Estudiante: Lester Thomas

Matricula: 2010-0423
Asignación: ADMINISTRACION DE CENTROS Y EVALUACION DE
PROPUESTA (SEP./DIC. 2013)
SECC. 555
Profesor: Daniel Mendez
Universidad Católica Santo Domingo
Resumen del Capítulo 5
Organización de las empresas tercera edición.

Resumen:

La distribución de espacio en el área de trabajo es importante no solamente para la

comodidad de la persona que ejecuta labores hay, sino también en aumentar la eficiencia de
este. Una buena área de trabajo de garantizar y aumentar la satisfacción del trabajador por
ende su trabajo será eficiente. Una adecuada área de trabajo esta provista por condiciones
ambientales adecuadas, armonía de unas oficinas simétricas, espacio para la atención al
cliente. No se puede designar a cualquier espacio, un área de trabajo, si este no fue
construido espacialmente para un propósito de trabajo, no brindara al 100% satisfacer las
necesidades del trabajador.

Funcionalidad: radica en las herramientas de trabajo y el personal, con relación con la

ubicación adecuada para realizar una labor eficazmente.

Accesos Libres: que permita el movimiento fluido del personal y material sin que haya
riesgo de tropiezos.

Flexibilidad: la distribución debe ser flexible, esto con el objetivo de hacer posibles
modificaciones en un futuro.

Se debe considerar otros factores, como, por ejemplo, la iluminación y la aireación, que
también tiene un importante impacto en la comodidad de los trabajadores de una empresa.

Trabajador

Simpatía
con la Cliente
empresa
Distribución
del espacio
en las áreas
de trabajo
Aumenta la
Área
eficiencia y la
adecuada
eficacia

Buena
atención
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Asignación: ADMINISTRACION DE CENTROS Y EVALUACION DE
PROPUESTA (SEP./DIC. 2013)
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Profesor: Daniel Mendez
Universidad Católica Santo Domingo

En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar el respeto a las
creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de
los integrantes de la organización. Para ese efecto es necesario considerar las acciones
siguientes:

En el ámbito de la práctica administrativa, el análisis de la distribución del espacio de las

áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de
las condiciones en que éste se realiza. Su objetivo son los siguientes

Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de trabajo de una organización.

• Desarrollar los criterios necesarios para planear e implementar una distribución del
espacio que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo
racional del trabajo, así como el uso de sus elementos materiales para reducir el
tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.
• Ayudar a crear condiciones laborales que permitan al personal de una organización
realizar su trabajo en un ambiente favorable.
• Contribuir a que una organización genere productos y servicios de calidad.
• Promover una interacción ordenada entre las funciones y procesos y las instalaciones
para llevarlas a cabo.
• Contribuir a que la gestión de una organización sea más competitiva

El estudio de la distribución del espacio laboral busca el incremento de la eficiencia de las

actividades que realizan las unidades que conforman una organización. Así como también
busca proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente para realizar
eficientemente la labor, y con ello, alcanzar la eficacia.

La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en el
que el personal lleva a cabo sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de
eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, ni con idóneos sistemas y
procedimientos de trabajo: es necesario integrar los elementos materiales para crear un
ambiente favorable a la naturaleza del trabajo para convertirlo en un factor de
productividad.
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FACTORES QUE LO ORIGINAN

1. Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

2. Reformas en la estructura de la organización.
3. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.
4. Estrategia de marketing.
5. Implementación de una dinámica de trabajo basada en procesos.
6. Como respuesta a las propuestas del personal.
7. Incremento del volumen de trabajo.
8. Aumento o disminución de personal.
9. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
10. Renovación del mobiliario y equipo.
11. Atención de las necesidades del servicio a clientes.
12. Aprovechamiento óptimo de recursos.

LOS ASPECTOS ORGANIZACIONALES

es el conjunto de criterios para alinear las estrategias con la estructura organizacional, la

cultura y el liderazgo como base del funcionamiento de la organización.

EN BASE A LA ESTRATEGIA

La distribución del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo y enfoque de negocio

de la organización produzcan resultados con un desempeño superior al estándar de su
industria. Para que la implementación de las estrategias fortalezca la correcta disposición del
espacio en las unidades de una organización es necesario tomar en cuenta los elementos
siguientes:

• Ser acordes con la misión y objetivos trazados.

• Establecer una clara relación estrategia/desempeño.
• Utilizar la cadena de mando para fluir en la estructura orgánica.
• Incluir sus niveles de aplicación.

LA ESTRUCTURA

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en

cuenta los siguientes factores:

• Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.

• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.
• Los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.
• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.
• Posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de
manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.
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Ahora bien, cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de
domicilio, apertura de nuevas instalaciones, remodelaciones de las actuales, entre otro, es
conveniente tener en cuenta los aspectos siguientes:

• Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte.

• Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en la que la
comunicación se use para el mejoramiento de las relaciones personales.
• Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptables.
• Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para que el desempeño
sea más consistente.

CULTURA ORGANIZACIONAL

En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar el respeto a las
creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los
integrantes de la organización. Se debe considerar lo siguiente:

• Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte.

• Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en la que la
comunicación se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura
de bajo contexto, en la que la comunicación se use para intercambiar hechos e
información.
• Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable, de logro,
de clan y burocrática.
• Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para que el
desempeño sea más consistente.

LIDERAZGO

El ejercicio del liderazgo en la organización está estrechamente relaciona con la distribución

del espacio. Es un hecho que las instalaciones son un medio de incide de manera
determinante en el comportamiento del líder y de sus subordinados. Los elementos claves
son:

• La interacción positiva del personal en función de sus objetivos e influencias mutua.

• El manejo congruente del empuje, la motivación, la confianza, el conocimiento y la
inteligencia.
• Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en tareas específicas,
personas, conductas y procesos y, a nivel macro, enfocado en estrategias, cultura y
ambiente.
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RESPONSABILIDAD DE SU EJECUCIÓN

La disposición eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una organización

puede efectuarse a través de:

• Unidades de mejoramiento administrativos.

• Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento.
• Equipo de trabajo integrado con ese propósito.
• Consultores externos.

TÉCNICAS ALTERNATIVAS PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Se debe de considerar las técnicas alternativas, puesto que nos da una serie de principios que
radican en la orientación de las acciones en términos de homogeneidad.

PRINCIPIOS

Integración total: Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y

materiales para que funcionen como una unidad total.

Circulación: Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el

proceso de trabajo.

Mínima distancia recorrida: se refiere a la distribución de objetos, documentos, formas,

materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las
personas transitan para realizar una actividad.

Flexibilidad: Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con
un costo y molestia mínimos.

GUÍAS FUNDAMENTALES

Gracias al estudio y experiencia con respecto a la distribución de espacio, se ha permitido el

desarrollo de guías, en virtud para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos
de una organización, estos son:

• Conocer al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin

ellas, con buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.
• Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas.
• Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que
derivan de un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables
(módulos), que ocupan una superficie mínima y permita tratar fácilmente los
problemas de asignación de espacio.
• El trabajo tiene que influir siempre hacia delante.
• Los escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes con las
necesidades del trabajo.
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ESPECIFICACIONES POR TIPO DE ÁREA

DESPACHO PRIVADO

Las oficinas deben contar con algunos despachos aislados, por razones del nivel jerárquico,
trabajo confidencial, necesidad de concentración o todo ello simultáneamente. En breve, al
evaluar la necesidad de instalar despachos privados para un individuo o grupo de
empleados, es necesario tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren lo siguiente:

• Estar protegidos de distracciones visuales, como el transito normal de la oficina.

• Prevenir distracciones causadas por el sonido, como las conversaciones de la oficina.
• Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales personas o por
teléfono.
• Dispones de mobiliario que ofrezca una imagen seria e institucional.
• Contar con una atmosfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexión que
demanda el desarrollo de ciertos trabajos.

RELACIÓN DE UBICACIÓN ENTRE DESPACHOS GENERALES Y PRIVADOS

El área o superficie de la organización tiene que analizarse previamente a la distribución o

redistribución del espacio, además de hacerse algunas consideraciones acerca de los lugares
que ocuparán los despachos generales y los privados.

• Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general, usando hileras de

archiveros o paneles con el fin de dividir secciones.
• Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas a cada oficina general
y, si es necesario, ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la
posición exterior al área de la oficina general.
• Localizar el lugar donde le supervisor pueda ver al personal.

DISPOSICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO

Ahora bien, una vez estipulado la distribución de espacio, se debe realizar una planeación
de la distribución del mobiliario y equipo;

• Los escritorios deben estar orientados, en la medida de los posibles, con el frente en
la misma dirección.
• Implementar de uno o dos escritorios por hilera y evitar así distracciones del
personal.
• No deben de ordenarse los escritorios con el frente hacia las ventanas, para evitar el
resplandor de la luz exterior, ni tampoco frente a una pared solida o traslucida.
• Los depósitos de agua y perchero deber ser establecidos lejos de los lugares de
trabajo.
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PUERTAS

• Deben procurarse que abran hacia dentro de las habitaciones y no hacia los lugares
de paso, hacia el centro del local y no hacia las paredes.
• Las puertas de comunicación entre dos recintos deben situarse, de preferencia, en la
pared opuesta a las ventanas.

MODELOS

También conocido como reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos,

maquinaria o mobiliario. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. El uso de
modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y
desarrollar una nueva. Se deben de considerar los siguientes elementos.

• Escala.
• Material
• Colores.
• Nombres.
• Modelos magnéticos.

MAQUETAS

En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de

trabajo, mobiliario, equipo, etc., con el fin de examinar la distribución existente y proponer
otra mejor. Deben ser dimensionales exactas y muestran en conjunto el arreglo de las
unidades físicas en su área respectiva.

ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE MAQUETAS

Elaboración: Que sean hechos a escalas con precisión.

Colores: Utilizar una serie de colores claves.

Hilos: Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y
documentos.

PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones provenientes de un

análisis que cuente con los elementos de juicios suficientes para fijar prioridades, elegir entre
opciones y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan
alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos.
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DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución que se requiere para el

desarrollo del trabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Análisis de la organización: el estudio de la organización es un elemento fundamental para

determinar las funciones que ésta desempeña y las actividades de cada empleado, por ello se
han establecido los siguientes elementos:

• Organigramas.
• Cuadros de distribución del trabajo.
• Estadística de trabajo.
• Sociogramas.
• Arboles de decisión.
• Redes para el análisis lógico de problemas.
• Tablas de decisiones.

Revisión de los procedimientos: el arreglo del activo no corriente, específicamente sobre el

mobiliario y equipo, de una organización, debe apoyarse en un análisis de flujo
correspondiente a la realización de las funciones. Esta información puede representarse en
forma de flujograma, donde se muestran los pasos relativos a las operaciones de las
unidades orgánicas.

Distribución actual del espacio: el estudio de la distribución debe delimitar las áreas de
conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones
necesarias, los muebles y el equipo utilizado, y una base para comparar la distribución
actual con la nueva.

Lista del mobiliario y equipo: también debe elaborarse una lista que incluya toda la
información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se
estudia.

Plantilla personal: El número de uno y otro sexo debe registrarse por unidad específica,
identificando puestos y número de plazas.

Previsión de necesidades futuras

La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del

espacio. Los aspectos a considerarse son los siguientes:
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ORGANIZACIÓN

En la organización, se debe proyectar, en los posibles, la medida en que las decisiones de la

alta autoridad influirán en la distribución en un futuro próximo, para determinar si la
organización considera los cambios mencionados, se debe realizar:

a) Ampliar o reducir la estructura orgánica.

b) Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades.
c) Incluir nuevas funciones.
d) Reorientar funciones.
e) Modificar las cargas de trabajo.
f) Implementar nuevos sistemas.
g) Desincorporar ares, servicios o ambos.
h) Modificar el objeto de la organización
i) Invertir recursos de capital
j) Diversificar los productos y servicios del mercado.

PROCEDIMIENTOS

En esta etapa es indispensable considerar qué planes y propósitos repercutirán en los sistemas
de trabajo, toda vez que cambiarán el flujo de las operaciones. Entre los mecanismos que se
desempeñan, son los siguientes:

• Diagramas de flujo.
• Diagramas de programación de computadoras.
• Diagramas de distribución de espacio.
• Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.

AMBIENTE FÍSICO

La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la
ubicación de servicios al personal y al público, no deben hacer caso omiso de aquellos factores
físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.
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ILUMINACIÓN

Se han realizado estudios, demostrando la existencia de variaciones del rendimiento cuando

se modifica, dentro de ciertos límites, la intensidad luminosa. Sin embargo, sería erróneo
pensar que los problemas de iluminación se resuelven simplemente suministrando mayor
luminosidad, pues su exceso puede resultan tan perjudicial como su insuficiencia.

Colores de áreas

• No debe emplearse el color blanco en superficies o muros que reciban luz solar directa.
• Los tonos que tienden al violeta o gris intenso se consideran deprimentes.
• Los tonos que tienden al rojo intenso producen irritabilidad y excitación.
• Los colores que tienden al ocre claro, crema y beige producen sensación de calor.

TEMPERATURA AMBIENTE

Los márgenes de temperatura más recomendables para el desarrollo de actividades

administrativas se suelten establecer entre 18 a 22 grados C.
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CONCLUSIONES

La adecuada planeación y diseño de la distribución de espacios, dependerá según el buen

funcionamiento de los procesos que se ejecuten en la empresa.

Dependiendo la naturaleza de la organización, es decir, a lo que se dedica, se han

categorizado cuatro tipos de distribución, por procesos, posición fija, por producto y
distribuciones híbridas.

La distribución de la maquinaria, materiales, recursos humanos e instalaciones de la

empresa se trabaja juntamente con efectividad, se logra en una reducción de los costos de
producción y poder así elevar al máximo la productividad.