¿Qué es un oficio?

(nikol)

Los oficios son un tipo de documento que sirven para comunicar diversas cosas. Como por
ejemplo, disposiciones, informes, u órdenes. Sin embargo, también sirven para llevar a cabo
gestiones o tramites de acuerdos. Como por ejemplo, invitaciones, felicitaciones, documentos de
agradecimiento, documentos de colaboración, entre otros. Normalmente este tipo de redacciones
son llevadas a cabo o realizadas en instituciones como: embajadas, municipios, ministerios,
sindicatos, colegios profesionales, oficinas de gobierno, entre otros. En este artículo trataremos
para qué sirve un oficio y más aspectos importantes del mismo.

Las características tanto físicas como internas de un oficio son: (liz)

1. Por lo general el papel debe ser entre unos 20 o 22 cm de base por 31 o 33 cm de altura.
2. La calidad del papel debe ser muy buena, por tal razón se prefiere el de hilo.
3. El color del papel debe ser blanco, quedando para copias y comunicaciones internas las hojas
de colores.
4. Generalmente el color de la tinta debe ser negra o azul negro (oscuro).
5. Debajo del membrete siempre se debe colocar el número de oficio.
6. Normalmente el documento lleva colocado el sello de la dependencia que envía dicho mismo
documento.
7. El estilo de redacción debe ser clara, sobria, seria, concisa, natural, veraz y cortes
8. Siempre debe tratar un solo asunto
9. Generalmente siempre es escrito a máquina, es lo más recomendable.
10. Se extiende en duplicado y en original.

Elementos o estructura de un oficio( yulieth)

los oficios se encuentran estructurados de la siguiente forma:

Lugar y fecha: Es lo primero que se debe escribir, se debe colocar el lugar de donde es enviado el
documento, el día, mes y el año en curso.

Numeración: En esta parte del oficio se escriben 3 datos importantes al igual que el
memorándum. Primer va la palabra ”Oficio” en mayúscula, luego se coloca el número de
expedición separado por una línea oblicua. Y luego de ello, se deben colocar las siglas de la oficina
de procedencia y el año en curso, en letras mayúsculas separada por una línea oblicua.

Destinario: Esta parte normalmente abarca unas 4 líneas o más, dependiendo lo requerido. Acá se
debe colocar el cargo, el nombre completo, y el lugar de la persona a quien va dirigido el
documento.

Asunto: Es la cuarta parte y la palabra ”Asunto” debe ir escrita en mayúscula seguida de 2 puntos.
Después, en resumen, se debe indicar con claridad el mensaje que será explicado en el cuerpo del
documento. (lina)
Referencia: Es la 5ta parte que se utiliza, y solo es cuando se necesite mencionar la numeración
del documento recibido anteriormente, a cuyo contenido se le quiera dar respuesta.

Cuerpo o texto: Esta realmente es la parte más importante de todas, acá se debe dar a conocer el
mensaje en forma breve, clara y muy precisa.

Despedida: En la despedida se debe mostrar cortesía y amabilidad. También existen expresiones

conocidas, sin embargo, esta parte es opcional,

Firma: La persona que envía la información o el documento debe firmar en la parte baja del
documento.

Iniciales: Se colocan las iniciales de la persona que escribió el documento, es opcional también.

Clasificación de los oficios (Daniela)

Conocer esta clase de sistema de clasificación es clave para aprender cómo redactar un oficio,
porque así resultará mucho más sencillo establecer una relación entre el destinatario y el
organismo desde el cual se expide el documento.

Por destino y procedencia institucional

● Oficio interior. En el determinado caso que un oficio sea de uso interno y que por ende va
a ser movilizado dentro de las propias oficinas de una institución, se le denomina como
interior.
● Oficio exterior. Es la forma en la que se clasifica a este tipo de documentos cuando el
oficio es redactado con el objetivo de hacerlo llegar a un público en general u otra
institución ajena.

Dirigidos a una o varias personas (roymer)

● Oficio directo simple. Es aquel oficio que se redacta pensando en ser dirigido a una
persona o institución en particular, a quien se le denominará como titular. Se usa en los
casos de petición, felicitación, agradecimiento, invitación a eventos u actividades
deportivas o culturales. Como también cuando un gerente se quiere dirigir a una empresa
para ejecutar o administrar algún servicio determinado.

● -Oficio múltiple: Oficio múltiple: Este tipo de oficio se utiliza cuando la información va
dirigida a varias personas o destinarios. Por lo cual las dependencias o instituciones
 poseen el número de oficio, y dejan espacio o puntos suspensivos para poder escribir el
cargo y nombre del destinario, obviamente solo cuando lo amerite el caso. En este tipo de
oficio, el texto está basado en la emisión de instrucciones, recomendaciones, ordenes,
sugerencias o informaciones a distintos despachos u oficinas de forma simultánea. El trato
que es considerado en este tipo de oficio es descendente, vertical y horizontal por cuanto
va dirigido a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía o subordinados.

● Oficio de transcripción: (yervison)

El término ”Transcripción” indica que el objetivo de este tipo de oficio u redacción. Por lo
cual se podría decir que este documento sirve para transcribir todo el contenido de otro
oficio, es decir, como se da en el original, sin ningún tipo de alteración. Todos los
fragmentos o párrafos transcritos deben ir entre comillas y debe ser exactamente igual al
original. Por medio de este tipo de documentos se pueden emitir; resoluciones directivas,
circulares u otros casos del mismo oficio.

El tipo de relación y/o trato que se cumple a través de este documento es el de autoridad entre
autoridades del mismo nivel o subordinados dentro y fuera. Por lo cual, estos documentos sirven
para transcribir informes importantes o relevantes.

Yervison explicara el modelo de oficio que es encuentra en la hoja siguiente.