11. Señala qué se debe comprobar en la correspondencia, una vez abierta.

Es necesario comprobar el contenido del sobre o paquete. Hay que verificar que esté
toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia. Cuando se adjuntan
documentos suele indicarse al pie del escrito.

Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en

la bandeja de entrada para poder proceder a su registro.

12. Indica si son verdaderos o falsos los siguientes puntos:

a) El servicio de apartado de Correos permite recoger la correspondencia en la

oficina de Correos. Verdadero

b) Hay que destruir el correo que no viene dirigido a la empresa. Falso

c) Es obligatorio llevar un registro de entradas y salidas de correspondencia. Falso

13. Explica brevemente las fases por las que pasa un expediente desde que se
decide archivar hasta que ya no es necesaria su custodia y es destruido.

 Confirmar que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento

por ningún empleado o departamento.
 Determinar el valor presente y futuro de los documentos de archivo.
 Realizar copias de seguridad, fotocopias de los documentos originales.
 Referenciar aquellos documentos que por su contenido deben estar guardados en
más de un expediente.
 Prearchivar la documentación susceptible de archivo.
 Archivo definitivo de los documentos.
 Utilización y conservación de los documentos en su vida útil.
 Purga y destrucción de los documentos que ya no son útiles.

14. ¿Cómo podrías aplicar los principios de las tres erres (reducir, reutilizar y
reciclar) a la gestión que haces de tus apuntes y notas de clase?

Apurando al máximo los folios y hojas del cuaderno, tanto por delante como por detrás,
reutilizar para posibles ejemplos o apuntes sin importancia y luego reciclarlos cuando ya
no sean útiles.

15. Completa en tu cuaderno las siguientes afirmaciones acerca de las reglas

básicas para desarrollar la función de archivo:

a) La organización de documentos en expedientes facilita su localización.

b) Señales visuales como etiquetas de colores, separadores o adhesivos facilitan la

localización de documentación.

c) Ser selectivos en la labor de archivo permite que el archivo sea operativo.

Para ello distinguiremos la información útil de la poco relevante.
d) Es necesario registrar cualquier entrada o salida de documentación en un
registro auxiliar.

e) Es muy recomendable utilizar cualquier tipo de señales al clasificar la

documentación.

f) En documentos con respuesta, es bueno adjuntar una copia del original.

g) Al abrir un nuevo expediente es necesario asegurar que no ha sido abierto

con anterioridad.

h) Es interesante colocar la documentación más reciente al inicio del conjunto

de los documentos.

16. Justifica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

a) Es necesario un celo extremo al guardar cualquier documento importante,

incluso si este está siendo utilizado por un empleado. Falsa

No hay que priorizar la ordenación de la documentación frente a su uso empresarial.

b) Es interesante hacer copias de seguridad de toda la documentación

archivada. Verdadera

c) Para facilitar la operatividad del archivo se recomienda realizar

periódicamente procesos de purga y destrucción de documentos. Verdadera

d) Todo documento empresarial debe conservarse durante exactamente seis

años desde su elaboración. Falsa.

Porque los plazos legales de conservación de la documentación empresarial son dispares

y dependen del tipo de documento.

17. ¿Qué diferencia existe entre un escáner y un equipo multifunción? ¿Y entre

una carpeta clasificadora y una colgante?

 Escáner: permite digitalizar documentos escritos. En la mayoría de los modelos,

el escaneado se realiza manualmente.
 Equipo multifunción: tiene muchas funciones, siendo capaz de enviar o recibir
un fax, imprimiendo un archivo de texto y escanear un documento escrito. Su
utilización reduce costes de espacio y dinero, además de simplificar la
organización del espacio de trabajo.

o Carpeta simple: sirven para proteger y clasificar expedientes en estanterías o

cajas. Los documentos pueden quedar sueltos dentro de ellas o fijos.
o Carpeta colgante: tienen soportes en sus solapas y pestañas o visores en el
borde superior. Pueden colocarse de forma suspendida sobre los bastidores
de un armario.
18. ¿Qué ventajas presenta un archivo de datos informático frente a un archivo
tradicional en soporte papel? ¿Es lo mismo digitalizar documentos escritos que
almacenarlos en un fichero informático?

 Los sistemas informáticos de archivo poseen motores de búsqueda muy

poderosos, que facilitan la localización de información de una forma más rápida
que en los archivos tradicionales.
 El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en papel de
documentos escritos, ahorrando también en costes y recursos para la empresa.
 El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el archivo
para consultar cualquier información. Sin embargo, gracias a Internet, el archivo
informático permite la consulta de información en cualquier momento y lugar.

No es lo mismo, porque digitalizar documentos significa, convertir en digital un

documento físico, mientras que almacenarlos en un fichero informático, es organizar
los documentos anteriormente digitalizados.

19. Elabora un esquema en el cual reflejes los distintos tipos de datos personales
según su nivel de protección, así como las medidas de seguridad que se han de
aplicar con cada uno de ellos.

 Documentos con datos identificativos de personas o empresas: sistemas de

archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no
autorizado.
 Documentos con datos sobre ingresos, datos financieros, multas o antecedentes
penales: adicionalmente a lo anterior, sr nombra a un responsable de seguridad
del archivo y se desarrolla una auditoría de seguridad con periodicidad no
superior a dos años.
 Documentos con datos relativos a investigaciones policiales, ideología,
afiliación sindical, creencias, salud y orientación sexual: adicionalmente a los
dos puntos anteriores, se establecen un acceso restringido con llave al archivo
por personal autorizado y controles en la reproducción y destrucción de
documentos.

20. Justifica la veracidad o falsedad de las siguientes afirmaciones:

a) Toda empresa debe elaborar un plan de actuación ante incendios o

inundaciones. Verdadero

b) Un trabajador puede usar la información empresarial a la que tenga acceso

según crea necesario. Falso

c) Se deben establecer niveles de acceso a la información distintos en función

del usuario. Verdadero

d) El cifrado y la encriptación evitan la intrusión y lectura de datos por usuarios

no autorizados. Verdadero

e) Las empresas que utilicen información personal deben desarrollar una

auditoría de seguridad de datos con una periodicidad no superior a dos años. Falso