PROCEDIMIENTO DE RETIRO DEL

PRODUCTO

1. OBJETIVO
 Establecer la manera en que se llevará a cabo el retiro y la recuperación de
productos del mercado, a consecuencia de una sospecha interna, certeza o alerta
sanitaria, del incumplimiento de las leyes alimentarias vigentes o transgresión de
los estándares de calidad establecidos por la empresa para dicho mercado.

2. ALCANCE

El alcance abarca desde la detección del producto observado (sospecha, certeza o

alerta sanitaria), el procesamiento productivo1, almacenamiento en nuestras
cámaras hasta los centros de distribución del cliente. Además, incluye los productos
afectados por incidentes que comprometan su calidad y/o inocuidad.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

- Alerta Sanitaria: Situación en la cual la Autoridad Sanitaria de un país

declara a un alimento de riesgo para el consumo humano, y que aplica la
toma de decisiones sobre las medidas correctivas y preventivas a ser
aplicadas para evitar la consecuencia de una enfermedad trasmitida por
alimentos(ETAS) y daños a los consumidores.

- Autoridad Sanitaria o Autoridad Competente: Es la responsable de realizar

las inmovilizaciones de los productos generados por una alerta sanitaria
previa coordinación y/o comunicación con el cliente. Cabe señalar desde que
la autoridad Sanitaria inmoviliza los productos, y el total del lote queda en
custodia del almacén habilitado y/o administrado, hasta que la autoridad
sanitaria comunique su liberación y/o destino final. Este producto no se puede
comercializar.

- Incidente: Situación que puede generar una contaminación del producto,

estos pueden ser:
 Interrupción de Servicios esenciales: Agua, electricidad, transporte,
refrigeración, disponibilidad de comunicaciones y personal.
 Situaciones como: incendios, inundaciones y otros desastres naturales.
 Contaminación intencionada o sabotaje.

- Retiro de producto / recolecta / recall: Consiste en retirar un producto del

mercado, por no ser inocuo, por estar adulterado, contaminado, mal rotulado
o porque que la autoridad sanitaria lo considere como infractor de la ley.

- Recuperación de stock: Remoción del producto de la potencial distribución

antes de que abandone el control directo del productor, es decir, aun cuando
se encuentra en su bodega o en la del distribuidor, pero no ha sido liberado
para la venta al consumidor.

- Trazabilidad: Capacidad para localizar y hacer un seguimiento de las

materias primas, componentes y productos a través de todas las etapas de

1
No aplica para productos importados, por no ser procesados en Esmeralda.

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 recepción, producción, transformación y distribución, desde su entrada hasta
su salida y viceversa.

4. REFERENCIAS

- BRCGS (2015). Versión 8. Norma Mundial de Seguridad de los Alimentos.

- NTS N° MINSA/DIGESA V.01 “Norma Sanitaria para el Procesamiento de
Atención de Alertas sanitarias de Alimentos y Bebidas de Consumo Humano”.
- Guía de la FAO/OMS para desarrollar sistemas nacionales de retiro de ali-
mentos.

5. RESPONSABILIDADES

Jefe de Aseguramiento de la Calidad (JAC) de la unidad

- Supervisar y Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento y que se
realice un ensayo de un caso de retirada de producto por lo menos una vez al
año.

- Asegurar que el sistema de trazabilidad/rastreabilidad funcione y se pueda

identificar desde recepción de la materia prima, insumos, material de
empaque, almacenamiento, despacho y/o embarque y distribución previa
coordinación con el cliente.

- Revisa y analizar el producto recolectado para determinar el origen del

problema. Una vez determinado este, tomar las acciones correctivas y
preventivas para evitar su recurrencia.

Supervisor de Aseguramiento de la Calidad

- Asegurar la revisión total del producto que retorne a la planta procedente de
la recolecta. Se asegurará de que se encuentre almacenado en un lugar
seguro y aislado (área de Cuarentena), etiquetándolo con un cartel que
indique su condición de producto “OBSERVADO”.

Comité de Retiro de Producto

- Participar activamente en el ejercicio de retiro y estar preparado en el caso de
que este evento se presente en algún momento.

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6. CRITERIOS PARA DECIDIR RETIRAR O RECUPERAR EL PRODUCTO
Los criterios son de dos tipos:

 Cuando afectan la seguridad del producto

 Cuando afectan la calidad o legalidad del producto.

Afecta la Inocuidad del Producto

Por ser un incidente que provocó daño, enfermedad o muerte del consumidor y por
lo tanto implica una operación rápida para el retiro del producto del mercado a
través de los canales establecidos, además de gestionar las acciones pertinentes
para evitar el consumo del mismo en caso de que el producto ya esté en el
mercado. Estos pueden ser:

- Presencia de organismos patógenos.

- Intoxicación por pesticidas o exceso de químicos.
- Daño por ingerir astillas de madera, metal, vidrio o cualquier tipo de material
extraño.
- Por contaminación intencional, Defensa Alimentaria

Afecta la Calidad o Legalidad del Producto

Se da cuando se ven afectado el cumplimiento de los requisitos del producto.

- Peso neto menor al establecido por el cliente en el contrato.

- Embalaje equivocado de acuerdo a lo pedido por el cliente.
- Ausencia de etiquetas en embalaje.
- Etiquetado erróneo.
- Por contaminación intencional, Fraude alimentario

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

7.1. Plan de Comunicación del Retiro

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1. Informa al JAC de la unidad, sobre la situación ocurrida.
Jefe Comercial o
GG (*) Solo en el caso de que el reclamo llegue directamente al Gerente General

2. Reúne de inmediato al comité de retiro para informar el problema, evaluar

los riesgos y tomar una decisión de retirar o no el producto. Luego
dependiendo del resultado asignará las tareas según las funciones y
competencias de los miembros que componen el equipo.

JAC Nota: Se sugiere utilizar el árbol de decisión sobre un retiro. Ver extensión 3.

3. Informa a la Autoridad Sanitaria (según aplique) y al cliente.

4. Coordina con el cliente para retirar el producto de los centros de distribución

y/o reimportación.

5. Coordina con la Autoridad Sanitaria para su inmovilización, además su

Cliente
muestreo por un laboratorio acreditado.

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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
6. Inmoviliza el lote (en el caso que sea Alerta Sanitaria) y el laboratorio
acreditado toma las muestras correspondientes para el análisis respectivo y
la contra muestra según corresponda. Paralelo a ello revisa junto al JGAC
Autoridad Sani- los documentos correspondientes al producto (toda la trazabilidad).
taria
7. Luego de tener los resultados de laboratorio, comunica la liberación y/o
destino del producto.

7.2. Retiro de producto.

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
8. Recibe el caso y completa la SIG-F-18 Información de retiro de producto.
Lo deriva al Comité de Retiro de Producto.

Nota: Si ocurriese un incidente que amerite considerar la retirada del

JAC
producto, también lo registrará en el SIG-F-18 Información de retiro de
producto. La gestión de los incidentes de inocuidad alimentaria se
encuentra en la carpeta del SIG.

9. Investiga y decide si se trata de un caso aislado o si es necesario un

recojo de productos y analiza la gravedad e implicancias del mismo.
Emiten el SIG-F-11 Solicitud de Acción Correctiva/Preventiva (SAC),
Comité de Retiro anexando el SIG-F-18 Información de retiro de producto.
de producto
10. Ponen en práctica el sistema de trazabilidad, según el CAL-P-02
Trazabilidad, registrando la hora de inicio y término del mismo.

11. Averigua la cantidad de producto que está con el cliente y su ubicación,

JAC cuando aplique.

12. Una vez detectada toda la producción del lote, toman las siguientes
acciones:

- Retienen el producto que se encuentre en las instalaciones de la

empresa.

- Preparan una relación de los clientes a los cuales se les envió el

producto.
Comité de Retiro
del producto - El JAC de la unidad avisa cada uno de los clientes que adquirieron el
producto advirtiéndoles el problema, para que se detenga su
distribución.

- En caso de que el cliente ya hubiese distribuido el producto a los

mercados, el JAC de la unidad se asegurará que el cliente envíe un
aviso a cada uno de los mercados involucrados.

JAC 13. Notifica a las autoridades: Emite una advertencia pública sólo en el caso
que la recolecta represente un peligro para la salud pública. Las
autoridades son:

- NACIONAL: SANIPES, DIGESA, SENASA.

- INTERNACIONAL: FDA, DG SANCO, ETC.

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 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
La notificación para la recolecta debe considerar la siguiente información:

- Identificación completa del producto

- Razones para la recolecta y sus peligros asociados
- Instrucciones para indicar qué hacer con el producto
14. Inicia la recolecta del producto una vez que se ha notificado a las
Comité de Retiro autoridades nacionales (SANIPES, DIGESA, Etc.) y a las internacionales
del producto (FDA) y estas dieron su aprobación para el retiro.

15. Gestiona la revisión del producto recolectado (de retorno) y garantiza su

Supervisor de
almacenamiento en un lugar seguro y aislado (área de Cuarentena), con
Aseguramiento de
una señalización que indique su condición de “OBSERVADO”.
la Calidad
16. En el caso que se lleve a cabo una retirada de producto, informa
oportunamente a la Certificadora que expidió el certificado BRC, en un
JAC
plazo no mayor a tres días.

17. Gestiona la realización de una prueba que pondrá en práctica el presente

procedimiento de forma regular, por lo menos una vez al año. Además, se
conserva los resultados de dicha prueba, que incluye los plazos de
JAC ejecución de las acciones tomadas. Los resultados de la prueba y de
cualquier retiro real deben utilizarse para revisar el procedimiento e
implantar las mejoras que sean necesarias.

Nota: La prueba o ejercicio de retiro de producto incluye la verificación de la lista

de contactos clave.

8. REGISTROS

TIEMPO DE
NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO DISPOSICIÓN RESPONSABLE
RETENCIÓN

Información de retiro de
SIG-F-18 3 años Eliminar JCGAC
producto

Comunicado al Cliente - 3 años Eliminar JCGAC

Comunicado a la autoridad
- 3 años Eliminar JCGAC
sanitaria SANIPES

9. EXTENSIONES

Extensión 1: Clasificación de los Retiros de producto

NO CONTROLADO EN COPIA FÍSICA, CON EXCEPCIÓN DE COPIAS SELLADAS

 Clase I Alimentos o condición de éste, cuyo consumo puede causar un serio problema para la
salud o la muerte.
Ej.: Productos alergénicos no declarados, alimentos con algún producto químico tóxico.
Clase II Alimentos que podrían causar un problema de salud temporal (no patógeno). Ej.:
Alimentos que podrían tener un aditivo no permitido por las autoridades de salud o FDA,
que pudiera causar daño a la salud en niños o adultos mayores.
Clase III Alimentos cuyo consumo no causaría consecuencias adversas para la salud, puede
incluir aspectos de calidad. Ej. Peso diferente, Etiquetado equivocado, etc.

Extensión 2. Lista de Contactos Clave

2.1. Comité de Retiro de Producto

Nombres y
Puesto Teléfono Correo
Apellidos

2.2. Contactos de los clientes, autoridades y certificadora

Persona Nombre / Cargo Teléfono Correo

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