Presentacion de Resultados Ejecutivos Al Comite de Auditoria II

Logo de la compañía
auditada.
Compañía xxxxxxx
Comité de Auditoría
25 de febrero de 20XX
auditada.
Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX
1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX
2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía
3 Avance del plan de auditoría del año 20XX
4 Resultado de las auditorías de los procesos de:

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx
5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de

febrero de 20XX
6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por

la línea ética
7 Proposiciones y varios.
auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX

la línea ética
auditada.
El acta del comité de auditoría número xxx del xxx de diciembre de 20XX, fue enviada a los
miembros del comité el xxx de enero de 20XX.
Los miembros de comité, solicitaron las siguientes actividades:
Administración:
1. Validar que en el comité financiero se revise el impacto de las provisiones de compras.
Respuesta: En el comité financiero de enero de 20XX, se verificó la consistencia de provisiones,

ajustando un costo de $xxxx.
Auditoría interna:
2. Verificar la materialidad definida por Revisoría fiscal y validar la concordancia con los valores
definidos por Auditoria interna para la compañía.
Respuesta: Revisoría fiscal definió la materialidad de las compañías en el xxx de 20XX, respecto a la
materialidad definida por auditoría interna su variación corresponde al 1%.
A continuación se procede a solicitar su aprobación por parte de los miembros del comité de
auditoría.
auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX

la línea ética
auditada.
1. Informe de control interno de noviembre de 20xx
2. Dictamen de cierre de año 20xx.
3. Plan de trabajo del año 20xx

auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX

la línea ética
auditada.
3 Avance del plan de auditoría del año 2018
Actividades Actividades
Avance plan ejecutadas a
de auditoría Planeadas
febrero de 2018
auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX

la línea ética
auditada.
4 Resultado de la auditoría del proceso de Inventarios
Resumen ejecutivo Objetivo y alcance
Metodología y valoración de riesgos

2 3
1 Contexto del proceso Resultados de la auditoría
4 54
auditada.
1. Metodología y valoración de 2. Resumen 3. Objetivo y 4. Contexto del 5. Resultados de la
riesgos ejecutivo alcance proceso auditoría
Metodología de la ejecución de la auditoría
1 3 5 7
Diseño del Definición de

Identificación Solicitud de acciones de Presentación
Entendimiento programa de Identificación Emisión de
de riesgos y información mitigación de resultados
del proceso trabajo y de hallazgos Informes
controles preliminar (Dueños del al comité de
ejecución
proceso) auditoría
2 4 8
6
Las etapas de auditoria fueron desarrolladas a satisfacción. Los responsables del proceso auditado brindaron la
colaboración requerida.
1. Metodología y valoración de
riesgos
2. Resumen
ejecutivo
3. Objetivo y
alcance
4. Contexto del
proceso
5. Resultados de la
auditoría
auditada.
Probabilidad de los riesgos
1 Remoto Sucede una vez al año o

cada tres años
2 Poco probable Sucede

más de una vez al
año
3 Posible Sucede una sola vez al mes
Sucede más de una vez al

4 Probable
mes.
Sucede diario o más de una
5 Cierto vez a la semana
Definir las categorías de riesgo que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos,
(Operativo, financiero, tecnoló gico, cumplimiento, estratégico, reputacional, ambiental) y establecer las
métricas de impacto y/o efecto que tendría en la organizació n la materializació n del riesgo y la
probabilidad de que suceda el riesgo. (Ejemplo. Extremo, Alto, Medio, Moderado, Bajo, no significativo).
auditada.
1. Metodología y valoración de 2. Resumen 3. Objetivo y 4. Contexto del 5. Resultados de la
Resultado de la auditoría del proceso de inventarios
Resultados
1 Ausencia de lineamientos para el manejo y administración de materia prima no conforme Extremo 3
2 Inadecuada segregación de funciones para la aplicación de ajustes de materia prima y producto
Alto 1
terminado
Moderado 0

Bajo 0
3 Debilidad en el control de consumos de materia prima por referencia
No significativo 0
4 Ausencia de controles para las tomas físicas de inventario
Total resultados 4
El proceso de inventarios presenta tres situaciones extremas y una alta, lo cual podrían generar que se
materialicen los riesgos asociados a cada una de ellas, afectando el cumplimiento de los objetivos del
proceso y de la compañía. Para las situaciones identificadas la administración por medio del responsable
del proceso definió acciones de mejoramiento, identificando responsables y fecha de implementación.
1. Metodología y valoración de 2. Resumen 3. Objetivo y 4. Contexto del 5. Resultados de la Logo de la compañía
auditada.
Objetivo
Evaluar el proceso de gestión de inventarios de la compañía xxxx de manera trasversal, bajo los lineamientos y
directrices centralizadas desde la planta general, bajo la metodología de identificación de riesgos y evaluación de
del diseño y efectividad de los controles manuales y automáticos.
Alcance
La auditoría consideró la evaluación del proceso de gestión de inventarios de materia prima y producto
terminado en las áreas de almacén, producción y logística, se evaluaron los siguientes subprocesos y/o
actividades, de acuerdo a nuestra metodología de muestreo estadística:

1. Recepción de materia prima en el almacén y plantas de producción
2. Recepción de producto terminado en el área de Logística.
3. Almacenamiento y control del inventario
4. Toma física de inventario, niveles de autorización y administración de ajustes.
5. Devoluciones, no conformes y bajas.
6. Bodegas de tránsito o control
7. Segregación de funciones en el proceso de administración de inventarios.
8. Controles de acceso y edición de los sistemas de información que apoyan el proceso.
El proceso evaluado tuvo alcance a las bodegas general, A, B y C y a las transacciones realizadas durante el
periodo de xxxx y xxxx del año 20XX.

Limitación: En la Bodega A, no fue posible realizar tomas físicas de inventario por parte de auditoría interna, ya
que se encontraba en restructuración física y no fue autorizado el ingreso.
auditada.
Contexto del proceso de inventarios
Las directrices o lineamientos para el proceso de inventarios son definidos y administrados de manera
centralizada en la planta de General. Las tomas físicas de inventario se realizan dos veces al año, con un
cubrimiento del 100% de las bodegas, materia prima y producto terminado.
A junio de 20XX, los saldos de inventario de cada una de las bodegas es el siguiente:
Bodega Materia Prima Producto terminado

(Unidades) (Unidades)
General 1.250 980
Bodega A 830 500
Bodega B 650 320
Bodega C 552 120
auditada.
Resultados de la auditoría

De acuerdo a la inspección del día xx del mes xxx de 20XX realizada a la
bodega general ubicada en xxxx, se observó:
Ausencia de lineamientos para
1. El procedimiento para la administración de inventarios código xxx de
el manejo y administración de 2014, no considera lineamientos para la identificación, disposición de
materia prima no conforme. materia prima y lineamientos para la devolución al proveedor.
2. Se identificaron 246 kilos de materia prima nacional e importada en
1 estado no conforme, devueltas por el área de calidad con una

antigüedad superior a 8 meses valorizada en $1.800 millones.
3. En el sistema de información el área de calidad bloquea las materias

primas no conformes, sin embargo la opción para liberar está disponible
para operarios y almacenistas

Riesgo reputacional: Productos sin el Plan de acción:
cumplimiento de la calidad requerida 1. Se identificaran las materias primas no devueltas al proveedor y se
realizara el procedimiento de devolución
Financiero: Pérdida económica por materia 2. Se verificaran y ajustaran las políticas y procedimientos de
prima en mal estado sin devolución administración del inventario, incluyendo el manejo y administración
oportuna y costos asumidos por la de las materias primas no conformes, se capacitaran a los funcionarios
compañía para su cumplimiento.
3. Se verificara el sistema de información para limitar los accesos de
identificación de materia prima, ajustes y liberación exclusivamente
para el área de calidad.
Responsable:
Señor xxxxx, Jefe de inventarios Fecha de implementación
Señora xxxx, Directora de calidad Xxxx del mes de xxxx del año 20XX
Señor xxxxx, Jefe de tecnología
auditada.

Entre los meses de xxx y xxxx de 20XX la compañía realizo ajustes netos por
valor de $1.200 millones para lo cual se observó:
Inadecuada segregación de
1. Inadecuada segregación de funciones para los ajustes de inventario, los
funciones para la aplicación de analistas de inventario, responsables de la administración y custodia de
ajustes de materia prima y los inventarios, realizaron los ajustes.
producto terminado. 2. Las actas que soportan los ajustes no se encuentran autorizadas por el
2 Jefe de inventarios, ni por el gerente general.
2
3. Los procedimientos de inventario, no identifican documentación soporte
y niveles de autorización de acuerdo al monto y cantidad de inventario
ajustado.
4. Las transacciones de ajustes de inventario en el sistema de información
xxxx, no tienen parametrizado los niveles de autorización para dar de
baja, trasladar y ajustar inventarios.

Fraude: Ajustes de inventario no Plan de acción:
autorizados y accesos inadecuados para su 1. Se verificaran y ajustaran las políticas y procedimientos de
administración. administración del inventario, definiendo actividades de control y
niveles de autorización para ajustes y bajas de materia prima y
Financiero: Pérdida económica por pérdida producto terminado y se capacitaran a los funcionarios para su
de inventario. cumplimiento.
2. Se definirá un matriz de autorización para todo el proceso de
inventarios, desde su traslado, movimientos, ajustes y bajas de acuerdo
a la estructura del área y la organización.
Responsable:
Fecha de implementación
Señor xxxxx, Jefe de inventarios
Xxxx del mes de xxxx del año 20XX
Señor xxxxx, Jefe de tecnología
auditada.

Se evidenció que en el proceso de producción:
Debilidad en el control del 1. El cálculo de distribución del consumo es realizado en hojas de Excel y
consumo de materia prima por es ponderado de acuerdo a la producción mensual.
2. No se tiene estimado el consumo estándar para cada tipo de materia
referencia. . prima de acuerdo a la cantidad producida, por lo tanto no se realizan
controles de desviación de consumo.
3
3. La hoja de Excel utilizada para los cálculos de costeo no tiene controles
de acceso y edición.
4. De acuerdo a la validación del consumo de materia prima de 345
órdenes de producción del mismo producto y con cantidades de
producción similares, se observaron diferencias en consumo desde el
-20% hasta el 180%.

Financiero: Información financiera no
confiable.
Financiero: Pérdida económica por Plan de acción:
consumos de materia prima no autorizados 1. Se validara la activación del módulo de costos, en donde se administre
e irreales. en línea con el proceso los consumos de materia prima y la asociación
Fraude: Consumo de costos de materia de otros costos a las órdenes de producción.
prima no autorizados 2. Se definirán costos estándar para el control del consumo de materia
prima, costos directos e indirectos, con niveles de tolerancia de
desviaciones de acuerdo a análisis históricos y se parametrizaran en el
sistema de información
Responsable:
Fecha de implementación
Señor xxxxx, Jefe de inventarios
Xxxx del mes de xxxx del año 20XX
Señor xxxx, Jefe de tecnología
auditada.

Auditoria interna solicitó la realización de toma física de inventarios en las
Ausencia de controles para la bodegas general, A, B y C, para producto terminado, la cual se llevó a cabo el
día xxx del mes xxx del año 20XX, observando:
toma física de inventario
a. Diferencia entre los conteos físicos y las cantidades registradas en el
sistema por valor neto de $120 millones, equivalente a los 8,6% del
4
inventario, estas diferencias fueron ajustadas sin realizar previamente la
identificación y análisis de las causas de las diferencias.

b. En las bodegas A y C, quienes realizaron el conteo físico también
cumplieron el rol de mesa de control y registraron los resultados de los
conteos al sistema de información.

Fraude: Ajustes de inventario no
autorizados y por debilidad en la asignación Plan de acción:
de roles para la toma física de inventarios. 1. Se reforzaran las capacitaciones de toma física de inventarios a los
funcionarios que participan en esta actividad, identificando claramente
Financiero: Pérdida económica por pérdida sus funciones de acuerdo al rol asignado y se mantendrá una adecuada
de inventario y ajustes incorrectos o no segregación de funciones en la actividad de toma física de inventario
autorizados. 2. Sin excepción todas las diferencias de inventario, resultantes de la toma
física deben ser justificadas y autorizadas de acuerdo a los niveles
definidos en el procedimiento de inventarios.
Responsable: Fecha de implementación

Señor xxxxx, Jefe de inventarios Xxxx del mes de xxxx del año 20XX
auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX

la línea ética
auditada.
5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de febrero de 20XX
Calificación del
Implementado
Parcialmente
Vencido Totales
IMPLEMENTADO 67%
Riesgo Implementado
PARCIALMENTE 30%
Alto 123 56 8 177 IMPLEMENTADO
Medio 16 4 20 VENCIDO 3%
Bajo 35 18 53
174 78 8
TOTAL
67% 30% 3% 260
*Planes de Enero 2017 a febrero 2018
Estado de planes de acción implementados y vencidos
Políticas y procedimientos 18
Unidad de negocio
Parcialmente Porcentaje de
Vencido Total planes Part. % Segregación de funciones 20
Implementado avance
Accesos a sistemas de
Compras 24 20% 2 26 30% información
25
Nómina 12 4% 1 13 15%
Producción 15 15% 4 19 22% Conciliaciones financieras 15
Publicidad 9 85% 9 10%
Tecnología 18 4% 1 19 22% Formalización contractual 8
TOTAL 78 8 86 100%
Implementados y vencidos 86
auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX
6 Reporte de las denuncias y consultas administradas

por la línea ética
auditada.
6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por la línea ética
Durante el periodo de Enero a Febrero de 20XX, en la Línea ética se han recibido 20 denuncias y 32
consultas, relacionadas con los Códigos de Conducta, Buen Gobierno y reglamento interno de trabajo y/o
Políticas.
Estado de las denuncias recibida desde Noviembre de 20XX a Febrero de 20XX:
Concepto de denuncias recibidas por

ABIERTAS 8 40% la línea ética
CERRADAS 12 60% 5
• Conflictos de interés
• Apropiación de recursos o activos 7
Las ocho (8) denuncias reportadas en estado abierto, • Acoso laboral 3

fueron direccionadas a las respectivas áreas de • Otros temas no éticos 5
Comité laboral, Administrativo, Seguridad y auditoría
interna, para su respectivo tratamiento y gestión.
auditada.

4.1 Inventarios
4.2 xxxxxx
4.3 xxxxxxx

febrero de 20XX

la línea ética

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Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía

3 Avance del plan de auditoría del año 20XX

4 Resultado de las auditorías de los procesos de:

5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de

6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por

Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía

3 Avance del plan de auditoría del año 20XX

4 Resultado de las auditorías de los procesos de:

5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de

6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

Los miembros de comité, solicitaron las siguientes actividades:

Respuesta: En el comité financiero de enero de 20XX, se verificó la consistencia de provisiones,

Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía

3 Avance del plan de auditoría del año 20XX

4 Resultado de las auditorías de los procesos de:

5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de

6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía

1. Informe de control interno de noviembre de 20xx

2. Dictamen de cierre de año 20xx.

3. Plan de trabajo del año 20xx

Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía

3 Avance del plan de auditoría del año 20XX

4 Resultado de las auditorías de los procesos de:

5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de

6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por

Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía

3 Avance del plan de auditoría del año 20XX

4 Resultado de las auditorías de los procesos de:

5 Estado de implementación de planes de acción con corte al 23 de

6 Reporte de las denuncias y consultas administradas por

4 Resultado de la auditoría del proceso de Inventarios

Resumen ejecutivo Objetivo y alcance

Metodología y valoración de riesgos

Metodología de la ejecución de la auditoría

Diseño del Definición de

Probabilidad de los riesgos

1 Remoto Sucede una vez al año o

2 Poco probable Sucede

Sucede más de una vez al

Resultado de la auditoría del proceso de inventarios

Contexto del proceso de inventarios

Bodega Materia Prima Producto terminado

2. Se identificaron 246 kilos de materia prima nacional e importada en

1 estado no conforme, devueltas por el área de calidad con una

3. En el sistema de información el área de calidad bloquea las materias

Responsable: Fecha de implementación

Agenda del comité de auditoría de Febrero xxx de 20XX

1 Lectura y aprobación el acta del comité de xxx de diciembre de 20XX

2 Presentación de la Auditoría Externa de la compañía