Redacción de documentos

profesionales
Fuente: “Cómo me cuesta escribir” – Carlos Pacheco
Recordemos

El proceso de producción de un texto es un proceso iterativo que consta de tres

etapas:
1- Planificación: Aquí usted define el tema sobre el que se va a escribir, el
objetivo del texto y el público o el lector al que se dirigirá.
2- Ejecución: En la redacción usted debe responder a cuatro preguntas básicas:
¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? Hay dos preguntas complementarias que
ayudan a recopilar información. Estas son: ¿Por qué? y ¿Cómo? Y en negocios,
muchas veces ¿Cuánto?
3- Revisión: Hay tres aspectos en los cuales se debe detener antes de entregar
su texto. - El cumplimiento del objetivo que se propuso - La precisión de los datos
- La sintaxis, la ortografía y la legibilidad.

Hoy nos enfocaremos en la ejecución

Escritura en negocios

 La escritura es un vehículo para alcanzar un objetivo

 Lo fundamental es definir con claridad ese objetivo y estructurar el texto
para que lo cumpla
 A diferencia de otros productos literarios, lo principal es la CLARIDAD y la
PRECISIÓN. Esto incluye tanto la estructuración del texto como la
gramática, la ortografía y la legibilidad
Aspectos importantes:
1- Clarificar el objetivo/ tema, que condicionará el estilo (informativo,
análisis, opinión, instrucciones, procesos), que condiciona la estructura
2- Analizar al lector ( edad, formación, jerarquía, relación-confianza- hábitos
de lectura
3- Definir la estructura (I-D-F, Pirámide invertida, Hollywood, Rastreo Rápido)
4- Prestar especial atención a los comienzos y finales
 Estructura básica de un texto
 Hay diversas estructuras que en general corresponden a diferentes tipos de
documentos.
 La estructura más usada consiste en una introducción, un desarrollo y un final.
 En un texto escrito con esta técnica, las ideas principales están ubicadas en el
primer párrafo, en las primeras frases de los siguientes párrafos y en el último
párrafo.
 En el primer párrafo (introducción) debe resumir los datos más relevantes
del tema. Solo en casos excepcionales debe utilizarse más de un párrafo. Aquí
deben responderse de forma breve las preguntas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo?
¿Dónde?
 El “desarrollo” se ubica en el cuerpo central del texto, formado por uno o más
párrafos, donde se desarrollan las principales ideas. La primera frase del
párrafo expresa la idea más relevante, y las restantes frases de cada
párrafo la complementan.
 El “final” es un último párrafo, cuya función es cerrar, brindar una conclusión o
resumir el texto.
Otras estructuras

 Pirámide invertida: De lo más importante a lo menos importante –

formato noticia
 Hollywood : equilibrio – ruptura del equilibrio – restitución del equilibrio
(adecuado para narrar como se desarrollaron / resolvieros eventos)
 Rastreo Rápido: consiste en dejar pistas y textos subrayados o
destacados que ayuden al lector a encontrar lo que necesita de forma
rápida. Por ejemplo la frase inicial de cada párrafo cumple la función de
ser un breve subtítulo que resume o adelanta el contenido.
Tiene tres utilidades: la prelectura, la lectura selectiva y el rastreo de
aquello ya leído.
Ejemplo de Rastreo Rápido:

Según John Kotter, estos son los principales errores a la hora de iniciar un cambio dentro de la organización:
Demasiada complacencia –Existen numerosas fuentes de complacencia dentro de las organizaciones. Por
ejemplo, la ausencia de una crisis visible e importante, el sentido de ser poderosos por tener muchos recursos, la
falta de retroalimentación externa para medir el desempeño de la organización hacia el exterior, el tener una
historia pasada llena de éxitos y la aversión hacia la incertidumbre

No lograr crear una coalición suficientemente poderosa. –Con frecuencia se inician procesos de cambio sin
contar con suficientes aliados a alto nivel dentro de la organización. El cambio tiene una dimensión política
importante, la cual requiere dispones de una base de apoyo suficientemente poderosa desde el principio.
Subestimar el poder de la visión. Iniciar un proceso de cambio con una visión muy poco definida de lo que se
quiere lograr hace casi imposible orientar y coordinar los esfuerzos de cambio y reduce las posibilidades de
mantener una base de apoyo fuerte hacia el proceso.
Comunicar la visión insuficientemente. Hay quienes consideran que no es necesario comunicar la visión del
cambio a la organización. La experiencia ha demostrado que si la gente no entiende qué es lo que se quiere
lograr y es convencida de ello, las posibilidades de lograr una participación masiva y eficaz en el proceso de
cambio son muy bajas.

Permitir que obstáculos bloqueen la nueva visión.A lo largo del camino se presentan obstáculos que limitan la
marcha del proceso. Si esos obstáculos no son enfrentados, el proceso de cambio será bloqueado y no logrará el
éxito.
Las preguntas básicas y
complementarias
 Un texto correcto debe dar respuesta a las preguntas básicas: ¿Qué?
¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
 Y a las preguntas complementarias: ¿Porqué? ¿Cómo?
 Y en negocios, en muchos casos ¿Cuánto? (¿Cuánto cuesta?, ¿Cuánto
cobraremos?
¿Cómo iniciar? Esquema del
documento
 “Antes de escribir aprenda a pensar”. Recuerde que para escribir con
claridad necesita en primer lugar ordenar sus pensamientos.
 Realice un esquema de los aspectos a incluir en el texto y el orden en
que serán desarrollados.
 Preparar esta guía consiste en anotar brevemente las ideas principales
qué se escribirán en la introducción, las ideas que formarán parte del
“desarrollo” y la idea con la que se dará fin al texto.
MEMO
 Un “memo” (memorando o memorándum) es utilizado en muchas empresas
para las comunicaciones internas, actualmente circula en general por mail.
Técnica One – page memo
 1. ¿Cuál es la idea? Describa en una sola línea lo que usted desea o propone.
 2. ¿Cuáles son los antecedentes? Responda a preguntas como: ¿Qué condiciones
lo llevan a usted a realizar esta propuesta? Aquí debe brindar información que
no admita discusión y que respalde su propuesta. Si hay un problema a resolver,
debe explicarlo de manera objetiva.
 3. ¿Cómo funciona? Aquí debe dar detalles. Responda a las preguntas ¿Cómo?
¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
 4. ¿Cuáles son los beneficios? Explique el porqué de su propuesta o idea. Por lo
general, los beneficios se agrupan en tres tipos: - La propuesta está alineada a la
estrategia. - Hay experiencias previas que demuestran que sirve. - Es rentable.
 5. ¿Cuáles son los próximos pasos? Diga qué recomienda hacer a continuación.
 MAIL – tips (1)

1- Remitente – Quién escribe

• Usar las opciones de configuración (por defecto aparece la dirección de e-mail)
(Nombre – Empresa: Juana Gómez – Google / Nombre –Producto)
• Tener presente que en la bandeja de entrada la columna Nombre tiene 15 o 20
caracteres
• Casilla empresarial – casilla personal: seriedad
2 – Asunto
• Breve – directo – al grano (tener presente la relectura – búsqueda)
• Dar cuenta del tema central con claridad
• No dejar en blanco
• Re:re:re: cuidado con el corriemiento de tema (un asunto- un mail). Ajustar asunto o
iniciar otra secuencia de correos
 Remitente y asunto definen si el mail se abre o no, deben llamar la atención
Mail - tips (2)
 Asunto: Doble titulación: Para un uso más efectivo del asunto en útil utilizar
ciertas palabras en el Asunto que permitan identificar rápidamente el tipo de
email enviado
URGENTE: El asunto del email refiere a una acción que debe ser atendida de forma
inmediata. Ejemplo: “URGENTE: Cambiar la fecha del pasaje MVD – EZE”.
ACCION: El asunto del email solicita una acción, aunque no necesariamente
inmediata. Ejemplo. “ACCION: Imprimir 30 copias del Manual de Inducción”.
DECISION: El Asunto del email requiere una decisión por parte del receptor.
Ejemplo: “DECISIÓN: Aprobar el presupuesto de Capacitación”.
REVISAR: En el asunto se pide la revisión, opinión u asesoramiento del receptor.
Ejemplo: “REVISAR: Acuerdo de Privacidad”.
PREGUNTA: El asunto del email incluye un requerimiento de información al
receptor. Ejemplo: “PREGUNTA: Fecha de liquidación de comisiones”. IMPORTANTE:
El asunto no requiere acción, pero se entiende que es importante que el receptor
lea el email. Ejemplo: “IMPORTANTE: Ajuste del sistema de comisiones de ventas”.
FYI o PSI (For your information o Para su información): El email se envía para
mantener informado al receptor sobre un asunto en particular. Ejemplo: “PSI:
Acuerdo de privacidad”
Mail - tips (3)

3- Cuerpo
• 1 tema por mail
• Si espera una respuesta debe ser claro sobre qué tipo de respuesta
espera
y para cuándo
• Breve
• Explicar que incluye adjuntos y de qué se tratan
4- Adjuntos:
• Cuide el tamaño de los adjuntos o busque otra vía para compartir
• Adjunte el adjunto!
• Saludo inicial: Siempre se inicia con un saludo. Tono: depende de la
relación y el tema
INFORME
 el informe es un documento de una o más páginas, generalmente
escrito en la estructura Introducción-Desarrollo-Final, y cuyo fin es
básicamente “informar”.
 Usos de los informes, ejemplos:
- Para informar de un hecho. Ej: “La Unidad 4 de Atención al Cliente
interrumpió sus funciones a las 14 horas debido a un fallo en el servidor
central de datos”.
- Un informe periódico o regular. Por ejemplo, un informe mensual de la
audiencia del sitio web de la empresa.
- Para presentar un proyecto o idea de proyecto.
 Para informar de los avances.
 Para informar de los resultados de una reunión, un viaje o una gestión
Mail - tips (4)

 Nunca responda de manera apresurada

 Si debe dar un mensaje duro tome su tiempo
 Nunca responda si está emocionalmente alterado
 Evite malos entendidos:
• Verifique si el mail es el canal apropiado
• Recuerde que es texto frío, sin feedback ni respuesta inmediada, sea
extremadamente educado y claro
• Emoticones – pros y contras
• Si recibe un mail que cree inadecuado, pida aclaración, no suponga “no
entendí bien… o reformule: “ entiendo que me estaría solicitando…
Mail - tips (5)

 Un solo tipo de letra: fuente, tamaño y color

 NO ESCRIBA EN MAYÚSCULAS (Se interpreta como gritar), excepto que
desee manifestar que está gritando
 Cuidado con las cadenas
 Recuerde que el mail “tiene alas”
 Si los remitentes no se conocen entre sí, cuide la privacidad utilizando
CCO, de otro modo, intente evitarlo
 No suponga que su mail fue leído
 Siempre que pueda, responda
 El mail no es el canal adecuado para emergencias
 Informes
 Existen múltiples tipos de informes, tantos como tipos de trabajo profesional:
informes financieros, informes de consultoría, informes de diagnóstico sobre
diversos tópicos.
 Algunas recomendaciones para la redacción de informes empresariales son:
• Respaldar su análisis en hechos y evidencias comprobables, incluyendo las
fuentes de información que sean necesarias
• Si el informe tiene una extensión mayor a 5 páginas, incluir un resumen ejecutivo.
• Incluir cuadros, cifras, gráficas, como anexos, no en el cuerpo principal del
informe.
 La estructura típica de un informe profesional es:
Objetivo
• Metodología
• Actividades
• Resultados
• Conclusiones - Próximos pasos – Lecciones aprendidas
• Anexos
Resumen ejecutivo
 El Resumen Ejecutivo de un informe procura captar la atención del lector, ya
que es una base para decidir si se continúa la lectura.
 En informes cortos, el resumen ejecutivo debería ser de un párrafo, para
informes largos, de una carilla.
 El resumen ejecutivo, si bien formalmente se presenta al inicio del informe, es
lo último que se realiza.
 Procura responder a las preguntas clave: quién hizo qué, para qué, por qué,
contratado por quién, con qué objetivo, cuáles resultados obtuvo
 No es una síntesis del texto
 No tiene porqué seguir el orden del informe principal

Otros elementos del informe

-
• Portada – (título – autor – fecha – versión)
• índice o tabla general de contenidos
• índice de cuadros y tablas
• Glosario de abreviaturas y conceptos
Plan de Negocios
 El Plan de Negocios es un documento que “ordena los recursos, objetivos, metas y
estrategias necesarias para el éxito de nuestro emprendimiento….es la hoja de ruta
del proyecto” (Mari, 2009)
 El contenido típico de un Plan de Negocios es:
• Carátula
• Índice
• Resumen Ejecutivo
• Introducción
• Antecedentes que llevaron a la formulación del proyecto
• El entorno del Proyecto: Información del entorno internacional y regional que
impacta a la empresa y a la competencia.
• El mercado: Análisis del mercado, matriz FODA
• Características de la Empresa: Misión, visión, valores, antecedentes
• Recursos Humanos
• Marketing y Ventas
• Recursos Financieros
• Riesgos y estrategias de salida
PROPUESTAS COMERCIALES

 Las seis partes de una propuesta

1- comprensión de las necesidades del cliente
2- solución propuesta
3- equipo de profesionales e información técnica
4- honorarios
5- roles y responsabilidades
6- índice
 PROCEDIMIENTOS - INSTRUCCIONES
 La regla de 7 (+) (-) 2la capacidad promedio de una persona para memorizar
información es de 7 ítems. Si escribimos un procedimiento que consta de 12 pasos
lector procesará bien hasta 7 pasos, por lo que no recordará los 5 restantes o no los
comprenderá correctamente.
 Los procedimientos son un conjunto de indicaciones, paso a paso, para resolver
problemas o ejecutar tareas específicas.
 Lo más importante en un procedimiento es indicar con claridad lo que se debe hacer
y en qué orden.
 Imperativo o infinitivo, 3ª persona singular
 Ejemplo un procedimiento para atender el teléfono.
1. Espere a que el teléfono suene al menos dos veces.
2. Atienda la llamada.
3. Diga: “Buenos días, usted se ha comunicado con…Mi nombre es … ¿En qué puedo
servirle?”
 Ortografía y Sintaxis for dummies
No adopte la actitud de “igual se entiende” porque muchas veces no se
entiende.
El corrector ortográfico es fundamental pero no resuelve todos sus
problemas: público, publico, publicó – halla- haya- grabar – gravar
Las oraciones largas son más difíciles de leer que las cortas. Ante la duda,
acorte, divida oraciones, simplifique.
Utilice oraciones con sujeto, verbo y predicado. Cuide la concordancia.
Evite el abuso de gerundios. No comience oraciones con gerundio.
No abuse de siglas y la primera vez defínalas
En la revisión, limpies su texto: elimine aliteraciones, repeticiones
innecesarias, datos irrelevantes.
Léalo en voz alta; si le resulta difícil; reformule.
Busque otros lectores.
Deje descansar el texto
 Marcadores Textuales - Conectores
Se utilizar para dar fluidez y coherencia al texto, subordinar los conceptos e incrementar la
potencia argumentativa
Noción de suma: También , Además, Asimismo, Igualmente
Matiz intensificativo: Más aún, Es más, Encima
Grado máximo: Incluso, Hasta, Para colmo
Causativos: Puesto que, Porque, Pues
Consecutivos: Por esta razón, Por lo tanto, Por tanto, Por consiguiente, De ahí que, De manera
que, Por esta razón, En consecuencia, Por lo que sigue, Así pues. Entonces, Por eso
Comparativos: Del mismo modo, De modo similar, Análogamente, Igualmente
Opositivos:  A pesar de todo, Ahora bien, Con todo, Aún así, Al mismo tiempo, De cualquier
modo, No obstante, Pero, En cierto modo, Sin embargo,  En cierta medida,  Si bien, Hasta cierto
punto,  Por otra parte, En cambio, Por el contrario
Ordenadores: Primeramente, Por último, En suma, Terminando, Para resumir
Transición: Por otra parte, A continuación, Por otro lado, En otro orden de cosas
Temporales: Por último, A continuación, Temporalmente, Finalmente, Inmediatamente,
Actualmente
Antes de, Antes que, A partir de, Desde entonces, Después
Reformulativos: Esto es, En otras palabras, Es decir, A saber, O sea
Recapitulación: En suma, En resumen, En una palabra, Dicho de otro modo, En otras palabras, En
síntesis