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Fase de Operación
Bien o servicio Empresa
Idea Empresa
(de montar una empresa) montada
Formulación, evaluación y
gerencia de proyectos
• Formulación: simular aspectos desde la concepción
de la idea hasta su desaparición (máximo 15 años).
• Evaluación: a partir de la formulación se puede
contestar ¿Justifica ejecutar el proyecto?
• Gerencia de proyectos: es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir
con los requisitos del mismo.
Administración de
proyectos
“La gestión de proyectos es más que sólo distribuir asignaciones de
trabajo a personas y esperar que de alguna manera logren un
resultado deseado.
Cierre
Organización y
Preparación
Inicio
Administración de
proyectos
Procesos de iniciación
• Se define la meta del proyecto.
• Se establecen descripciones claras de los objetivos, incluidas
las razones por las cuales se supone que un proyecto específico
es la mejor solución para satisfacer una demanda.
• Se establecen los requisitos del proyecto y de los productos
entregables, los límites del proyecto, el control del alcance y
los métodos de aceptación.
• Se establecen compromisos con los interesados
planificación
• Se define el plan de gestión del proyecto.
• Se refina la temática o alcance del proyecto y se diseña la estructura
de desglose del trabajo, es decir, se definen secuencialmente las
actividades que serán necesarias.
• Se plantean los costos, la infraestructura, la logística y el personal
necesario para llevar adelante el proyecto y se planifica el
cronograma de ejecución.
• Se identifican posibles riesgos y formas de superarlos.
• Se planean las formas de comunicación sobre el proyecto hacia los
interesados.
• La planificación es habitualmente progresiva y continua. Si durante la
ejecución de un proyecto se producen cambios, habrá que ajustar la
planificación.
Procesos de ejecución
• Implican integrar y coordinar la temática del proyecto con las
personas involucradas, los recursos y los tiempos planificados
para la ejecución.
• Incluyen procesos de:
• Capacitación del personal,
• la adquisición de equipamiento,
• el aseguramiento de la calidad de ejecución,
• la circulación de la información.
• Las salidas son los productos entregables
• Puede generar una re planificación. Estas variaciones pueden
incluir las duraciones de las actividades, la disponibilidad de
recursos y riesgos no anticipados.
Procesos de seguimiento y control
• Son procesos realizados para observar la planificación, la
ejecución y el cierre del proyecto de forma que se puedan
identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las
acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la
ejecución del proyecto.
• Vistas
• Tablas
31
Cinta de
opciones
Encabezado
De la tabla
Vista
Diagrama de la vista
Barra de
estado
Configuraciones iniciales
Propiedades del proyecto
Programación del proyecto
Calendario
Programación
Cambiar tiempo de trabajo - Calendarios!
Semanas Laborales y
Excepciones
Explorando el botón Opciones
Explorar
Organizador - Calendario
Taller 1
Proceso Administración de Proyectos
1. Definir el objetivo del proyecto.
2. Dividir u subdividir el alcance del proyecto en
paquetes de trabajo, identificando responsables.
3. Definir las actividades específicas que deben
realizarse por cada paquete de trabajo con el fin
de lograr el objetivo del proyecto.
4. Representar gráficamente las
actividades en forma de
“Diagrama de Red”.
Proceso Administración de Proyectos
5. Elaborar una estimación de la duración para
determinar cuánto tiempo se requerirá para
completar cada actividad.
6. Calcular una estimación del costo de cada
actividad.
7. Realizar programación y el presupuesto del
proyecto para determinar si el proyecto puede
completarse dentro del tiempo requerido, con los
fondos asignados y los recursos disponibles.
Estructura de Descomposición
del Trabajo -EDT
Representa el
proyecto
Paquetes
Actividades o tareas del
proyecto
• Deben ser:
• Medibles en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y
costo.
• Tener un producto final como resultado.
• Tener un comienzo y un fin claro.
• Ser responsabilidad de una sola persona.
Actividades o tareas del proyecto
Puede:
• Ser dependientes o independientes de otras.
• Ser simultáneas.
• Ser de ocurrencia regular o irregular.
• Tener restricciones en las fechas de inicio o terminación.
SECUENCIAS Y VINCULACIONES ENTRE TAREAS
http://organiza.weebly.com/
Ejemplo
Actividades Predecesora Duración
A - 5
B - 2
C A 2
D A 3
E B 1
F C,D 1
G E 4
Diagrama de Gantt
Red – Ruta Critica
C(2)
A(5) F(1)
D(3)
Inicio Fin
B(2) G(4)
E(1)
Red – Ruta Critica – Hallar los caminos
5 7
C(2)
0 5 8 9 Camino 1
A(5) F(1)
5 8
D(3)
Inicio Fin
Camino 2
0 2 3 7
B(2) G(4)
2 3
E(1)
Red – Ruta Critica – Hallar los holgura
H = 8-7 = 1
H = 5-5 = 0 5 7
C(2)
0 5 6 8 8 9
A(5) F(1) H = 9-9 = 0
0 5 8 9
5 8 9
D(3)
Inicio 5 8 H = 8-8 = 0 Fin
9
0 2 3 7
B(2) G(4)
2 4 5 9 H = 9-7 = 2
2 3
H = 4-2 = 2 E(1)
4 5
H = 5-3 = 2
Red – Ruta Critica – Hallar los holgura
H = 8-7 = 1
H = 5-5 = 0 5 7
C(2)
0 5 6 8 8 9
A(5) F(1) H = 9-9 = 0
0 5 8 9
5 8 9
D(3)
Inicio 5 8 H = 8-8 = 0 Fin
9
0 2 3 7
B(2) G(4)
2 4 5 9 H = 9-7 = 2
2 3
H = 4-2 = 2 E(1)
4 5
H = 5-3 = 2
Diagrama de Gantt
Ejercicio
Objetivo: Preparar un curso
Id Nombre de la Tarea Duración Predecesora
A Elaborar Documento análisis de publico objetivo 1d -
B Seleccionar docente 1d A
C Informar docente 1d B
D Elaborar plan de Trabajo 2d C
E Seleccionar Material 3d D
F Seleccionar Ejercicios 1d D
G Refinar Material 1d E
H Impartir Curso 5d F,G
I Elaborar Documento de lecciones aprendidas 1d H
J Cerrar Proyecto 3d I
Actividades
• Creación de actividades
• Secuenciar las actividades
• Definir fechas limites y restricciones
• Estimar la duración de las actividades
• Tipos de tareas en Project
• Creación de tareas recurrentes
Actividades
Id Nombre de la Tarea Duración Predecesora
Preparar un curso -
Iniciar
A Elaborar Documento análisis de publico objetivo 1d -
B Seleccionar docente 1d A
C Informar docente 1d B
Planear
D Elaborar plan de Trabajo 2d C
E Seleccionar Material 3d D
F Seleccionar Ejercicios 1d D
G Refinar Material 1d E
Ejecutar y Monitorear
H Impartir Curso 5d F,G
Cierre
I Elaborar Documento de lecciones aprendidas 1d H
J Cerrar Proyecto 3d I
Información de tarea
Información de tarea
Información de tarea
Información de tarea
• Tipo de tarea Especifica el efecto que las
modificaciones efectuadas al trabajo, las unidades
de asignación o la duración tiene sobre el cálculo
de los otros dos campos de esta tarea.
Información de tarea - Tipos
• Unidades fijas : Las unidades asignadas o recursos
son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad
de trabajo o en la duración de la tarea no afecta a
las unidades de asignación de la tarea. Se expresa,
Trabajo = Duración X Unidades
Información de tarea - Tipos
• Duración fija: la duración tiene un valor fijo,
cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de
asignación (recursos) no afecta la duración de las
tareas. Se expresa Trabajo = Duración X Unidades
Información de tarea - Tipos
• Trabajo fijo: la cantidad de trabajo tiene un valor
fijo, cualquier cambio en la duración o en el
numero de unidades asignadas no afectan al
trabajo de la tarea, se expresa Trabajo = Duración X
Unidades
Si cambiamos Si cambiamos Si cambiamos
las unidades la duración el trabajo
Tarea de La duración se El trabajo se La duración se
unidades fijas recalcula recalcula recalcula
Tarea de La duración se Las unidades La duración se
trabajo fijo recalcula se recalculan recalcula
Tarea de El trabajo se El trabajo se Las unidades
duración fija recalcula recalcula se recalculan
Información de tarea
Taller 2
Ruta Critica
Taller 3
De resaltar…
• Consultar información del proyecto, que ha pasado
con las fechas y demás información?
• Escala de tiempo, opciones.
• Copiar y pegar escala de tiempo en un documento
de Word y PowerPoint
• Poner colores diferentes a las tareas, tareas
resumen y a los hitos.
• Cambiar fecha de inicio del proyecto y fecha de
estado.
Recursos
• Elementos que se requieren para llevar a cabo las
tareas.
• En Project existen 3 tipos:
• Trabajo: Persona, equipo o instalaciones que se asignan a
una tarea y no se consumen durante la tarea.
• Materiales: Material o suministro consumible como
concreto, acero, clavos...
• Costo: se relaciona con costos independientes de las
tareas, por ejemplo costos de viaje, no dependen de la
cantidad de trabajo ni de la duración de la tarea.
Taller 4
Crear recursos
Nombre del recurso Tipo Etiqueta de Iniciales Grupo Capacidad máxima Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acumular
material
Maria Trabajo M Personas 100% $ 15.000,00/hora $ 17.000,00/hora $ 0,00 Prorrateo
Baldosas Material M² B Equipos $ 2.000,00 $ 0,00 Prorrateo
Vuelo Costo V Prorrateo
Pepe Trabajo P Personas 100% $ 2.000,00/hora $ 3.000,00/hora $ 0,00 Prorrateo
Crear Actividades
Id Modo de Nombre de tarea Duración Trabajo Predecesoras
14 oct '13 21 oct '13 28 oct '13 04 nov '13 11 nov
tarea M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L
0 Proyecto 13,44 días 151,4 horas
1 Fase 1 6,44 días 53,5 horas
2 Tarea b 3 días 24 horas Maria[50%];Pepe[50%]
3 Tarea a 2 días 7,5 horas 2 Baldosas[200 M²];Maria[30%];Pepe[40%]
4 Tarea c 2,75 días 22 horas 2 Maria;Vuelo[$ 220.000,00]
5 H:fin fase 1 0 días 0 horas 1;4 23/10
6 Fase 2 7 días 87,5 horas
7 Tarea d 3 días 23,5 horas 1 Baldosas[40 M²];Pepe
8 Tarea e 4 días 64 horas 7 Maria;Pepe
9 H:fin fase 2 0 días 0 horas 6;8 01/11
10 Fase 3 2 días 10,4 horas
11 Tarea f 1 día 2,4 horas 5 Pepe[30%]
12 Tarea g 1 día 8 horas 11 Maria
13 H:fin fase 3 0 días 0 horas 10 25/10
Recursos - Asignación
Recursos - Asignación
Configuración de la Ruta Crítica
Visualizar Ruta Critica desde
Gantt de Seguimiento.
Visualizar solamente las tareas de
la Ruta Crítica – Aplicando filtro
Visualizar estadísticas del
proyecto
Redistribución de recursos
Redistribución de recursos
Taller 5
Redistribución de recursos
Recursos - Asignación
Configuración de la Ruta Crítica
Visualizar Ruta Critica desde
Gantt de Seguimiento.
Visualizar solamente las tareas de
la Ruta Crítica – Aplicando filtro
Visualizar estadísticas del proyecto
Elementos de la pestaña vista
Elementos de la pestaña vista
Taller
Crear Proyecto a partir de Excel!
Plantillas
Crear proyecto a partir de
plantilla
Campos personalizados
Ejercicio
• Crear los campos Valor 1, Valor 2, Total.
• Hacer el campo total igual a Valor 1* Valor 2 utilizando formulas.
• Crear nuevo campo personalizado que contenga la fecha con dos días de
adelanto a la fecha de comienzo de las actividades.
• Incluir los nuevos campos en la plantilla global.
Comunicaciones a los interesados
• Entre las funciones mas importantes del gerente de
proyectos se encuentra la comunicación del estado
a los interesados.
Informes
Informes Visuales
Informes
Configuraciones de impresion
Sub Proyectos
Múltiples rutas criticas
Sub Proyectos
Múltiples rutas criticas
Taller
Línea de base
• Punto de partida del proyecto, fotografía de lo que
se ha planeado hasta el momento.
• Proporciona los puntos de referencia con los que se
compara el avance real del proyecto, ésta debe
incluir los cálculos más optimistas para la duración
de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los
costos y otras variables del proyecto que desee
supervisar.
• Puede representar también una obligación
contractual del proyecto.
Visualizar tabla – Línea Base
Establecer fecha de estado
Establecer línea base
Estructura de archivos
Seguimiento Semanal -indicadores
• Semana 1 – Intervalos de fechas, utilizando
opciones de tareas.
• Semana 2 – Intervalos de fechas, utilizando
opciones de tareas. Visualizar línea base. Ver
campos de duración real y duración restante.
• Semana 3 – Intervalos de fechas, utilizando
opciones de tareas. Ver tabla de trabajo, campos
trabajo real, trabajo restante
• Semana 4 – Intervalos de fechas, utilizando
opciones de tareas. Uso de tareas, uso de recursos.
Semana 2 – Incluir campos
Semana 4 - % de
trabajo completado
Semana 4 - % de
trabajo completado
Semana 4 - % de
trabajo completado
Informes de desempeño
• Permite determinar el estado actual del proyecto
en momentos determinados, es aspectos como:
• Estado del alcance.
• Eficiencia del cronograma y del costo.
• Problemas y pendientes, por tratar y los programados
por resolver.
Valor acumulado
Valor acumulado
Valor acumulado
• Valor Planeado: PV (CPTP), CPTP representa el
costo presupuestado del trabajo programado, en
términos de gestión de proyectos equivale al Valor
Planeado o Planificado.
• Valor Acumulado: VA (CPTR), CPTR es el costo
presupuestado del trabajo realizado, en términos
de gestión de proyectos equivale al Valor Ganado.
• AC (CRTR), en MS Project el CRTR es el costo real
del trabajo realizado, en términos de gestión de
proyectos equivale al Costo Real.
Valor acumulado
• Variación de la programación: VP = CPTR – CPTP, Negativo si esta atrasado y
positivo si esta por delante del cronograma.
• La variación de costos (VC): VC = CPTR – CRTR, Negativo si esta
sobrepresupuestado y positivo si está por debajo.
• Índice de rendimiento de Programación (IRP): IRP = CPTR / CPTP), ¿A qué % se está
ejecutando el proyecto con relación a lo planeado.
• Índice de rendimiento de Costos (IRC): IRC = CPTR / CRTR) , ¿Cuánto se logró en $ por
cada peso gastado? Los fondos están o no siendo usados eficientemente.
• El costo estimado al finalizar (CEF) es el costo total esperado de una tarea o proyecto
basándose en el rendimiento en la fecha de estado. El CEF también se denomina
previsión al finalizar y se calcula mediante la siguiente fórmula: CEF = CRTR + (CPF -
CPTR) / IRC.
• % Planeado: IIf([Duración]>0;Format(([CPTP]/[Costo de línea base]);"#0%");0)