CONDUCCIÓN DE

REUNIONES DE TRABAJO.

Universidad Nacional Autónoma del Valle de Sula.

UNAH V-S

Principios de Gerencia de Negocios.

Integrantes:
• José Cárcamo.
• Coralia Zavala.
Cada día y en los mas diversos medios tiene lugar
numerosas reuniones, algunas de ellas se
celebran una vez o con intervalos muy amplios de
tiempos, sin embargo la mayor parte reúnen a un
determinado numero de participantes durante
semanas o mese.
La periodicidad de estas reuniones suele ser
semanal o mensual.
¿Qué es una Reunión de Trabajo?

Es una herramienta que permite que personas

con objetivos comunes intercambien información
y lleguen a compromisos colectivos y efectivos
que consigan alcanzar una meta.
 Conducción de Reuniones Eficaces.
Razones por la que es importante convertirse en un hábil
planeador y conductor de reuniones.

1. Las reuniones de trabajo ocupan un gran porcentaje de

la semana laboral de un directivo.
2. Las reuniones de trabajo representan un costo
importante.
3. Son el escenario donde realmente se toman o revisan
la mayoría de las decisiones corporativas.
4. Es una actividad de nuestra vida cotidiana.
 Las 5 ‘P’ de las Reuniones.

• Los administradores eficaces conocen cinco

etapas de preparación para llevar a cabo
reuniones de trabajo.

1. Propósito
2. Participantes
3. Planeación
4. Participación
5. Perspectiva.
1. Propósito
 1. Propósito

• Se refiere a la razón por la que se realiza una

reunión. Una reunión cumple tres funciones:

1. Hacer un anuncio.
2. Tomar decisiones.
3. Lluvia de ideas.

De estas tres, sólo las dos últimas son verdaderas

razones para organizar una reunión.
Condiciones para realizar Reuniones.

• Las reuniones productivas resultan de una

buena toma de decisiones y una buena lluvia de
ideas, una reunión se debe realizar cuando se
apliquen una o más de las siguientes
condiciones:
1. Reuniones para compartir Información.

Cuando toda la información requerida no este en

manos de una sola persona, cuando se estimulen
las ideas al reunir a las personas, y cuando no se
este claro que información se requiere o este
disponible.
Clasificación de reuniones según la
información:

a. Descendiente.

b. Ascendente.

c. Debate o doble sentido.

 Clasificación de Reuniones de
Información
a. Reuniones Descendentes:
Reuniones en la cual un superior jerárquico
convoca a sus subordinados para transmitirles
ordenes e instrucciones.

b. Reuniones Ascendentes:
Reuniones de sondeo, dirigidas por un
superior jerárquico, que convoca a sus
subordinados, pues precisa conocer sus
opiniones o sugerencias.
 Clasificación de las Reuniones

c. Reuniones en doble sentido:

Solo aquí se habla con propiedad de comunicación, pues
existe un cambio de comunicación en ambos sentidos, el
superior no solo transmite información sino también
atiende las preguntas y sugerencias, las encuentra lógicas
e incluso las provoca con el afán de que todos realmente
hallan comprendido.
Condiciones para realizar Reuniones

2. Construcción de Compromiso.

Cuando los individuos deban comprometerse con

un curso de acción y cuando estén comprometidos
en su planeación y ejecución.
Condiciones para realizar Reuniones
3. Difusión de Información y Retroalimentación.

Cuando muchas personas deban recibir el mismo

mensaje en la misma forma, en estos casos el
correo electrónico es el mas adecuado. Sin
embargo, cuando el asunto principal no es difundir
información, sino medir la reacción y dirimir un
asunto, entonces la reunión resulta muy útil.
Condiciones para realizar Reuniones

4. Solución de Problemas.

Los grupos superan el desempeño de los mejores

individuos al cumplir tareas complejas y tomar
decisiones de alta calidad donde se necesitan
diversas tareas de información.
Por lo tanto, se deben organizar reuniones para
manejar problemas complejos y establecer
opciones para decisiones mediante lluvia de ideas.
2. Participantes.
 2. Participantes
• Se refiere a los individuos invitados a asistir a la
reunión. Para organizar una reunión eficaz es
importante determinar el tamaño, la composición
y las habilidades de los participantes.
• La composición de la reunión se refiere a las
tres principales dimensiones duales.
• Homogeneidad-heterogeneidad.
• Competencia-cooperación.
• Actividad-Proceso.
 Homogeneidad-Heterogeneidad
• Un grupo homogéneo es aquel que esta
compuesto por miembros con antecedentes,
personalidades, conocimientos o valores
similares.
Estos grupos suelen ser menos conflictivos pero
sus resultados pueden carecer de imaginación.

• Por el contrario, los grupos heterogéneos

presentan mayores diferencias entre los
individuos, pero conducen a soluciones mas
novedosas y complejas para los problemas.
 Competencia y Cooperación

• Los grupos cuyos miembros trabajan con una

meta en común y adoptan una posición
cooperativa se desempeñan en forma mas
eficaz y sus miembros tienen niveles mas altos
de satisfacción
 Actividad-proceso
• Las reuniones son más eficaces si cuentan con
la participación equilibrada de individuos
orientados a actividades (todo negocios) e
individuos orientados al proceso (enfatizan la
participación al equipo y al espíritu de trabajo).
3. PLANEACION
 PLANEACION
• La Tercera “P” , Planeación se refiere a la preparación de la
agenda para la reunión.

• Reglas para planear - Regla de los Tercios

reuniones eficaces:
- Regla de las Mitades
- Regla de los Sextos
- Regla de los Informes
- Regla de los Tres Cuartos -
- Regla de la Agenda
- Regla de Resumen
Efectivo
- Regla de la Campana de
la Agenda
- Regla de la Integridad de
la Agenda
Regla de Integridad
Temporal
- Regla de las Minutas
 Regla de las Mitades
• Todos los temas de la Agenda de la Reunión deben estar
en manos de quien programo la Reunión a mas tardar a la
mitad del intervalo de tiempo entre la ultima reunión y la
siguiente

Regla de los Sextos

• Alrededor de Dos Tercios de la Agenda deben
enfocarse en temas de la agenda actual, el
tercio restante debe subdividirse en dos sextos.
 Regla de los Informes

• Las Reuniones avanzan mejor si la ronda

habitual de “informes” no ocurre.

Regla de los Tres Cuartos

• Los paquetes de información, incluyendo minutas de la
reunión anterior y agenda, deben enviarse a tres cuartas
partes del tiempo transcurrido entre las reuniones.
 Regla de la Agenda
• Las agendas para las Reuniones deben
escribirse con verbos activos o resúmenes de
enunciados, no con una sola palabra.

Regla de los Tercios

• Todas las Reuniones se dividen en 3 Partes:
- Periodo de Inicio
- Periodo de Trabajo
- Periodo de Descompresión
 Regla del Resumen Ejecutivo
• Los informes enviados a los participantes de la
reunión siempre deben contener resúmenes
ejecutivos o memorandos de opciones.

Regla de la Campana de Agenda

• Se trata de una regla mas especifica
acerca de cuando deben cubrirse ciertos
tipos de temas de la agenda.
 Regla de Integridad de la Agenda
• Todos los Temas de la agenda se deben
analizar y los que no estén incluidos en la
agenda no deben discutirse.

Regla de Integridad Temporal

• Esa regla es sencilla: Que comience a
tiempo y termine a tiempo.
 Regla de las Minutas
• Las minutas de las reuniones deben tener tres
características:
- Relevancia de la Agenda
- Relevancia del Contenido
- Enfoque en la Decisión
3. Participación
 4. Participación
• La cuarta “P” se refiere al proceso real de las
reuniones y los métodos utilizados para asegurar que
se incluya a todos los presente.
- Presentar a los Participantes
- Establecer Reglas Básicas
- Establecer Reglas de Decisión (Regla Extensa, Regla
Intensiva, Regla de Participación, Regla del Experto y
Regla del Poder)
- Utilizar una Variedad de Medios
- Alentar y Establecer la Participación
- Resumir
5. Perspectiva
 5. Perspectiva

• La ultima “P” nos hace ver las reuniones

desde la distancia. Significa evaluar cada
junta de Trabajo y cada cierto tiempo,
valorar las decisiones y el proceso de las
series de Reuniones.
 ¿Por qué celebrar reuniones
ineficaces?

• Un escritor argentino dijo ´´si fuera a morir..

quisiera que fuera durante una reunión, allí el
paso entre la vida y la muerte es imperceptible
´´….
 ¿Por qué celebrar reuniones
ineficaces?
Bastante a menudo quienes participan en
reuniones se quejan de la ineficacia de estas,
incluso de su inutilidad, algunos simplemente se
resignan.
• Casos para analizar
 Reuniones Eficaces
• Si las reuniones funcionan bien, son una fuente
de energía, motivación y realización tanto para
el grupo como para las personas.

• Si las reuniones funcionan mal, son una perdida

de tiempo, energía y dinero
Bibliografía

• Reuniones de trabajo mas eficaces Jean

Belanger.
• Desarrollo de habilidades directivas. Whetten y
Cameron.
por su atención…. Buen día!