EL PROTOCOLO NOTARIAL

CONSIDERACIONES GENERALES
• La existencia del protocolo supone un largo y constante perfeccionamiento de la
función notarial.

• Surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito la voluntad que

acredita los derechos adquiridos.

• El protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos

incorporados al mismo en cada año, comenzando la cuenta desde el primero de
enero y concluyendo con el último otorgamiento del día 31 de diciembre.
DEFINICIÓ N
• Se entiende por “Protocolo”, la colección ordenada de las escrituras matrices
autorizadas durante un año, y se formalizará en uno o más tomos encuadernados y
con los demás requisitos que se determinen mediante instructivos al efecto.

• Es la colección encuardenada, en que el notario pone y guarda por su orden las

escrituras o instrumentos que pasan ante él, para sacar y dar en cualquier tiempo
las copias que necesiten los interesados y confrontar y comprobar las que ya se
hubieren dado en caso de dudarse de la verdad de su contenido”.
MARCO NORMATIVO
• LEY 483

• ARTÍCULO 45. (PROTOCOLO NOTARIAL).

I. El protocolo notarial es la compilación ordenada cronológicamente de las matrices, a partir de los cuales la notaria o el

notario extiende los instrumentos públicos protocolares de acuerdo a la presente Ley y su reglamentación.

II. Forman el protocolo notarial los registros de:

a) Escrituras públicas;

b) Testamentos;

c) Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza

necesiten de protocolización;

d) Protestos de letras de cambio;

e) Poderes generales, especiales o colectivos;

f) Certificaciones de firmas y rúbricas;

g) Otros establecidos por Ley

MARCO NORMATIVO
• D.S. 2189

• ARTÍCULO 49.- (REGISTROS NOTARIALES). Los registros notariales que conforma la notaria o el notario de fe pública, comprenden el archivo de los

documentos notariales a los que da fe pública, que abarcan los protocolares en el protocolo notarial y los no protocolares en otros registros

notariales clasificados conforme la Ley N° 483 y el presente Decreto Supremo.

ARTÍCULO 50.- (PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS REGISTROS NOTARIALES).

I. Los registros notariales son de propiedad del Estado Plurinacional de Bolivia y su custodia se ejercerá conforme las disposiciones establecidas en el

presente Decreto Supremo.

II. Las notarias y los notarios de fe pública son responsables por la custodia de los registros notariales a su cargo, deberán precautelar su

conservación e integridad documental y además de dar cumplimiento a otras disposiciones establecidas por la Dirección del Notariado

Plurinacional.

III. El archivo del protocolo notarial, los registros de documentos extra protocolares y todo otro registro deben estar depositados en el archivo

notarial correspondiente, estando prohibido cualquier traslado a otro lugar salvo las excepciones establecidas en el presente Decreto Supremo.

ARTÍCULO 52.- (COMPILACIÓN DEL PROTOCOLO NOTARIAL). Para efectos de la aplicación de los Artículos 45 y 59 de la Ley N° 483, la compilación

comprende el conjunto de los documentos que dieron lugar, al protocolo original y su matriz, registrados cronológicamente y organizados según el

tipo o clase de trámite notarial.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL PROTOCOLO

• Los formularios notariales numerados correlativamente cada gestión y que son

de uso exclusivo de cada escritura.

• El legajo de documentos transcritos en los formularios notariales

• Diligencias, notas o referencias a continuación o al margen de los documentos.

• Los documentos que se integren por imperio de la ley.

• Los índices
APERTURA Y CIERRE
• Los libros protocolares se inician y concluyen cada gestión.

• Los libros protocolares deben ser aperturados y cerrados cada gestión mediante
una acta notarial.

• Ley 483:
• Art. 46. (AUTORIZACIÓN Y CIERRE DE REGISTRO).- Los registros serán
autorizados por la Dirección Departamental al inicio de cada gestión y a la
conclusión de la misma.
FACTORES CUALITATIVOS DEL PROTOCOLO

• Perdurabilidad

• Obedece a la necesidad de conservar un registro físico de las transmisiones, extinciones o

modificación de derechos.

• Autenticidad

• Las solemnidades y custodia de los archivos protocolares dificulta la suplantación de los

Instrumentos Públicos autorizados.

• Publicidad

• Sirve de fuente para la reposición, informe o certificación de la existencia de un negocio jurídico.

COMPILACIÓ N Y ORDEN CRONOLÓ GICO
• ARTÍCULO 52.- (COMPILACIÓN DEL PROTOCOLO NOTARIAL).

Para efectos de la aplicación de los Artículos 45 y 59 de la Ley N° 483, la compilación

comprende el conjunto de los documentos que dieron lugar, al protocolo original y su matriz,

registrados cronológicamente y organizados según el tipo o clase de trámite notarial.

• En forma general se entiende por orden cronológico a la manera de ordenar los datos según su

característica temporal.

• Orden cronológico es la colección ordenada de las escrituras matrices; por lo tanto, el Notario

formará el registro con la colección ordenada de las escrituras matrices otorgadas durante el año.
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS PROTOCOLARES

• Esta clase de documentos, por su contenido jurídico hacen fe de actos, hechos y

negocios jurídicos que reflejan la creación, modificación o extinción de derecho u

obligaciones existentes.

• Hechos Jurídicos.- Son eventos que se producen sin ninguna intervención humana,

pero que acarrean efectos jurídicos a su acaecimiento.

• Actos Jurídicos.- Eventos producido por intervención humana y con consecuencias

jurídica, un claro ejemplo de ello es el reconocimiento de la paternidad.

• Negocio Jurídico.- Este tipo de evento legal implica la intervención de dos o más

voluntades, por lo que importa además la reunión de otros requisitos como ser la

capacidad de los contratantes.

ASPECTOS FORMALES

• Los libros protocolares deben ser empastados con material que garantice su
conservación, se establecen, entre estos, tres grupos importantes:

• Escrituras Públicas
• Poderes
• Certificaciones de Firmas y Rúbricas
PROTOCOLOS ESPECIALES
• Además del protocolo general, existen los protocolos especiales, y reservados a éste, van dirigidos
algunos documentos

• Testamento Cerrado

• Libros Especiales.

• “ARTÍCULO 34. (COORDINACIÓN).

I. La Dirección del Notariado Plurinacional y las Direcciones Departamentales promoverán la

coordinación con autoridades indígena originario campesinos y afrobolivianos, para la incorporación
del servicio notarial al ámbito de los pueblos indígena originario campesinos y afrobolivianos previa
autorización de sus autoridades.

II. De acuerdo a las previsiones del Parágrafo anterior, en las notarías de fe pública que se
requiera, se podrá autorizar expresamente la apertura de un libro especial para el registro de actos, de
una comunidad o pueblo indígena originario campesino y afrobolivianos; en el marco de su sistema
jurídico propio. El contenido de los registros del libro especial será determinado mediante
reglamento.”
ENCUADERNACIÓ N
• Los protocolos deben ser encuadernados, por cuenta del Notario cada año, con tapa dura que
impida su deterioro.

• el Lomo de cada Tomo correspondiente a los protocolos se harán constar:

• La leyenda “PROTOCOLO”
• Tipo de Escritura a la que se refiere (Escritura Pública, Poder, Certificación de Firmas)
• Número de la Notaría.
• Nombre del Notario Autorizante.
• El Número de Matrices contenidas en el tomo (Ej: 001-400)
• Número de Tomo (I, II, etc.)
• El año de la colección
ENCUADERNACIÓ N
Ley Nº 483:
ARTÍCULO 86. (ENCUADERNACIÓN).
Se formarán tomos del protocolo
notarial que deben encuadernarse y
empastarse dentro del primer
trimestre del año siguiente a su
utilización. Los tomos deberán ser
numerados en orden correlativo hasta
las doscientas (200) fojas e ir
acompañados de sus respectivos
índices.
EL ARCHIVO NOTARIAL
• LEY Nº 483:
• ARTÍCULO 83. (ARCHIVO NOTARIAL). El archivo notarial está compuesto
por los registros, los documentos protocolizados, los libros índices y libros
especiales.

• ARTÍCULO 87. (RESPONSABILIDAD). La notaria o el notario es responsable

del buen estado de conservación y custodia de los archivos notariales.

• ARTÍCULO 88. (EXHIBICIÓN DEL ARCHIVO NOTARIAL). La exhibición,

pericia, cotejo u otra diligencia por mandato judicial, fiscal, disciplinario o
de control del archivo notarial se realizará en la oficina de la notaria o el
notario.
EL ARCHIVO NOTARIAL
• D.S. 2189:

• ARTÍCULO 41.- (CONDICIONES DE LAS OFICINAS NOTARIALES).

• I. Las oficinas notariales deberán contar con un ambiente exclusivo de atención al usuario y otros
destinados al archivo documental que cuenten con mecanismos de seguridad para evitar la pérdida,
deterioro o destrucción de la documentación a su cargo. Los ambientes deben estar debidamente
identificados.

• II. Está prohibida la atención al público en los ambientes destinados al archivo documental.

• ARTÍCULO 48 (SUPLENCIA).

• “…,… III. El suplente asumirá la responsabilidad por la custodia del archivo notarial mientras dure la
suplencia o la suspensión voluntaria”.
EL ARCHIVO NOTARIAL
• D.S. 2189:

• ARTÍCULO 53.- (ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA OFICINA NOTARIAL).

I. El archivo de la oficina notarial es el conjunto de los documentos protocolares y extraprotocolares, en originales o

matrices, ordenados cronológicamente. En cada tipo de documentos, el orden cronológico genera un número de orden

secuencial comenzando del 1, en cada gestión anual.

Los tomos se conforman aproximadamente por cada quinientas (500) hojas velando que el registro se agregue en forma

íntegra en el tomo respectivo.

II. Por cada tomo se debe elaborar un Anexo Índice con los más importantes datos de cada escritura pública como ser su

número, identificación de las partes y trámite notarial. Este Anexo debe remitirse a la Dirección del Notariado Plurinacional

en formato impreso y digital, cada vez que se concluya con un tomo, lo que permitirá ejercer la supervisión y el control del

servicio notarial.

• ARTÍCULO 54.- (ARCHIVO DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS).

Todas las escrituras públicas según su tipo como ser testimonios, poderes, trámites voluntarios, reconocimientos de firmas y

otros serán archivadas en el protocolo.

EL ARCHIVO NOTARIAL
• LEY Nº 483:

• ARTÍCULO 84. (ENTREGA DE LOS ARCHIVOS NOTARIALES).

• I. Cuando la notaria o el notario cese en sus funciones, deberá entregar el archivo notarial a su cargo a la nueva notaria o al nuevo

notario posesionado, en un plazo máximo de noventa (90) días calendario con los libros debidamente organizados, empastados y

bajo inventario.

• II. Cuando la cesación es por fallecimiento, los herederos estarán obligados a entregar el archivo notarial en el término de noventa

(90) días calendario a la nueva notaria o al nuevo notario posesionado o al siguiente en número, y los libros debidamente

organizados, empastados y bajo inventario.

• III. Si cumplido el término y no existiera una notaria o un notario posesionado, el archivo notarial será entregado temporalmente

con autorización de la Dirección Departamental, a la notaria o el notario siguiente en número o a la notaría más cercana.

• IV. El archivo notarial de una notaría suprimida, previa autorización de la Dirección Departamental, quedará asignada a la notaria

o el notario siguiente en número o de la notaría más cercana.

EL ARCHIVO NOTARIAL
• El archivo particular de cada notario
• Debe estar instalado en el despacho o estudio del Notario y está formado por los protocolos
autorizados por el notario titular a cargo

• El archivo general según el número de notaría

• Debe estar a cargo del notario que asume según el número de la notaría de la que se vuelve
custodio de la totalidad de los libros de los notarios antecesores.

• El archivo Institucional
• Debe estar a cargo y bajo la responsabilidad del Director Departamental de cada Distrito
notarial; el archivo institucional consiste en todos los libros protocolares transferidos a la
Dirección Departamental de acuerdo a su antigüedad