Comunicación comercial

Obtén sugerencias y consejos sencillos sobre cómo escribir a empresas y aprende

a hacer que tus comunicaciones sean atractivas, breves y fáciles de leer.

Los documentos comerciales son cualquier comunicación escrita utilizada en un

entorno profesional, como correos electrónicos, memorandos, presentaciones e
informes. En este módulo, veremos cómo hacer que tus comunicaciones
comerciales sean claras, estén bien estructuradas y resulten útiles.
Aspectos clave
Con tiempo y práctica, desarrollarás las habilidades que necesitas para que tus memorandos,
correos electrónicos y otras comunicaciones comerciales sean directos, estén redactados con
claridad y se puedan leer rápidamente. En este vídeo veremos lo siguiente:

 Consejos para escribir documentos comerciales

1. Aspectos esenciales de los documentos comerciales

Los documentos comerciales son cualquier comunicación escrita utilizada en un

entorno profesional, como correos electrónicos, memorandos e informes. La
redacción debe ser directa y clara, y debe poder leerse fácilmente. Con práctica,
podrás escribir documentos comerciales de una forma eficaz.

Cuando escribas un documento comercial, ve directamente al grano. Dile a tu

audiencia lo que debe saber desde el principio para que no tenga que buscarlo.
Todas las oraciones deben ser cortas y directas, y los párrafos han de ser breves.
Si lo haces así, la idea estará más clara y tus documentos se podrán leer y
recordar fácilmente.

La mayoría de los documentos comerciales necesitan una llamada a la acción que

transmita al público qué pasos seguir. Se informa de qué hay que hacer, adónde
hay que ir, etc. Además de ser profesional, tienes que expresarte de una forma
educada. Incluye un saludo o conclusión breve, y recuerda que usar expresiones
de cortesía como "por favor" y "gracias" te resultará muy útil.

La revisión es una parte esencial de una buena redacción, por lo que después de
terminar tu primer borrador, léelo y determina qué funciona y qué no. Aclara las
oraciones, simplifica el vocabulario y organiza la estructura hasta que todo fluya en
un orden lógico. Como parte del proceso de revisión, intenta leer tu trabajo en voz
alta o pídele a alguien que te dé su opinión. Ambos métodos pueden ayudarte a
descubrir nuevas perspectivas e ideas.

Con tanto que leer y reescribir, es normal que necesites hacer varias revisiones
hasta que el documento esté listo. Recuerda que la redacción comercial es una
habilidad que requiere mucha práctica, pero una vez que la domines, te resultará
muy útil.

 Comprueba tus conocimientos

Jorge ha comenzado recientemente en un nuevo trabajo como gestor de

proyectos. Como parte de su nuevo puesto, debe comunicar por escrito los planes
del proyecto a todas las partes interesadas. ¿Cuáles de las siguientes opciones le
ayudarán a comunicar por escrito el plan del proyecto de la mejor manera posible?

Correcto. Los documentos empresariales deben ser directos, claros y fáciles de leer. Ir
rápidamente al grano e incluir los pasos que se deben seguir animará a las personas
destinatarias a leerlo y a realizar las acciones necesarias.

2. Cómo redactar un informe comercial

Aspectos clave
Las empresas dependen de los informes para tomar decisiones fundamentadas. Estos
informes utilizan hechos y estudios para analizar el rendimiento y ofrecer recomendaciones
para el futuro.En este vídeo veremos lo siguiente:

 Cómo redactar un informe comercial y qué formato utilizar

Cuando una empresa necesita tomar una decisión fundamentada, un informe

comercial puede ser muy útil. Estos documentos utilizan hechos y estudios para
analizar el rendimiento y ofrecer recomendaciones para el futuro.

Los informes comerciales son siempre formales y objetivos, y cada hecho debe
ser claro y provenir de una fuente legítima, independientemente de si el informe es
sobre un único tema o sobre toda una empresa. Veamos la estructura de un
informe comercial típico.

En primer lugar, escribe tu nombre, tu información de contacto y la fecha de envío.

También es recomendable darle un título al informe. A continuación, incluye
algunos antecedentes sobre el tema del que se va a hablar, junto con el propósito
del informe. En los puntos clave, incluye datos y hechos relacionados usando
listas con viñetas, gráficos o cualquier otro medio que te ayude a dejar claro lo que
quieres exponer. Expresa las ideas de una forma clara y concreta porque es la
información sobre la que se basa todo el informe.

Cuando llegues a la conclusión final, resume e interpreta los puntos clave,

identifica los problemas detectados en los datos y responde a cualquier pregunta
relacionada. A continuación, recomienda soluciones basadas en la información
que se ha presentado. Recuerda que tienes que redactar el informe de una forma
impersonal y centrándote en la perspectiva de la empresa.

En las referencias, incluye las fuentes de todos los datos que has citado. Eso
permitirá a tu público saber dónde has obtenido la información. Es posible que
algunas empresas exijan que se incluya un resumen ejecutivo al principio del
informe. Los resúmenes ejecutivos deben incluir los antecedentes, los puntos
clave y las recomendaciones en una misma sección. Eso informará de lo más
destacado sin que tengan que leer todo el informe.

No te preocupes si los informes comerciales te parecen intimidantes; todas las

personas podemos aprender a redactarlos. Recopila y presenta los hechos de
manera organizada para ayudar a tu empresa a tomar decisiones fundamentadas.

Comprueba tus conocimientos

Le han pedido a Gabriela que cree un informe financiero para su empresa.

¿Cuáles de las siguientes opciones debe incluir?
3. Cómo redactar un correo electrónico comercial eficaz

Aspectos clave
Actualmente, el correo electrónico es la base de la comunicación empresarial. A lo largo de los
años, se ha ido desarrollando un estilo y una estructura para los correos electrónicos
comerciales que puedes utilizar para que tus mensajes sean más eficaces. En este vídeo
veremos lo siguiente:

 Las bases para escribir un correo electrónico comercial

Durante las últimas décadas, el correo electrónico ha sido la base de la

comunicación comercial. Durante ese tiempo, se ha ido desarrollando un estilo y
una estructura propios.

Los correos electrónicos comerciales deben ser directos, claros y fáciles de leer.
Sin embargo, el nivel de formalidad puede variar según, entre otros factores, la
empresa, las personas destinatarias y el tema. Independientemente de lo que
escribas, recuerda que debes mantener un tono profesional, ya que no podrás
controlar el mensaje después de enviarlo. Los correos electrónicos se pueden
copiar y reenviar indefinidamente, así que elige las palabras con cuidado.

El asunto debe ser breve y descriptivo. Si es demasiado vago o inconexo, puedes

perder la atención del público. Los correos electrónicos deben tener al menos un
destinatario, pero si incluyes varios puedes utilizar el campo CC (copia de carbón).
De esa forma, las personas destinatarias podrán leer el mensaje sin que tengan
que contestar.

Haz un saludo breve y cordial y, si conoces a la persona, dirígete a ella por su

nombre de pila. Es preferible usar el nombre de pila si tienes confianza con esa
persona, y su apellido si quieres ser más formal.

En el cuerpo del correo electrónico, empieza por explicar el tema principal de tu

mensaje para que sea fácil de identificar. Escribe de una forma concisa y centrada
en las personas destinatarias del correo. Si necesitas una respuesta a tu correo,
incluye una llamada a la acción para que sepan cómo responder. Además, si has
adjuntado un archivo al correo electrónico, menciónalo aquí.

Al final del mensaje, ofrece una despedida rápida como "gracias" o "atentamente".
A continuación, incluye tu nombre y tu información de contacto.

Redactar correos electrónicos concisos es una habilidad muy útil que puedes
desarrollar con la práctica. Sigue escribiendo y aprendiendo, y tus correos
electrónicos serán cada vez más eficaces.
Comprueba tus conocimientos

Álex es desarrollador de sitios web. Quiere programar una reunión con un nuevo
cliente para hablar de cómo va un proyecto. ¿Cuál de los siguientes correos
electrónicos crees que sería más adecuado?

Correcto. Los correos electrónicos empresariales deben redactarse en un lenguaje

educado y ser claros y fáciles de leer. Este correo electrónico es correcto porque está
bien estructurado, tiene una finalidad concreta e incluye una llamada a la acción clara
para el destinatario.
4. Cómo redactar un memorando comercial eficaz

Aspectos clave
Los memorandos pueden ser una forma útil de mantener informados a los miembros de tu
equipo o de anunciar cosas importantes en tu lugar de trabajo. En este vídeo veremos lo
siguiente:

 Cómo redactar un memorando comercial

Cuando necesites informar a tu equipo sobre un asunto importante o hacer un

anuncio en tu lugar de trabajo, un memorando comercial puede ser una forma
ideal de dirigirse a un público específico en un contexto formal.

Los memorandos son documentos que se suelen crear con un procesador de

textos y que normalmente se imprimen para su distribución. El formato es similar
al de un correo electrónico: suelen comenzar con un encabezado donde se
incluyen los destinatarios y otros datos. Veamos con detalle lo que incluye el
encabezado.
Para: Incluye el nombre y cargo de cada destinatario (en este caso Miranda
Lawson, directora de Marketing). Sin embargo, si te diriges a un grupo de
contactos en particular guardado como tal, indica simplemente el nombre del
grupo (por ejemplo, Departamento de Contabilidad).

De: Incluye tu nombre y tu puesto.

Fecha: Escribe la fecha completa, con el día, el mes y el año.

Asunto: Escribe un asunto breve y descriptivo.

A diferencia de los correos electrónicos o las cartas, en la mayoría de los

memorandos comerciales se omiten los saludos, como "Estimada Srta. Lawson", y
se pasa directamente al cuerpo del mensaje. Cuando inicies un párrafo en un
memorando, pon primero el punto principal de ese párrafo. También puedes usar
viñetas o números para definir claramente puntos o listas. Eso hará que la
redacción sea directa y fácil de seguir.

Los memorandos no suelen incluir una despedida. Puedes despedirte según el

tipo de mensaje o el estilo de tu empresa, pero si incluyes una despedida, procura
que sea breve.

Recuerda que es muy importante revisar la calidad del documento. Antes de

enviar un memorando, pídele consejo a alguien de tu empresa para asegurarte de
que el mensaje es eficaz y profesional.

Los memorandos comerciales son una forma muy útil de distribuir información
entre los miembros de tu equipo. Con un poco de práctica y formación, tus
memorandos serán cada vez más eficaces

5. Qué formato aplicar a los documentes comerciales

Aspectos clave
Al principio, aplicar formato a un documento puede parecer una tarea desalentadora. Con un
poco de ayuda y práctica, pronto serás capaz de crear documentos con un aspecto
organizado y profesional. En este vídeo veremos lo siguiente:

 Cómo aplicar formato a documentos comerciales

Aplicar formato a documentos comerciales puede parecer una tarea

desalentadora, pero con un poco de práctica serás capaz de crear documentos
con un aspecto organizado y profesional.
Al crear un documento comercial sobre un tema importante, puede resultarte
tentador utilizar un formato decorativo o complicado. Sin embargo, la clave es usar
un formato sencillo, aunque el asunto del documento sea complejo. Un formato
sencillo permitirá destacar el contenido, al mismo tiempo que hará más fácil leer el
documento y desplazarse por él. Utiliza fuentes tradicionales, como Times New
Roman o Arial; alinea el texto a la izquierda y utiliza párrafos con espaciado
simple.

Recuerda que debes aplicar estos consejos de forma coherente en todo el

documento. Utiliza una o dos fuentes por documento y asegúrate de que el
espaciado entre líneas y la alineación sean uniformes. Si el documento incluye
gráficos, como imágenes y tablas, deben ser claros y fáciles de leer. Usa tantos
gráficos como necesites, pero no los añadas solo como decoración. Las imágenes
innecesarias pueden restarle importancia al mensaje.

Aplicar el formato adecuado a un documento comercial puede marcar una gran

diferencia en la calidad del trabajo. Dedica tiempo a organizar el mensaje y
aplicarle el formato adecuado para que sea profesional, claro y efectivo.

Comprueba tus conocimientos

Isabel está escribiendo un memorando para recordar a los miembros de su equipo

que deben participar en un taller de formación. ¿Cuál de los siguientes formatos
crees que funcionará mejor?

Correcto. Es mejor aplicar un formato sencillo. De esa forma, los lectores se

centrarán en el contenido y les resultará más fácil leer el documento y desplazarse
por él