Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
com
ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
Por:
Marco Julio León Rendón
Consejero Gerencial
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVO GENERAL
PLANEAR
Definir objetivo y recursos para lograrlo
HACER
1. Entrenar
2. Ejecutar lo planeado
VERIFICAR
Lo ejecutado versus lo Planeado
ACTUAR/ACCIÓN/AJUSTAR
Acción correctiva o preventiva o mejora
CUESTIONAMIENTOS IMPORTANTES,
PERO NO...
EL CUERPO LA MENTE
• • Me cuesta concentrarme en una sola cosa a la
Regularmente duermo menos de 7 u 8 horas y a vez, y me distraigo fácilmente en el transcurso del
menudo despierto cansado día sobre todo con el e-mail
• A menudo no tomo desayuno o me conformo con •
algo que no es nutritivo Paso gran parte del día reaccionando a crisis y
exigencias inmediatas en lugar de centrarme en
• No hago suficiente ejercicio (es decir, actividades con valor a largo plazo y alto
entrenamiento cardiovascular al menos tres apalancamiento
veces por semana y entrenamiento de fuerza al • No dedico suficiente tiempo a la reflexión, las
menos una vez por semana) estrategias, y al pensamiento creativo
• No tomo descansos regulares durante el día para •
renovarme y recargarme realmente, o a menudo Trabajo en las noches o en los fines de semana, y
almuerzo en mi escritorio, si es que almuerzo casi nunca tomo unas vacaciones sin e-mail
AFIRMACIÓN 1 2 3 4
1 Llego a las reuniones puntualmente y preparado
2 Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones
3 Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas)
4 Las reuniones que organizo acaban puntualmente
5 Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio
6 Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas
7 Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo
8 Leo los fax el día que los recibo
9 Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas
10 Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día
11 Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas
12 Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta del despacho
13 Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago
14 Limito la duración de mis llamadas
15 Permito que un colega, el jefe o una secretaria filtre mis llamadas
16 Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré)
17 Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo
18 Leo los memorandos internos más adelante
EVALUE SU APTITUD:
APTITUD Continuación. Si la respuesta fuera “pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4…
elija otras ociones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.
AFIRMACIÓN 1 2 3 4
19 Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde
20 Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente
21 Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo
22 Hago un seguimiento del trabajo delegado
23 Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página
24 Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho
25 Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a
actuar
26 Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente
27 Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más
28 Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas
29 Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas
30 Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado
31 Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro
32 Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo)
TOTAL DE PUNTOS ………………………………………………………………………………………………
AUTOEVALUESE:
AUTOEVALUESE Sume las respuestas. Si su resultado es inferior a 64 su aptitud de administración de tiempo es
baja. Si su puntuación es superior a 64 e igual a 95 su aptitud es aceptable. Si supera los 95 puntos merece un
aplauso y mantenga su aptitud pues esa excelente.
Algunas definiciones del
tiempo, administración del
tiempo y leyes del tiempo
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
Para los griegos era un dios: CRONOS
Intangible
Inelástico
No se puede ahorrar
Irrecuperable
Recurso escaso
PARADOJA DEL TIEMPO
• “MIENTRAS PARECE QUE NO TENEMOS
TIEMPO SUFICIENTE, TENEMOS TODO EL
TIEMPO QUE PODEMOS POSEER”
• El problema no es la escasez del tiempo, sino
el uso del mismo.
• La solución a la paradoja es recordar que
siempre hay tiempo suficiente para las cosas
que realmente son IMPORTANTES
Principales Quitatiempos –
Ladrones del tiempo –
Enemigos de la productividad
ENEMIGOS DEL TIEMPO
• La desorganización. Papeleo • Las buenas intenciones … pero sin
• El perfeccionismo acciones
• Deficiente trabajo en equipo • La dificultad de decir no
• Interrumpir la actividad planeada • Reuniones largas
con trivialidades • Reuniones y Visitas inesperadas
• La indecisión • Deficiente comunicación
• La procrastinación. Aplazar • Fallas en la delegación.
• Síndrome del experto • Falta de independencia
• No tener en cuenta las tres clases • No autoevaluarnos constantemente.
de tiempo impuesto: El del jefe, el • “Hacerlo todo” o hacerlo todo al
del sistema y el tiempo mismo tiempo
autoimpuesto o discrecional • Falta de objetivos y plazos.
• Inhabilidad para decir “No” Planeacion
• Errores sistemáticos • Pasar de una tarea a otra sin ningún
• Preparación inadecuada. orden
• Falta de autodisciplina • Información incompleta
• Cambio o confusión de prioridades • “Hacer mandados”
• Conversaciones ociosas
“AFILAR LA SIERRA”
ESTADÍSTICAS DEL TIEMPO (Michael Fortino)
• La persona promedio a lo largo de su vida empleará:
• 7 años en el baño
• 6 años comiendo
• 4 años limpiando la casa
• 3 años en reuniones
• 8 meses abriendo correspondencia
• 6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde
• 120 horas lavándose los dientes
• 5 años haciendo filas
• La persona promedio lee menos de 10 páginas de un libro por
año
• Mira 49,5 horas de televisión semanal, es decir, en una persona
de 70 años, 13 serán de televisión y 5 de ellos mirando
comerciales.
• 1 año buscando objetos y papeles extraviados
• 4 minutos por día conversando con su esposo o esposa
• 45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos
Proverbio
LA ÉTICA DEL CARÁCTER
La ética del carácter enseñaba hace 150 años que existen
principios básicos para vivir con efectividad, y que las
personas sólo pueden experimentar un verdadero éxito y una
felicidad verdadera cuando aprenden esos principios y los
integran a su carácter básico. Está es el cimiento del éxito
duradero, nuestra primera naturaleza, los principios o leyes
naturales.
LA ÉTICA DE LA PERSONALIDAD
Después de la Primera Guerra Mundial el éxito paso a ser
una función de la personalidad, de la imagen publica, de las
actitudes y las conductas, habilidades y técnicas de relaciones
publicas y humanas. Esta, en lo esencial, tomo dos sendas:
1.La de las técnicas de relaciones públicas y humanas
2.La actitud mental positiva (AMP)
LA ÉTICA DEL CARÁCTER/LOS PRINCIPIOS
• Integridad • La simplicidad
• Fidelidad • La dignidad humana
• El Valor • La modestia
• La humildad • El servicio
• La mesura • La calidad o excelencia
• Rectitud (equidad mas • El crecimiento
justicia) • La educacion y el estimulo
• Honestidad • El potencial
• Confianza (Integridad mas • La regla de oro
honestidad) • La Efectividad
• La paciencia • Paz
• El esfuerzo/la pasion • Alegria
• Coherencia/consistencia • Poder
• Amor • Verdad
• Pureza
Si quiere superar retos y
alcanzar metas: “identifique
y aplique el principio o ley
natural que gobierna los
resultados buscados”.
S. Covey
Éste es quizás el más grande de
todos los descubrimientos para
quien ha emprendido la
búsqueda de la sabiduría:
!Los principios que
necesitamos en nuestra vidas
ya están dentro de nosotros!
Conductas, hábitos,
metodologías y
herramientas para la
administración del tiempo
7 CLAVES PARA ADMINISTRAR
MEJOR SU TIEMPO
Entorno
Seiri
Despejar
Seiketsu
Seiton Estandarizar
Organizar Shitsuke
Seiso Continuar
Limpiar
SEI: SENTIDO
CADA COSA SIEMPRE EN SU MISMO SITIO
Tu sistema de CCP (Caja Fuerte - Carpetas – Papelera)
1. En una Caja Fuerte, a ser posible en otro lugar fuera de tu zona
residencial, guarda las escrituras, seguros, partidas de nacimiento y
certificados importantes. Incluye una copia de tus números de tarjeta de
crédito y débito.
2. ¡Todo en Carpetas! Ten una carpeta para las finanzas, donde estarán los
recibos y extractos fundamentales. Una carpeta con anillas será lo mejor para
archivar por fechas. Elimina papeles de la superficie y guárdalos ¡ya!
SER PROACTIVO
PRIMERO LO PRIMERO
HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA
GANAR - GANAR
VICTORIA ESCHUCHAR Y
PÚBLICA SER ESCUCHADO
SINERGIA
AFILAR LA SIERRA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ALAN LAKEIN
1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos
y ordenarlos de acuerdo con su importancia.
2. Elaborar diariamente la lista de las cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s; no con las “C”s, es decir, los asuntos
de
primera y no con los de tercera importancia.
4. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi
tiempo en estos momentos?
5. Manejar cada hoja de papel una sola vez
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se
conviertan en pendientes.
HACER PRODUCTIVO EL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE
I II
T E Actividades: Actividades:
TAN Crisis.
R Prevención, afilar la sierra
P O Problemas apremiantes Construir relaciones.
IM Reconocer nuevas oportunidades
Proyectos cuyas fechas vencen
Planificación, recreación.
III IV
Actividades:
Actividades:
T E Interrupciones, algunas llamadas.
O
N TAN Trivialidades, ajetreo inútil
Correo, algunos informes.
O R Algunas reuniones. Algunas cartas.
P Algunas llamadas telefónicas.
IM Cuestiones inmediatas y acuciantes.
Actividades populares. Pérdidas de tiempo.
Actividades agradables.
Urgente No Urgente
Importante
I Resultados: II Resultados:
•Estrés •Visión/perspectiva
•Agotamiento •Equilibrio
•Administración de crisis •Disciplina
•Siempre apagando incendios •Control
•Poca crisis
III Resultados:
IV
No importante
I II
20 - 25% 65 - 80%
25 - 30% 15%
III IV
No importe
15% 1%
50 - 60% 2 - 3%
I II
Resultados:
Visión, perspectiva
Equilibrio
Disciplina
control
Poca crisis
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DINERO
URGENTE NO URGENTE
I II
Arriendo Ahorro general
Cuota de vivienda o de cualquier Ahorro para educación
clase de préstamo Ahorro para pensión
Pago de servicios públicos Pago de administración
IMPORTANTE
Pago de administración Compra de carro
Mercado Ahorro para vacaciones
Colegio Planeación de la inversión
Pago de préstamos y deudas Planeación de la compra de
vivienda
Planeación de un negocio propio
III IV
Comidas fuera del hogar exceso de vida social
NO
IMPORTANTE Gasto en esparcimiento no planeado Compra de ropa demasiado costosa
Gasto excesivo en préstamos Exceso en planes de esparcimiento
y deudas (viajes y comidas por fuera de casa
Compra de cosas lujosas todas las semanas)
lujos innecesarios
PASO 5
Planee su día
PASO 4
Planee su semana
PASO 3
Identifique sus metas
PASO 2
Identifique sus roles clave
PASO 1
Desarrolle una misión personal
El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar nuestras
vidas con efectividad, desde un centro de principio sólidos, desde el
conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y
en lo urgente, y dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento
de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.
Planeación semanal:
semanal
Fijar el mejor
Horario
Identificación Seleccionar
Realizar
de Roles Metas (por
Planes para
cada rol)
alcanzar
cada meta Adaptación
diaria
El hilo conductor primario es las relaciones de las actividades
frente a los resultados estratégicos centrales, y el secundario es
el tiempo. Delegar
Semana Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
Roles Metas
del --- al ----
Comprobar
parámetros
Prioridades
semanales. Prioridades diarias
del mercado
Rol 1:
Account
Estudiar
encuestas de
Manager satisfacción
Plan 30 Clientes
nuevos
Compromisos/Tareas
Hacer
seguimiento
Tiempo
Rol 2: a acciones
8
privado
correctivas
Auditor
ISO 9000 Ejecutar el plan
9
de auditoría
interna 10
Reunión 11
seguimiento
metas 12
Rol 3:
“Equipo
Presentación
proyecto
Ganador” Emprendedor 1
2
3
4
5
6
6 PASOS SENCILLOS PARA DOBLAR SU TIEMPO
Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillos y ganarás unas horas con ellos
• Usa el papel por las dos caras. Obvio, pero casi nadie lo hace
GRACIAS