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Organizacion de Eventos
Organizacion de Eventos
EVENTO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad específica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a situaciones de
grupo y se realizan en espacios y tiempos
determinados. Tienen Objetivos pre-fijados,
cuidadosamente desarrollados y seguidos a
conciencia durante todas las etapas de su
planificación.
GREEN LAN D
RUSS IA
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EUROPE
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AM ERI CA
AUSTR
ALIA
Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo
Pre-Evento Planificación
Organización
Evento Dirección
Post-Evento Evaluación
*
Gómez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995
Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998
Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997
Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras
de Eventos
Pre-Evento
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
170
165
160
155
150
1990 1991 1992
Comisiones de
Trabajo
Coordinador General Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
Es el responsable general del los pasos del Evento
desarrollo del evento. sistematizadamente
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
éstas con la máxima autoridad
de la institución responsable
del Evento
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
Comisión de Transporte
Logística Alojamiento
Alimentación
Secretaría
Comisión Técnico-Académica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en función de éstas.
• Revisar el temario a desarrollar.
Comisión de Promoción,
Relaciones Públicas y
Protocolo
• Atiende las actividades que abarcan
la promoción y difusión del evento.
• Se encarga de las relaciones
interinstitucionales que derivan de la
ejecución del Evento.
• Todo lo relacionado con protocolo y
asistencia a lo participantes en el
evento.
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
Comisión de Festejos y
Recreación
Planifica y coordina:
• Lo relativo a la celebración de
cócteles y fiestas.
• Los tours y excursiones para los
participantes en el evento.
• La presentación de grupos artísticos
y culturales en el evento.
1
1989
25
Se debe tener en cuenta:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la
organización requerida.
• Evitar que coincida con la fecha de una
actividad similar o dirigida al mismo tipo de
público.
• Horario y frecuencia de los transportes.
• Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de ésta.
Participantes:
Expositores o Ponentes: Personas que asisten al Acompañantes:
evento en calidad de
Son los encargados de No están directamente
público.
hacer las disertaciones relacionados con el
durante el evento. evento, acompañan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.
Delegados:
Invitados Especiales:
Asisten al evento en
Personas que por su prestigio,
representación de una empresa,
institución o grupo particular. reconocimiento científico, social o
político ,le confieren notoriedad al
evento
• Ciudad Sede.
• Instalaciones específicas
donde se realizará el
evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminación
Equipos
Acceso
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Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
Programas:
• Técnico o Científico
DURACIÓN • Social
• Para Acompañantes
OBJETIVOS
• De Visitas Técnicas
• Turístico
HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero que
se requiere para la Recursos
realización del evento
TÉCNICOS:
MATERIALES: Equipos de sonido, grabación,
interpretación simultánea, apoyo
Implementos necesarios
audiovisual, computación,
(Ejemplo: lápices, carpetas,
comunicaciones y reproducción;
mesas, sillas), y las
así como formatos, fichas,
instalaciones a utilizar.
programas, cronogramas, etc.
• Papelería
2.90
1.75
.99
3.16
3
28.0
Imprevistos
ON 6
• actividades sociales,
5 +M
4 +
CE
x
9 = -M
8
7
¥
artísticas, Culturales y
C 0
00
Deportivas.
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
7.15
2.90
1.75
.99
3.16
3
28.0
% *M
3 -= M
2 Ö
1
ON 6
5 +M
4 +
CE
x
9 = -M
8
7
¥
C 0
00
Medios de Comunicación
Correo Directo
Publicidad Impresa
Evento
Post-
Evento
Conclusiones
Elaboración de la Memoria
Información de Tipo
Académica y
Administrativa
OPINIÓN
EVALUACIÓN
• Participantes
Comparación cualitativa y
• Expositores o Ponentes cuantitativa entre lo
• Comité Organizador programado, lo ejecutado y
lo alcanzado
• Auspiciantes
• Patrocinantes
• Ponentes
• Otros Colaboradores
$ $
$
$ $
• Cancelación de Obligaciones con
proveedores.
• Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el evento.
• Devolución de cualquier material
o equipo que se haya solicitado
en préstamo.
Comité Organizador de
Organizador Eventos (PCO)
Servicios:
Centro de Convenciones, alojamiento,
transporte, publicidad, intérpretes, guías,
sonido, audiovisuales, etc.
Supervisar Servicios y
Personal
Transporte Comidas
Personal de
Servicio
Equipos
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
1.- Evaluación
2.- Facturación – Cierre de Cuenta
Cliente
3.- Pago a Proveedores
4.- Pago al personal contratado
para el evento