Gestión de Proyectos

Proyecto - Definición
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que en forma gradual permite lograr un
resultado único o entregable único”. Germán, A. V. (2003).
• Temporal: Tiene un inicio y un fin definidos, puede durar horas, días o años.
• Forma gradual: paso a paso, por etapas o faces, después de cada una se tiene un
incremento.
• Entregable único: bien o servicio.
• El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando no pueden
ser cumplidos o cuando ya no existe la necesidad que da origen al proyecto.
PMBOK
 Proyecto - Ejemplos
• Desarrollar un nuevo bien o servicio.
• Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una
organización.
• Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado.
• Construir un edificio o una infraestructura.
• Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.
• Planificar un curso o una conferencia.
• Construir un puente.
• Implantar una oficina de proyectos.
• Un proyecto de investigación.
 Proyecto - Atributos
• Objetivo: bien definido, planteado en términos del tiempo,
alcance, costo.
• Tareas interdependientes: Pasos requeridos para llevar a cabo el
proyecto.
• Hitos: Representa un evento o una condición que marca el inicio
o la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto.
Tienen normalmente una duración de cero (0) y representa la
entrega de un producto.
• Tiene un cliente.
• Recursos: personas, equipos, materiales, entre otros.
• Tiene un marco de tiempo específico.
• Tiene riesgos e incertidumbres.
• Criterio de aceptación (Calidad).
 Proyecto - Restricciones

La restricción triple (Tradicional) La restricción triple ampliada

Proyecto – Origen de proyecto empresarial
• N. Sector Publico: Agua potable, Jardín infantil, ausencia o falencia en
servicio publico.
• N. Sector Privado: Empresa nueva, ampliación de empresa,
mejoramiento de un producto o nuevo producto.

Fase de Fase de Bien o servicio

Preinversión inversión
Necesidad

Fase de Operación
Bien o servicio Empresa

Idea Empresa
(de montar una empresa) montada
Formulación, evaluación y gerencia de
proyectos
• Formulación: simular aspectos desde la concepción de la idea hasta
su desaparición (máximo 15 años).
• Evaluación: a partir de la formulación se puede contestar ¿Justifica
ejecutar el proyecto?
• Gerencia de proyectos: es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo.
 Administración de proyectos
“La gestión de proyectos es más que sólo distribuir asignaciones de trabajo a personas
y esperar que de alguna manera logren un resultado deseado.

Las personas requieren información concreta y habilidades reales para trabajar de

manera satisfactoria en un ambiente de proyectos.

Las personas no se convierten en gerentes de proyectos con leer libros, sino al ser
primero integrantes de equipos de proyectos efectivos.”

Jack Gido. Administración Exitosa de Proyectos

El ciclo de vida del proyecto—
Panorama general

Ejecución del trabajo

Cierre
Organización y
Preparación
Inicio
Administración de proyectos
 Procesos de iniciación
• Se define la meta del proyecto.
• Se establecen descripciones claras de los objetivos, incluidas las razones por las
cuales se supone que un proyecto específico es la mejor solución para satisfacer una
demanda.
• Se establecen los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los límites
del proyecto, el control del alcance y los métodos de aceptación.
• Se establecen compromisos con los interesados
 Procesos de planificación
• Se define el plan de gestión del proyecto.
• Se refina la temática o alcance del proyecto y se diseña la estructura de desglose del
trabajo, es decir, se definen secuencialmente las actividades que serán necesarias.
• Se plantean los costos, la infraestructura, la logística y el personal necesario para
llevar adelante el proyecto y se planifica el cronograma de ejecución.
• Se identifican posibles riesgos y formas de superarlos.
• Se planean las formas de comunicación sobre el proyecto hacia los interesados.
• La planificación es habitualmente progresiva y continua. Si durante la ejecución de
un proyecto se producen cambios, habrá que ajustar la planificación.
 Procesos de ejecución
• Implican integrar y coordinar la temática del proyecto con las personas involucradas,
los recursos y los tiempos planificados para la ejecución.
• Incluyen procesos de:
• Capacitación del personal,
• la adquisición de equipamiento,
• el aseguramiento de la calidad de ejecución,
• la circulación de la información.
• Las salidas son los productos entregables
• Puede generar una re planificación. Estas variaciones pueden incluir las duraciones
de las actividades, la disponibilidad de recursos y riesgos no anticipados.
Procesos de seguimiento y control

• Son procesos realizados para observar la planificación, la

ejecución y el cierre del proyecto de forma que se puedan
identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las
acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la
ejecución del proyecto.

• El rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente

para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del
proyecto. Incluyen controlar los cambios y recomendar acciones
preventivas como anticipación de posibles problemas.
Procesos de cierre

• Son utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de

un proyecto o de una fase de un proyecto.
• Entregar el producto terminado a terceros
• Cerrar un proyecto cancelado.
 Administración de proyectos
La dirección de proyectos implica (PMBOK):
Identificar requisitos, abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los
interesados según se planifica y efectúa el proyecto, equilibrar las restricciones contrapuesta
del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
• El alcance
• La calidad
• El cronograma
• El presupuesto
• Los recursos y el riesgo.
 Rol del director del proyecto
El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar
los objetivos del proyecto.
Proyecto != Proceso
• Un proceso es un esfuerzo que se puede considerar como
permanente en el sentido de que produce un entregable o un
producto repetitivo (aunque puede tener pequeños cambios, y la
manera de manejar dichos cambios debería de ser un proceso o
parte del mismo). Cada vez que se realiza el proceso, se obtiene
mas o menos el mismo producto o output.. Como el proceso es
permanente, hay personas asignadas a realizarlo que hacen
básicamente el mismo conjunto de tareas y trabajos cada vez que
el proceso se lleva a cabo.
Programa, portafolios
PROGRAMA: Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se
realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que
no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual”.
PORTAFOLIO DE PROYECTOS: Conjunto de proyectos o programas y
otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de
ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de
negocio
SUBPROYECTO: Parte de un proyecto, Pueden ser subcontratos.
Cuando un proyecto es exitoso?

• Para que un proyecto sea exitoso debe estar dentro del presupuesto,
en la fecha indicada y cumpliendo con el alcance definido.
Clasificación de los proyectos
De acuerdo con el carácter del proyecto
- Proyectos Sociales - Proyectos Financieros
De acuerdo con el sector de la economía al cual esta dirigido
- Proyectos agropecuarios - Proyectos de
- Proyectos industriales infraestructura económica
- Proyectos de infraestructura - Proyectos de servicios
social
De acuerdo con el objetivo del proyecto
- Proyectos de producción de - Proyectos de prestación de
bienes: primarios servicios
(extracción), secundarios - Proyectos de investigación
(transformación): consumo en ciencia, investigación
final, intermedio o de capital aplicada
De acuerdo con el ejecutor del proyecto
- Proyectos públicos u oficiales - Proyectos privados
- Proyectos mixtos
De acuerdo con su área de influencia
- Proyectos locales - Proyectos nacionales
- Proyectos regionales - Proyectos multinacionales
De acuerdo a su tamaño
- Proyectos pequeños - Proyectos grandes o
- Proyectos medianos macroproyectos
Estrategia
• “Cómo ganar la guerra”. Sun Tzu. Art of War.
• “La estrategia es una dirección, un plan, una guía, un curso
de acción hacia el futuro o una ruta para conseguir pasar del
aquí al allá. Mintzberg. (1994)
• “Permite la creación de una posición valiosa y única en el
mercado involucrando grupo de actividades que permiten:
Hacer diferentes cosas o Hacer las mismas cosas de manera
diferente”. La efectividad operacional no es estrategia
“Porter .(1996).
Estrategia

• El producto, nuevo bien o servicio resultado de un proyecto debe

tener una VENTAJA COMPETITIVA, ya que va a enfrentar la
competencia en el mercado día a día.
• En ambientes “No competitivos”, la estrategia es crear valor.
Project Profesional 2013
Configuración Inicial

• Revisar que el separador de decimales este correctamente

configurado.
Mensaje de Error – Separador listas
Cambio del separador de decimales
Generalidades

• Pestañas

• Vistas

• Tablas

30
Cinta de
opciones
Encabezado
De la tabla

Vista
Diagrama de la vista

Barra de
estado
Configuraciones iniciales
Propiedades del proyecto
Programación del proyecto
 Calendario

Programación
Cambiar tiempo de trabajo - Calendarios!
Semanas Laborales y Excepciones
Explorando el botón Opciones

Explorar
Organizador - Calendario
Taller 1
Proceso Administración de Proyectos
1. Definir el objetivo del proyecto.
2. Dividir u subdividir el alcance del proyecto en paquetes de
trabajo, identificando responsables.
3. Definir las actividades específicas que deben realizarse por cada
paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Representar gráficamente las actividades en forma de
“Diagrama de Red”.
Proceso Administración de Proyectos
5. Elaborar una estimación de la duración para determinar cuánto
tiempo se requerirá para completar cada actividad.
6. Calcular una estimación del costo de cada actividad.
7. Realizar programación y el presupuesto del proyecto para
determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo
requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles.
 Estructura de Descomposición
del Trabajo -EDT
Representa el
proyecto
Paquetes
Actividades o tareas del
proyecto
• Deben ser:
• Medibles en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y costo.
• Tener un producto final como resultado.
• Tener un comienzo y un fin claro.
• Ser responsabilidad de una sola persona.
Actividades o tareas del proyecto

Puede:
• Ser dependientes o independientes de otras.
• Ser simultáneas.
• Ser de ocurrencia regular o irregular.
• Tener restricciones en las fechas de inicio o terminación.
SECUENCIAS Y VINCULACIONES
ENTRE TAREAS
• Predecesora: es una tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra
pueda comenzar.
• Sucesora: una tarea que depende del comienzo de o fin de la tarea
precedente.
TAREAS CRÍTICAS
• Corresponden a aquellas actividades cuyo retraso o demora en la ejecución
supone un retraso del proyecto completo.
• La ruta o camino crítico es formado por la secuencia de actividades críticas
del proyecto.
• El conocimiento de las tareas críticas permite definir prioridades, asignado
recursos, determinando el efecto de posibles riesgos y controlando algunos
riesgos del proyecto.
Diagrama de Gantt
• Muestra el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades y sus relaciones a lo largo de un tiempo total determinado.
Diagrama de red – Ruta critica
(PERT-CPM)

http://organiza.weebly.com/
Ejemplo
Actividades Predecesora Duración

A - 5

B - 2

C A 2

D A 3

E B 1

F C,D 1

G E 4
Diagrama de Gantt
Red – Ruta Critica
C(2)
A(5) F(1)

D(3)
Inicio Fin

B(2) G(4)

E(1)
Red – Ruta Critica – Hallar los caminos
5 7
C(2)
0 5 8 9 Camino 1
A(5) F(1)

5 8
D(3)
Inicio Fin

Camino 2
0 2 3 7
B(2) G(4)
2 3
E(1)
Red – Ruta Critica – Hallar los holgura
H = 8-7 = 1
H = 5-5 = 0 5 7
C(2)
0 5 6 8 8 9
A(5) F(1) H = 9-9 = 0
0 5 8 9
5 8 9
D(3)
Inicio 5 8 H = 8-8 = 0 Fin
9

0 2 3 7
B(2) G(4)
2 4 5 9 H = 9-7 = 2
2 3
H = 4-2 = 2 E(1)
4 5
H = 5-3 = 2
Red – Ruta Critica – Hallar los holgura
H = 8-7 = 1
H = 5-5 = 0 5 7
C(2)
0 5 6 8 8 9
A(5) F(1) H = 9-9 = 0
0 5 8 9
5 8 9
D(3)
Inicio 5 8 H = 8-8 = 0 Fin
9

0 2 3 7
B(2) G(4)
2 4 5 9 H = 9-7 = 2
2 3
H = 4-2 = 2 E(1)
4 5
H = 5-3 = 2
Diagrama de Gantt
Ejercicio

Objetivo: Preparar un curso

Id Nombre de la Tarea Duración Predecesora
A Elaborar Documento análisis de publico objetivo 1d -
B Seleccionar docente 1d A
C Informar docente 1d B
D Elaborar plan de Trabajo 2d C
E Seleccionar Material 3d D
F Seleccionar Ejercicios 1d D
G Refinar Material 1d E
H Impartir Curso 5d F,G
I Elaborar Documento de lecciones aprendidas 1d H
J Cerrar Proyecto 3d I
Actividades

• Creación de actividades
• Secuenciar las actividades
• Definir fechas limites y restricciones
• Estimar la duración de las actividades
• Tipos de tareas en Project
• Creación de tareas recurrentes
Actividades
Id Nombre de la Tarea Duración Predecesora
Preparar un curso -
Iniciar
A Elaborar Documento análisis de publico objetivo 1d -
B Seleccionar docente 1d A
C Informar docente 1d B
Planear
D Elaborar plan de Trabajo 2d C
E Seleccionar Material 3d D
F Seleccionar Ejercicios 1d D
G Refinar Material 1d E
Ejecutar y Monitorear
H Impartir Curso 5d F,G
Cierre
I Elaborar Documento de lecciones aprendidas 1d H
J Cerrar Proyecto 3d I
Información de tarea
Información de tarea
Información de tarea
Información de tarea

• Tipo de tarea Especifica el efecto que las modificaciones efectuadas

al trabajo, las unidades de asignación o la duración tiene sobre el
cálculo de los otros dos campos de esta tarea.
Información de tarea - Tipos

• Unidades fijas : Las unidades asignadas o recursos son un valor fijo y

cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la
tarea no afecta a las unidades de asignación de la tarea. Se expresa,
Trabajo = Duración X Unidades
Información de tarea - Tipos

• Duración fija: la duración tiene un valor fijo, cualquier cambio en el

trabajo o en las unidades de asignación (recursos) no afecta la
duración de las tareas. Se expresa Trabajo = Duración X Unidades
Información de tarea - Tipos

• Trabajo fijo: la cantidad de trabajo tiene un valor fijo, cualquier

cambio en la duración o en el numero de unidades asignadas no
afectan al trabajo de la tarea, se expresa Trabajo = Duración X
Unidades
 Si cambiamos Si cambiamos Si cambiamos
las unidades la duración el trabajo
Tarea de La duración se El trabajo se La duración se
unidades fijas recalcula recalcula recalcula
Tarea de La duración se Las unidades La duración se
trabajo fijo recalcula se recalculan recalcula
Tarea de El trabajo se El trabajo se Las unidades
duración fija recalcula recalcula se recalculan
Información de tarea
Taller 2
Ruta Critica
Taller 3
De resaltar…
• Consultar información del proyecto, que ha pasado con las fechas y
demás información?
• Escala de tiempo, opciones.
• Copiar y pegar escala de tiempo en un documento de Word y
PowerPoint
• Poner colores diferentes a las tareas, tareas resumen y a los hitos.
• Cambiar fecha de inicio del proyecto y fecha de estado.
 Recursos
• Elementos que se requieren para llevar a cabo las tareas.
• En Project existen 3 tipos:
• Trabajo: Persona, equipo o instalaciones que se asignan a una tarea y no se
consumen durante la tarea.
• Materiales: Material o suministro consumible como concreto, acero, clavos...
• Costo: se relaciona con costos independientes de las tareas, por ejemplo costos
de viaje, no dependen de la cantidad de trabajo ni de la duración de la tarea.
Taller 4
 Crear recursos

Etiqueta de
Nombre del recurso Tipo Iniciales Grupo Capacidad máxima Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acumular
material
Maria Trabajo M Personas 100% $ 15.000,00/hora $ 17.000,00/hora $ 0,00 Prorrateo
Baldosas Material M² B Equipos $ 2.000,00 $ 0,00 Prorrateo
Vuelo Costo V Prorrateo
Pepe Trabajo P Personas 100% $ 2.000,00/hora $ 3.000,00/hora $ 0,00 Prorrateo
Crear Actividades
Recursos - Asignación
Recursos - Asignación
Configuración de la Ruta Crítica
Visualizar Ruta Critica desde Gantt de
Seguimiento.
Visualizar solamente las tareas de la Ruta
Crítica – Aplicando filtro
Visualizar estadísticas del proyecto
Redistribución de recursos
Redistribución de recursos
Taller 5
Redistribución de recursos
Recursos - Asignación
Configuración de la Ruta Crítica
Visualizar Ruta Critica desde Gantt de
Seguimiento.
Visualizar solamente las tareas de la Ruta
Crítica – Aplicando filtro
Visualizar estadísticas del proyecto
Elementos de la pestaña vista
Elementos de la pestaña vista
Taller
Crear Proyecto a partir de Excel!
Plantillas
Crear proyecto a partir de plantilla
Campos personalizados
Ejercicio

• Crear los campos Valor 1, Valor 2, Total.

• Hacer el campo total igual a Valor 1* Valor 2 utilizando formulas.
• Crear nuevo campo personalizado que contenga la fecha con dos días de
adelanto a la fecha de comienzo de las actividades.
• Incluir los nuevos campos en la plantilla global.
Comunicaciones a los interesados

• Entre las funciones mas importantes del gerente de proyectos se

encuentra la comunicación del estado a los interesados.
Informes
Informes Visuales
Informes
Configuraciones de impresión
Sub Proyectos
Múltiples rutas criticas
Sub Proyectos
Múltiples rutas criticas
Taller
Línea de base

• Punto de partida del proyecto, fotografía de lo que se ha planeado

hasta el momento.
• Proporciona los puntos de referencia con los que se compara el
avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas
para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los
costos y otras variables del proyecto que desee supervisar.
• Puede representar también una obligación contractual del proyecto.
Visualizar tabla – Línea Base
Establecer fecha de estado
Establecer línea base
Estructura de archivos
Seguimiento Semanal -indicadores

• Semana 1 – Intervalos de fechas, utilizando opciones de tareas.

• Semana 2 – Intervalos de fechas, utilizando opciones de tareas.
Visualizar línea base. Ver campos de duración real y duración
restante.
• Semana 3 – Intervalos de fechas, utilizando opciones de tareas. Ver
tabla de trabajo, campos trabajo real, trabajo restante
• Semana 4 – Intervalos de fechas, utilizando opciones de tareas. Uso
de tareas, uso de recursos.
Semana 2 – Incluir campos
Semana 4 - % de
trabajo completado
Semana 4 - % de
trabajo completado
Semana 4 - % de
trabajo completado
Informes de desempeño

• Permite determinar el estado actual del proyecto en momentos

determinados, es aspectos como:
• Estado del alcance.
• Eficiencia del cronograma y del costo.
• Problemas y pendientes, por tratar y los programados por resolver.
Valor acumulado
Valor acumulado
Valor acumulado

• Valor Planeado: PV (CPTP), CPTP representa el costo presupuestado

del trabajo programado, en términos de gestión de proyectos
equivale al Valor Planeado o Planificado.
• Valor Acumulado: VA (CPTR), CPTR es el costo presupuestado del
trabajo realizado, en términos de gestión de proyectos equivale al
Valor Ganado.
• AC (CRTR), en MS Project el CRTR es el costo real del trabajo
realizado, en términos de gestión de proyectos equivale al Costo
Real.
 Valor acumulado
• Variación de la programación: VP = CPTR – CPTP, Negativo si esta atrasado y positivo si esta
por delante del cronograma.
• La variación de costos (VC): VC = CPTR – CRTR, Negativo si esta
sobrepresupuestado y positivo si está por debajo.
• Índice de rendimiento de Programación (IRP): IRP = CPTR / CPTP), ¿A qué % se
está ejecutando el proyecto con relación a lo planeado.
• Índice de rendimiento de Costos (IRC): IRC = CPTR / CRTR) , ¿Cuánto se logró en $
por cada peso gastado? Los fondos están o no siendo usados eficientemente.
• El costo estimado al finalizar (CEF) es el costo total esperado de una tarea o
proyecto basándose en el rendimiento en la fecha de estado. El CEF también se
denomina previsión al finalizar y se calcula mediante la siguiente fórmula: CEF =
CRTR + (CPF - CPTR) / IRC.
• % Planeado: IIf([Duración]>0;Format(([CPTP]/[Costo de línea base]);"#0%");0)

• Si desea profundizar en el tema remítase a:

http://office.microsoft.com/es-hn/project-help/aplicar-el-analisis-de-valor-acumulado-al-
proyecto-HA001021179.aspx#BM1
Estadísticas
 Interrogantes que puedo resolver
• Situación del alcance:
% AVANCE REAL = VA / Costo previsto
% AVANCE PLANIFICADO = PV / Costo previsto
• EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
VP: Variación de programación
IRC: Índice de rendimiento de Costos
• EFICIENCIA DEL COSTO
VC: Variacion del costo
IRC: Índice de rendimiento de Costos
Interpretación de indicadores

• IRP (CPTR / CPTP):

• > 1: Adelanto en la programación
• < 1: Atrasado en la programación
• = 1: De acuerdo a la programación

• IRC (CPTR / CRTR):

• > 1: Ha costado menos de lo esperado
• < 1: Ha costado mas de lo esperado
• = 1 Ha costado lo esperado
Bibliografía

• Project Management Institute, Inc. (PMI), PMBOK.

• http://office.microsoft.com/