PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

PROCESO:
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO:

Versin: 2
Fecha: 23/05/2014
Aprob: Director
Administrativo y Financiero
Pgina 1 de 5

Gestin de Bienes y Servicios

Compras
Caja Menor

1. OBJETIVO: Brindar de manera rpida y oportuna recursos financieros para la compra de

insumos
2. ALCANCE: Aplica a gastos originados de los funcionarios de la Cmara de Comercio de
Cartagena
3. CRITERIOS: Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y devoluciones se
harn por caja menor hasta por un valor correspondiente al 10% de la base de la caja menor, sin
que los mismos puedan ser fraccionados. Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de
servicios que excedan de esta suma.
Se podrn autorizar por caja menor la adquisicin de bienes que sean necesarios para el
funcionamiento previa verificacin de que la entidad no los posea en el momento del
requerimiento.
No est permitido efectuar prstamos personales con recursos de la caja menor. El
incumplimiento de esta norma constituye falta grave contra el reglamento interno de trabajo.
4. DEFINICIONES
Caja menor: Es la cantidad de dinero entregado por la Cmara de Comercio de Cartagena a un
empleado, previa solicitud y aprobacin del Director del rea y Director Administrativo y
Financiero, para que segn las normas contenidas en el manual de contratacin y las necesidades
de la entidad pueda adquirir y pagar elementos de consumo, servicios y devoluciones.
Soportes: Las compras por caja menor tendrn como soporte las facturas a nombre de la Cmara
de Comercio de Cartagena o tiquete de mquina registradora con la identificacin del proveedor
(Cdula o NIT). La descripcin del bien o servicio que se adquiere. Dicho soporte debe ser firmado
por el funcionario que recibe el bien o servicio contratado.
Recibo de Caja Menor: El recibo de caja menor se constituye en el documento mediante el cual se
legaliza el pago de un bien o servicio, el diligenciamiento del recibo de caja menor debe contener
lo siguiente: fecha en la que se efectu el gasto, el valor, el concepto, la firma de la persona que
recibe con nmero de cdula y sello de la empresa.
Avance de Caja Menor: El avance de caja menor se efecta cuando un empleado solicita dinero
para realizar la compra de un bien que requiere la entidad. El empleado responsable del manejo
de la caja menor, al entregar el dinero al solicitante exigir el diligenciamiento de un vale
provisional, que deber contener: fecha, valor, nombre del solicitante, dependencia, concepto y
firma de quien recibe. El empleado responsable del manejo de la caja menor deber vigilar que la

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

Versin: 2
Fecha: 23/05/2014
Aprob: Director
Administrativo y Financiero
Pgina 2 de 5

legalizacin del avance se haga a ms tardar el da siguiente de haberlo entregado. De no hacerlo

el valor ser descontado de nmina.
Legalizacin de Avance: Consiste en el diligenciamiento del recibo de caja menor, la entrega de la
respectiva factura y la devolucin del dinero sobrante, si es el caso. Para los transportes urbanos
en buses o taxis, no se requerir de la presentacin de la factura. Sin embargo, se establecer un
lmite mximo para los mismos, conforme a las tarifas legalmente establecidas.
Base de caja menor:
CAJA MENOR
Sede Centro
Servicio al Cliente Centro
Desarrollo Empresarial
Sede Ronda Real
Seccional Carmen de Bolvar
Seccional Turbaco
Seccional Santa Rosa

BASE DE CAJA
3 Salarios Mnimos Legales Vigentes
3 Salarios Mnimos Legales Vigentes
1.5 Salarios Mnimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mnimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mnimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mnimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mnimos Legales Vigentes

5. CESIN O TRANSFERENCIA DE LA RESPONSABILIDAD DEL MANEJO DE LA CAJA

MENOR
Este caso se presenta cuando exista una caja menor bajo la responsabilidad de un funcionario que
va a disfrutar vacaciones, licencias e incapacidades programadas, ha sido ascendido o se retira de
la entidad. Para tal fin se debe cumplir el siguiente procedimiento:

La persona designada deber recibir del empleado que entrega la base de caja menor, el
dinero y el formato de solicitud de reembolso de caja menor, sumar los valores del dinero
entregado y el valor consignado en el formato de solicitud de reembolso y verificar que el
total corresponda al valor de la base de caja.

La persona designada deber elaborar y suscribir el acta de entrega de base de caja

menor, junto con el empleado que entrega, la cual debe remitirse a la Direccin
Administrativa y financiera, a su jefe inmediato y a control interno para su conocimiento.

Nota: Si por alguna razn el empleado responsable del manejo de las diferentes cajas menores
tuviere que ausentarse intempestivamente sin haber realizado el proceso de transferencia del
manejo de la caja menor a su cargo, el jefe de Control Interno en compaa del empleado a quien
vaya a delegar el manejo de la caja menor, proceder a abrir la caja menor, realizar un inventario
del contenido de la misma y se elaborara un acta de entrega de la caja menor y se dejar
constancia de este hecho en ella.

6. SEGURIDAD

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

Versin: 2
Fecha: 23/05/2014
Aprob: Director
Administrativo y Financiero
Pgina 3 de 5

A todo empleado en quien se delegue el manejo de la caja menor, deber dotrsele de un cofre
metlico con cerradura para que pueda depositar all el efectivo y los soportes de los avances y
gastos. Es recomendable que el cofre de caja menor sea guardado bajo llave en el escritorio del
empleado responsable cuando no est siendo utilizado. El empleado responsable se encargar de
velar por las condiciones de seguridad bajo las cuales se mantendr estos recursos.
7. DEVOLUCIONES
Se recibe solicitud de devolucin en el rea respectiva previas verificaciones del caso, luego se
coloca visto bueno de parte del director del rea y se enva al Jefe Financiero para su revisin y
pago en efectivo por caja menor o por cheque. Se realizaran pagos en efectivo por caja menor,
nicamente cuando los valores de la devolucin sean menores o iguales al 10% de la base de la
caja.
8. SOLICITUD DE REEMBOLSO
La solicitud de reembolso de caja menor consiste en la reposicin del dinero que se ha gastado en
la compra de bienes o servicios. Las solicitudes de reembolso se solicitaran una vez se haya
agotado en un 70% del valor de la base.
8. RESPONSABILIDAD, CONTROLES Y ARQUEOS
La responsabilidad sobre los dineros entregados como base para la caja menor es exclusiva del
empleado a quien se le delega el manejo de la caja menor. Control Interno, el Revisor Fiscal y la
Direccin Administrativa y Financiera o a quien se delegue podrn en cualquier momento y
cuando lo estimen necesario, solicitar al responsable del manejo de la caja menor rendir cuentas
sobre los fondos depositados en la misma y los soportes de los gastos efectuados. Los faltantes
que resulten de los arqueos practicados a la caja menor debern ser cubiertos por el funcionario
encargado de su manejo y si se considera pertinente, se abrir la investigacin interna
correspondiente, los sobrantes debern consignarse por caja y en ambos casos, se debe adjuntar
el recibo correspondiente al acta del arqueo practicado.
9. USOS
CAJA MENOR
Sede Centro

Servicio al Cliente Centro

Desarrollo Empresarial

USOS
Por esta caja se gestionan las compras y servicios
relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo
de las instalaciones de la entidad as como el servicio de
transporte y seguridad y todo tipo de inmediatez que se
presente en la misma en materia de funcionamiento
general de la entidad.
Por esta caja se gestionan las solicitudes de devolucin
recibidas por la Cmara de Comercio de Cartagena.
Por esta caja se gestionan las compras relacionadas con el

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

Sede Ronda Real

Seccional Carmen de Bolvar

Seccional Turbaco

Seccional Santa Rosa

Versin: 2
Fecha: 23/05/2014
Aprob: Director
Administrativo y Financiero
Pgina 4 de 5

normal funcionamiento de las capacitaciones y servicios

prestados por la Direccin de Desarrollo Empresarial.
Por esta caja se gestionan las compras y servicios
relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo
de las instalaciones de la sede de Ronda Real as como el
servicio de transporte y seguridad.
Por esta caja se gestionan las compras y servicios
relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo
de las instalaciones de la seccional Carmen de Bolvar as
como el servicio de transporte y seguridad.
Por esta caja se gestionan las compras y servicios
relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo
de las instalaciones de la seccional Turbaco as como el
servicio de transporte y seguridad.
Por esta caja se gestionan las compras y servicios
relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo
de las instalaciones de la seccional Santa Rosa as como el
servicio de transporte y seguridad.

10. FLUJOGRAMA

INICIO

SOLICITAR
GASTO DE
CAJA MENOR

APROBAR
SOLICITUD

SOLICITAR
GASTO DE
CAJA MENOR

11. CONTROL DE CAMBIOS

FIN

REEMBOLSAR
DINERO A
CAJA MENOR

FIN

LEGALIZAR

REVISAR
SOPORTES

APROBAR
SOPORTE
S

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

VERSIN
1
2

FECHA
27/08/2012
23/05/2014

Versin: 2
Fecha: 23/05/2014
Aprob: Director
Administrativo y Financiero
Pgina 5 de 5

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Creacin del documento
Actualizacin del documento