo Plazos predecibles
Alto desgaste Calidad de vida

21
Disfruten de los proyectos que hagan …
Y hagan los proyectos que disfruten!

GRACIAS POR
SU ATENCIÓN!

Pablo Lledó

22