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correctamente, en 10 pasos
En nuestro día a día, tanto en lo laboral como fuera de ello, no es infrecuente que en
alguna ocasión debamos elaborar un informe para dar cuenta de alguna situación
o problema.
Tanto para presentar una queja, como para hacer una solicitud o simplemente
documentar una situación determinada, este será el tipo de documento que generalmente
vamos a redactar. Pero algunas personas pueden encontrar complejo elaborar un
informe. Por eso en este artículo os proporcionamos una serie de pasos sobre como
redactar un informe, a nivel general.
¿Qué es un informe?
Existe una amplia variedad de tipos de informe, que pueden tener diferentes propósitos
y estructuras diferenciadas. Sin embargo en este artículo se plantea la realización de un
informe que tenga en cuenta la estructura general de cualquiera de ellos.
Antes de empezar a escribir debemos reflexionar sobre qué queremos conseguir con
nuestro informe. ¿Vamos a solicitar la solución a un problema o simplemente a
almacenar datos para poder usarlos más adelante? ¿Queremos reflejar una
investigación científica o presentar una queja? Hemos de tenerlo en cuenta para
seleccionar el tipo de informe que sea más pertinente según el caso.
No todos los informes son iguales, pudiendo presentar cada uno sus propias
características distintivas. Por ejemplo, un informe expositivo va a reflejar datos sin
realizar ningún tipo de interpretación respecto a ellos, no existiendo la posibilidad
de hacer conclusiones, mientras uno de tipo demostrativo va a requerir que el sujeto
elabore hipótesis y las ponga a prueba de manera que obtenga una serie de resultados y
conclusiones.
3. Contempla el target
No solo importa el para qué o el cómo, sino que se debe pensar en que público tiene
nuestro informe como objetivo. Ello nos permitirá adecuar el nivel de lenguaje tanto a
nuestras necesidades como a las de dicho público.
Aunque depende del tipo de informe, es posible utilizar elementos visuales que
faciliten la comprensión de los datos. Nos estamos refiriendo por ejemplo al uso de
gráficos de barras para analizar frecuencias o bien para realizar un análisis de ganancias
y costes.
6. Título
7. Redacta la introducción
Para comenzar cabe aclarar que un informe se trata de un texto que puede estar escrito
en prosa técnica, científica o comercial y que tiene el objetivo de comunicar
información, generalmente dirigida a personas o entidades capacitadas para tomar
decisiones; de allí la importancia de saber cómo redactar un informe.
Por ello, saber como redactar un informe será crucial para la efectividad de la
información manejada a la hora de resolver las situaciones en él planteadas.
Expositivo
Interpretativo
Demostrativo
Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros pasos para saber
cómo redactar un informe:
El informe Interpretativo narra los hechos, los interpreta y analiza para obtener
conclusiones y dar recomendaciones.
El informe Demostrativo presenta una tesis planteada por el autor y la descripción de los
pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas.
Hay una estructura general que es de inevitable conocimiento a la hora de saber cómo
redactar un informe: introducción, desarrollo y conclusión.
En la introducción se presenta el problema y los objetivos buscados (¿Para qué? ¿Por qué? y
¿Con qué?).
Resulta obvio, aunque necesario, aclarar que la definición que se tenga en las respuestas
de las preguntas planteadas facilitará la resolución de la cuestión de cómo redactar un
informe.
Por último, algunos consejos para una mejor redacción de su informe: presentar la
información con objetividad; mencionar el mayor número de datos posibles,
presentarlos organizada y jerarquizadamente; citar las fuentes de información
consultadas; usar párrafos cortos y exponer concreta y precisamente las conclusiones y
recomendaciones.
4. No repitas palabras
La amplitud de vocabulario, así como el nivel cultural de una persona se notan en el uso
excesivo de palabras. Busca sinónimos o conceptos que pudieran reemplazar lo que
escribiste. Lo primero que debes hacer es encontrar tus muletillas (las palabras que
repites constantemente), buscarlas en tu texto con la funcionalidad en Word de Ctrl + B
y cambiarlas por otras. El idioma español es sumamente amplio; aprovéchalo.
8. Sé auténtico
Para conseguir que tus posts ganen tracción es esencial que definas cuál será tu voz,
tono y estilo de escritura. No intentes sonar muy distinto a como hablas, ya que el lector
lo notará, y tampoco trates de imitar el estilo ni las ideas de alguien más. Ojo: nunca
escribas de un tema del que no conoces.
19. No te distraigas
Igual que en muchas otras actividades de tu negocio (como elaborar presupuestos)
escribir también requiere de enfoque y concentración. Así que antes de escribir
asegúrate de encontrarte en un ambiente relajante que invite a la inspiración. De ser
posible apaga tu celular, alertas de Skype y cualquier otro elemento que pudiera
distraerte.
Trabajo Social
Como trabajadores sociales se espera que nuestro trabajo sea de calidad, y que la
manera de comunicamos sea efectiva y clara, sobre todo con profesionales de otras
áreas, pero lamentablemente muchas veces esto no sucede. Es por eso que a
continuación te ire contando paso a paso cual sería una de las formas adecuadas de
escribir un buen informe. Ojalá te ayude.
1. Elabora un Plan
¿Este es tu primer informe? Tranquilo (a) haremos lo mejor posible para que puedas
sentirte satisfecho con lo realizado, así que comencemos. Partamos dejando los nervios
a fuera y comienza escribir ya sea en una hoja en blanco o donde realmente te sea más
cómodo. Y vamos a comenzar con lo siguiente:
Propósito del informe: Aqui deberás escribir cual es el propósito de tu informe E.j: “El
siguiente informe tiene como propósito evaluar el plan de intervención del señor X la
cual ingreso al programa el día 10 de Diciembre de 2012, siendo referida de X”
Anota puntos importantes: A continuación te invito a que escribas algunas notas
como vas a partir el informe, la introducción en la cual tienes que exponer el propósito
y porque es necesario realizar ciertas acciones.
Lo que conseguirás con esto, es que tendrás un panorama de aquello que sabes y no, lo
cual te invitará a obtener más información para escribir. Y lo más importante, el
elaborar un plan te hará ahorrar tiempo, que es lo más valioso.
2. Escribe un Borrador
3. Realiza un Resumen
Es importante que tus informes puedan contar con un resumen, ya que si una persona lo
lee rápidamente, pueda tener el panorama completo de la situación que se desea
informar, es por ello que es importante que incorpores los principales antecedentes de la
manera más clara y resumida posible.
Para escribirlo te dejo los siguientes consejos:
La mejor forma de quedar satisfecho con tu informe es que lo edites las veces que sea
necesario, hasta que llegues al punto de sentirte satisfecho, para ello te dejo una seríe de
puntos que considero importante:
5. Revisión Final
¡Por fin la última parte! Luego de haber pasado por lo 4 puntos anteriores, es momento
de que compruebes si realmente el informe se entiende y manda el mensaje que
deseamos transmitir, es por ello que te aconsejo que le pidas la opinión a algún
compañero de trabajo o colega, para que te pueda dar un feedback. No tengas
vergüenza, todos estamos aprendiendo 🙂 así que adelante. Una vez que obtuviste el
feedback y mejoraste aún el documento. Es momento de imprimir, y por fin liberarte 🙂
¿Cuánto escribir?
No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada
uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de
ser breve pero explicativo debe ser constante.
Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En
definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o
metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las
partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y
Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo
informe.
La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que
hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se
detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como
idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con
paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de
lector.
Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han
surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes
expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero
conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.
Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se
han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las
soluciones aportadas en ese informe.
Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor
presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la
situación objeto de análisis.
Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa.
Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con
el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del
informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.
Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas
citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y
fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe.
Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el
informe (documentos o webs).
¿Word o PowerPoint?
Dos modalidades
Cómo organizarlo
Índice.Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes.
Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente
paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.
Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en
cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes,
frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para
que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y
símbolos para resaltar datos.
La lectura es uno de los grandes placeres de la vida, qué duda cabe. Hace pocos días
nos hacíamos eco de nuestro particular ránking con 50 libros imprescindibles que hay
que leer una vez en la vida, y hoy volvemos a por más, aunque desde otro punto de
vista.
Steven Pinker nos acerca las claves psicológicas para escribir mejor
En su libro The Sense of Style: The Thinking Person’s Guide to Writing in the 21st
Century (Sentido de estilo: La guía del pensador para escribir en el siglo XXI),
publicado en 2014, Pinker nos aconseja y nos ofrece una completa guía para
aquellos que queramos mejorar como escritores.
A continuación, hemos resumido los seis puntos en que se basan las enseñanzas de
Steven Pinker. Si quieres ser escritor y mejorar tus historias, esto te puede ayudar.
Los lectores no saben lo que tú sabes. Este parece un punto muy obvio, pero no lo es
tanto. Si hay personas que no comprenden bien lo que estás intentando transmitirles a
través de tus textos, el problema no es suyo, sino tuyo. Lo siento.
El motivo psicológico de este fallo a la hora de escribir es que nuestro cerebro tiende a
dar por sentados muchos conocimientos, datos y argumentos porque tú ya los sabes,
pero ¿tus lectores los conocen tan bien como tú? Probablemente no, y este es un
problema frecuente y que hay que saber afrontar, con autocrítica y con reflexión.
El truco para encontrar una buena sintonía entre lector y autor, según comenta Pinker, es
que como escritor imagines que te encuentras en una conversación con alguien que tiene
un nivel cultural parecido al tuyo, pero que tiene algunos conocimientos menos que tú
en el campo sobre el que estáis hablando. De este modo podrás ir orientando al lector y
logrando que descubra algunas cosas que tú ya sabes pero que él todavía no.
3. Pon en contexto al lector
Es necesario que le expliques al lector cuál es el objetivo del texto, por qué le estás
contando algo, qué va a aprender con ello. Una investigación reportó que los lectores
que conocen el contexto desde el principio de la lectura son más capaces de comprender
a fondo el texto.
El propio Pinker enfatiza este punto, y señala que los lectores deben conocer los
antecedentes para ser capaces de leer entre líneas y conectar todos los conceptos y
argumentos de un modo más intuitivo. Esto quiere decir que el lector se ubica en el
texto a partir de su conocimiento previo, y eso le ayuda a entender mejor lo que está
leyendo. De hecho, si no encontrase ningún referente para contextualizar, el lector será
incapaz de comprender adecuadamente las líneas que tiene delante, será una lectura
superficial.
El consejo queda claro: como autores deberemos ubicar al lector, mostrarle cuál es
el tema del texto y qué queremos explicarle. Aunque algunos escritores rechazan
hacer esto por no quitarle suspense y misterio al texto, lo cierto es que parece mucho
más razonable conquistar al lector desde el primer momento y lograr que mantenga su
atención e interés a lo largo de la lectura que no confiar en que, sin poder contextualizar,
logrará terminar siquiera el primer párrafo.
Con esto no queremos decir que no haya que respetar las normas de ortografía y
gramática, pero cuando estamos escribiendo también debemos dejar cierto margen para
la creatividad y la improvisación. El diccionario no es un libro sagrado, aduce Pinker.
Es más: los editores de diccionarios son los encargados de plasmar en cada nueva
edición las tendencias y usos de ciertos términos, y eso solo se logra estando conectado
con la sociedad, que es el motor que va dotando de sentido al lenguaje.
Eso sí: es preciso conocer bien las reglas para poderlas romper de vez en cuando
con una buena dosis de creatividad. La creatividad, claro está, debe ser un signo de
calidad, no una oportunidad para demostrar que nos hemos querido “pasar de listos”. Si
no conoces a fondo las reglas de escritura de un idioma, es mejor que no intentes
reinventar la rueda y te ciñas a unos cánones ortodoxos en tus textos. Ya habrá tiempo
para innovar, más adelante.
Esta y otras guías de escritura son herramientas interesantes y valiosas, pero si quieres
mejorar como escritor es necesario que leas mucho, día a día.
La visión de Pinker es muy clara: para ser un escritor de gran calidad, uno debe
sumergirse en libros y textos variados, intentando conocer nuevos idiomas, recursos
literarios, nuevos términos y frases hechas con las que crecer como pensador y, por
tanto, como escritor.
Es simple: seguir aprendiendo e investigando, es una de las claves para ampliar tus
horizontes mentales y, en consecuencia, tus habilidades de escritura.
6. Revisa los textos a fondo y con paciencia
Steven Pinker opina que la revisión es una de las claves de los buenos escritores. “Muy
pocos autores son lo suficientemente autoexigentes como para plasmar las palabras
exactas que mejor expliquen lo que quieren transmitir. Menos es más. Esto se consigue
con la habilidad de saber revisar y refinar cada párrafo, cada frase. Cuando escribimos,
necesitamos repasar y reformular para lograr que el mensaje sea claro y llegue
adecuadamente al lector”, argumenta Pinker.
La capacidad para comunicar a través de textos y libros es algo que se puede aprender.
Solo es necesario practicar y poner en marcha nuestro talento.
Estas estrategias y técnicas para mejorar la escritura que nos ha brindado Steven Pinker
pueden ayudarnos a empatizar con nuestros lectores y conseguir que nuestro mensaje
llegue de la mejor manera posible. ¡A escribir!