SISTEMAS DE INFORMACIN AUTOS IDE S.

Caso Practico Sistemas de Informacin: Autos IDE S.A

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1. 2. 3. 4.

INTRODUCCIN ......................................................................................................... 3 SITUACIN DEL MERCADO ......................................................................................... 3 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA................................................................................... 4 ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR .......................................................................... 5

4.1. ACTIVIDADES PRIMARIAS ............................................................................................... 6 4.1.1. Logstica Interna ................................................................................................ 6 4.1.2. Operaciones / Produccin .................................................................................... 7 4.1.3. Logstica externa................................................................................................ 7 4.1.4. Marketing y Ventas ............................................................................................ 7 4.1.5. Servicios post-venta ........................................................................................... 8 4.2. ACTIVIDADES DE SOPORTE ............................................................................................. 8 4.2.1. Infraestructura .................................................................................................. 8 4.2.2. Recursos humanos ............................................................................................. 9 4.2.3. Desarrollo tecnolgico ........................................................................................ 9 4.2.4. Abastecimiento .................................................................................................. 9 5. 6. 6.1. OBJETIVOS A IMPLEMENTAR .................................................................................... 10 ANALISIS A NIVEL DE SISTEMAS DE INFORMACION ................................................ 11 SISTEMAS A IMPLANTAR ............................................................................................... 11

Autores Victor Martin

victor.martinramos@gmail.com

Historial de Revisiones Autor

Vctor Martn

Versin 1.0

Cambios Versin Inicial

Fecha 13.11.2011

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Introduccin
El presente documento pretende definir la adaptacin tecnologa a realizar en la compaa AUTOS IDE S.A a travs de un anlisis de la cadena de valor de la empresa en toda su extensin, identificando los puntos susceptibles de mejora. Para ello , se implantarn Sistemas de Informacin que mejoren la integracin y el desarrollo de todo su negocio desde su relacin con los proveedores , actividades internas y relacin con clientes.

2.

Situacin del mercado

Aunque debido a la crisis las ventas de vehculos nuevos han descendido en todo el pas ha ocurrido lo mismo con las de vehculos de ocasin que han aumentado un 8% en el primer cuatrimestre del ao. Esto lleva a los propietarios de Autos IDE a plantearse una expansin a nivel nacional para aprovechar esta coyuntura.

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Descripcin de la empresa
Para la realizacin de este caso prctico hemos tomado la empresa ficticia Autos IDE expresamente creada ad hoc para este ejemplo: Las caractersticas principales de la empresa son las siguientes: Empresa de tradicin familiar situada en Castilla-La Mancha con 5 concesionarios en: Toledo, Cuenca, Albacete, Guadalajara, Ciudad Real y en vas de expansin a otras Comunidades. Se dedica a la venta de vehculos de segunda mano (Seminuevos y de ocasin) y a la reparacin de todo tipo de vehculos en sus talleres propios anexos a los concesionarios. Tiene su origen en talleres de reparacin de vehculos propiedad de la familia, por lo que siempre tienen el concesionario al lado del taller. Este hecho les ha facilitado ofrecer un magnfico servicio de garanta y servicio Post-venta a sus clientes La direccin est en manos del hijo del fundador que sigue empleando el modelo de negocio tradicional que ha tenido la empresa desde su origen. El grado de informatizacin de la empresa es muy bajo:

Dpto. Comercial: Cada comercial utiliza hojas Excel para el clculo de ventas y comisiones. No disponiendo de esta informacin de una manera centralizada. Nominas: Los administrativos procesan las nminas el ltimo fin de semana del mes para realizar el pago a los empleados. Contabilidad y Facturas: Se revisan una vez al mes y se contabilizan en el libro contable. Clientes: No se guarda informacin de los clientes para ser explotada. Canales de Venta : Exclusivamente los concesionarios Publicidad: Solo en peridicos y radios locales (No web). La mayora de sus clientes llegan a travs del boca a boca o visitando el expositor del concesionario. Compras: Cada concesionario/taller compra los repuestos que necesita a proveedores locales. No se tiene un control exhaustivo sobre el stock disponible. Talleres: Se encargan de arreglar los vehculos en garanta y otros vehculos que llegan procedentes de clientes externos al concesionario.

La direccin de la empresa se propone la contratacin de un director de TI para la implantacin de Sistemas de Informacin que ayuden a desarrollar la empresa y mejorar su competitividad, eficiencia y ayudarles en su objetivo de expansin nacional.

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Analisis de la cadena de valor

Tiene su orign en Michael Porter , profesor de Harvard que estableci en sus libros "Estrategia competitiva" y "Ventaja competitiva" , un marco para analizar empresas dentro de sus sectores industriales , nivel de competencia y la forma de establecer su estrategia de manera que le permita obtener una posicin ventajosa respecto a sus competidores. Dentro de estos tres pilares se encuentra la cadena de valor: Es la herramienta ms comn para medir las prestaciones de una empresa, tomando en consideracin una serie de actividades y procesos relacionadas con su operatividad. Estas actividades son divididas en dos grupos:

Las actividades primarias: Son las que participan efectivamente al negocio de la empresa y a la creacin de valor en el producto

Las actividades de soporte: Son las que no afectan directamente el negocio de la empresa, pero son necesaria para que la empresa pueda funcionar de un modo correcto.

En el anlisis que se ha llevado a cabo, se han tomado en consideracin las siguientes actividades:

Imagen 1: Esquema de la cadena de valor

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Actividades primarias: Logstica Interna Operaciones/Produccin Logstica externa Marketing y Ventas Servicios ( post-venta )

Actividades de soporte: Actividades de infraestructura Recursos humanos Desarrollo tecnolgico Compras

4.1. Actividades Primarias

4.1.1.

Logstica Interna

La empresa cuenta con expositores para cada concesionario donde puede almacenar gran cantidad de vehculos pero no se tiene control exhaustivo sobre ellos. As mismo los talleres anexos al concesionario se encargan de proporcionar suministro de piezas y recambios tanto para los vehculos de los concesionarios como para los que provienen de la calle. No se tienen un control de stock de piezas ni control sobre la recepcin de materiales y su almacenamiento. Lo que a veces se traduce en falta de stock o lo contrario en ocasiones demasiado material inmovilizado. Actividad Control de stocks Almacn de materiales Almacn de Vehculos Descripcin No hay control sobre el stock disponible Falta o exceso de material almacenado Baja rotacin de vehculos

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4.1.2.

Operaciones / Produccin

Al no dedicarse la empresa a la produccin de bienes esta se encuentra bastante simplificada afectando solo a los procesos que afectan a la venta del coche y las reparaciones.

Actividad Informacin sobre los vehculos Catlogo de vehculos Reparacin de vehculos

Descripcin Cada vehculo dispone de un cartel con sus caractersticas. No existe un catlogo de vehculos para el vendedor a veces tienen ms coches de los que caben en el expositor por lo que es imposible vender un coche ya que no hay espacio fsico en la tienda. El personal de taller repara los vehculos y emite facturas en papel. Una vez al mes estas facturas son integradas en el libro mayor de la compaa.

4.1.3.

Logstica externa

La logstica de salida es muy simplificada contempla los trmites para el cambio de titularidad del vehculo y coordinar la entrega de vehculos con los clientes

Actividad Tramites de vehculos Entrega a clientes

Descripcin Registro con los estados de tramitacin de papeles para vehculos : Transferencia , seguros etc. Puesta a punto del vehculo y limpieza para entrega a cliente

4.1.4.

Marketing y Ventas

Esta seccin implica todo los medios en consideracin necesarios para incrementar las ventas en empresa ya sea promocin en canales alternativos (Internet), gestin de la publicidad, marketing por segmentacin de clientes.

Actividad Promocin Gestin de campaas Comercio electrnico Website corportivo

Descripcin Inexistente Publicidad en Internet , buscadores No se realizan campaas dirigidas a un determinado target de cliente Catlogos online no disponibles para ser mostrados en la web No disponible web con la informacin sobre todos los vehculos disponibles en la compaa as como con servicios de valor aadido, financiacin, valoracin online de vehculos ,etc

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4.1.5.

Servicios post-venta

Aunque el servicio de post-venta de autos IDE ha sido unos de los factores ms importantes siempre se ha realizado en base a la relacin personal y sin ningn tipo de control y planificacin.

En lo que respecta a la financiacin nunca se haba ofrecido y solo vendan coches al contado o mediante ingreso, transferencia bancaria etc., nunca a plazos. Se plantean acuerdos comerciales con entidades como El centro Financiero del vehculo del Banco Cetelem que facilita financiacin para compra de vehculos seminuevos.

El periodo garanta de los vehculos siempre era la sealado por la legislacin vigente se plantea ampliar la garanta a vehculos en un mejor estado (Premium) como hacen otras concesionario marcas como BMW por ej.

Actividad Financiacin

Descripcin No ofrecen financiacin, por lo que no existe posibilidad de llegar a clientes con bajo nivel de efectivo. Ofrecen revisiones y/o mantenimiento gratuito en determinados vehculos Premium (Ej. Menos de 3 aos y 40.000KM) Gestin de las averas tanto de los vehculos en garanta como del resto de vehculos de los concesionarios/talleres se hace de forma manual No se tiene ninguna informacin a este respecto.

Revisin Gratuitas Reparacin de Averas Satisfaccin del cliente

4.2. Actividades de Soporte 4.2.1. Infraestructura

Estas son las actividades transversales que dan soporte a las reas de la cadena de valor de la empresa y que permiten realizar una planificacin y organizacin del negocio. En esta empresa estas reas no se encuentran informatizadas y se basan en la heroicidad, capacidad de trabajo y compromiso tanto del contable como del director general de la empresa. Planteamiento a todas luces insostenible para un empresa en crecimiento y que difcilmente puede cumplir sus compromisos si sigue trabajando as.

Actividad Contabilidad Sistemas de Informacin Planificacin

Descripcin Como hemos comentado anteriormente. Esta se lleva en libros contables en la sede principal no estando integradas los concesionarios Nulos en la organizacin slo algunas Excel usadas por los comerciales para contabilizar las ventas y sus comisiones No se realiza ninguna planificacin en la empresa

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4.2.2.

Recursos humanos

Toda la gestin de los recursos humanos se realiza de forma manual con lo que esto conlleva. Una ingente cantidad de trabajo en los periodos de pago de nmina que incluso obliga a trabajar en fin de semana al contable con los perjuicios que esto conlleva. Actividad Nominas Descripcin El contable las calcula mensualmente a travs de las hojas Excel usadas por lo comerciales para computar las ventas, el resto de empleados tienen un salario fijo. No existen polticas de formacin en la empresa Cada concesionario tiene una planilla en papel con los turnos ,vacaciones etc. No existen polticas de motivacin innovadoras en la empresa. Slo el bonus de los comerciales en funcin de la ventas

Formacin Planificacin de turnos Motivacin

4.2.3.

Desarrollo tecnolgico

La empresa de basa en un modelo tradicional familiar en el que no se hace uso de las tecnologas de la informacin en prcticamente ningn rea de la empresa Actividad Innovacin ERP Sistemas de apoyo a las decisiones Sistemas de planificacin Uso de Internet Descripcin No se realiza ningn tipo de innovacin trabajan en la forma tradicional que lo han hecho siempre. No existe ningn sistema de gestin empresarial que aglutine la informacin relevante a la empresa No se utilizan Sistemas de B.I que ayuden a la direccin de la empresa a definir su estrategia. Simplemente se han dejado llevar por el saber hacer y la experiencia del director general. No existen polticas de motivacin innovadoras en la empresa. Slo el bonus de los comerciales en funcin de la ventas Se reduce al envo de las hojas Excel comerciales con los datos de venta para el pago de nminas a fin de mes. No hay web corporativa ni presencia de la empresa en redes sociales.

4.2.4.

Abastecimiento

Cada concesionario es independiente en la gestin de sus compras tanto de los vehiculos de segundamano que compran a particulares para revender ,como de los repuestos para arreglar los coches , materiales de oficina etc.

Actividad Compras de vehculos Compras de piezas de repuesto Compras de consumibles

Descripcin A particulares que venden sus vehculos o a clientes del taller Se realizan a proveedores locales no hay poltica de negociacin de compras ni de abastecimiento. El responsable del concesionario pide material de oficina an proveedor segn hace falta.

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5.

Objetivos a implementar

Una vez establecida la situacin actual de la empresa establecemos los objetivos a conseguir para que la empresa pueda seguir con su poltica de expansin en el mercado:

Mejorar los procesos de compras en el conjunto de la organizacin Mejorar el desarrollo e integracin de las actividades internas. (Contabilidad , RRHH) Implementar control de stocks en vehculos, consumibles, repuestos para tener un mejor coste/Oportunidad Realizar campaas de marketing enfocadas a determinados clientes. Aumentar los servicios post venta (Garantas , Revisiones/mantenimiento gratuitas) Mejorar la satisfaccin al cliente (Incidencias , preguntas , quejas) Aumentar las ventas de coches ampliando los canales de venta (Internet) Tener mayor control de las reparaciones realizadas a vehculos y del desempeo del rea de talleres para optimizar procesos Implementar sistemas de cuadro de mando que ayuden a orientar la empresa estratgicamente y reaccionar ante imprevistos propios o del mercado

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ANALISIS A NIVEL DE SISTEMAS DE INFORMACION

6.1. Sistemas a implantar

Dadas las caractersticas de la empresa tamao medio, baja cultura de inversin en T.I Decidimos la utilizacin, siempre que sea posible ,de aplicaciones de software libre que permitirn impulsar la tecnologa en la empresa minimizando los costes de implantacin y mantenimiento. Contratando soporte Enterprise en los casos que sea necesario. Las aplicaciones que hemos decidido de implantar en el nuestro concesionario para conseguir los objetivos de largo plazo son.

SISTEMAS CRM (customer relationship management)

UTILIDAD Respuesta tecnolgica a la creciente necesidad de las empresas de fortalecer las relaciones con sus clientes. Sus funciones principales son : Soporte de acciones comerciales-prospectos / cliente gestin de los objetivos de venta gestin de las citas Incidencias agenda del plan de trabajo campaas de marketing

Se utilizaran alternativas a productos comerciales (Baan , Clarify ,Siebel) Estudiaremos : 1. SugarCRM basado en LAMP (Linux-Apache-MySQL-PHP) implantado en casos de xito como Coca Cola , Starbucks http://www.sugarcrm.com/crm/ 2. VTTiger CRM basado en Lamp http://www.vtiger.com/ WEB CORPORATIVA Es una herramienta estratgica para el contacto con el cliente y para el desarrollo de unos de los servicios de mayor importancia en el futuro. (Catlogo Online de Vehculos , Servicios Postventa , financiacin) Incluir un rea de Extranet donde los concesionarios podrn registrarse para acceder a informacin comn a la compaa.

ERP (Enterprise resource planning)

Es una sistema de informacin integral de las reas principales de la empresa: Compras, logstica, contabilidad, operaciones taller ,ventas vehculos , inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas Debido al alto coste de las herramientas lderes del mercado como: SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics. Igualmente proponemos implantar una solucin open-source disponible a travs de Internet

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1.- Open Bravo ERP (http://www.openbravo.com/es/product/erp/) Los componentes clave incluyen: Lenguaje de programacin: Openbravo utiliza Java 2 SE en el servidor. Base de datos: MySQL , PostgreSQL y Oracle son totalmente compatibles. Sistema operativo del servidor: Openbravo es compatible con Microsoft Windows Server ,distribuciones Linux estndar y otros sistemas operativos de servidor que soporten Java 2 SE. Java frameworks: JBoss Hibernate de Red Hat se utiliza para mapeos objeto / relacional independientes de la base de datos, mientras que JBoss Weld ofrece la inyeccin de dependencia y la gestin del ciclo de vida contextual. Web/Java Servlet Container: Se suministra servidor HTTP Apache + Tomcat como contenedor. Informes / BI: Openbravo incluye JasperReports de Jaspersoft para realizar informes dimensionales y flexibles, crear e imprimir documentos comerciales como rdenes de compra y facturas, y satisfacer otras necesidades de informes y anlisis.

2.- Compiere ERP ( http://www.compiere.com/) ERP destinada para las empresas de pequeo y mediano tamao y con una gran expansin en el mercado anglosajn en los ltimos aos. Desarrollada usando J2EE. La aplicacin y el cdigo fuente se provee sobre la base de distribucin libre bajo una licencia basada en la licencia pblica Mozilla.

Independiente de la base de datos, y existe una infraestructura

para la conexin a mltiples bases de datos. La conectividad a las siguiente bases de datos: PostgreSQL, MySQL y Sybase Cuadro de mando Sistema de Informacin de la empresa con los indicadores ms relevante para el funcionamiento de la empresa extrados de los sistemas de CRM y ERP. Sistema de automatizacin de compras y todos los procesos internos y externos relacionados con las compras, negociacin, suministros, pago y control de pedidos utilizando Internet como medio principal en la comunicacin cliente-proveedor. Cada concesionario tendr acceso a la peticin de materiales, llegando la aprobacin al director automticamente es til para conseguir los objetivos de reduccin de costes. (Integrado en el ERP) Introduccin de la compaa dentro del mundo de la web 2.0 (Facebook , Twitter , Linkedln , Youtube) Mejorando la imagen de marca para llegar tanto al pblico ms joven, acostumbrado a las nuevas tecnologas en busca de su primer coche. Como al resto de usuarios los cuales estn cada vez ms volcados en el uso de las herramientas web 2.0

E-Sourcing/Eprocurement

Web 2.0

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