Curso de Excel Avanzado

Módulo I
Agustín Amaya - aamaya@campus.ungs.edu.ar
Universidad Nacional de General Sarmiento
Conceptos básicos
¿Qué es?
Excel es una aplicación de la empresa Microsoft que se
utiliza para crear y editar planillas de cálculo.

Fue ideada por Dan Bricklin, mientras observaba a su

profesor crear un modelo financiero en una pizarra.
Cuando el profesor deseaba cambiar un parámetro,
tenía que tediosamente borrar y reescribir todos los
valores de la tabla. Así fue que Bricklin tuvo la idea de
registrar todos los datos en una planilla para
automatizar los cálculos.
Conceptos básicos
¿Cómo es?
Excel posee una interfaz que tal como en los
sistemas contables se divide en LIBROS y a su vez
cada libro se divide en HOJAS.

Un LIBRO es en esencia un archivo de extensión xls.

Existen otras extensiones como por ejemplo xlsx

(para los archivos generados en Excel 2007 o alguna
versión superior) o xlsm (para los archivos que
contienen macros), entre otras.
Conceptos básicos
¿Cómo es?
Cada LIBRO contiene (o debe contener) al menos
1 hoja.

Por lo general al crear un libro nuevo, éste se

inicializa con 3 hojas llamadas Hoja1, Hoja2, y
Hoja3 respectivamente.

Estos nombres pueden modificados por el usuario

en cualquier momento.
Conceptos básicos
¿Cómo es?
Una hoja está compuesta básicamente por FILAS y
COLUMNAS y la intersección entre ellas se denomina
CELDA.

FILAS: se representan con números a partir del 1.

COLUMNAS: están representadas por letras a partir
de la letra A.
CELDAS: se representan con la letra de la columna
seguida por el número de fila.
Conceptos básicos
¿Para qué nos sirve?
- Manejar grandes cantidades de datos e información.
- Imprimir listados.
- Automatizar procedimientos.
- Realizar presentaciones.
- Confeccionar informes para la toma de decisiones.
- Agilizar tareas habituales y reducir tiempos.
Conceptos básicos
Rangos y matrices
Un RANGO es un conjunto de CELDAS adyacentes.

Se referencian de la siguiente manera:

CELDA INICIAL : CELDA FINAL

CELDA INICIAL: es la celda superior izquierda del rango.

CELDA FINAL: es la celda inferior derecha del rango.

Por ejemplo A1:D10.

Conceptos básicos
Rangos y matrices
Una MATRIZ en Excel es un conjunto datos organizados
en filas y columnas.

Podríamos considerar entonces que una hoja es una

MATRIZ ya que está representada con filas y columnas.

Excel trabaja con matrices unidimensionales (con una

sola fila o una sola columna) y matrices bidimensionales
(con filas y columnas).

Se representan del mismo modo que los rangos.

Conceptos básicos
Tipos de datos
Los tipos de datos que podemos ingresar son:

1. Texto
2. Números
3. Fechas
4. Horas
5. Fórmulas y funciones

En general, Excel detecta automáticamente el tipo de

dato que se ingresa en una celda, dándole el tratamiento
adecuado.
Conceptos básicos
Texto y números
Si en una celda se ingresa un número, Excel lo alineará a
la derecha, dándole automáticamente un formato de
número:
4523

En caso que se ingrese una letra o un valor alfanumérico,

Excel lo alineará a la izquierda:

MFC249
Conceptos básicos
Fechas
Excel almacena todas las fechas como números enteros
que representan fechas a partir del 01/01/1900.

Por lo tanto:
El número 1 representa el 1 de Enero de 1900,
el número 2 representa el 2 de Enero de 1900, etc.

Esto le permite al sistema realizar cálculos y operaciones

entre dos o más fechas.
Conceptos básicos
Horas
Excel almacena las horas como números decimales que
van desde el valor 0,0 (para las 00:00:00 hs) hasta el valor
0,999988425925928 (para las 23:59:59).

1 segundo -> 0,0000115740740740741

1 minuto -> 0,000694444444444446
1 hora -> 0,0416666666666668

Esto le permite al sistema realizar cálculos y operaciones

entre valores de horas.
Conceptos básicos
Fórmulas y funciones
Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor
que será asignado a la celda en la cual se introduce la
fórmula.

Una fórmula puede utilizar operadores matemáticos,

lógicos o también funciones específicas.

Las fórmulas siempre comienzan por un signo igual (=).

Este signo indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una fórmula o una función.
Conceptos básicos
Formato de celdas
Es el proceso a través del cual podemos cambiar la
apariencia y/o comportamiento de una o varias celdas.

Desde el cuadro de Formato de celdas podremos

modificar 6 atributos:

Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.

Todos los atributos excepto Número y Proteger, están

relacionados con el estilo de la celda.
Conceptos básicos
Formato de celdas
El atributo Número nos permite alterar el modo en el
que un valor de tipo numérico será mostrado en la celda.

Por ejemplo, el número 40284 formateado como fecha,

mostrará la fecha 16/04/2010 ya que, si bien ingresamos
un número, éste recibirá un tratamiento de fecha y
mostrará el día que está representado por ese número.

El atributo Proteger nos permite bloquear u ocultar la

celda. Esto debe ir acompañado de una protección del
libro o la hoja en la que se aplicó ese formato.
Conceptos básicos
Validación de datos
Consiste en limitar el dato que se va a ingresar dentro de
una celda.

Esta limitación se utiliza, entre otras cosas, para evitar

cargar datos redundantes o para que una fórmula no
devuelva un error de tipo de dato.

Se realiza mediante un criterio de validación que puede

ser personalizado.
Referencias
Descripción
Las referencias son una parte fundamental en el manejo
de Excel.

Mediante ellas podemos acceder a las celdas o rangos

de un mismo libro o buscar datos en otro libro que
tengamos en nuestra computadora.

También podemos obtener información de archivos

excel que estén en algún servidor al que tengamos
acceso.
Referencias
Definición
Se definen mediante una letra que representa una
columna, seguida por un número que representa una
fila.

Cuando nos posicionamos sobre una celda, Excel resalta

el nombre de la columna y el número de fila, remarca el
borde de la misma y además nos muestra el nombre o
referencia de esa celda.
Referencias
Celda activa
A la celda seleccionada se le denomina CELDA ACTIVA.

Se puede observar en el recuadro superior izquierdo la

referencia. También podemos reemplazar esa referencia
por el nombre que queramos.
Referencias
Uso
Utilizamos estas referencias para obtener un dato de
una celda y colocarlo en otra o bien extraer un dato
para usarlo en una fórmula o en una función.
Referencias
Tipos de referencias
Podemos pensar en una referencia como la “dirección”
de una celda dentro de un libro.

Cuando usamos una fórmula que incluye “direcciones” y

la copiamos o movemos hacia otras celdas, esas
“direcciones” se van actualizando en relación a las
nuevas posiciones de la fórmula.

El comportamiento de esa actualización dependerá del

tipo de referencia que estemos utilizando.
Referencias
Referencias relativas
Por defecto, las referencias en Excel son relativas, varían
en relación al cambio de posición de la celda en la que
se declaran.

Si a la fórmula anterior la copiamos dos filas más abajo,

el número de fila de la referencia va a “aumentar” dos
veces.

Lo mismo sucedería si copiamos o movemos la fórmula

dos columnas a la derecha.
Referencias
Referencias relativas
Referencias
Referencias absolutas
Las referencias absolutas son aquellas que se mantienen
fijas aunque la fórmula cambie de posición.

Son muy útiles cuando queremos utilizar un solo valor

para realizar varios cálculos, por ejemplo cuando
queremos calcular el tipo de cambio.

También se suelen utilizar cuando consultamos datos de

una matriz o rango de celdas que debe ser siempre el
mismo.
Referencias
Referencias absolutas
Para fijar la posición de una fila o columna debemos
anteponer el símbolo $ al nombre de la columna y/o
número de fila. Por ejemplo, si queremos fijar la
referencia A23, debemos escribir $A$23.

Podemos fijar la columna, la fila o ambas.

Cuando se fija solamente una fila o columna se

denomina Referencia mixta ($A23 o A$23).
Referencias
Referencias absolutas
En este ejemplo, la referencia a la celda E5 es absoluta.
Referencias
Referencias a rangos de celdas
Estas referencias se usan para operar con un conjunto
de valores existentes en varias celdas.

Se definen mediante dos referencias individuales unidas

por el operador de rango representado con los dos
puntos (:).

Se especifican de izquierda a derecha y de menor a

mayor número de fila. De no ser así, Excel reformula la
referencia automáticamente o indica que el rango es
nulo.
Referencias
Referencias a rangos de celdas
Referencias
Administración de nombres
Un nombre en Excel es una abreviación que tendrá un
significado especial dentro de nuestro libro ya que lo
utilizaremos para hacer referencia a una celda, a un
rango de celdas o a una tabla.
Podemos crear y asignar nombres rápidamente desde el
administrador de nombres:
Referencias
Referencias a celdas de otra hoja
En muchos casos, necesitaremos obtener datos que se
encuentran en otra parte del libro.

Si queremos tomar un valor de una celda que está en

otra hoja, debemos especificar el nombre de esa hoja y
colocar el símbolo de exclamación (!), seguido de la
referencia.

Por ejemplo: =Hoja2!A2

Referencias
Referencias a celdas de otra hoja
Referencias
Referencias a celdas de otro libro
Si queremos tomar un valor de una celda que está en
otro archivo, debemos utilizar la siguiente sintaxis:

[Libro2.xls]Hoja1!A2

En caso de que el libro no se encuentre en el mismo

directorio, debemos anteponer la ruta:

'C:\MisLibros\[Libro2.xls]Hoja1'!A2
Referencias
Referencias 3D
Cuando queremos tomar una referencia de una misma
celda pero de dos o más hojas distintas, podemos usar
la siguiente sintaxis:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!C3)

Cabe mencionar que no es posible utilizar este tipo de

referencias con cualquier función de Excel más allá de
las matemáticas y estadísticas son las que permitirán su
correcto uso.
Fórmulas y funciones
Fórmula
Es una ecuación que realiza operaciones matemáticas como suma
y multiplicación sobre los datos en una hoja de cálculo.

= B1 + B2 + B3 + B4
Función
Es una fórmula predefinida. Son pequeñas macros prediseñadas
para realizar cálculos utilizando valores específicos denominados
argumentos que van entre paréntesis.

= SUMA(B1:B4)
Fórmulas y funciones
Ejemplo
Calcular el promedio del rango de celdas A1:C3.

A B C
1 7 8 9
2 10 6 8
3 8 4 6

FORMULA: = (A1:C3) / 9
FUNCION: = PROMEDIO(A1:C3)
Fórmulas y funciones
Operadores matemáticos
Estos operadores especifican el tipo de cálculo que se
desea realizar sea suma, resta, multiplicación o división.

+ SUMA 3+3

- RESTA / NEGACION 3 - 2 | -1

* MULTIPLICACION 3*3

/ DIVISION 9/3

% PORCENTAJE 25%

^ EXPONENCIACION 2^3
Fórmulas y funciones
Operadores lógicos o de comparación
Estos operadores comparan dos valores devolviendo
como resultado un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

= IGUAL QUE 3 = 3 (VERDADERO)

> MAYOR QUE 3 > 2 (VERDADERO)

< MENOR QUE 5 < 3 (FALSO)

>= MAYOR O IGUAL QUE 9 >= 3 (VERDADERO)

<= MENOR O IGUAL QUE 9 <= 3 (FALSO)

<> DISTINTO A 7 <> 7 (FALSO)

Fórmulas y funciones
Otros operadores

SIMBOLO OPERACION EJEMPLO

& Concatena dos o más valores =”Bart ” & “Simpson”

: Especifica un rango de celdas B4:B15

; Combina varias referencias en una =SUMA(B4:B15;C4:C15)

Genera una referencia a las celdas

(espacio) =B7:D7 C6:C8
comunes a las dos referencias
Fórmulas y funciones
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula,
Excel ejecutará las operaciones según la prioridad de
cada operador.

Si una fórmula contiene operadores con la misma

prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división), Excel
evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Fórmulas y funciones
Prioridad de operadores
OPERADOR DESCRIPCION
: ; (espacio) Operadores de referencia

- Negación (-1)

% Porcentaje
^ Exponenciación
* / Multiplicación y división
+ - Suma y resta
& Concatenación
= > < >= <= <> Comparación
Fórmulas y funciones
Categorías
Dentro de las funciones podemos encontrar las siguientes
categorías:

● Base de datos ● Financieras

● Búsqueda y referencia ● Información
● Compatibilidad ● Ingeniería
● Cubo ● Lógica
● Estadísticas ● Matemáticas y trigonométricas
● Fecha y hora ● Texto
Fórmulas y funciones
Matemáticas y trigonometría
Son las más utilizadas en Excel para realizar operaciones
numéricas simples o complejas.

Ejemplos:
● SUMAR()
● PRODUCTO()
● REDONDEAR()
● PROMEDIO()
● SUMAPRODUCTO()
● RESTO()
Fórmulas y funciones
Búsqueda y referencia
Permiten localizar datos de acuerdo a criterios
establecidos en la búsqueda.

Ejemplos:
● BUSCARV()
● BUSCARH()
● INDICE()
● COINCIDIR()
● DESREF()
Fórmulas y funciones
Lógicas
Evalúan si una expresión es verdadera o falsa y devuelven
valores en base al resultado de esa evaluación.

Ejemplos:
● SI()
● Y()
● O()
● ESERROR()
● VERDADERO()
● FALSO()
Fórmulas y funciones
Información
Devuelven características del estado de un valor o una
celda.

Ejemplos:
● CELDA()
● ESERR()
● ESERROR()
● ES.PAR()
● ES.IMPAR()
● ESLOGICO()
Fórmulas y funciones
Definidas por el usuario
Son aquellas que fueron escritas por el usuario utilizando
el código de Visual Basic.

Para ello se requiere un mínimo conocimiento de

programación.

Se escriben de manera similar a las llamadas Macros.

Fórmulas y funciones
Anidamiento y combinación
Las funciones pueden actuar como argumentos de otras
funciones. A esto se le llama anidamiento de funciones.

Supongamos que un empleado obtiene una comisión del

10% sobre la ventas totales sólo si el promedio de las ventas
supera los $ 4500.

A B C
1 $ 3500 $ 6000 = SI(PROMEDIO(A1:B1)>4500;SUMA(A1:B1)*0.1;0)
Fórmulas y funciones
Anidamiento
Resultados:

A B C
1 $ 3500 $ 6000 $ 950,00
2 $ 5000 $ 3950 $ 0,00
3 $ 4000 $ 8000 $ 1200,00
4 $ 5600 $ 2000 $ 0,00
5 $ 7000 $ 2750 $ 975,00
Fórmulas y funciones
Fórmulas matriciales
Las fórmulas matriciales son fórmulas que trabajan con
matrices de datos. No trabajan con un solo valor sino con
una serie de datos y se pueden clasificar en dos tipos:

1. Las que devuelven solo un valor.

2. Las que devuelven varios valores.

Estos valores pueden colocarse en varias celdas o

trabajar con ellos como argumentos de otras
funciones.
Fórmulas y funciones
Fórmulas matriciales
Para tratar a una fórmula o función como matricial
debemos realizar una combinación de teclas específica
una vez escrita la fórmula.

Esta combinación es la siguiente:

CTRL + SHIFT + ENTER

Fórmulas y funciones
Errores
Cuando escribimos fórmulas en las celdas, tenemos que
especificar todos los valores requeridos por esa fórmula.

Estos valores deben ser de un tipo específico y debe

respetarse la cantidad de argumentos que necesita dicha
fórmula.

Si por algún motivo estas condiciones no se dan, Excel

devolverá como resultado un determinado tipo de error.
Fórmulas y funciones
Tipos de errores
ERROR DESCRIPCION
###### El valor es mas grande q el ancho de la Columna

#¿NOMBRE? Referencia a una función inexistente

#¡REF! Referencia que no puede ser localizada

#¡DIV/0! División por cero

#¡VALOR! Argumento de tipo no válido
#¡NUM! Cuando una operación sobrepasa sus límites
#¡NULO! Rango especificado incorrectamente
#N/A Indica que el valor buscado no existe
Fórmulas y funciones
Revisión de fórmulas

Rastrear precedentes: muestra las celdas vinculadas a la fórmula.

Rastrear dependientes: muestra las celdas cuyo valor depende
del valor de la celda activa.
Mostrar fórmulas: muestra las fórmulas en las celdas, en lugar
del resultado de las mismas.
Evaluar fórmula: depura la fórmula evaluando cada parte.