Julio César Peláez

Julián Alexis Salazar

 INTRODUCCIÓN
Se distinguen 3 fases del archivo:
Archivo de gestión o de oficina:
oficina En este archivo reposan
los documentos generados en los procesos de gestión
administrativa.
Archivo central o intermedio:
intermedio A este archivo son
transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya
consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en
su segundo ciclo de vida (semiactivos).
Archivo histórico o permanente:
permanente Aquel al cual se transfiere
la documentación del archivo central o del archivo de
gestión, y en el que debe conservarse permanentemente,
con un valor para la investigación, la ciencia y la cultura.
 JUSTIFICACIÓN
En el Archivo Central de la Universidad del Valle se
realizan varias tareas además de la conservación de
documentos, siendo el encargado de la regulación y
conservación de los documentos que la Universidad
del Valle elabora en su constante funcionamiento.
Además, este archivo tiene como misión brindar
oportunas soluciones en materia documental a la
universidad, así como sistematizar esta información
para que sea asequible a los funcionarios y demás
dependencias universitarias.
 PLANTEAMIENTO
Inicialmente se había diseñado, o
planteado abordar y desarrollar
solamente la historia del Archivo Central
e Histórico de Univalle, pero después se
amplió y se delimitó mejor el tema.
 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer la historia del Identificar el tipo de
archivo Central e Histórico documentación que custodian
de la Universidad del Valle, en el Archivo Central e
y determinar su labor como Histórico.
“guardián” de la memoria Determinar la organización
institucional. estructural del Archivo
Central e Histórico.
 METODOLOGÍA
Gracias al permiso y al visto bueno concedido por el
Jefe de Gestión Documental de Univalle, para llevar a
cabo el presente trabajo, se procedió a realizar
entrevistas y charlas a los 2 auxiliares de oficina,
quienes son encargados del archivo, donde se explicó
la historia, el desarrollo, el estado actual y la
organización de dicha institución. Así mismo, se hizo
un recorrido por las instalaciones físicas, haciendo un
registro fotográfico.
 ESTADO ACTUAL
Actualmente el Archivo Central e Histórico posee una
mayor organización en cuanto al manejo que se le da
a la documentación, así como una mejor gestión
administrativa.
Además, el Archivo Central e Histórico no presenta
planta de cargos.
 DESPUÉS
ANTES
Después
Antes
 HISTORIA
El Archivo Central nace en 1970 en la sede de San
Fernando, como una necesidad de poner orden a la
documentación producida por las dependencias.
Se traslada al campus de Meléndez en el año de 1972,
ubicado antes en el edificio de Administración con 35
estantes.
En 1986 se traslada al edificio 383, por cuestión de
ampliación del espacio para desarrollar sus labores.
En 1989 se ubica en los bajos de la Biblioteca Mario
Carvajal, con 170 estantes, hasta 1997.
En 1997 es trasladado el Archivo Central por fuera de la
Universidad, en la Antigua DANE (Cl. 5 con 73), con
220 estantes. Esta medida fue muy perjudicial, debido
al robo de información, a manos de recicladores.
En el año 2000, vuelve a manos de la Universidad,
donde se le asigna el edificio 359, espacio que
actualmente ocupa.
Anteriormente, había una desorganización en el
Archivo Central, por el gran volumen de la masa
documental y el mal estado de algunos documentos.
Con la resolución 030 de agosto de 2006 se reglamenta
el manejo de la documentación de la institución.
Se acogen a la Ley 594 de 2000.
ESTRUCTURA Y JERARQUIZACIÓN
Archivo
Central
Archivo Histórico