Políticas de caja menor

MADAPE
NIT: 900.351.423-1
Teléfono: 314 419 4585
Calle 187 # 78 – 45, Bogotá, Colombia
El 20 Agosto del 2015 se constituyó caja menor por un valor de $750.000 pesos, la cual
se utilizara en gastos de menor costo, en donde se vuelve un beneficio para el ente
económico y sus vinculados.
Políticas Funcionamiento:







Gerente área: Daniela Tobar Ruiz
Gerente financiero: Alexandra Baquero Ladino
Director administrativo: Eduin Linares Fuquene
Encargado caja menor: Eduin Linares Fuquene
Celular: 314 419 4585
E-mail:madape_2015900@gmail.com
Teléfono: 6690909
Oficina: Calle 187 # 78 – 45, Bogotá, Colombia

Se utilizara:
 Correo Certificado
 Cafetería Personal
 Compras de elementos de aseo
 Para pagos de elementos de papelería
 Gastos Inmediatos
Reglas:
 El responsable del manejo de la caja menor, recibirá soportes financieros hasta los
cinco (5) días transcurridos en el mes, para ser pagados posteriormente a los tres (3)
días hábiles después del día cinco (5).Los soportes entregados después de la fecha
establecida serán pagados al siguiente mes en el tiempo de pago, salvo casos
extraordinarios que afecten la operatividad del comité.
 Para realizar un pago es indispensable presentar el soporte contable respectivo de la
transacción efectuada.
 El monto mínimo máximo a solicitar son $ 750.000 pesos por soporte, superior a este
monto no podrá ser pagado por la caja menor.

 Los recursos de las Cajas Menores serán administrados por el empleado asignado y notificado a Servicios administrativos y Contabilidad.  El gerente financiero es el responsable de la aprobación de asignación de la caja menor dentro de la compañía. dependiendo de las necesidades de la compañía.  Las Cajas Menores deben estar representadas únicamente por dinero en efectivo. cualquier novedad que se presente deberá notificarla de inmediato a: Gerente de área. verificando los soportes y monto a la fecha de dicho arqueo. el director administrativo es el responsable de solicitar a Contabilidad la asignación.  Una vez cada dos meses el gerente de área debe realizar un arqueo.  Una vez recibida la aprobación.  Si el funcionario que solicitó el anticipo por caja menor debe retirarse de la compañía por algún motivo.  El empleado responsable de una Caja Menor es el único autorizado para recibir. Normas para el manejo:  Las Cajas Menores tendrán una cuantía máxima de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). servicios administrativos. tesorería y auditoría. . (vacaciones. licencia o retiro definitivo) deberá entregar el arqueo de su caja al gerente de área o personal delegado por cualquiera de los dos y dejar legalizados los anticipos antes de retirarse aunque los tres (3) días hábiles no se hayan cumplido. de acuerdo con lo establecido en este documento.Responsables:  El gerente será el responsable de solicitar a la dirección administrativa que le sea asignada una caja menor cuando así lo requiera su operación. indicando la persona que estará a cargo del manejo. con el fin de establecer el buen manejo y administración de la caja. guardar.  Los gastos de Operación (almacenes) deberán ser autorizados por el gerente área  Los gastos administrativos que no puedan ser manejados desde la oficina principal deberán estar aprobados por la Dirección administrativa. modificación o cierre de la caja menor indicando la cuantía máxima y persona que quedará a cargo Aprobación:  Podrá autorizar con su firma gastos por caja Menor el Gerente General de la Compañía. custodiar el dinero y atender sus pagos y reembolsos.

 Las retenciones no practicadas correctamente se descontarán de la suma a reembolsar . siempre y cuando la utilización del fondo (dinero en efectivo) haya llegado al 96% del total de la base. para esto deberá verificarse dicha retención con el área de contabilidad. (Gerente de área)  Revisar y firmar las actas de entrega de la Caja Menor. El responsable de la caja menor deberá velar porque siempre haya fondos disponibles.  Efectuar los arqueos periódicos a los empleados que manejan Caja Menor (Gerente de área). (Dirección administrativa y encargado para administración de la caja). teniendo en cuenta el tiempo estimado para el reembolso (15 días aproximadamente).  Suministrar oportunamente la información que soliciten los entes de control. Contabilidad remitirá la tabla de retención vigente establecida. la dirección administrativa y administrador de caja menor. será responsabilidad del encargado de la caja menor. practicar la retención o cualquier otro impuesto que aplique ya sea sobre la adquisición de un bien o servicio. tendrán las siguientes responsabilidades:  Notificar y entregar de manera formal mediante acta al empleado que manejará la Caja Menor. (Administrador o encargado de la caja menor). (Gerente de área / dirección Administrativa / Contabilidad)  Aprobar los reembolsos de Caja Menor. (Dirección administrativa)  Verificar que el empleado responsable de la Caja Menor cumpla con lo dispuesto en el presente documento. Responsabilidades en el manejo: El gerente del área. La reposición de los fondos se debe realizar cuantas veces el empleado responsable de la Caja Menor lo considere pertinente.  Cada vez que sea realizada una compra.