Aplicaciones Informáticas

 Las funciones en Excel

Funciones estadísticas más utilizadas

Funciones de búsqueda y referencia (BuscarV y

BuscarH)
Funciones lógicas o condicionales.

Referencias a datos de otras hojas del mismo

libro (internas) y a otros libros (externas).

 Aplicaciones Informáticas

 Cómo proteger una celda, una hoja y un

libro.
Cómo insertar imágenes, cuadros de

texto, etc.
Cómo importar un archivo a/desde el

formato Excel.
Cómo introducir comentarios en la hoja

de cálculo.
Las Funciones en Excel

Las funciones son fórmulas predefinidas o

integradas por Excel que realizan cálculos
utilizando determinados argumentos mediante
una sintaxis concreta, simplificando la
introducción de fórmulas complejas, aunque
también pueden realizar cálculos simples. La
función más utilizada es la de Autosuma.
Las Funciones en Excel

Podremos introducir funciones desde la

barra de herramientas estándar (botón
fx), o bien, desde el comando
INSERTAR/FUNCION.
Al seleccionar cualquiera de las funciones de
la columna derecha de la paleta de funciones,
aparece en la parte inferior de la ventana una
descripción de la utilidad de la función, así
como una muestra de su sintaxis.
 Las Funciones Estadísticas más
utilizadas en Excel (I)
Existen varias funciones estadísticas que se utilizan con
mayor frecuencia. Éstas son las siguientes:
•Función Promedio.
=PROMEDIO(Número1;Número2;......)
Función que nos devolverá la media aritmética de los
números o el rango encerrado entre paréntesis.
•Funciones Mínimo y Máximo
=MAX(Números)    =MIN(Números)
devuelven los valores máximo y mínimo
respectivamente de una lista de números.
 Las Funciones Estadísticas más
utilizadas en Excel (II)
•Función Moda.
=MODA(Números)
Proporciona como resultado el valor que más se repite
en un rango dado.
•Función Contar y Contara
=CONTAR(Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento numérico
en una lista.
=CONTARA(Rango)
Cuenta las celdas no vacías en un rango dado.
 Las Funciones Estadísticas más
utilizadas en Excel (III)
•Función Contar.si
CONTAR.SI(Rango)
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la
condición dada.
•Función Mediana
=MEDIANA(Números)
Halla el número que se encuentra en medio de un
conjunto de números, es decir, la mitad de los números
es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
 Funciones de búsqueda y referencia

En este caso, elegiremos la Categoría Búsqueda y

referencia en el lado izquierdo de la ventana y
BuscarV en el lado derecho.
Al seleccionarlo, Excel nos muestra los argumentos
de la función, así como, progresivamente al ir
agregando dichos argumentos, nos explica lo que
significa cada uno de ellos.
Funciones de búsqueda y referencia

Cómo encontrar la Función BUSCARV

 Funciones de búsqueda y
referencia
La función BuscarV busca un valor específico en la
primera columna de una matriz y nos será útil siempre
que nuestros datos estén ordenados por columnas. La
función devuelve el valor buscado en la misma fila de la
columna especificada en uno de los argumentos.
=BUSCARV(Valor_ buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;Ordenado)
Argumentos

a) Valor_ buscado: es el valor que se busca en la

primera columna de la matriz, que puede ser un valor o
una cadena de texto.
 Funciones de búsqueda y referencia

b) Matriz_buscar_en: es la matriz de información

donde se buscan los datos. Se debe utilizar una
referencia a un rango o un nombre de rango para
referirse a esa matriz.
c) Indicador_columnas: es el número de la columna
de la Matriz_buscar_en desde la cual debe devolver el
valor coincidente.
d) Ordenado : éste es un campo opcional. Es un valor
lógico que puede ser VERDADERO o FALSO.
 Funciones de búsqueda y referencia

Si el argumento ordenado es VERDADERO o se

omite, la función devuelve un valor aproximado, es
decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá un
valor inmediatamente menor que Valor_buscado que
encuentre en la matriz. Si el argumento Ordenado
es FALSO, devuelve el valor buscado y si no
encontrara ningún valor, devolverá el valor de error
#N/A. Si queremos que localice un valor
exactamente igual, pondremos entonces, FALSO.
Funciones de búsqueda y referencia

Argumentos de la función BUSCARV

 Funciones de búsqueda y referencia

En cuanto a la función BUSCARH, ésta se utilizará

cuando tenemos una matriz ordenada por filas. Esta
función buscará un valor en la fila superior de una tabla
o de una matriz de valores y devolverá un valor en la
misma columna de la fila especificada como tercer
argumento. La sintaxis es como sigue:
=BUSCARH(Valor_ buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_filas;Ordenado)
Argumentos
 Funciones lógicas o condicionales.

El uso de estas funciones proporciona flexibilidad,

debido a que permiten que una celda o rango adopte
distintos valores en función de cuáles sean los valores
de otras celdas, ya sean de la misma hoja, de otras
hojas del mismo libro o de libros diferentes. En su
formato más simple, la sintaxis de la función lógica es:
=SI (condición;acción 1; acción 2)
Por tanto, el valor que se la asignará a la celda que
contenga esta fórmula será el que derive de la acción
1, si la condición es cierta, y el de la acción 2 en caso
de que la condición sea falsa.
 Funciones lógicas o condicionales.

Para construir las condiciones se usan los operadores

lógicos:
> >= = <= < <>
mayor; mayor o igual; igual; menor o igual; menor; distinto

Excel evalúa la condición y devuelve VERDADERO su

la condición se cumple y FALSO. en caso contrario.
Se pueden usar números, rótulos o fórmulas para
construir condiciones, todo dependerá del problema
concreto que queramos resolver.
 Funciones lógicas o condicionales.
El condicional SI puede, a su vez, incluir funciones
condicionales, pudiendo así anidar (usar una función
condicional como argumento de otra función
condicional) hasta siete veces, de forma que la
flexibilidad a la hora de resolver los modelos de hoja de
cálculo es muy amplia.

=SI (condición 1; SI(condición 2 ; acción 1, acción 2); acción 3)

V
V F

F
  Referencias internas y externas.
•Referencia interna: En Excel podemos hacer
referencias al contenido de una celda que se
encuentre en otra hoja del mismo libro, a esto lo
llamamos referencia interna. La celda a la que se
hace referencia puede contener valores, textos,
fórmulas, etc. y también podrán realizarse
operaciones con ellos.
La sintaxis que se escribirá en la barra de fórmulas
para hacer referencia en cualquier celda de la Hoja 1
al contenido de la celda A1 de la Hoja 2, por
ejemplo: =Hoja2!A1
  Referencias internas y externas.

Un procedimiento más simple es tener abiertos ambos

libros simultáneamente y cuando queramos introducir
la referencia externa, pulsamos con el ratón encima de
ella, cambiando de libro activo, por lo que se escribirá
automática y correctamente esta referencia.
Referencia externa: es la referencia a una celda o
rango de otros libros o a un nombre definido en otro
libro.
  Referencias internas y externas.

Su sintaxis empieza por una comilla sencilla ('), la ruta

donde se encuentra almacenado el libro en cuestión, el
nombre de dicho libro y su extensión entre corchetes,
el nombre de la hoja, otra comilla simple, el símbolo de
admiración (!) y el rango de celdas que se deseen
referenciar.
'RUTA[NOMBRELIBRO.xls]NOMBRE HOJA'!RANGO
  Cómo proteger una celda, una hoja...
En Excel es posible proteger una hoja, una celda o
un libro por varios motivos, por ejemplo:
a) Para evitar que, accidentalmente, modifiquemos
el contenido de la hoja, libro o celda en
cuestión.
b) Para evitar que otras personas puedan
introducir y/ modificar datos o borrar fórmulas
muy complejas.
c) Para evitar que otras personas puedan acceder
a los datos contenidos en una hoja de cálculo.
Esta opción se activa mediante contraseña.
 Cómo proteger una celda, una hoja...

-Para limitar el acceso a una hoja de cálculo se

utilizan los siguientes comandos:
MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER HOJA
Aquí tenemos dos opciones:
1. NO poner contraseña y darle a ACEPTAR. En este
caso, para poder acceder de nuevo a la hoja de
cálculo y modificarla bastará con realizar la
siguiente operación mediante los comandos:
HERRAMIENTAS/OPCIONES/PROTEGER/DESPROT
EGER HOJAS
  Cómo proteger una celda, una hoja...
2. Incluir una contraseña. En este caso, tendremos
que colocar una contraseña, la cual tendremos que
escribirla dos veces. De este modo, la hoja no será
visible a no ser que introduzcamos la contraseña.
-Para proteger un libro de Excel
La protección de los libros de Excel permite restringir
la modificación de la estructura de un libro,pero no
restringe el acceso al contenido de las hojas de
cálculo que sí pueden modificarse. Esta opción se
activa mediante los comandos:
MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER
LIBRO
  Cómo proteger una celda, una hoja...

También podemos colocar, opcionalmente, una

contraseña. A través de esta contraseña será
posible modificar la estructura del libro.
De la misma forma, se puede desactivar la protección
mediante los comandos:
MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/DESPROTEGER
LIBRO
Si le hemos puesto contraseña, la pedirá y a partir de
allí, una vez desprotegido, se podrá modificar la
estructura y/o ventanas del libro.
 Cómo proteger una celda, una hoja...

-Para proteger determinadas celdas de una

hoja de cálculo
Cuando trabajamos con una hoja de cálculo
constantemente, sucede que utilizamos fórmulas,
plantillas, etc., las cuales en muchos casos no
deseamos que sean modificadas, por nosotros
accidentalmente o por otros usuarios de la misma.
De esta forma, cuando protegemos una HOJA DE
CÁLCULO, estamos protegiendo TODAS LAS
CELDAS.
  Cómo proteger una celda, una hoja...

Esto es así porque Excel trae, por defecto, la opción

de proteger todas las celdas de una hoja cuando
activamos la protección de hojas.
Sin embargo, para desproteger las celdas que NO
contengan fórmulas, o que podrán ser
modificadas, antes de proteger la hoja deberemos
desactivar la opción de protección que contiene
mediante los comandos:
MENU/FORMATO/CELDAS/PROTEGER
Y desactivaremos la opción Bloqueada
 Cómo proteger una celda, una hoja...

Esto lo realizaremos para cada celda o conjunto de

celdas que queramos desproteger,es decir, que
se desean o puedan ser modificadas
posteriormente por cualquier usuario.
Por lo tanto, esta operación deberá realizarse en las
celdas que contengan datos que puedan variar y
ANTES de proteger la hoja.
 Cómo insertar imágenes, cuadros de
texto...
En una hoja de cálculo también podemos introducir
imágenes ya sea desde archivo, prediseñadas, de
Word Art y autoformas.
Para insertar imágenes en la hoja de cálculo se
utilizan los siguientes comandos:
MENU/INSERTAR/IMAGEN
Y seleccionamos qué tipo de imagen deseamos
insertar.
 Cómo insertar imágenes, cuadros de
texto...
Si la imagen a insertar está dentro de un archivo,
habrá que especificar la ubicación de éste.
La primera carpeta que se abre es la de Mis
imágenes, pero puede desplegarse la pestaña
donde dice Buscar en y seleccionar la ubicación
correcta de la imagen.
Para insertar las imágenes prediseñadas que trae
Office, dibujos, cuadros de texto etc. lo mejor es
activar la Barra de Herramientas de Dibujo
 Cómo insertar imágenes, cuadros de
texto...
Si no está visible, puede activarse mediante los
siguientes comandos:
MENU/VER/BARRA DE HERRAMIENTAS
Y activamos la opción DIBUJO.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
Una de las prestaciones del paquete Office consiste
en la compatibilidad entre las diferentes
aplicaciones que lo componen.
Por ejemplo, se pueden importar archivos desde
Word a Excel. Por ejemplo, tenemos una tabla en
Word y queremos trasladarla a Excel para realizar
cálculos con su contenido. Lo único que tenemos
que hacer es copiar la tabla en el portapapeles y
pegarla en la hoja de cálculo con el pegado
especial, como texto o texto unicode.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
Mediante estos comandos:
MENU/EDICION/PEGADO ESPECIAL
También se podría realizar la operación contraria si
tenemos un archivo de Excel y lo pasamos a Word.
Se actúa de la misma manera, copiando la tabla en el
portapapeles y luego para copiarlo en el Word, nos
situamos en la hoja y le damos a pegado especial,
en este caso, seleccionaríamos el formato RTF, el
cual guarda las características de fuentes y tablas.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
También existen otros formatos de pegado especial.
• Al pasar un documento de Excel a Word:
Si pegamos como Hoja de Cálculo de Microsoft Excel
Objeto estaríamos pegando todo el libro dentro de
la hoja de word, con lo cual, podríamos modificar
cualquier dato o fórmula desde allí, sin necesidad de
volver a la hoja de cálculo original, modificarla y
repetir la operción de Copiar y Pegado Especial.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
Si pegamos como Texto sin formato, se copia solo el
texto, sin formato de fuentes, ni de tablar, ni
colores...
Si pegamos como Imagen, se copia como si fuera una
foto, con lo cual no se podrá modificar ningún
parámetro del documento.
Si pegamos como mapa de bits es también una
formato de imagen mejorada. Ocupa muchísima
memoria y espacio en disco, pero la imagen es
exactamente igual a la que se ha copiado.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
• Al pasar un documento de Word a Excel:
Si pegamos como Objeto Documento Microsoft Word
estaremos copiando, dentro de la hoja de cálculo, el
mismo documento pero en formato word, con lo
cual se podrá acceder a cambiar cualquier dato del
mismo desde la hoja de cálculo, sin tener que ir al
documento original. El problema es que
generalmente este formato ocupa más espacio en
disco.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
• Al pasar un documento de Word a Excel:
Si pegamos como Imagen (metarchivo mejorado), se
copia como una imagen vectorial, lo cual, a la hora
de utilizar impresoras de alta resolución queda
mejor que el mapa de bits, ocupando mucho menor
espacio en disco. No se podrá modificar ningún
parámetro del documento con este formato.
 Cómo importar un archivo a/desde
el formato de Excel
• Al pasar un documento de Word a Excel:
Si pegamos con Formato HTML se inserta el contenido
del portapapeles con formato de hipertexto (igual
que el que se utiliza para las páginas web)
Finalmente, si pegamos como Texto Unicode o Texto,
insertaremos como texto, sin conservar el aspecto
de tabla, fuentes, etc.
 Cómo introducir comentarios en la
hoja de cálculo.

Podemos introducir comentarios en una hoja de

cálculo para:
• Explicar el contenido de una celda, el resultado de
una fórmula, etc.
• Introducir o agregar notas referentes al contenido
de las celdas, para aclarar o explicar lo que
queramos, con respecto a ese trabajo.
 Cómo introducir comentarios en la
hoja de cálculo.

Para introducir comentarios debemos situarnos en la

celda donde queramos introducirlo y luego:
• Utilizar los comandos:
MERNU/INSERTAR
Y hacemos clic en Comentario
• Ó utilizar el botón derecho del ratón y hacer clic en
Insertar Comentario.
 Cómo introducir comentarios en la
hoja de cálculo.

Nos aparece entonces un cuadro de texto en color

amarillo, el que debemos rellenar con las
aclaraciones o comentarios pertinentes.
La celda en la cual se ha introducido un comentario
quedará marcada de color rojo en el extremo
superior derecho y en cuanto nos situemos encima
con el cursor aparecerá el comentario.
El comentario podrá estar siempre visible si,
situándonos sobre la celda que lo contiene, le
damos con el botón derecho del ratón a Mostrar
comentario.
 Cómo introducir comentarios en la
hoja de cálculo.

Para ocultar el comentario y hacerlo sólo visible

cuando pulsemos sobre él, habremos de hacer clic
en Ocultar comentario.