Tema 5:

1. Completa el siguiente esquema y explica con tus palabras en qué consiste cada uno de
los tipos de archivos.
Archivos activos:
- Contienen documentos que se utilizan frecuentemente
- Deben colocarse en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo.
Archivos semiactivos:
- Contienen documentos con poca actividad que han sido retirados por haber terminado de
realizarse la operación relacionada con ellos.
- Se consulta con poca frecuencia.
- Se conservan por obligación legal.
Archivos inactivos:
- Rara vez se consultan.
- No tienen actividad diaria.
- Tienen un gran valor legal o documental.

2. ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de una gestión descentralizada del archivo?
Ventajas Inconvenientes

-Rápido acceso a los documentos. Están cerca del usuario. -Dificultad en la localización de
-Reducción de los costes de mantenimiento. documentos.
-Inexistencia de trámites burocráticos para solicitar información -Menor eficiencia.
al archivo central.

3. ¿En qué consiste el sistema de clasificación de documentos geográficos? Explícalo con tus
palabras.
El sistema geográfico ordena los documentos según el lugar o dirección en el que se encuentren
relacionados. La ordenación se suele hacer de forma descendente:
 Los documentos van siendo clasificados por países, regiones, provincias, poblaciones, distritos,
barrios, calles, etc.
 Es un sistema muy flexible, pero necesita combinarse con otro sistema de clasificación como el
alfabético.
 Se recomienda para empresas que desarrollan su actividad en múltiples zonas o regiones.

4. Ordena los siguientes códigos de expedientes según el sistema de clasificación que consideres
oportuno, explicando por qué lo realizas así:
C/1342; H/4202; D/0764; A/2349; B/2310; S/3421; F/2317; C/1092; H/4213; V/0134; F/3217; V/1231;
A/6532; B/2312; S/3215; D/0012
1. A/2349 6. D/0764 11. S/3215
2. A/6532 7. F/2317 12. S/3421
3. B/2312 8. F/3217 13. V/0134
4. C/1092 9. H/4202 14. V/0140
5. D/0012 10. H/4213 15. V/1231
He empleado el sistema de clasificación alfanumérico ya que los códigos están compuestos de letras y
números al mismo tiempo.
Primero, he ordenado las letras alfabéticamente y después, he ordenado los números de manos a mayor.

5. ¿Qué materiales de archivo en soporte papel podemos encontrar? Enuméralos.

1. Archivadores A-Z
2. Armarios de seguridad
3. Armarios de carpetas suspendidas
4. Cajas de archivo
5. Carpetas colgantes
6. Carpetas simples
7. Estanterías
6. ¿Qué recomendaciones se deben seguir para archivar documentos escritos?
 Confirmar que el documento que se va a archivar no se va a utilizar.
 Determinar el valor presente y futuro de los documentos que vayan a ser archivados. Se destruirán
aquellos que no tengan valor.
 Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalización de los documentos originales para evitar el
extravío.
 Asignar una referencia a aquellos documentos que se guardarán en más de un expediente.
 Utilizar siempre el mismo criterio establecido para archivar.
 Proceder al archivo definitivo de los documentos.

7. Explica en qué consiste un sistema de gestión de bases de datos.

Es un programa informático capaz de obtener información regulando el acceso, la consulta y la eliminación
de los datos alojados y organizados. Los más utilizados son Microsoft Access, Oracle o dBase.

8. Tipos de correspondencia. Enuméralos y explica brevemente en qué consiste cada uno.

1. Correspondencia de entrada: es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los
departamentos.
2. Correspondencia de salida: debemos recogerla, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y
las formas establecidos.
3. Comunicaciones interiores: esta labor se realiza de manera conjunta con la distribución de la
correspondencia de entrada y, la recogida de la correspondencia de salida.

9. Explica brevemente las etapas que requiere el tratamiento de la correspondencia de entrada.

(muy imp)
1. Recepción: los documentos se recibirán por correo, fax o mensajería.
 Firmar el albarán recibido.
 Abrir el correo ordinario. El correo postal se entregará CERRADO.
 Escribir la fecha en el borde superior derecho.
 Debe aparecer la dirección del remitente.
 Comprobar que dentro del sobre está toda la información.
Una vez realizado todo esto, colocar la correspondencia en la bandeja de entrada.
2. Clasificación: Se clasificarán como:
 Correo postal o dirigido a un departamento concreto.
 Si afecta a más de un departamento se hacen copias.
 El correo que no especifique persona o departamentos se enviará a administración.
 El correo recibido por error se devuelve a la oficina postal.
3. Registro:
 Se estampa un sello en la parte superior del documento con un número correlativo y la
fecha de recepción.
4. Distribución: Se distribuye la correspondencia a los departamentos o personas correspondientes
 Se prioriza el correo urgente y telegramas.
 Se planifica el recorrido.

10. Explica brevemente las etapas que requiere el tratamiento de la correspondencia de salida.
1. Preparación/comprobación
2. Recogida:
3. Registro:
4. Expedición o envío:

11. Nombra tres medidas de seguridad para la protección de documentos electrónicos.