CEAC Mateo Castro

Correspondencia y archivos de la información Tema 6

Tema 6
Registro de la correspondencia y archivo de la
información
Índice:
1. Registro de la correspondencia.
1.1.Medios utilizados en la correspondencia (Sobres).
1.2.Gestión y registro de la correspondencia:
A. Correspondencia de entrada
B. Correspondencia de salida
1.3.Servicio de Correos y servicio de mensajería
2. Archivo de la información.
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1. La correspondencia
El modelo de la gestión de la correspondencia ha cambiado con el uso de internet, aunque
pervive el método tradicional, ya que la paquetería no puede remitirse vía digital.

El el conjunto de cartas, documentos o paquetes que se despachan (envían) o reciben, bien de

manera telemática bien a través del servicio postal.

1.1 Medios utilizados en la correspondencia.

+El sobre.

En función de las necesidades se utilizará el sobre más adecuado:

- Los más comunes son:

- Americano: Si tiene ventana.

- Cuartilla: Normal, con solapa.
- Grande: Forzados, acolchados, rígidos.
- Especial: Para invitaciones.

Conviene que las empresas tengan su propia papelería corporativa para el envío de las cartas
(suele estar impresa su dirección postal, el logo y el franqueo).

- ¿Cómo se escribe la dirección postal en un sobre?

Ej.:

Nexustrac, S.L.

Sra. Dº Teresa García Flórez

C/Monte Perdido, 50, esc. A, 3ºB

29400 MARBELLA (Málaga)

SPAIN

- Plegado y ensobrado

* El plegado y el ensobrado de la correspondencia refleja hasta que punto son cuidadosos los
empleados, y por tanto es importante realizarlo de manera correcta para dar buena imagen
empresarial.

Se deberá tener especial cuidado de no arrugar el papel ni el sobre.

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- El modo de plegado y ensobrado en función del documento es el siguiente:

o Documentos de tamaño A4: Se doblan entres partes con e l texto hacia dentro.
o Notas breves o escritos cortos: O no se doblan, o con el texto a la mitad. Pero
con el texto hacia dentro.
o Invitaciones o saludos: Llevarán un sobre “especial” y no se deben doblar.
o Contratos o documentos oficiales: No deben doblarse; Se introducen en un
sobre a su medida.

+El franqueo.

Antes de enviar una carta, debemos franquearla. (Ponerse como pago del destino).

Los sobres prefranqueados ahorran tiempo a las empresas.

1.2 Gestión y registro de la correspondencia.

Sea cual sea el tamaño de la empresa, siempre tiene que haber una persona encargada de la
gestión y registro de la correspondencia y establecer unos criterios comunes al respecto.

A) Correspondencia de entrada.

Para poder gestionarla es necesario establecer unos criterios en la empresa. Es un proceso que
se realiza en las siguientes fases:

1. Recepción
2. Clasificación
3. Registro de entrada
4. Distribución

1) Recepción

Es la entrada de cualquier documento o paquete. Debemos llevarla a cabo: la firma (acuse de

recibo) y comprobación del sobre o el paquete está en buen estado y el destinatario.

2) Clasificación

Las empresas disponen del personal que se encarga de abrir y clasificar la correspondencia
recibida.

Puede existir correspondencia con carácter “confidencial”; En este caso el sobre o paquete
nunca debe abrirse y se entregará a la mayor brevedad a la persona a la que va destinada. “A
la atención de …”, “Confidencial”, “Personal”, “Reservado”, “Urgente”, “Importante”.
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3) Registro de entrada

Consiste en la anotación en un libro de registro (físico o digital) de las entradas de documentos

y paquetes asignándoles números correlativos.

En el registro de entrada se consignan los siguientes datos:

- Número de registro
- Fecha (Día/hora)
- Remitente (Nombre y dirección)
- Asunto
- Destinatario
- Clase de documento
- Anexos
- Observaciones

“NO” se registra la información/correspondencia comercial (publicidad).

Se colocará toda la documentación en una bandeja de entrada y posteriormente se procederá

a su distribución.

4) Distribución

Se realizará una vez a día (como mínimo) a excepción de los documentos urgentes o
certificados que se registrarán y entregarán de inmediato.

B) Correspondencia de salida.

El tratamiento de la gestión de la correspondencia de salida está compuesto por las siguientes

fases:

1. Elaboración del documento.

2. Recogida del documento
3. Registro de salida
4. Envío

1) Elaboración

Cada departamento redacta su propia correspondencia o escritos dirigidos a algún organismo

público. (Redacción, firma, plegado y ensobrado).

2) Recogida.

Se recoge en mano, en departamentos o en los casilleros correspondientes.

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3) Registro de salida.

Similar al de entrada. Consiste en asignarle un número correlativo a cada documento formal u

oficial.

4) Envío.

A través del servicio oficial de correos o de empresas privadas de mensajería. Comprobar que
en los sobres debe constar el franqueo.

1.3 Servicio de Correos y servicio de Mensajería.

El servicios de Correos está designado por ley para prestar servicio postal universal.

El servicio de Mensajería realiza servicios de envío de documentos, correspondencia y

paquetería a particulares y empresas.

Ambas entidades (pública y privada) ofrecen otros servicios similares a través de las páginas
web.

- Tipo de envío:
o Burofax: Para enviar de manera segura documentos relevantes, sirve como
prueba frente terceros y se entra bajo firma.
o Las cartas certificadas: Garantizan la recepción también bajo firma con acuse
de recibo.
o Cartas urgentes.
o Correspondencia internacional: Documento/mercancía hasta 2 kilos.
o Telegramas: Con acuse de recibo. Mensajes cortos urgentes.
o Cartas ordinarias.

2. Archivo de la información
En todas las empresas se trabaja con gran volumen de documentación. Por ello hay personas
encargadas del archivo deben ser muy ordenadas y tener unas directrices clases sobre como
debe estar clasificada la información.

A) Concepto de archivo

Es el sistema de conservación de la información debidamente ordenada y clasificada puede

hacer referencia al lugar físico (edificio). Donde se conserva todos los documentos o un
mueble; en papel o informatizado.
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B) Organización

Según el lugar donde se guarda el archivo puede ser centralizado o descentralizado.

- Centralizado: Los documentos se encuentran en un único lugar (archivo).

- Descentralizado: Cada departamento archivo su propia documentación.

C) Uso

Según su uso o frecuencia de consulta hay tres tipos:

- Archivo: Son documentos que se usan con frecuencia.

- Semiactivo: Se conservan documentos retirados del activo (finalizado el año fiscal).
- Inactivo o definido: En el se conservan documentos de consulta poco frecuente o
históricos (con más de 100 años o legajos).

2.2 Sistemas de clasificación.

Las empresas deben guardar y conservar tantos los documentos de entrada como los de salida,
ordenadores y clasificados (agrupados por clases) para poder ser encontrados fácilmente.

Clasificar es: Ordenar siguiendo unas normas, con la finalidad de:

- Acceder a la documentación con rapidez y facilidad

- Controlar toda la documentación que sale y entra de la empresa.
- Cumplir con las exigencias legales de conservación durante el plazo determinado.

“Según el código de comercio, los documentos que generen derechos y obligaciones en la

empresa se conservarán debidamente ordenado durante 6 años.

Los documentos laborales, libros contables, de vista, de matrícula, etc. Durante 5 años. Otros
documentos deben conservarse indefinidamente, como los que derivan derechos de
propiedad.

Los sistemas de clasificación más utilizados en la empresa son:

- Alfabético
o Utiliza las letras del alfabeto, ordenado de la A a la Z.
o Este método sigue una secuencia similar a la que se usa en el diccionario y en
todos los países de lengua hispana.
o Es un sistema de clasificación universal.

*La palabra ordenatriz: es la palabra principal que se toma como clave referencia i guía para
proceder a la clasificación.
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+Pautas para la clasificación alfabética.

A) Ordenación por nombres de Personas físicas. (1º Apellido)

- Los nombres propios de personas se ordenan según el 1º Apellido.

- Si coincide el primer apellido, se ordena por el segundo.
- Si coinciden los dos apellidos, se ordena por el nombre.
- Apellidos compuestos separados por un guión, se considera un solo apellido.
- Las preposiciones, contracciones y artículos. “No se consideran” al ordenar.
- Los nombres extranjeros se clasifican por el primer apellido, teniendo en cuenta que
las partículas Du, Van, Mac, Von, etc. Forman parte del 1er apellido.

B) Ordenación por nombre de EMPRESAS y personas jurídicas.

(Nombre propio de la empresa con significado distintivo).

Nunca se toma referencia las palabras genéricas (común a un grupo)

Ej.: Fontanería, Bar, Farmacia, Hijos de … etc.

Se clasificarán: - PEPE, BAR

(Ya que la denominación es genérica y no distintiva).

- Sol, Hotel

- No se tendrán en cuenta las palabras genéricas, ni los artículos o partículas.

- Si las empresas son más conocidas por sus siglas, se tomarán estas como palabras
ordenatriz. Si no, se clasificarán por el nombre comercial o razón social de la empresa.
- Si son Organismos Oficiales como Ayuntamientos, Diputaciones, Consejerías, Bancos,
etc. Se ordenan según su denominación genérica.