Código: PG-CAL-01

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Fecha: 2015-04-25

DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 01
Aprobado por: G. General
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1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para el control de los documentos y Registros Internos y Externos de la
organización , que se encuentren involucrados con el sistema de Gestión de la Calidad .

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad.
3. DEFINICIONES

3.1. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de gestión de la calidad de MINERAL
LABS SAC, su alcance y exclusiones, hace mención de los procedimientos aplicables, así como de la
interacción de sus procesos.
3.2. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
3.3. Formato :Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar
información variable.
3.4. Procedimiento: Forma especificada (documentada o no) para llevar a cabo una actividad o un
conjunto de actividades mutuamente relacionadas.
3.5. Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso o servicio específico.
3.6. Código: Conjunto de letras y números que son asignados para el control de un documento o registro
dentro del Sistema de gestión de la calidad, considerando quien lo emite, tipo de documento y número
consecutivo.
3.7. Lista maestra de documentos: Documento utilizado para relacionar y controlar los documentos del
Sistema de gestión de la calidad.
3.8. Documento: Información y su medio de soporte.
Documento Interno .-Documentos elaborados dentro del ámbito de MINERAL LABS
Documento Externo .- Documentos elaborados en un ámbito distinto de MINERAL LABs
Documento Vigente Documento aprobado, publicado y utilizado en los procesos del SGC Son los
documentos que en algún momento fueron vigentes y que por alguna razón se siguen utilizando, deben
identificarse adecuadamente.
Documento obsoleto: Documento anterior a la revisión más reciente.
SGC: Sistema de gestión de la calidad de MINERAL LABS.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4.1. NTP ISO/IEC 17025:2006 “Requisitos Generales Relativos a la Competencia Técnica de los
Laboratorios de Ensayo y Calibración”

Codificación de la Documentación Del SGC

Cuando se elabora un nuevo documento del SGC, este de deberá identificar a través de un código. De manera
General, el código de identificación de los documentos del SGC consta de dos partes:

La primera parte se conforma por un conjunto de 2 o 3 letras que designa el tipo de documento del que se trata según
las abreviaturas de la tabla No 1

La segunda parte son dígitos que tienen diferente función según el tipo de documento. Sirven:

Para enumerar procedimientos e instrucciones (por ejemplo IT01)

Para señalar el año en los documentos que se elaboran anualmente (por ejemplo POM2014, POM2015)

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Tipo de Documento y Registro:

TABLA No 1
MGC MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD MINERALAB
PG PROCEDIMIENTOS DE GESTION MINERALAB
IT INSTRUCTIVOS DE TRABAJO MINERALAB
ET ESPECIFICACIONES TECNICAS MINERALAB
MB MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE LABORATORIO DE MINERALAB
POM PROGRAMA DE OBJETIVOS Y METAS DE MINERALAB
PF PLAN DE FORMACION MINERALAB
FOR FORMULARIO
La revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado de acuerdo a la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO REVISION APROBACION

MANUAL DE GESTION DE LA Jefe laboratorio Jefe Departamento
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS DE Jefe laboratorio Jefe Departamento
GESTION

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO Encargado de Calidad Jefe Area

ESPECIFICACIONES Encargado de Calidad Jefe laboratorio
TECNICAS
MANUAL DE BUENAS Jefe laboratorio Jefe Departamento
PRACTICAS DE
LABORATORIO
PROGRAMA DE OBJETIVOS Y Jefe laboratorio Jefe Departamento
METAS
PLAN DE FORMACION Encargado de Calidad Jefe laboratorio
FORMULARIO Encargado de Calidad Jefe laboratorio

6.1 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Esta estructura aplica para la elaboración de procedimientos, manuales y programas y los registros.

6.1.1 DOCUMENTO DEL LABORATORIO

ENCABEZADO.

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad poseerán un encabezado con letra Century Gothic
con los siguientes elementos:

Código:
Titulo del Documento Fecha:
LOGO Versión:
Aprobado por:
Página:_ de _

La fecha de inicio de vigencia de un documento es considerada como fecha de aprobación del documento.
En el campo de Número de versión, en caso de los manuales, se incluye Número de la sección del manual.

PIE DE PÁGINA.
Todas las páginas de los documentos elaborados poseerán como pie de página la siguiente expresión (en
letra Century Gothic 8 ).
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6.1.2 CARATULA.

Este elemento se incluye sólo en los manuales, procedimientos, instrucciones y programas, ocupa la primera
hoja y su estructura es:

Encabezado

En la parte central el Logotipo de MINLAB y debajo el Título del documento en letra Century Gothic en
negrita tamaño 36.

Campos de aprobación

Bloque en parte inferior, que identifica al responsable de la elaboración, revisión y aprobación del
documento:

CARGO NOMBRE FIRMA

Elaborado por:

Revisado por:
Aprobado por:

Pie de página. El mismo que se refiere líneas arriba.

CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

Establecen requisitos a cumplir dentro de la estructura del documento.

Se incluyen tanto en procedimientos, instrucciones y programas y forman el cuerpo del documento y se redactan
en letra Century Gothic 11.

A. Elementos Normativos.

Objetivo: Define lo que se pretende alcanzar con el documento.

Alcance: Indica el campo de aplicación del documento.
Responsabilidad: Indica el cargo del personal responsable de la correcta ejecución del documento.

B. Elementos Opcionales.

Documentos de referencia: Menciona documentos de referencia al documento.

Definiciones: Vocabulario que facilita la comprensión de términos usados en el documento.

Disposiciones: Que complementan y especifican aún más el procedimiento.

Descripción del procedimiento, instructivo o programa: detalla los pasos a seguir, en el caso de los
procedimientos Generales se sigue el formato siguiente, siendo Opcional el uso del formato para las tareas.

FLUJOGRAMA DESCRIPCION
Menciona las actividades en Describe las actividades del flujograma y menciona responsabilidades y
esquema de flujo. documentos de referencia a consultar y formatos de registro a usar.

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Anexos: Incluyen cualquier información relevante para la descripción del documento. (ítem opcional).

Elaboración Revisión aprobación y distribución de Documentos .

flujo Descripción Registro Responsable

Elaboración El documento es elaborado por la persona autorizada. Ver Usuario del Registro
anexo 2.
El documento debe contener una identificación única donde
especifica: Código, fecha, versión, etc. ver anexo 1.
El responsable de la elaboración del documento debe solicitar
al responsable de calidad la numeración y codificación de los
documentos.

Revisión y aprobación de La revisión y aprobación de documentos es realizado por Persona autorizada.

documentos. personal autorizado. Ver anexo 2.

Los responsables de la revisión y aprobación de documentos

deben registrar su nombre y cargo al inicio de documento.

Identificación de La identificación de cada documento es única y se realiza Usuario de Registro

documentos y registros según corresponda. Ver anexo 3.

5. PROCEDIMIENTO

N° Flujo Descripción Encargado Registros

5.1.
Reconocimiento de la
necesidad de un registro o
procedimiento

5.2.

Procede

N° Flujo Descripción Encargado Registros

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5.3.
Elaboración del
Documento

5.4.
Revisión y Aprobación
del Documento

5.5. El Responsable de Calidad Responsable de FG-CAL-01

Distribucion de registra en documento en la Calidad
Documento lista Maestra “FG-CAL-01”, y
guarda el procedimiento
original en el Are de Calidad

El Responsable de Calidad
dispone la publicación del
documento en la INTRANET. Responsable de
La cual deberá estar Calidad
escaneada en formato pdf y
protegido como solo escritura

Se comunica a los
colaboradores de la
publicación del documento

Responsable de
Calidad
Responsable del
procedimiento

5.6. Las únicas copias controladas Responsable de FG-CAL-01

Control de copias se encuentran de manera Calidad
digital, publicados a través de
la INTRANET y registradas
en el formato de lista maestra
“FG-CAL-01”
N°
2
Flujo Descripción Encargado Registros

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5.7. Una vez que el documento Responsable de

2 pasa a ser obsoleto se publica

la nueva versión a cambio de
Calidad

este.
Control de documentos
obsoletos El documento que pasa a ser
obsoleto se le coloca un sello
indicando “DOCUMENTO Persona designada
OBSOLETO” y son por el Responsable
conservados en físico. de Calidad

La conservación de estos
documentos obsoletos son
durante un periodo de 4 años.
Persona designada
por el Responsable
de Calidad

5.8. El Documento externo es Encargado de FG-CAL-02

Control de Documentos identificado como calidad / Persona
Externos “DOCUMENTO EXTERNO” asignada por el
con un sello ya sea colocado encargado de
en las hojas del documento o calidad
en la pasta del file o pasta del
libro, y es registrado en el
Formato de Documentos
Externos “FG-CA-02”
5.9. Los documentos son Encargado de
Actualizacion de los revisados cada 3 años, a Calidad / Jefe de
documentos menos que un documento Área / Persona
requiera ser revisado antes del designada por el
plazo establecido a solicitud encargado de
del Jefe de Área calidad

6. REGISTROS

Los registros utilizados en el presente documento son:

Nombre Codigo
FG-CAL-01 Formato de Lista Maestra de Documentos
FG-CAL-02 Formato de Documento externos

7. CAMBIOS

Numeral Principal Cambios

Ninguno Elaboración de Procedimiento

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