DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

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1002
DARIO ECHANDIA IED
QUE SON?

• La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en

documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos
administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración
Pública, la forma externa de dichos actos.
CARACTERISTICAS
• Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que
no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la
propia organización administrativa.
• Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél
que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una
Administración Pública.
• Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y
sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
SIRVE PARA…

• Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos: Función de
constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material. Función de comunicación Los documentos administrativos
sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.
TIPOS:

Carta, Circular, Hoja de Vida corporativa, Sobre, Constancias, Certificados, Actas, Memorandos
LA CARTA

Estilos :
• Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional,
laboral, institucional...etc.
• Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos
entiendan. Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que
ésta es específicamente para familiares.
• Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al
momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:
Directora de la institución).
• Partes
• Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
• Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
• Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.
• Las cartas también pueden incluir:
• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
• Fecha: día, mes y año en que se expide la carta.
• Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
• Antefirma: razón social o denominación de la causa.
• Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has olvidado de explicar o quieras aclarar.
• Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
• Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del
documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
CIRCULAR

• Circular Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de
sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que
se cumplan a cabalidad
USOS Y FUNCIONES
El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a
través de una circular se puede comunicar:
Cambios de horario.
Rotación de jefes.
Nombramiento de comisión reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicación de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y
horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las
dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la
impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
PARTES
• A)Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde
• b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
• c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.
• e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
• f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por
varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o
semibloque.
• g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a
mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo
que ostenta la autoridad.
• i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
•
HOJA DE VIDA CORPORATIVA

• Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra la información del

personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento
Humano de la compañía.
CARACTERISTICAS:

• Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de
información interno se puede archivar de manera física o digital.
• Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz
SOBRE

Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es el

complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos
elementos pueden deteriorar el documento. Tercio izquierdo: Se emplea para anotaciones tales
como: Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, cinta magnética, muestras, entre
otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior
CONSTANCIAS
• Constancias En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en
ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten,
el formato, quién lo constata, entre otros.
• TIPOS DE CONSTANCIAS:
• Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto.
Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.
• Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o)
o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a
clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
• Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por
una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa
institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados
CERTIFICADOS

• Certificados Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.

En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y
por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha
cumplido con lo afirmado en el documento.
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN