Actividad comunicación

Guía para directivos y participantes de reuniones

Para una buena reunión de trabajo se deben cumplir con los requisitos de hacer
anuncios, tomar decisiones e implementar lluvia de ideas.

Los directivos pasan la mayor parte de su tiempo en juntas, conforme se vaya

ascendiendo su puesto o jerarquía ya que entre más alto sea el nivel del directivo,
mayor es el número a las que debe asistir.

Existen 5 métodos “P” para una reunión eficaz

1.- Propósito
Es la razón por la que se realiza una reunión, y para que logre una buena reunión
se deben aplicar algunas condiciones:
⁃ Compartir información
⁃ Construcción de compromiso
⁃ Solución de problemas

2.- Participantes
Son aquellas personas invitadas a asistir a una reunión.
La estructura de una reunión se refiere a tres principales dimensiones:
1.- Homogeneidad-heterogeneidad
2.- Competencia-comparación
3.- Actividad-proceso

3.- Planeación
Es la preparación de la agenda para la reunión. Por lo que existen reglas para que
se lleve a cabo la planeación, entre ellas la regla de las mitades, regla de los
sextos, regla de los informes, regla de los tres cuartos, regla de la agenda, regla
de los tercios, regla de resumen ejecutivo, regla de la campana de la agenda, regla
de integridad de la agenda, regla de integridad temporal y la regla de las minutas.

4.- Participación
Se refiere a los métodos utilizados para asegurar que se incluyan a todos los
presentes ya que es necesario presentarlos entre sí y ayudarlos a que se sientan
cómodos. También se establecen reglas básicas, reglas de decisión que les permita
que estén cómodos. Existen algunas variaciones a esta regla, por lo que se realiza
una votación de prueba, una calificación ponderada y existe un rango como también
alentar y establecer la participación.

5.- Perspectiva
Nos hace ver las reuniones desde la distancia con el fin de evaluar cada junta de
trabajo y cada cierto tiempo, valorar las desiciones y el proceso de las series de
reuniones.