PLAN DE ACCION EN CASO DE SUPERAR LOS LÍMITES MÁXIMOS DE

RESIDUOS- LMR´s

OBJETIVO

Establecer acciones que eviten la reincidencia de excedencias de límites máximos de residuos.

Dar a conocer el plan a seguir cuando se reportan o detectan casos de no conformidad por excesos
en los LMR´s o cuando se detectan ingredientes activos prohibidos y/o diferentes a los autorizados
y recomendados por el asistente técnico de La Compañía en la fruta despachada a los clientes en el
exterior o en la fruta de proveedores que es sometida al control interno por parte de La Compañía.

ALCANCE

Este plan aplica a los reclamos realizados por los clientes externos, originados por un exceso de los
Límites Máximos de Residuos (LMR´s) o cuando se detecta en los análisis de pesticidas como control
interno un resultado adverso, ya sea por superación de los LMR´s o porque los ingredientes activos
no corresponden con los productos autorizados y recomendados por el asistente técnico designado
por la Compañía o cualquier otra inconsistencia que pueda originar alguna no conformidad en la fruta
despachada con respecto a la normatividad vigente sobre el uso de pesticidas en el país importador.

RESPONSABLE

El Área de Calidad es la encargada de dar cumplimiento al presente plan, quién se encarga de hacer
la recepción de las reclamaciones y los reportes adversos de análisis de pesticidas que reportan los
clientes. El equipo MIPE dirige la investigación en campo y con base en los hallazgos y evidencias
encontradas, realizan el respectivo informe de investigación y se toman las medidas correctivas a
que haya lugar en cada caso para evitar que el hecho vuelva a suceder y se emita la respectiva
respuesta al cliente.

VERIFICACION Y SEGUIMIENTO

La verificación y el seguimiento de este plan será realizado por la Dirección de Suministros, Gerencia
y Representación Legal quienes harán el control a la investigación y el análisis de las causas-raíz,
de acuerdo con los hallazgos reportados en el informe generado por Calidad y en donde también se
determinarán las responsabilidades en cada caso y se tomarán las medidas correctivas pertinentes.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Los documentos asociados a dicho plan es el listado actualizado de los “Límites Máximos de
Residualidad” por fruta y por país de destino, la Carta de Compromiso sobre uso Responsable de
Agroquímicos firmado por el proveedor, El Registro de visita técnicas realizadas, el documento de
Remisión y Control Fitosanitario.

DEFINICIONES

Límite Máximo de Residuos (LMR´s): Es el nivel de concentración máximo permitido de un

ingrediente activo en una fruta o grupo de frutas específico según la legislación europea.
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RESIDUOS- LMR´s

Uso Propuesto de Pesticidas (PPU): Es el Listado Actual que maneja La Compañía para realizar
el control fitosanitario de sus cultivos, el cual es notificado a los clientes, Técnicos y Proveedores.
Este PPU es actualizado de manera semanal, de acuerdo con la descarga de los LMR´s por grupo
de frutas y al estatus de cada producto como aprobado o no aprobado en el país de destino.

Análisis de Residualidad: Es el procedimiento realizado por un laboratorio certificado bajo la norma

ISO 17025 para obtener un resultado preciso de las concentraciones de cualquier ingrediente activo
en la muestra de fruta analizada. Para llegar a estos resultados se emplean métodos como la
cromatografía líquida y de gases o Dithiocarbamatos.

Análisis No Conforme: Es cuando el resultado de un análisis de residualidad realizado a cualquier

fruta, no cumple con los estándares de los clientes o del país importador que en su mayoría obedece
a la superación de los LMR´s o la aparición de moléculas catalogadas como Prohibidas en el país
de destino.

CONTENIDO/DESARROLLO:

Este plan comienza cuando se notifica mediante una reclamación un exceso de los Límites Máximos
de Residuos (LMR´s) o se detecta en un análisis de residuos realizado por los clientes ingredientes
activos diferentes al listado de Uso Propuesto de Pesticidas (PPU) de La Compañía o son prohibidos
en el país de destino. También comienza cuando se detectan estas mismas inconformidades
directamente por La Compañía a través de auditorías internas y análisis de residualidad aleatorios
como mecanismo interno de control de pesticidas.

Una vez se tiene conocimiento sobre alguno de estos casos, se hace un rastreo a la trazabilidad de
la fruta que originó la reclamación para determinar la procedencia de la misma, conocer la zona, el
proveedor y el predio en el cual se produjo dicha fruta producto de la reclamación. También se
determina el número de cajas enviadas al cliente y la fecha de despacho. Ese mismo rastreo de
trazabilidad se hace cuando la no conformidad se origina en el control interno de LMR´s por la
Compañía.

Cuando se tiene clara la información de la trazabilidad y se haya identificado plenamente el código

que dio origen a la no conformidad, el Director MIPE debe redactar un correo interno a la Poscosecha
informando sobre el bloqueo inmediato de esa fruta hasta que se esclarezca la situación mediante
la respectiva investigación. Durante ese tiempo no se puede volver a recibir fruta del predio implicado
en la reclamación y si aún hay fruta lista para despacho en Poscosecha, esta fruta se enviará a la
empresa de gestión de residuos orgánicos. Simultáneamente se hace un rastreo de las cantidades
de fruta despachadas de este proveedor y se le informa al cliente para que la fruta que aún se
encuentra en bodega o en viaje sea detectada y destruida por no cumplir con los parámetros para el
mercado de exportación, más específicamente por el incumplimiento de los Límites Máximos de
residualidad – LMR´s.

Con la información suministrada se conduce la investigación de cada uno de los casos, para lo cual
se basan en la metodología de identificación de las causas-raíces que dieron origen al problema de
residualidad.

La búsqueda de las evidencias objetivas parte desde la revisión del documento de ingreso llamado
“Remisión y Control Fitosanitario” en donde se conoce el código de trazabilidad, número de
canastillas y kilos ingresados, la fecha de cosecha, fecha de envío de dicha fruta y el registro de las
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últimas aplicaciones de agroquímicos realizada con la fecha de aplicación, el tipo de productos y las
dosis empleadas reportadas por el proveedor. Con esta información se puede determinar
inicialmente si los productos aplicados se encuentran autorizados de acuerdo con los parámetros
definidos por La Compañía, si se emplearon las dosis permitidas y si se cumplieron los periodos de
carencia definidos para este tipo de productos de acuerdo con el PPU de La Compañía. Esta misma
revisión se hace al programa de fumigación y a las recomendaciones realizadas por el asistente
técnico de ese proveedor en las semanas y meses anteriores al despacho de la fruta que dio origen
a la no conformidad.

Adicionalmente el asistente técnico de La Compañía que está a cargo de dicho proveedor, en

Compañía del Profesional MIPE llevan a cabo de inmediato la investigación en campo. En esta
investigación las personas designadas se deben desplazar al sitio de producción y realizar una
auditoría no anunciada (la cual debe estar todo el tiempo acompañada por el proveedor implicado,
el administrador encargado o en su defecto un testigo) en donde se hace una inspección a la bodega
de agroquímicos en busca de productos o envases vacíos con los ingredientes activos reportados
en el análisis, se revisa el cultivo y sus alrededores para detectar posibles problemas de
contaminación cruzada por aplicaciones de pesticidas en cultivos en asocio o aledaños o por uso de
equipos de aspersión contaminados. Se hace un análisis del monitoreo de plagas y enfermedades
para ver la evolución a través del tiempo y se contrasta contra la condición fitosanitaria actual. Esto
sirve para determinar si el cultivo presentó una fuerte presión de plagas y enfermedades en las
semanas anteriores al envío de la fruta que haya obligado al agricultor a aplicar agroquímicos
diferentes a los aprobados en el PPU. También se realiza entrevista a operarios de fumigación y al
final de la inspección se le informa claramente al proveedor el objetivo de la visita y la reclamación
originada y por la cual es investigado. En esta entrevista se determina si el proveedor y los operarios
de fumigación están debidamente capacitados en toda la temática referente a los LMR´s, conocen
el PPU actual de la Compañía y si están al tanto de las sanciones económicas y disciplinarias
descritas en el Contrato de Suministro de Fruta y Asistencia Técnica de La Compañía. También se
revisan los registros de aplicaciones fitosanitarias que tenga el proveedor en ese momento para
determinar si los ingredientes activos detectados están declarados en estos registros de campo, si
los productos están aprobados, si se emplearon las dosis autorizadas y si se respetaron los periodos
de carencia. Además se le solicitan las remisiones de entrega de insumos por parte de la Compañía
o en su defecto las facturas de compra de los insumos para corroborar que se estén aplicando los
productos recomendados por parte del asistente técnico. En esta visita de auditoría se debe hacer
seguimiento a las cantidades de fruta proyectadas por el asistente técnico vs las ejecutadas por el
proveedor para verificar que solo esté enviando fruta procedente de este predio y que no haya
incurrido en la compra de fruta a terceros sin el debido control o conocimiento de LMR´s por parte
del técnico de la zona, lo cual es una de las faltas graves descritas en el Contrato mencionado
anteriormente. Se debe realizar un chequeo de los cumplimientos básicos de las Buenas Prácticas
Agrícolas BPA´s (lavado de canastillas, transporte adecuado de la fruta, desinfección de
instrumentos de cosecha y de poda) con el fin de evitar contaminaciones cruzadas de la fruta por
alguna de estas razones.

Finalmente se estudia el informe de análisis de residuos más reciente realizado a dicho proveedor y
si es necesario en esa misma visita de auditoría no anunciada, se toma directamente en el cultivo y
se envía una contramuestra de la fruta a uno de los laboratorios certificados para análisis de LMR´s
y de esta forma confirmar o descartar el resultado que dio origen a la reclamación.

De acuerdo a las evidencias objetivas encontradas en esta auditoría no anunciada, el profesional

MIPE realiza un informe de dicha investigación adjuntando todos los soportes de lo encontrado
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(Fotografías, registros, testimonios, documentos). Este informe es enviado al Director MIPE de La

Compañía quién a su vez se reúne con el Líder de Calidad y determinan la o las causas que
originaron el problema y las responsabilidades en dicho caso para lo cual analizan el informe emitido
por el profesional MIPE, así como los registros de visita técnica realizados a este predio en días
anteriores y el Programa de fumigación reportado por el asistente técnico.

Dependiendo de los resultados que arroje la investigación se decidirán y se tomarán las medidas
correctivas, las cuales pueden ir desde modificaciones sustanciales al PPU, sanciones a los
asistentes técnicos por alguna falla u omisión de los protocolos y procedimientos establecidos o si
se determina que el problema fue causado por la total irresponsabilidad del productor se tomará la
decisión a que haya lugar, las cuales pueden ir desde suspensión temporal del envío de fruta,
mientras se hace un proceso de desintoxicación de la misma, o la suspensión indefinida y expulsión
del programa de proveeduría de La Compañía, junto con la aplicación de las sanciones económicas
contempladas en el Contrato de Suministro que van desde el no pago de la fruta enviada, cobro de
multas y cobro del análisis de residualidad. Adicionalmente el proveedor será reportado como un
cliente no confiable ante las demás empresas exportadoras de esa fruta y ante el Instituto
Colombiano Agropecuario (ICA) para que tomen las medidas pertinentes.

Por último, se le notifica al cliente lo encontrado en dicha investigación y se da respuesta a los

interrogantes planteados por el mismo, informándole además las medidas preventivas y correctivas
implementadas para reducir al máximo este tipo de reclamaciones.

Elaborado por:

Departamento MIPE y Calidad

Frutas Comerciales S.A.