Técnicas Básicas de Redacción de Informes

C
ompartimos con ustedes una serie de sugerencias básicas que aplican a la redacción de
textos, no solamente los informes que se deben presentar en el marco de la relación
contractual con la Oficina para la Transparencia de la Gestión Pública, sino también,
para las Actas. En este último caso, se respeta el formato que definió el MIPG, solo que cuanto
se plasme, debe ser conciso y en el desarrollo de cada ítem, con un mínimo de un párrafo y un
máximo de tres.

Definición de un informe ejecutivo

La definición generalizada alrededor de lo que es un informe ejecutivo se orienta a
definir que se trata de un texto breve, conciso, con una extensión máxima de dos
páginas. Esta es una norma básica en la presentación del informe ejecutivo, que debe
ser capaz de condensar todos los puntos desarrollados de lógica e independiente.
¿Cómo darles orden a las ideas?
Una forma práctica de darles orden a las ideas que se relacionarán en un informe, es
preparar un borrador que contenga los siguientes elementos:
• Qué se hizo durante el período a presentar en la cuenta
• Productos a relacionar de mayor a menor
• Qué obedece al objeto contractual y qué fue adicional
• No perder de vista que se trabaja por productos y no por relacionar el paso a
paso de cómo se logró el objetivo
Recomendaciones a tener en cuenta al redactar un texto
Hay por lo menos siete recomendaciones generales que comparto con ustedes al
momento de sentarse frente a una hoja en blanco para, sin ayuda de la musa de la
inspiración que para asuntos de trabajo no ayuda mucho, preparar un texto:
1. Ordene sus ideas
Lo principal es tener muy en claro qué es lo que quiere decir y cómo lo quiere decir
antes de empezar a escribir. Organizarse haciendo un sencillo esquema con las ideas
principales y secundarias del texto.
2. Use frases cortas
Escriba de forma sencilla, breve y concisa para lograr que los lectores –en este caso
quien revisa en el área de contratación y en una eventualidad, un auditor--, entienda,
sobre todo si no tiene costumbre de escribir. Transmitir de esta manera sus ideas
siempre dará buenos resultados.

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3. No abuse de los adjetivos y adverbios
Un adjetivo bien usado te ayudará a describir lo que quiere decir, le dará color a su
texto. Muchos adjetivos no van a tapar los errores en la redacción, solo convertirán su
texto en una rimbombante compilación de palabras.
Definición de adjetivo: La RAE define adjetivo de la siguiente manera: "Clase de
palabra que acompaña al sustantivo para expresar una cualidad de la cosa
designada por él o para determinar o limitar la extensión del mismo."
Definición de adverbio: “Un adverbio es una parte de la oración que
complementa a un verbo, un adjetivo, otros adverbios e incluso oraciones. Los
adverbios expresan circunstancias, como pueden ser modo, lugar, tiempo, cantidad,
afirmación, duda, etc., respondiendo a preguntas como ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?,
¿de qué manera?, entre otras.”
Revise su texto y observe todas las palabras que puede eliminar (por ejemplo: muy,
realmente, quizás, asombroso, increíble, verdaderamente, justo)
4. Revise, revise y revise
Lea y vuelve a leer su texto las veces que sean necesarias para detectar los errores
ortográficos. Procure mantenerse actualizado sobre las novedades del lenguaje y las
reglas ortográficas para no fallar.
Una vez creemos que está listo, conviene leerlo en voz alta y, además, pedir a alguien
más que lo revise.
La relectura del texto permite eliminar lo que consideramos, está sobrando.
5. No escriba como hablas
La construcción del lenguaje hablado y del escrito son diferentes. Las frases no deben
seguir el patrón de una conversación, sino el de una redacción. Recuerde que cada
frase debe estar bien estructurada (sujeto, predicado y complementos) y que cada
idea debe estar correctamente enunciada y concluida; no deje nada en el aire.
6. Use puntos y comas
Puntuar correctamente es indispensable para que el lector pueda respirar y
comprender. Además, le ayudará a organizar mejor sus ideas (concluirlas,
enumerarlas y/o explicarlas).
7. No use palabras rebuscadas
No es aconsejable utilizar palabras que el lector desconozca, principalmente de
carácter técnico. Si debe utilizarlas –las de carácter técnico—explique de qué se trata.
Consejos al redactar un párrafo

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Cuando nos disponemos a redactar un párrafo, partimos del presupuesto de que ya
tenemos una idea clara que queremos plasmar. Lo aconsejable es que, en cada
párrafo, desarrolle una sola idea y que, en lo posible, no exceda las cuatro líneas. Si va
a utilizar el punto seguido, en lo posible que sea para desarrollar la idea sobre la que
viene trabajando.
Cuando procuramos que una idea sea comprensible y se pueda transferir, lo
apropiado es utilizar frases cortas.
Es recomendable no repetir palabras. De ahí la importancia de utilizar sinónimos. En
caso de que no resulte muy fácil esta primera opción, busque conceptos que pudieran
reemplazar lo que escribió.
Cuando realice un texto, sobre todo si es largo, piense en dividirlo en subtemas y usar
sub títulos. Esto ayuda a descansar la vista y a hacer más fluida la lectura.
También es recomendable que en el primer párrafo responda las principales cinco
preguntas: ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿dónde? Es más, se podría añadir un
cuestionamiento más: ¿Por qué? Estos interrogantes sintetizan lo que usted quiere
decir en el informe. Se utilizan principalmente en los leads o entradas de las noticias,
pero aplican también a los informes.
El lector necesita respirar y comprender. Nosotros necesitamos concluir las ideas,
enumerarlas, explicarlas. Puntuar correctamente es indispensable para redactar bien
y además nos ayuda a organizar nuestros pensamientos para que el texto no sea
caótico.
Definir el principio y el fin
Una forma de no extendernos sin necesidad en la presentación de un informe, es
tener claro dónde comienzo (con lo que abro la presentación) y cuál será el final que
relaciona los productos o ejecutorias en orden de prioridades, de mayor a menor.
Pensar antes de escribir
No se trata solo de escribir, sino de hacerlo con un sentido y que cada texto sea mejor
que el anterior. Para esto debemos buscar un estilo propio, tener claro qué queremos
decir para luego pensar en cómo lo vamos a expresar por escrito. La brevedad es lo
mejor. Piense, por ejemplo, que Twitter--una de las redes sociales más utilizadas del
mundo--en cada trino permite solo 280 caracteres y hay quienes se han especializado
en escribir bajo esas limitaciones. Han aprendido a valorar dos recursos: el poder de
ser concisos y directos cuando se va a escribir.

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 Lecturas Adicionales
Para contribuir en la ampliación del tema, proponemos a continuación algunas lecturas
adicionales:

10 consejos para escribir mejor

(Tomado de la Revista Semana)
El poder de la escritura no tiene límites. Saber redactar es una cuestión de práctica que
requiere habilidad y tener las reglas gramaticales claras.
La forma en la que nos expresamos es nuestra carta de presentación. Comunicarnos de forma
inadecuada hará que no podamos seguramente cumplir la mayoría de nuestras metas, tanto
en la vida personal como profesional. Pues en la actualidad, por cuenta del avance de la
tecnología, la escritura ha tomado un papel protagónico en la comunicación. Las faltas de
redacción, sintaxis, ortografía, gramática y otros errores que ningún profesional se puede
permitir se han puesto en mayor evidencia por estos días.
Es por eso que Semana Educación le presenta 10 consejos prácticos para tener en cuenta a la
hora de escribir y potenciar su escritura.
1. Piense sobre qué va a escribir primero
La planeación es el éxito de todo texto y obviar este paso es una equivocación que muchos
cometen. Antes de sentarse a escribir asegúrese que tiene algo que decir y defina cómo lo
quiere expresar. Al mismo tiempo, no centre la escritura en las palabras, sino en las ideas que
quiere transmitir.
2. No descuide la puntuación
Para brindar una escritura fluida use correctamente los signos de puntuación. Distinga el
punto de la coma y no olvide el punto y coma. Una coma mal puesta o un punto mal ubicado
puede cambiar por completo el sentido de una idea. Recuerde que si está tentado en escribir
una coma, piense si la puede sustituir por un punto.
3. Entre menos palabras, más claro será
No escriba en dos palabras o más lo que puede expresar en una sola. Por ejemplo, si se está
refiriendo a la nieve, decir que “es blanca y fría” sobra.
4. No use sinónimos innecesarios
Siempre será preferible referirse al médico como “médico” o “doctor”. Pero no use palabras
rebuscadas como “galeno”. Usar este tipo de términos poco comunes dificulta la comprensión
del texto. Si quiere usar sinónimos y ya agotó todas las opciones, es preferible una repetición.
5. Respete el orden lógico de las frases
Escribir tiene su ciencia y en ella la fórmula es: “sujeto, verbo y complemento”. Ese es el orden
de una frase. Si se respeta, el texto quedará mucho más claro.
6. No abuse de los números

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Muchas cifras en un mismo párrafo confunden al lector. Es por eso que lo más aconsejable es
distribuir los números a lo largo del texto.
7. Húyale a la ambigüedad
Los adjetivos que se usen en un texto deben ser contundentes. Por ejemplo, algo alto para una
persona puede ser bajo para otra. Debido a la relatividad de los conceptos, los adjetivos deben
usarse sólo cuando le aporten al mensaje algo que se está transmitiendo.
8. Revise su ortografía
Al terminar de escribir un texto, revise siempre si hay palabras mal escritas, repeticiones de
ideas, si se han tocado todos los puntos que se querían tratar y si el escrito expresa lo
deseado.
9. Pídale a alguien más que lo lea
Antes de publicar un texto pídale a alguien de confianza que le dé una retroalimentación del
escrito y se convierta en su “editor”. De esta forma sabrá si lo que escribió es comprensible, si
hay puntos para reforzar o partes confusas.
10. Escriba diariamente
Escribir es cuestión de práctica. Es casi como un músculo que hay que entrenar a diario,
porque de lo contrario se atrofia. Haga de su escritura un hábito, no es necesario redactar 10
cuartillas, sino tener un diario o blog donde escriba a diario algunas ideas o pensamientos.

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 Consejos de Redacción de Textos
(Tomado de la Universidad Libre)
A continuación, presentamos una serie de consejos que, sin importar el tipo de texto que
desees escribir, te ayudarán a mejorar tu redacción y a comunicar tus ideas de manera clara y
sencilla:

1. ¿Ya sabes sobre qué quieres escribir? Antes de empezar a redactar lo primero que
debes definir es qué es lo que quieres decir. Así que antes de echar a volar tu creatividad,
hazte las siguientes cinco preguntas y contéstalas: ¿Qué quiero decir? ¿Cuál es el argumento
central de mi texto? ¿Para quién es mi texto? ¿Por qué lo quiero escribir? y ¿Cómo lo quiero
comunicar?
2. ¡Estructura tu texto! No olvides que todo ensayo debe iniciar con una introducción y
debe finalizar con una conclusión. Procura seguir la siguiente estructura formal:
Introducción: Se introduce el tema central, la tesis o el problema a tratar. Asimismo, se
debe mencionar sobre qué va a tratar el texto mediante una o dos oraciones que resuman el
tema.
Desarrollo o Cuerpo: etapa donde se exponen y se amplían los argumentos y
contraargumentos sobre el argumento central. La longitud del cuerpo depende de cada
escrito, pero no olvides que cada párrafo deberá desarrollar una idea.
Conclusión: se hace una síntesis de lo expuesto y se ofrece una propuesta, un resultado o
una opinión.
3. ¡Lo primero es lo primero! El título es fundamental para atraer a cualquier lector.
Ahora, no siempre es fácil dar con el título adecuado por lo que lo más conveniente es que sea
sencillo, tenga que ver con tu narrativa y, más importante aún, que cree interés. Antes de
decidirte por un título pregúntales a tus amigos qué opinan.
4. ¡Aprende a usar los signos de puntuación! Los signos de puntuación son esenciales
para darle fluidez y claridad a tus ideas, por ello, la importancia de usarlos adecuadamente:
¡Vamos a comer niños!
¡Vamos a comer, niños!
El punto se utiliza para separar oraciones o ideas distintas, así como al término de una
abreviación.
La coma indica una leve pausa en la enunciación del pensamiento completo. Siempre se
deben utilizar en los siguientes casos: para separar dos o más palabras o ideas, para limitar
una aclaración y después de las siguientes locuciones como son: en efecto, es decir, de
acuerdo, en fin, por consiguiente, no obstante, sin embargo, entre otras.
El punto y coma es una pausa en la oración sin suponer su fin. También se utiliza para
enumerar elementos extensos que deben separarse o que contienen en sí mismos una coma.
Dos puntos se emplean al final de una oración cuando se quiere empezar una enumeración,
cuando se desea escribir una cita textual, antes de expresar una enunciación y al dirigir una
carta.

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Puntos suspensivos se utilizan a manera de una pausa inesperada en una frase y cuando
hay lo siguiente: duda, ironía, temor, expectación o al comienzo de una cita no textual.
Signos de exclamación se utilizan para enfatizar una idea, dar una orden o mostrar
sorpresa.
Signos de interrogación enmarcan una duda o una pregunta.
Las comillas se utilizan para citas textuales, destacar expresiones, señalar términos
incorrectos, encerrar significados o traducciones y citar títulos de obras literarias.
Los paréntesis se utilizan para aclaraciones, referencias bibliográficas, traducciones de
expresiones extranjeras y para introducir siglas o acrónimos.
5. ¡Presume un vocabulario rico! Procura no aburrir al lector y evita repetir las mismas
palabras en el mismo párrafo al hacer uso de sinónimos. Hay muchos diccionarios
electrónicos que puedes consultar:

http://www.wordreference.com/sinonimos/

http://servicios.elpais.com/diccionarios/sinonimos-antonimos/

http://www.buscapalabra.com/sinonimos-y-antonimos.html

http://www.sinonimos.com

6. ¡Utiliza nexos! Relaciona tus oraciones y párrafos para evitar interrupciones bruscas entre una
idea y la siguiente.

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7. ¡Ordena tus oraciones! Procura seguir el orden habitual de las palabras en la oración
mediante la siguiente fórmula:

Oración = Sujeto + Predicado

Recuerda que el sujeto y el verbo nunca se separan por medio de comas. Para evitar
complicaciones es mejor colocar el verbo lo más cerca posible del sujeto.

8. ¡No abuses de los adjetivos! Si bien los adjetivos calificativos sirven para hacer un
texto más descriptivo, en el extremo, resultan abrumadores. Por lo que antes de introducir
demasiados adjetivos habría que preguntarse si son realmente necesarios. Ante la duda,
responde las siguientes dos preguntas:

¿El adjetivo describe de manera adecuada al sustantivo?

Si la respuesta es sí, ¿es preciso ese adjetivo para que el lector comprenda el texto?

9. ¡Sé consistente en la numeración! Recuerda que:

Los números del uno al veintinueve se deben escribir con letra y del 30 en adelante con
número.

También es preferente que se escriban con letra las decenas y las centenas.

Se debe procurar utilizar cifras en los números que poseen decimales.

Los numerales ordinales que se escriban con cifras deberán estar seguidas de letras voladas
como: 1º, 2ª o 3er .

Para indicar los siglos, las dinastías en ciertas culturas, la numeración de volúmenes o tomos,
la denominación de congresos, festivales o concursos y las series de papas, emperadores y
reyes es necesario utilizar la numeración romana.

10. ¡Sé preciso! Intenta evitar el uso de palabras vagas o genéricas como cosa, algo,
asuntos, bueno, rico para referirte a objetos o situaciones. La gran mayoría de estas palabras
podrían precisarse para comunicarle mejor al lector una idea y hacer más atractivo cualquier
texto.

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