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HERRAMIENTAS DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMAS MANUALES DIAGRAMAS DE FLUJO

ORGANIZACIÓN

La organización como proceso consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos orientados a la simplificación y optimización del trabajo considerando los objetivos de la empresa

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es

la

división de todas las actividades

de

una

empresa que se agrupan para formar

áreas o

departamentos con niveles

de autoridad que a

través de la organización y coordinación buscan

alcanzar objetivos

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

DIVISION DEL TRABAJO

describir los procesos básicos y macro procesos

Definir las funciones mas importantes

Clasificar y agrupar funciones de acuerdo a los macro procesos

Establecer líneas de comunicación e interrelación

Definir los microprocesos para así agrupar en departamentos

COORDINACION

DEPARTAMENTALIZACION

Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud

Departamentalización funcional Departamentalización por producto Departamentalización geográfica o territorio Departamentalización por cliente Departamentalización por proceso o equipo

MODELOS DE ORGANIZACION

Lineal o militar donde la autoridad de concentra en una sola persona

Lineo funcional se agrupa las funciones de acuerdo a la funciones principales dela empresa

Staff brindan conocimientos especializados y expertos en consultaría

Comités se asigna proyectos a un grupo de personas para discutir asuntos en común (directivos, ejecutivos, de vigilancia , consultivos)

Mutidivisional típica de grandes empresas debido a su magnitud se divide la organización para lograr mayor eficiencia

Matricial combina la departamentalización funcional con la defunciones

ORGANIGRAMAS

Es la representación grafica de la estructura formal de una organización las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y menor importancia Los niveles y estratos jerárquicos Las líneas de autoridad y su relatividad La división de funciones Los canales formales de comunicación La naturaleza lineal o staff del departamento

TIPOS DE ORGANIGRAMA

POR SU FORMA

Vertical los puestos subordinados se encuentran en un nivel inferior

TIPOS DE ORGANIGRAMA  POR SU FORMA  Vertical los puestos subordinados se encuentran en un

TIPOS DE ORGANIGRAMA

HORIZONTAL la máxima autoridad a la derecha

TIPOS DE ORGANIGRAMA  HORIZONTAL la máxima autoridad a la derecha

TIPOS DE ORGANIGRAMA

MIXTOS combinación vertical y horizontal para ampliar la grafica del organigrama

TIPOS DE ORGANIGRAMA  MIXTOS combinación vertical y horizontal para ampliar la grafica del organigrama

TIPOS DE ORGANIGRAMA

DE BLOQUE derivada del vertical integra mayor numero de unidades en espacio mas reducido

TIPOS DE ORGANIGRAMA  DE BLOQUE derivada del vertical integra mayor numero de unidades en espacio

TIPOS DE ORGANIGRAMA

CIRCULAR la máxima autoridad al centro y rodeado por círculos que representan los demás niveles

TIPOS DE ORGANIGRAMA  CIRCULAR la máxima autoridad al centro y rodeado por círculos que representan

TIPOS DE ORGANIGRAMA

TIPOS DE ORGANIGRAMA  POR SU AMBITO  Generales Hasta determinado Nivel jerárquico  Analíticos Mas
TIPOS DE ORGANIGRAMA  POR SU AMBITO  Generales Hasta determinado Nivel jerárquico  Analíticos Mas

POR SU AMBITO

Generales Hasta determinado Nivel jerárquico

Analíticos Mas técnicos y detallados

TIPOS DE ORGANIGRAMA

POR SU CONTENIDO

Integrales muestran la totalidad de la estructura

TIPOS DE ORGANIGRAMA  POR SU CONTENIDO  Integrales muestran la totalidad de la estructura

TIPOS DE ORGANIGRAMA

Funcionales muestran las principales funciones de las unidades como sus interrelaciones

TIPOS DE ORGANIGRAMA  Funcionales muestran las principales funciones de las unidades como sus interrelaciones

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

De puestos, plazas y unidades muestran las necesidades de personal y el existente

MANUALES

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registra y transmitir de forma ordenada y sistemática la información sobre políticas, organización, funciones y procedimientos necesarios para que las actividades y tareas se ejecuten.

FINALIDAD DE LOS MANUALES

Delimitar en forma escrita las funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo.

Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos

MANUALES

PROCESO DE ELABORACION Se debe considerar antes:

Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo

Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada .

Del conocimiento de estos aspectos se podrá elaborar manuales acorde ala situación de la organización

MANUALES

Recopilación de la información .- se deberá comunicar por escrito

Procesamiento de la información

Redacción considerar para quien va dirigido, grado de especialización, frecuencia de uso

Elaboración de graficas .- facilita la comprensión de los manuales

Formato y comprensión .- invita al usuario para resolver dudas

Revisión y aprobación.- primero con los actores en cuestión

MANUALES

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Por su contenido

Manual de historia del organismo. Manual de políticas. Manual de procedimientos administrativos. Manual de organización y funciones. Manual de adiestramiento o instructivo. Manual técnico.

MANUALES

Por su función especifica

Manual de producción. Manual de compras Manual de ventas Manual de finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranza. Manual de personal.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

En los flujogramas se detallan gráficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Consideraciones para su construcción

Debe de indicar claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama

Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin.

Organizar los símbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

DIAGRAMAS DE FLUJO  Consideraciones para su construcción  Debe de indicar claramente dónde inicia y
DIAGRAMAS DE FLUJO  Consideraciones para su construcción  Debe de indicar claramente dónde inicia y

DIAGRAMAS DE FLUJO

No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

DIAGRAMAS DE FLUJO  No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer
DIAGRAMAS DE FLUJO  No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer

DIAGRAMAS DE FLUJO

Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

DIAGRAMAS DE FLUJO  Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero
DIAGRAMAS DE FLUJO  Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero

DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLOGIA UTILIZADA

DIAGRAMAS DE FLUJO

TIPOS DE DIAGRAMA

Diagrama de primer nivel o dirección descendente

DIAGRAMAS DE FLUJO TIPOS DE DIAGRAMA  Diagrama de primer nivel o dirección descendente

DIAGRAMA DE FLUJO

Flujograma de segundo nivel o detallado incluye puntos de decisión, procesos, actividades frecuente, retroalimentacion.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Flujograma de ejecución o matriz muestra quien se ocupa de realizar los pasos, y los participantes de la ejecución de esos pasos

DIAGRAMAS DE FLUJO  Flujograma de ejecución o matriz muestra quien se ocupa de realizar los
GRACIAS

GRACIAS