Administracin de Almacenes e Inventarios

Correo elec: galavizmg@hotmail.com

Lic. Gregorio Galaviz Martnez

EXPOSITOR

OBJETIVO GENERAL DEL CURSO:

Identificar las funciones principales del jefe de almacn, y las tcnicas para una administracin efectiva de almacenes, reducir riesgos, exactitud de inventarios, manejo optimo de espacio y seguridad en el rea, mediante el aprovechamiento de manera eficiente y eficaz de los recursos y as llegar a una operacin productiva y rentable.

Los Almacenes Introduccin:

Las fluctuaciones en la demanda del mercado, los cambios tecnolgicos en la produccin, las innovaciones en el transporte y las necesidades financieras obligan que los procesos se equilibren a travs de los inventarios en una manera que representen bajos costos sin disminuir la calidad del abastecimiento. Los Almacenes entonces juegan un rol de balance entre los procesos, ya sea para conseguir economas potenciales, proteger inversiones o regulador de la demanda y la oferta.
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La Importancia del Almacn en las diferentes reas de la organizacin

Los Almacenes deben ser proyectos de inversin orientados a apoyar la gestin de la empresa.

Las Preguntas a Resolver en la Gestin de Almacenes

Qu? Por qu? Dnde? Cunto? Cundo? Para quin?
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 QUE ES UN ALMACEN ?
Espacio fsico planificado para el almacenamiento, manipulacin y el control eficiente de los productos, materiales, partes y piezas, insumos o materias primas

Tener v.s No Tener Almacenamiento

Razones para TENER Almacenamiento
Mejoramiento del servicio al cliente Reduccin indirecta de costos de produccin, compra y transporte Mecanismos de respuesta a factores inesperados

Razones para NO TENER Almacenamiento

Absorcin excesiva de capital Enmascaramiento de problemas de calidad

Suboptimizacin de cadenas de abastecimiento

HOY

EL ALMACEN ES:
Lugar destinado a guardar Lugar destinado a Almacenar Existe un Jefe Considerado un centro generador de valor Todo est organizado a travs de procedimientos y criterios Existen Especialistas para cada actividad. Alto grado de Profesionalizacin Todos pueden ubicar los productos A los operadores de Gras, se les asigna el lugar de almacenamiento
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Exista un encargado del lugar

Considerado un centro generador de gasto

Nunca se encuentra lo que se busca

No hay Profesionalizacin Pocas personas conocen la ubicacin de los productos Los Operadores de Gras deciden el lugar de almacenamiento en la bodega

Funciones operativas: Qu se debe tomar en cuenta en el Almacn?

Conservar y mantener los materiales en buen estado de uso. Manipular, identificar y registrar adecuadamente los materiales. Disear la disposicin del almacenamiento con un enfoque de simplicidad de las operaciones. Reducir costos en los procesos de manipulacin y transporte.

Lograr coordinacin entre demanda y suministro.

Coordinar y apoyar a la comercializacin.

Operaciones en el Almacn
Descarga Recepcin Control y Manipulacin

Ejercicio practico en Equipo: Desarrollar 3 acciones de Mejora para cada operacin.

Almacenaje Retiro Picking/ Surtimiento

Embalaje y Etiquetado Consolidacin Preparacin Despachos Despacho Carga

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El Papel de los Almacenes en la Organizacin

En la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las Ventas, Control de Inventarios, Produccin y Distribucin.
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Gestin del Almacn

Uno de los requisitos principales para la consecucin de este objetivo es la organizacin de un sistema de gestin eficaz del almacn. Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestin no slo aumente la capacidad y productividad del almacn sino que a la vez mejore su calidad de servicio.

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 PORQUE SON NECESARIOS LOS ALMACENES ?

Funciones del Almacn

Para prevenir variabilidades entre oferta y demanda Para la creacin de un stocks de seguridad Por razones de Emergencias (Stocks por razones de inversin)

HACER QUE LAS COSAS SE MUEVAN Y MOVERLAS EFICIENTEMENTE

Maximizar el espacio del almacn

Minimizacin de la Operacin del flujo de materiales Manejo de Informacin relacionada con la operacin
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Tipos de Decisiones en los Almacenes

Estratgicas
Planificacin del Largo Plazo Ubicacin Cantidad Volmenes Proveedores Clientes Capacitacin

Operativas
Programacin de las Actividades Recepcionar Registrar Controlar calidades, cantidades y formas Decidir el lugar y forma de almacenamiento Preparar pedidos Decidir camiones (a veces coordinarlo) Despachar Percibir conformidades de Clientes Devoluciones
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Responsabilidades del Jefe del Almacn

El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo El flujo eficiente de los bienes desde su recepcin hasta su expedicin El mantenimiento de los sistemas para la gestin y el control de la operacin del almacn El valor y el volumen del stock en el almacn, en trminos de integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos) Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje rpidamente Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio

Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada
Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la mxima utilizacin

Mantener todos los procedimientos y estndares de trabajo para permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio
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Las operaciones del almacn

rea de Recepcin Funciones:
Recibir los bienes y descargar los vehculos de forma rpida y eficiente Controlar que las cantidades recibidas sean las correctas Extraer muestras para el control de calidad

Forma de recepcin de los bienes

Uso de muelles de descarga
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Las operaciones del almacn

Recepcin
De un proveedor pueden recibirse en forma de: Materias primas y componentes para un proceso productivo (cuando el almacn est ubicado cerca de una planta productiva)

Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la misma forma en que han sido recibidos
De una unidad de produccin ubicada cerca del almacn. En este caso las recepciones pueden ser: Productos acabados para ser expedidos Productos en curso que sern requeridos por una unidad productiva 17

Las operaciones del almacn

Actividades en la recepcin
Establecer el rea correcta de descarga y cerciorarse de que es segura y adecuada para la operacin. Registrar la llegada del vehculo y anotar el nmero del sello, si procede. Romper el precinto. Revisar la documentacin. Asegurar que el vehculo es seguro antes de la descarga. Consolidar los productos, si es necesario. Revisar los productos. Informar en seguida de las discrepancias y los problemas. Determinar la ubicacin de almacenaje para los productos y retirarlos del rea de recepcin lo ms rpidamente posible.
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Las operaciones del almacn

Recepcin (Tareas)
Abrir /cerrar puertas Registrar la entrada del vehculo Llamar al vehculo para la descarga Comprobar la documentacin Quitar el sello y abrir el vehculo Descargar Revisar los productos y controlar la calidad Firmar los documentos Revisar Tarimas Etiquetar materiales/ productos/ paletas Introducir el material recibido en el sistema de informacin

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Las operaciones del almacn

rea de almacenaje
Espacio ocupado por los productos

Espacio ocupado por el equipo donde se almacenan los productos

Espacio necesario para la manipulacin y acceso a los productos (Pasillos) Pasillos transversales Ocupacin real: 25-35% del espacio cbico disponible
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Las operaciones del almacn

Almacenaje (Tareas)
Obtener instrucciones sobre la ubicacin Trasladarse hasta la ubicacin y encontrar los huecos Registrar las ubicaciones utilizadas Colocar los materiales/ productos en su ubicacin Consolidar paletas incompletas Trasladar/ ordenar las paletas Obtener instrucciones de reposicin Informar/ eliminar los productos daados Informar de las acciones

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Las operaciones del almacn

Preparacin de pedidos (Tareas)
Recoger los documentos de picking Recoger el equipo para el transporte Localizar la primera ubicacin de picking Comprobar y recoger la cantidad apropiada Desplazarse a las siguientes ubicaciones de picking Notificar las discrepancias/ daos en los productos Trasladarse al rea de clasificacin, consolidacin, empaquetado y envo Notificar las necesidades de reposicin Completar y transmitir la documentacin
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Las operaciones del almacn

rea de expedicin
reas de comprobacin y consolidacin de los productos rea para disponer el producto en cajas y paletas rea de envo en dos etapas para conseguir una mayor seguridad

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Las operaciones del almacn

Expedicin (Tareas)
Revisar las notas/ los productos Volver a empaquetar /volver a paletizar Registrar el lote/ los nmeros de serie Preparar la documentacin Etiquetar los envos Consolidar la carga Confirmar la carga/ la documentacin Cargar el vehculo por orden Permitir el movimiento del vehculo Abrir/ cerrar puertas
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Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada:

El

sistema de gestin del almacn El modelo de almacenamiento.

QU ES ALMACENAMIENTO?

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de: i. La informacin respecto a tiempos de adelanto. ii. Disponibilidades de materiales iii. Tendencias en los

FUNCIN DE LOS ALMACENES

Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos punto de reorden inventarios de seguridad).

FUNCIN DE LAS EXISTENCIAS:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de: Retraso en el abastecimiento de materiales. Abastecimiento parcial. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

ELECCIN DEL TIPO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que sern almacenados. Numero de artculos guardados. Velocidad de atencin necesaria.

La disposicin del almacn deber ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deber minimizarse:

El Espacio empleado, utilizando al mximo el volumen de almacenamiento disponible.

El Trfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.
Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilizacin de cargas completas. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.

LAS PRINCIPALES TCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES SON:

Carga unitaria Cajas o cajones Estanteras Columnas Apilamientos Contenedores flexible

Factores a tomar en cuenta para el diseo de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados: Tamao Peso Durabilidad Duracin Tamao de los lotes Costos

SEGN SU RELACIN CON EL FLUJO DE PRODUCCIN.

Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que sern posteriormente utilizados en el proceso de transformacin productiva. Almacenes de productos en Proceso: aquellos que sirven de colchn entre las distintas fases de obtencin de un producto. Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformacin productivo. Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa.

Almacenes de preparacin de pedidos y distribucin: su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposicin del cliente.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Cdigo de Barras

Forma sencilla y eficaz para identificar y controlar los materiales.

RACK
Rack selectivo para carga pesada

RACK
Racks tipo Selectivos de doble profundidad

ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL ALMACENAMIENTO DE ALTA DENSIDAD

Medios de movimiento de cargas. Medios de almacenamiento. Tipo de ubicaciones. Caractersticas.

CMO OBTENER EL ALMACENAJE IDEAL?

Para lograr un almacenaje ideal que minimice los tiempos de manipulacin almacenamiento Evitar esfuerzos excesivos de los trabajadores Reducir costos, y al mismo tiempo realizar las actividades de forma ms eficiente, son necesarios diversos equipos, entre los que destacan los racks, por su simple estructura y acceso directo de la mercanca.

El papel y el propsito de un almacn

Elementos constituyentes de un almacn

Los recursos humanos El espacio Los equipos

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El papel y el propsito de un almacn

Costos de un almacn

PERSONAL 48%

ESPACIO 42%

EQUIPOS 10%

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El papel y el propsito de un almacn

Costos de un almacn (Personal)

Actividad Recepcin Almacenaje Preparacin de pedidos Consolidacin /expedicin Otros

Costo 13% 12% 43% 20% 12%

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El papel y el propsito de un almacn

Ciclo de Gestin del almacn
Hiptesis sobre volmenes
PRESUPUESTO ANUAL

Hiptesis sobre costos

Resultados en las operaciones Costos

Utilizacin Productividad Recursos disponibles ANLISIS PLAN DE RECURSOS Rotacin planeada Estndares

OPERACIONES E INFORMES Cambios y ajustes

PROGRAMACIN DIARIA

Decisiones

Recepciones planificadas

Envos planificados

Niveles de stock

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin en los procesos de entrega. Control eficiente y expedito del manejo de materiales. Reduccin de costos de almacenamiento.
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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) 2)

3)
4) 5)

Planificacin y Organizacin. Recepcin de materiales. Almacenamiento. Movimientos internos. Despacho de materiales.

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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una funcin importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; stos son:

Depreciacin de equipos, instalaciones y edificios. Supervisin, mano de obra, manejo interno de materiales. Consumo de energa, combustible, calefaccin. Seguros. Deterioros, prdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales almacenados. MENCIONE OTROS COSTOS?
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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO

Contar con referencias nicas entre productos y ubicaciones. Contar con el Plano de Bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (PEPS UEPS). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo. Vigilar la rotacin de productos. Mantener en ptimas condiciones los implementos de seguridad.

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GESTION DE INVENTARIOS Y GESTION DE ALMACENES

Gestin de Inventarios QU? CUNTO? CUANDO? Gestin de Almacenes DNDE? CMO?

DEBE SER ALMACENADO?

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Los Almacenes Los factores que generan conflicto en los inventarios:

BAJAR
Optimizar recursos financieros Bajar costos de almacenamiento

INVENTARIOS
SUBIR
Cubrir riesgos de abastecimiento Compras econmicas

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Conceptos generales inventarios

Inventario, es la Cantidad almacenada de materiales. Su propsito:
Proteccin contra incertidumbre. Adaptar la oferta a diferentes niveles de la demanda. Reducir el tiempo de entrega. Reducir costos.

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Funcin de los inventarios:

1. Ayudar a la independencia de operaciones -Continuidad de las variaciones de demanda. 2. Determinar condiciones econmicas de aprovisionamiento. 3. Determinar la ptima secuencia de operaciones. 4. Uso ptimo de la capacidad productiva.

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Porque es importante controlar los inventarios en los Almacenes?

La magnitud de los inventarios puede llegar al 30% del total de sus activos y al 90% de su activo circulante. Por lo tanto es fundamental controlar los inventarios para mantener un equilibrio adecuado a travs del flujo que se produce por todos los procesos de la cadena de abastecimiento.
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El Objetivo econmico y financiero de controlar los inventarios

Dar respuestas a tres preguntas bsicas de reposicin de inventarios:
1. Cundo debe colocarse una orden de pedido para el Almacn?
2. Qu cantidad del material debe pedirse en la orden? 3. Con qu frecuencia debe ser revisado un tem para volver a responder las dos preguntas anteriores?
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Poltica de gestin de inventarios

Una poltica de gestin de inventarios busca agrupar los factores que intervienen en el abastecimiento y determinar un modelo que responda las 3 preguntas bsicas de reposicin de inventarios.(Qu?,Cuanto? Y Cundo?) Los pasos bsicos son: Identificar y clasificar los inventarios. Identificar el tipo y variables de la demanda. Identificar los costos y los plazos de tiempo. Disear un modelo de gestin.
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Identificacin y Clasificacin de Inventarios

La clasificacin del inventario busca simplificar, priorizar y orientar a la poltica de gestin de inventarios, a fin de hacer una reposicin econmica y financieramente adecuada. Una primera clasificacin tpica de los inventarios esta basada en la importancia econmica del inventario conocido como Clasificacin ABC y esta basado en la teora de Pareto.

Esta clasificacin ABC que se basa en la acumulacin de volumen de dinero puede estar basado en diferentes criterios: volumen de consumo, volumen de inventario, volumen de compra, etc. pero finalmente nos sirve para determinar el grado de importancia que le debemos dar a cada producto por lo que representa en dinero.

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Importancia de conocer la demanda

El conocimiento de la demanda y de el material en s, son la base importante para que la persona encargada de decidir la reposicin tenga una gama de posibilidades para definir el modo de re-aprovisionamiento.

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Los Costos
Los costos relevantes a tener en cuenta en los modelos de inventario son: El costo de aprovisionamiento, que se desdobla en costo del pedido y de la emisin del pedido. Costo de Almacenaje. Costo asociado a la Demanda insatisfecha.

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Costos relacionados al inventario

* Generalmente las empresas desean encontrara una poltica de inventario que minimice el costo total de cada Unidad. Costos permanentes: -Costos de capital -Costos de almacenamiento -Costo de utilidades -Trabajo -Plizas -Seguridad -Robos y siniestros -Deterioros u obsolescencia

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Costos de ordenar y de producir: -Estos costos son independientes del tamao de la orden.
-Los costos de ordenar se producen cuando se compran grandes cantidades. +Telfono + Revisin de la orden + Trabajo + Transporte -Los costos de Produccin se generan cuando se venden grandes cantidades a clientes. +Limpieza de mquinas + Mantenimiento de equipos + Capacitacin del staff*
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Costo de satisfaccin de los clientes: -Corresponde al grado de satisfaccin que experimentan los clientes.
-Un cliente insatisfecho puede: + Cambiarse a la competencia + Esperar hasta que su orden sea satisfecha. -Para satisfacer a los clientes se espera incurrir en dos tipos de costos: + Costos administrativos de no contar con el stock. + Costo de tener una orden pendiente.

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El Costo de aprovisionamiento

Costo del pedido, que resulta de multiplicar el valor unitario del producto por la cantidad que se esta comprando. Este costo representa la parte variable del Costo de reaprovisionamiento porque depende de la cantidad. Costo de emisin del pedido, representa los gastos internos en que la empresa incurre para hacer una compra desde que se inicia la compra hasta que el producto es recibido en Almacn. Este costo es normalmente calculado sumando todos los gastos de los departamentos de compra, transporte, etc.

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El Costo de Almacenamiento
Es el costo en que incurre la Empresa como consecuencia de mantener una determinada cantidad de un producto en inventario.

Se expresa en porcentaje y se pueden identificar como parte de este costo a los siguientes:
Costo del Almacn; personal, edificio, terreno, equipos, gastos de servicios, etc. Costos de Mantenimiento y Seguros. Costo de obsolescencia y mermas. Costo de Oportunidad de Capital.
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Los costos asociados a la demanda insatisfecha

Es el Costo en el que se incurre cuando no se puede atender a la demanda debido a que cuando sta se presenta, no hay stock en almacn, esta situacin se denomina rotura de stock.

Se puede distinguir dos tipos de Demanda insatisfecha; diferida y perdida.

La diferida, es cuando al requerirse el material, el usuario puede esperar hasta que haya stock. En este caso los costos estn ms asociados a la prdida de tiempo y costo administrativo. La perdida, es la que se pierde definitivamente y que generalmente se sustituyen y se comprometen varios costos intangibles que son difcil de cuantificar.
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Los plazos de entrega

Uno de los parmetros ms importantes de los modelos de inventarios es el llamado Plazo de entrega, o tiempo de espera, que se define como el tiempo que transcurre desde que se lanza una orden de pedido hasta que se recibe en el Almacn. El tiempo de espera se puede subdividir en: Tiempo interno del comprador. Tiempo del proveedor. Tiempo del trnsito del pedido. Tiempo de recepcin hasta la disponibilidad.

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La Solucin:

Dar un adecuado Manejo a los inventarios

ATRAVES DE:

Gestin De inventarios

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Gestin de Inventarios:

Control Manejo

Mtodos Estrategias

Rentable y Productivo

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos Financieros:

Mantener una inversin compatible con el capital disponible. Reducir el inventario para reducir el capital inmovilizado. Obtener materiales de bajo costo sin sacrificar la calidad requerida por los procesos o clientes. Minimizar el capital invertido maximizando la cantidad a comprar.

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos de Operacin:

Reducir los costos de Produccin con una utilizacin efectiva de materiales. Disminuir perdidas de materiales debido al deterioro. No provocar faltantes que paren la Produccin. Promover la organizacin efectiva en el almacn. Promover la efectividad del manejo de materiales.

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos de Productividad:

Hacer uso eficiente y efectivo de los materiales en el proceso. Minimizar la cantidad de materiales a ser usados en el proceso. Minimizar el desperdicio y el reproceso. Maximizar el rendimiento de los materiales.

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Objetivos de la Gestin de Inventarios Objetivos de Seguridad y Control:

Proteger los materiales contra daos. Registrar las entradas y salidas de materiales al almacn. Eliminar los accidentes debido a malos procedimientos de apilamiento de materiales. Evitar robos de material implementando sistemas de seguridad.

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La Problemtica de los Inventarios

Como y Cuando surtirlo Puede Ser Robado Capital Invertido

Se Deteriora

Inventario En la empresa

Utilizar Espacio de almacn

Obsoleto Requiere de Manejo

Necesita Ser asegurado

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ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Stock mximo: cantidad mayor de existencias que se pueden mantener en un almacn. Stock mnimo (Stock de seguridad): cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en un almacn, bajo el cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto. Plazo de aprovisionamiento (o plazo de entrega): tiempo que tarda el proveedor en servir un pedido, o tiempo que transcurre desde la emisin del pedido hasta la recepcin fsica del mismo. Punto de pedido: nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacn, teniendo en cuenta el plazo de aprovisionamiento para no quedar por debajo del stock de seguridad
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MTODO DE PEDIDO PTIMO (MTODO DE WILSON)

Tiene como objetivo determinar el volumen o cantidad de pedido que minimice el costo total de la gestin de inventario. Este modelo es aplicable cuando se dan una serie de supuestos: - Siempre se realizan pedidos (lotes) del mismo tamao (Q = tamao del pedido)

- La demanda del producto es constante y conocida

- El plazo de entrega es constante La evolucin del nivel de existencias que se mantienen en inventario sigue la siguiente grfica. Cuando el nivel de existencias baja hasta el punto de pedido se gestiona un nuevo pedido siempre del mismo tamao (Q). Mientras transcurre el plazo de aprovisionamiento el nivel de existencias ha bajado hasta el stock de seguridad. (ver la siguiente grafica)
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73

Al gestionar inventarios se busca EQUILIBRIO entre el riesgo de quedarse sin inventarios (que producira ruptura de stocks) y el de almacenar un volumen excesivo de existencias (que supone un costo elevado). Para establecer el pedido ptimo (que minimice el costo total de la gestin de inventarios) hay que tener en cuenta los costos de gestin:

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Costo de pedido (CP): es el costo de reposicin de stocks o de realizar pedidos: resultado de multiplicar el costo de hacer un pedido (s) por el nmero de pedidos realizados en total (N), donde N es el cociente entre la demanda (D) y el tamao del pedido (Q): CP = s . N = s . D/Q (N = D/Q) Este costo disminuye con el volumen de pedido, porque cuanto mayor sea un pedido, menos pedidos habr que hacer. Costo de almacenamiento (CAL): si llamamos g al costo de mantener almacenada una unidad de producto, y sabiendo que (Q/2 + SS) el la media de stocks en el almacn, porque la demanda es constante, y que el stock de seguridad es SS, el costo ser: CAL = g . (Q/2 + SS)
Si no hay stock de seguridad la media de stoks en el almacn es Q/2, por lo que: CAL = g . (Q/2) g = r . p siendo r tasa de costo de almacenamiento y p precio de compra del bien almacenado. Este costo aumenta con el volumen de pedido, porque cuanto mayor sea un pedido, ms stocks habr y, por tanto, mayor costo de almacenamiento.
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Por tanto el COSTO TOTAL DE LA GESTIN DE INVENTARIOS (CTG) o COSTO ANUAL ser: CTG = CP + CAL = s. D/Q + g . (Q/2 + SS)
Si el CTG puede incluir el costo de adquisicin, en ese caso sera: CTG = CP + CAL + C Adquisicin El pedido ptimo (Q*) es el volumen de pedido que hace el CTG mnimo y en el que CP = CAL Derivando CTG respecto a Q, para obtener CTG mnimo hallamos: Q= 2(s) (D) / g Cadencia ptima de pedido (T*): tiempo que pasa entre dos pedidos T* = 360/N (N en das) Punto de pedido (PP) = Demanda durante el plazo de aprovisionamiento + Stock de Seguridad (SS) Demanda durante el plazo de aprovisionamiento: 1 Calcular: Demanda diria = Demanda anual(D)/360 2 Calcular: Demanda durante el plazo aprovisionamiento = demanda diaria . plazo aprovisionamiento
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Nmero ptimo de Pedido en el periodo La empresa Informacin Financiera, S.A. de C.V., proyecta consumir 360,000 unidades en el siguiente ao; el costo del pedido ser de $5,000.00; el costo unitario de cada material del inventario ser de $500.00 y la tasa del costo de mantenimiento del inventario ser del 25.0%.

En donde: NOP = Numero Optimo de Pedidos en el periodo = X VA = Venta Anual = $180, 000,000.00 (360,000 x $500.00) TMI = Tasa de Mantenimiento del Inventario = 0.25 CP = Costo del Pedido = $ 5,000.00 EJEMPLO:

NOP = 67 NOP = 67 Pedidos

Costos de mantenimiento
Supongamos que una empresa vende 100,000 unidades al ao, y coloca ordenes de igual tamao, 5 al ao, entonces se compraran 20,000 unidades por orden. Si el inventario se consume uniformemente a lo largo del ao, y si no se tienen ningn abasto de seguridad, entonces el inventario promedio ser igual a 20,000 unidades:

Justo despus de que llegue un embarque, el inventario ser de 20,000 unidades; justo antes de que llegue el siguiente embarque ser de cero, y en promedio se mantendrn 10,000 unidades.

Costo de pedido La empresa Administracin Financiera, S.A. de C.V., tiene un costo del pedido por lote de $5,000.00; se proyecta vender 360,000 unidades en el ejercicio siguiente y un Volumen de Compra por pedido de 5,373 unidades. Cul ser el costo de los pedidos en el siguiente ao? DATOS: CPL = $5,000.00 (Costo del Pedido por Lote) VAU = 360,000 (Venta Anual en Unidades) VC = 5,373 (Volumen de Compra) CPE = X (Costo del Pedido) CPE = CPL [VAU / VCE] CPE = $ 5,000.00 [360,000 / 5,373] CPE = $ 5,000.00 (67 PEDIDOS) CPE = $ 335,00.00 Luego entones, el costo de los pedidos ser de $335,000.00

MTODO ABC DE GESTIN DE INVENTARIOS

En empresas industriales o comerciales que operan con gran variedad de artculos est comprobado que un % reducido de artculos representa un alto % del valor de los inventarios. Y al contrario, un % elevado de artculos representa un pequeo % de dicho valor. El mtodo ABC clasifica por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando hay mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos. Cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados mayor ser el control sobre ellos.
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El mtodo ABC clasifica las existencias en tres categoras:

Existencias A: los artculos ms importantes para la empresa, son en torno al 20% de los artculos de almacn y equivalen en torno al 70-80% del valor total de las existencias. La empresa debe controlar sus stocks detalladamente, reducir todo lo posible las existencias y minimizar el stock de seguridad. Ej: Para una empresa que confecciona pantalones: telas de mayor valor
Existencias B: existencias menos relevantes que las A. Se debe mantener un sistema de control aunque mucho menos estricto que el anterior. Son en torno al 30% de los artculos del almacn, con un valor de 10-20% del total de las existencias. Ej: cremalleras y botones Existencias C: existencias con muy poca relevancia para la gestin de inventarios, por lo que no se controlan especficamente. Se usan mtodos simplificados y aproximados. Representan en torno al 50% de las existencias, pero tan solo el 510% del valor total del almacn. Ej: folios (material oficina)
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EL SISTEMA JUST IN TIME DE GESTIN DE INVENTARIOS

Es un sistema integrado de gestin de la produccin y aprovisionamiento que usan las principales empresas industriales a escala mundial. Surgi en Toyota (Japn) para producir ms coches sin que los costes le asfixiaran financieramente.

El JIT se fundamenta en que la empresa no fabrica ningn producto hasta el cliente no realiza un pedido en firme. La demanda inicia el proceso productivo, al revs que hasta entonces en que la empresa lanzaba su producto al mercado sin haber recibido ningn pedido.

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Una empresa que siga el sistema JIT de gestin de inventarios se caracteriza por:
- Reducir las existencias en inventario a las necesarias para la satisfaccin inmediata de los pedidos de clientes. El inventario JIT es el nivel de existencias mnimo para mantener el funcionamiento de la produccin y del aprovisionamiento eficazmente. - Reducir los plazos de produccin y de entrega a los clientes, reaccionando gilmente ante los cambios de la demanda. Disponer de un sistema integrado de calidad total que persiga la mejora continua, que identifique rpidamente los problemas operativos. Lo que implica fomentar la innovacin y participacin del personal para lograr la mejora continua de los procesos de produccin y aprovisionamiento (identificar problemas y proponer soluciones rpidas y dinmicas).

- Calidad total: tendencia a la mejora continua, con el objetivo de lograr la calidad ptima en la totalidad de las reas.

- Flexibilidad en el trabajo: adecuar n y funciones del personal a las variaciones 83de la demanda.

LA PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
Un plan de produccin se estructura comenzando con unas previsiones generales para el largo plazo y se finaliza concretndolo a corto plazo. Existen tcnicas para programar y controlar la produccin: MTODO PERT-CPM

El mtodo PERT se cumpliment, el mismo ao de su creacin, con el mtodo CPM formando el mtodo PERT-CPM. PERT: Tcnica de Evaluacin y Revisin de Proyectos. CPM: Mtodo del Camino Crtico. Para realizar un proyecto de produccin la empresa necesita evaluar los recursos necesarios para acometerlo. Cada proyecto de produccin recoger los siguientes aspectos:
a) Actividades , tareas y fases que componen el proyecto de fabricacin. b) Previsin temporal en que ha de realizarse cada fase. c) Secuencia del proceso, que indique el orden de realizacin de las fases de fabricacin. d) Un sistema de control y evaluacin de la realizacin del proyecto.

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El mtodo PERT es un mtodo de planificacin de la produccin que permite identificar el tiempo mnimo de ejecucin de los proyectos. Representa las actividades que componen el proyecto, considerando las relaciones de precedencia entre ellas, para calcular el tiempo de realizacin de un proyecto. Se usa para proyectos sencillos, basndose en la relacin existente entre las distintas actividades o fases que componen un proyecto de produccin, usando grficos que expresan las tareas que se han de realizar y el tiempo estimado para cada una de ellas. Actividad 1 Compra mp Actividad 2 Ensamblaje Actividad 3 Pintura Actividad 4 ... Producto

Camino crtico: duracin imprescindible para acabar el proyecto sin demora, muestra la parte del proyecto que hay que vigilar con mayor atencin, dado que es la parte donde pueden aparecer problemas de retraso en la realizacin del proyecto planificado. Pueden existir actividades cuyo retraso suponga demorar todo el proyecto y actividades con holgura que no retrasen el proyecto.
Relacin entre actividades: puede haber que terminar alguna/s para poder comenzar otras

Usa la tcnica de los grafos, que esquematiza la relacin de un proyecto de produccin en diferentes situaciones o actividades. Se presenta cada situacin en un nudo y cada actividad en una flecha, y se establecen las relaciones entre situaciones y su orden de precedencia. Para cada 85 actividad se asigna el tiempo de duracin.

Inventario por Conteo Ciclico

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OBJETIVO
Establecer las bases standard para el criterio de los conteos ciclicos. Dar a Conocer de manera General la realizacion de los Conteos Ciclicos.

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OBJETIVOS DEL CONTEO CICLICO

Mantener Veracidad en Los Registros de Inventario. Fisico vs Sistema Detectar y Eliminar las Causas que Ocasionan las Variaciones de Inventario. Eliminar El Inventario Fisico Anual. Contribuir con tecnicas de Mejora Continua en el Proceso de Manejo de Materiales. Minima Perdida del Tiempo de Produccion. Menor Inversion en Inventarios. Mejora de Servicio al Cliente. Provee una Oportunidad para evaluar y Graficar la Exactitud de Inventarios Mes a Mes

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VENTAJAS DE EXACTITUD DE INVENTARIOS

Proporcionar un Servicio mas Satisfactorio al Cliente. Para Asegurar la Disponibilidad de Material Cuando las Ordenes de Produccion son Liberadas. Para Analizar Los Niveles de Inventario y Disponer de los Excesos.

REGISTROS INEXACTOS RESULTAN EN:

Sobrepedidos Paros de Produccion Alta Obsolescencia
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VENTAJAS ADICIONALES DEL CONTEO CICLICO

Los esfuerzos pueden estar Concentrados en Areas Problematicas. Vigilancia Constante Mantiene Integridad en el Sistema. Menos Inventario En Exceso. Menos indice de Correcciones a Fin de Ao. Estado Correcto de los Recursos por todo el Ao.
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CONTEO CICLICO
Contar Muestras de Registros Frecuentemente. Probar su Exactitud. Identificar las Causas de Error. Eliminar las Causas de Error. Analizar las Diferencias para dar su Causa Raiz. Proveer una medida de Exactitud para los Registros.
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INVOLUCRADOS
Todo el Personal Que Tiene Contacto con El Flujo de Materiales Responsable de la Integridad del Inventario.

RECIBOS ACOMODO SURTIDORES KITEADORES TRANSACCIONISTAS CONTEO CICLICO

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PROCESO DE CONTEO CICLICO

Se Cuenta De Manera General todo el Almacen una Vez por Mes Esto nos permite Asegurar el Inventario En Almacen. El Conteo es de Manera Ordenada, Asignado Estrategicamente el Orden del Conteo. El ritmo es Marcado en base a Requerimiento del Almacen. Existen dos formas de realizar Un Conteo Ciclico
La Primera es CONTAR una Localidad Con Todos Sus Numero de Parte La Segunda es CONTAR un Numero de Parte con Todas Sus Localidades.

Los Registros son Generados por medio de documentos. ( En base a Reporte) Son contadas las localidades y Capturadas en un reporte Llamado Reporte de Conteo Ciclico. En Caso de Existir alguna Diferencia en alguna Localidad o Numero de Parte se Procede a Contar por Segunda Vez La Localidad ( Segundo Conteo). En caso de Seguir con La Diferencia se Analiza: Continua...
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PROCESO DE CONTEO CICLICO

Ajustes De Inventario Transacciones entre Localidades de Almacen Surtido Devoluciones Cambios de Numero Transferencias A Produccion Acomodo Resultado de Conteos Anteriores Transacciones Pendientes
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PROCESO DE CONTEO CICLICO

PRINCIPALES RAZONES DE VARIACION
Error en Surtido Error en Acomodo Error en Transaccion Identificacion Incorrecta ( Etiqueta, Cantidad, Numero De Parte) Correccion por Conteo Ciclico Error en Inventario Fisico Devoluciones Acomodo
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COMO OBTENER INVENTARIOS Y REGISTROS CONFIABLES

COMUNICACION Y DISCIPLINA Realizando los Movimientos de Material de Manera Confiable. Revisando Los Recibos que entran al Almacen. Organizando en los Lugares Correctos al Acomodar. Surtiendo: Cantidades Correctas en Requisicion anotando Cantidades y Numeros Correctamente. Revisando y Validando los Numeros y Cantidades que son Devueltos al Almacen.
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CONCLUSIONES
Todos y cada uno de Nosotros Somos Responsables del Inventario en la Empresa. Cada Transaccion y Cada Movimiento son Importantes Para Lograr Inventarios y Registros Confiables. Es Importante Aclarar Todas las Dudas Que Surgan En el Porceso de Manejo de Materiales. Todos Formamos Parte Activa del Manejo de Materiales y los Resultados del Almacen son el Reflejo de el Trabajo de Cada uno de Nosotros. Recuerda TU CONCENTRACION Y DESEMPEO son indispensables para el buen funcionamiento de la ORGANIZACION.

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La Gua de Gestin de la Cadena de Suministro

Compras y Toma de Decisiones

Compras: implica una transaccin monetaria. Toma de Decisiones: la responsabilidad de adquirir los productos y servicios que la organizacin necesita.
productos: materias primas piezas, recambios mantenimiento, reparacin y aprovisionamiento operativo (MRO) servicios: consultora servicios bsicos (electricidad, telfono, etc.) beneficios de salud para los trabajadores (seguros mdicos)

Evolucin de las Estrategias de Compra

Enfoque en Precio Enfoque en calidad, confianza, respuesta efectiva y costo total

Enfoque Estratgico - Acuerdos con proveedores - predicciones - tiempo de ciclo

El Proceso de Toma de Decisiones:

Preparacin: identificar necesidades, tales como dependencia o disponibilidad a largo plazo evaluar las necesidades del usuario para asegurar la conveniencia de la compra preveer cundo y cmo ser necesario comprar identificar y seleccionar proveedores desarrollar un sistema eficiente de ejecucin y control de pedidos negociacin: procesos de licitacin contratos

 Realizar el pedido a travs de los canales adecuados (ej: pedido de compra autorizado) Recepcin del pedido incluyendo ajustes por daos, faltas, sobrantes, costes incorrectos, etc.. Monitorear el desempeo del proveedor.

Elementos de incertidumbre en el suministro:

tiempo de entrega cantidad entregada calidad de la entrega exactitud de los datos y precios de los productos entregados

Para seleccionar un proveedor es necesario analizar antes algunos factores:

precio calidad credibilidad condiciones de pago costos de envo

Hay que valorar el costo total de la transaccin, no nicamente el precio, para elegir a un proveedor.

Las Tendencias Positivas en el proceso de Compras y Toma de Decisiones incluyen:

nmero reducido de proveedores relaciones duraderas con los proveedores proveedores localizados cerca del cliente, para mejorar la rapidez en el suministro Infraestructura integrada de informacin: EDI, catlogos electrnicos

Consideraciones clave para analizar el proceso de compra:

ventas anuales compras anuales nmero de proveedores nmero de alianzas con proveedores nmero total de productos o accesorios comprados compra a costo efectivo a corto y largo plazo gestin eficiente del proceso de compras

Analizar que requisitos de proveedor son necesarios para:

productos y servicios: tamaos de lote, empaque, frecuencia de entrega, y respuesta informacin: cunto y cundo opciones de financiacin y costes.

Compare sus necesidades y posibilidades con estos requisitos.

La siguiente frmula es usada para evaluar el cumplimiento de los proveedores en las entregas a tiempo.
D%=100-(L*100)/S

D = cumplimiento mensual de entregas (%) L = nmero de lneas de producto entregadas fuera de tiempo durante el mes S = nmero de lneas de producto planificadas para ser entregadas durante el mes.
Diferentes tolerancias para productos A, B, C.

La siguiente frmula es usada para evaluar el nivel de cumplimiento de la Calidad.

Q%=100-(R*100)/N

Q = Cumplimiento mensual de la Calidad (%) R = nmero de unidades rechazadas durante el mes N = nmero de unidades entregadas durante el mes

Plan de Accin de Mejora:

Accin Responsable Objetivo Fecha Cobertura %

Recursos Necesarios:________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Indicadores Propuestos:_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 110

Plan de Accin de Mejora:

Accin Responsable Objetivo Fecha Cobertura %

Recursos Necesarios:________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Indicadores Propuestos:_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 111

Plan de Accin de Mejora:

Accin Responsable Objetivo Fecha Cobertura %

Recursos Necesarios:________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Indicadores Propuestos:_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 112

GRACIAS POR SU ATENCIN