TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

TRÁMITES DE DOCUMENTOS

APRENDIZ: _________________________________FICHA: 2618138 INST. LISETH BARRIOS

ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN RAP 2 ,3,5

ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN

02 RECIBIR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS DE ACUERDO CON LA NORMATIVA Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.

03 DESPACHAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS GENERADOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS,
TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

05 COMPROBAR EL INGRESO Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS Y QUE CUMPLAN CON LA
NORMATIVA, Y POLÍTICAS ORGANIZACIONALES

Con su equipo de trabajo realice la siguiente investigación:

 ¿Qué es la ventanilla única de correspondencia? funciones y procesos

R/:La Ventanilla Única de Correspondencia (VUC) es un sistema que permite a los ciudadanos y empresas
interactuar con las entidades públicas de manera eficiente y transparente. En resumen, la VUC es un punto de
entrada para recibir y gestionar toda la correspondencia que envían y reciben las entidades públicas.

Las funciones principales de la VUC incluyen:

1. Recepción de correspondencia: La VUC recibe toda la correspondencia dirigida a las entidades públicas y la
clasifica según su tipo y origen.
2. Registro de correspondencia: La VUC registra la correspondencia recibida y la asocia a un expediente
electrónico, lo que permite un seguimiento y una gestión eficiente.
3. Distribución de correspondencia: La VUC distribuye la correspondencia a las áreas competentes de la entidad
pública correspondiente.
4. Notificación a los interesados: La VUC notifica a los ciudadanos y empresas sobre el estado de sus trámites y
solicitudes.

Los procesos que se llevan a cabo en la VUC incluyen:

1. Recepción y registro de correspondencia: La correspondencia se recibe, se clasifica y se registra en la VUC.

2. Distribución de correspondencia: La correspondencia se distribuye a las áreas competentes de la entidad
pública correspondiente.
3. Tramitación y respuesta: La entidad pública correspondiente tramita y responde a la correspondencia recibida.
4. Notificación a los interesados: La VUC notifica a los ciudadanos y empresas sobre el estado de sus trámites y
solicitudes.
 Cuáles son los principales útiles , elementos , mobiliario utilizados en las oficina de correspondencia, defínalos e
ilústrelos.

R/Los elementos y mobiliario utilizados en una oficina de correspondencia pueden variar dependiendo de la
organización y el tipo de correspondencia que se maneje. Sin embargo, a continuación se presentan algunos de los
útiles y mobiliario más comunes:

1. Buzón de correspondencia: es el lugar donde se deposita la correspondencia que llega a la oficina, puede ser
una caja o un mueble con varias ranuras para clasificar la correspondencia por destinatario, departamento o tipo.
2. Mesa de recepción: es el lugar donde se recibe la correspondencia que llega a la oficina. Puede ser una mesa
común o un mostrador de recepción.
3. Silla de recepción: se utiliza para sentarse al momento de recibir y clasificar la correspondencia.
4. Sellos postales: se utilizan para franquear la correspondencia que se envía por correo.
5. Sobres y papel para cartas: se utilizan para enviar la correspondencia.
6. Archiveros: se utilizan para almacenar la correspondencia recibida y enviada, así como otros documentos
importantes.
7. Computadora y software de gestión de correspondencia: se utilizan para registrar y hacer seguimiento a la
correspondencia que se recibe y envía.
8. Impresora y escáner: se utilizan para imprimir y escanear documentos relacionados con la correspondencia.
9. Teléfono: se utiliza para recibir y realizar llamadas relacionadas con la correspondencia.
10. Muebles de almacenamiento: se utilizan para guardar suministros de oficina como papel, sobres, sellos,
grapadoras, rotuladores, entre otros.

 Consecutivo de correspondencia: concepto, uso, aplicación, normas.

R/:El término "consecutivo de correspondencia" se refiere a un número o código único asignado a cada
documento o pieza de correspondencia que se genera en una organización. Este número o código se utiliza para
 llevar un registro y hacer un seguimiento de la correspondencia, así como para identificar y localizar fácilmente
cada documento en el archivo.

 Importancia del registro y radicación de los documentos a enviar según políticas institucionales.
R/:El registro y la radicación de los documentos son procesos importantes en cualquier organización, ya que
ayudan a garantizar la trazabilidad y la transparencia en la gestión documental. Además, el registro y la radicación
de los documentos son fundamentales para cumplir con las políticas institucionales relacionadas con la gestión
documental.

 Ilustrar un formato de envío de correspondencia

 Ilustra el formato de recibo de correspondencia

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

 Características del documento electrónico de archivo
R/:El documento electrónico de archivo tiene varias características que lo diferencian de otros tipos de
documentos digitales. Aquí te presento algunas de ellas:

1. Autenticidad: el documento electrónico de archivo debe ser auténtico, es decir, debe ser original y no haber
sido alterado. Debe poder demostrarse que el documento es lo que dice ser y que no ha sido modificado desde
su creación o recepción.
 2. Integridad: el documento electrónico de archivo debe mantener su integridad, es decir, no debe haber sido
alterado de ninguna manera. Debe asegurarse de que el documento es completo y no falta ninguna parte
importante.
3. Fiabilidad: el documento electrónico de archivo debe ser fiable y estar disponible en todo momento. Debe
garantizarse que el documento se puede recuperar y que se mantendrá accesible durante el tiempo que se
requiera.
4. Conservación: el documento electrónico de archivo debe estar conservado en un formato que garantice su
legibilidad y accesibilidad a largo plazo. El formato de archivo debe ser compatible con las tecnologías actuales y
futuras para garantizar su accesibilidad.
5. Seguridad: el documento electrónico de archivo debe estar protegido contra el acceso no autorizado, la
modificación o la eliminación. Debe garantizarse que el documento esté seguro en todo momento y que solo las
personas autorizadas puedan acceder a él.
6. Metadatos: el documento electrónico de archivo debe incluir metadatos que permitan su gestión y
localización. Los metadatos son información adicional sobre el documento, como la fecha de creación, el autor,
el tema, etc.

 Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo

R/:La presunción de autenticidad de los elementos electrónicos de archivo es un principio jurídico que establece
que, salvo prueba en contrario, se considera que los documentos electrónicos tienen la misma validez y eficacia
que los documentos en papel. Para que se pueda aplicar esta presunción, es necesario cumplir con ciertos
requisitos que garanticen la integridad, autenticidad y fiabilidad de los elementos electrónicos de archivo. Estos
requisitos pueden variar según la legislación de cada país, pero algunos de los más comunes son:

1. La utilización de medios técnicos y tecnológicos adecuados para la creación y conservación de los documentos
electrónicos.
2. La adopción de medidas de seguridad que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos
electrónicos.
3. La identificación del emisor y del receptor de los documentos electrónicos, así como la fecha y hora de su
emisión o recepción.
4. La disponibilidad de un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita su identificación,
clasificación, acceso, consulta y recuperación.
5. La conservación de los documentos electrónicos en un formato que garantice su legibilidad y accesibilidad a
largo plazo.
6. La utilización de firmas electrónicas y certificados digitales que permitan la identificación del firmante y la
garantía de la integridad del documento.

 Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo

R/:Los requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo son un conjunto de medidas y
técnicas que se utilizan para garantizar que los documentos electrónicos se mantengan íntegros, auténticos,
fiables y accesibles a lo largo del tiempo.

Autenticidad: el documento electrónico debe ser auténtico, es decir, que se pueda demostrar que es lo que dice
ser y que proviene de la fuente que se indica.

 Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo

 R/:1. Firma digital: La firma digital es una técnica criptográfica que permite asegurar la integridad y autenticidad
de un documento electrónico. La firma digital está diseñada para detectar cualquier cambio en el contenido del
documento y garantizar que proviene de la persona que lo firmó.
2. Almacenamiento seguro: Los documentos electrónicos deben almacenarse en un entorno seguro y controlado
para evitar su modificación no autorizada o su pérdida. Es importante garantizar que el almacenamiento cumpla
con los requisitos de seguridad y privacidad para proteger los documentos contra intrusiones y accesos no
autorizados.
3. Metadatos: Los metadatos son información adicional sobre un documento electrónico que se almacena junto
con el propio documento. Los metadatos pueden incluir información sobre la creación, modificación y
almacenamiento de un documento, y pueden ser útiles para verificar la autenticidad e integridad de un
documento.
4. Control de versiones: Los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo deben tener la
capacidad de controlar las versiones de los documentos, lo que permite identificar y rastrear cualquier cambio
realizado en el documento.
5. Políticas y procedimientos: Es fundamental contar con políticas y procedimientos claros y bien definidos para
el manejo y gestión de los documentos electrónicos de archivo. Estas políticas y procedimientos deben
establecer los requisitos de seguridad y privacidad, así como los procedimientos para el acceso, almacenamiento
y eliminación de los documentos electrónicos de archivo.

 Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo

R/:1.Accesibilidad: los documentos electrónicos deben estar disponibles para su consulta de forma permanente,
garantizando su accesibilidad a los usuarios autorizados.
2. Formato estándar: los documentos electrónicos deben estar en un formato estándar, que permita su lectura a
largo plazo y su interoperabilidad con otros sistemas y aplicaciones.
3. Conservación a largo plazo: los documentos electrónicos deben ser conservados durante el tiempo que sea
necesario para cumplir con los requisitos legales y organizativos, garantizando su integridad y disponibilidad a
largo plazo.
4. Procedimientos de gestión de documentos: deben establecerse procedimientos claros y eficientes para la
gestión de los documentos electrónicos, incluyendo su captura, almacenamiento, acceso, consulta, preservación
y eliminación.
5. Cumplimiento normativo: deben cumplirse todas las normativas legales y regulaciones aplicables en materia
de gestión de documentos electrónicos, incluyendo el acceso a la información pública, la protección de datos
personales, la propiedad intelectual y la privacidad.

DEFINA LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y SUS FUNCIONES :

 Balanzas para correspondencia:

R/:La balanza de correspondencia es una herramienta utilizada para pesar y medir el peso de los sobres y paquetes
de correo. Se utiliza comúnmente en oficinas de correos, empresas de mensajería y envío de paquetes.

 Reloj radicador:
R/:Un reloj radicador es un dispositivo utilizado para registrar la hora en que se realiza una tarea o actividad.
Antes de la era digital, los relojes radicadores eran comunes en muchas empresas y se utilizaban para rastrear las
horas de trabajo de los empleados.
  Mensajería:
R/:La mensajería es el proceso de enviar y recibir mensajes entre dos o más personas a través de diferentes
medios, como mensajes de texto, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería instantánea, entre otros. La
mensajería se ha convertido en una forma popular de comunicación en la era digital, permitiendo a las personas
comunicarse de manera rápida y conveniente en cualquier momento y lugar.

 Fax:
R/:El fax empresarial es un servicio que permite enviar y recibir documentos de forma segura y confidencial a
través de una red de fax. Aunque el correo electrónico y otras formas de comunicación digital son cada vez más
populares, muchas empresas todavía utilizan el fax para enviar y recibir información importante, como contratos,
facturas y órdenes de compra.

 Correo tradicional:
R/:El correo tradicional es un servicio postal en el que se utilizan sobres físicos y sellos para enviar cartas,
postales, paquetes y otros tipos de correspondencia de un lugar a otro. Este servicio suele ser gestionado por el
gobierno de cada país y se encarga de recoger, clasificar, transportar y entregar el correo en las direcciones
indicadas por los remitentes.

 Correo electrónico:
R/:El correo electrónico es un servicio de comunicación digital que permite enviar y recibir mensajes a través de
Internet. También se le conoce como email o e-mail, que son abreviaturas de "electronic mail" en inglés.

 Página web:
R/:Una página web es un documento digital que se puede acceder a través de un navegador web en Internet.
Consiste en un conjunto de archivos electrónicos que contienen información, texto, imágenes, videos y otros
elementos multimedia que se muestran en la pantalla del ordenador, tableta o teléfono móvil del usuario.

 destructor de papel:
R/:Un destructor de papel es una máquina diseñada para destruir documentos y papeles confidenciales de forma
segura y eficiente. Estas máquinas suelen tener cuchillas afiladas que cortan el papel en pequeñas tiras o
partículas, lo que hace que sea muy difícil o incluso imposible de reconstruir. Los destructores de papel se utilizan
comúnmente en oficinas, empresas y organizaciones gubernamentales para proteger la información confidencial y
evitar el robo de identidad, el destructores de papel deben ser utilizados con precaución y siguiendo las
instrucciones del fabricante para evitar lesiones o dañar la máquina.

TIEMPO: 6 HORAS
MATERIALES: hojas, cuaderno, lapicero, lápiz, colores, internet, celular, computador