Gestión de proyectos

Gestión de proyectos de ingeniería

mecánica
CONTENIDO
1. Introducción

2. Inicio

3. Planificación

4. Ejecución

5. Control

6. Cierre

7. Bibliografía

Introducción
La gestión de proyectos, de acuerdo con la norma ISO
21500:2012 Directrices para la dirección y gestión de
proyectos, es la aplicación de métodos, herramientas,
técnicas y competencias a un proyecto, e incluye la
integración de las diversas fases del ciclo de vida
del proyecto.
Un proyecto se define como un conjunto de procesos
que consta de actividades coordinadas y controladas,
con fechas de comienzo y finalización, que se llevan a
cabo para lograr unos objetivos concretos y que, además,
son únicos, bajo una serie de restricciones. El logro de
los objetivos del proyecto requiere de la provisión de
entregables que satisfagan los requisitos.
Figura 1. Mapa de trabajo.
Como se ha comentado, cada proyecto es único, y eso
se debe a que en cada uno se encuentran diferencias en
uno o varios de estos factores:
• Los entregables
• Las partes interesadas
• Los recursos utilizados
• Las restricciones
• La forma en la que se adaptan los procesos para
proveer los entregables
A la hora de plantear y organizar un proyecto resulta
fundamental considerar el entorno del proyecto, esto
es tanto los factores externos a los límites de la
organización, que tienen impacto mediante la imposición
de restricciones y la introducción de riesgos, como son
los factores socioeconómicos, geográficos, políticos,
legislativos, tecnológicos y ecológicos; como los
factores internos de la organización, como la estrategia,
la tecnología, la madurez de la dirección y gestión de
proyectos y la disponibilidad de los recursos, la cultura y
la estructura de la organización.
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Se debe considerar que, como ingeniero, no solamente
se trabaja en proyectos individuales, sino que se deben
gestionar tanto programas de proyectos, es decir, grupos
de proyectos relacionados entre sí que se gestionan de
forma coordinada para conseguir beneficios que no
se alcanzarían si se gestionaran por separado; como
carteras de proyectos, que son colecciones de proyectos,
programas y otras actividades que se agrupan para
facilitar su gestión.
cartera de proyectos
Programa
Proyecto
Proyecto Proyecto Otras
1 n actividades
cartera de proyectos
Proyecto
Proyecto
Programa
Proyecto Proyecto Otras
1 n actividades
Figura 2. Proyectos, programas y carteras de proyectos.
En la organización de un proyecto se van a encontrar
una serie de roles y responsabilidades, aunque estas
pueden variar dependiendo de cada organización y de la
metodología que se aplique, las más habituales son:
• Director del proyecto: lidera y gestiona las actividades
del proyecto y es el responsable de su finalización.
• Equipo de dirección: da soporte al director.
• Equipo del proyecto: lleva a cabo las actividades
específicas del proyecto.
• Patrocinador del proyecto: autoriza el proyecto,
toma las decisiones ejecutivas y resuelve los
problemas y conflictos que puedan aparecer con
otros grupos de la organización.
• Comité de dirección del proyecto: proporciona
orientación a un nivel superior al proyecto.
• Propietario del producto: es el responsable de la
gestión del resultado final del proyecto, que incluye
la gestión del retorno de la inversión. Es una figura
típica de la metodología Scrum.
Resulta fundamental conocer y tratar con las partes
interesadas, que son los clientes, los proveedores, los
accionistas, los financiadores, los socios, los organismos
reguladores y los grupos con intereses especiales que
puede variar de un proyecto a otro.
Se deben conocer las restricciones que afectan a
un proyecto, que, aunque no coinciden en todos los
proyectos, pueden ser las siguiente:
• La duración prevista y la fecha de finalización
• El presupuesto del proyecto y su disponibilidad

• La disponibilidad de recursos, como personal,
instalaciones, equipamiento, materiales, etc.
• Los factores relacionados con salud y seguridad
del personal implicado
• El nivel de exposición al riesgo aceptable
• El impacto social y medioambiental del proyecto
• Las leyes, reglamentos y otros requisitos legales
Para estudiar la gestión de un proyecto se estudian
varios grupos de procesos, que, aunque pueden variar
dependiendo de la metodología utilizada, de forma
habitual son los que se detallan a continuación.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Figura 3. Grupos de procesos de dirección y gestión de proyectos
Inicio
Los procesos de inicio se utilizan para comenzar una
fase del proyecto o el propio proyecto en sí, para definir la
fase del proyecto o los objetivos del proyecto, así como
para autorizar al director del proyecto a proceder con las
actividades necesarias.
En este grupo se incluyen los siguientes procesos:
1. Desarrollo del acta de constitución del proyecto,
que forma parte de la integración del proyecto, que
consiste en el desarrollo de un documento que
autorice, formalmente, la existencia del proyecto y
proporcione la autoridad necesaria al director del
proyecto y a los otros roles implicados.
2. Identificación de las partes interesadas, que
forma parte de la gestión de partes interesadas, y
analizando la información relativa a sus intereses,
interdependencias, influencias y su impacto en el
resultado.
Estos son los procesos más comúnmente aceptados,
aunque la Norma ISO 21500:2012 añade también el
establecimiento del equipo del proyecto, que otras
metodologías más utilizadas lo incluyen en el grupo de
procesos de ejecución.
Planificación
Son los procesos que se utilizan para desarrollar en
detalle la planificación, debe tener el detalle suficiente
como para establecer líneas base contra las cuales se
gestiona la implementación del proyecto y contra las
que se mide y controla el desempeño del proyecto. Es
el grupo más importante ya que incluye a la mayoría de
los procesos:
1. Desarrollo de los planes del proyecto, que
forma parte de la gestión de la integración del
proyecto, consiste en la definición, preparación y
coordinación de todos los componentes del plan y
su consolidación en un plan integrado.
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Los siguientes procesos forman parte de la gestión del
alcance del proyecto:
2. Planificación del alcance del proyecto, que consiste
en la creación de un plan que documente como se
define, valida y controla el alcance.
3. Recopilación de los requerimientos del proyecto,
es decir, determinar documentar y gestionar los
requerimientos que debe cumplir el resultado del
proyecto.
4. Definición del alcance del proyecto, describiéndolo
de forma detallada.
5. Creación de una estructura de desglose de trabajos,
consistente en dividir los entregables y los trabajos
en unidades más pequeñas y manejables.
Los siguientes forman parte de la gestión de la
programación del proyecto:
6. Planificación y programación del proyecto, en el
que se establecen las políticas, procedimientos y la
documentación necesaria para su desarrollo.
7. Definición de las actividades, que consiste en
identificar y documentar las acciones específicas
que se deben realizar para obtener los entregables.
8. Creación de la secuencia de actividades, que
consiste en identificar y documentar la relación
entre las diferentes actividades del proyecto.
9. Estimación de la duración de las actividades,
estimación del número de horas-hombre necesarias
para completar todas las actividades con sus
estimaciones de recursos.
10. Desarrollo de un cronograma de actividades,
incluyendo las secuencias, duraciones,
requerimientos de recursos y restricciones para
crear un cronograma del proyecto y de sus hitos
para monitorizar y controlar su desarrollo.
Los siguientes procesos forman parte de la gestión
del coste del proyecto:
11. Planificación de los costes, incluyendo la definición
de cómo se estima el coste, el presupuesto
necesario para el proyecto, así como su gestión,
monitorización y control.
12. Estimación de los costes del proyecto, el desarrollo
de una estimación de los recursos monetarios
necesarios para completar el objetivo.
13. Determinación del presupuesto necesario para
hacer frente a los costes de cada una de las
actividades del proyecto.
El siguiente proceso forma parte de la gestión de la
calidad del proyecto:
14. Gestión del plan de calidad, identificando los
requerimientos de calidad del proyecto y de sus
entregables, documentando como se demostrará
su cumplimiento.

Los siguientes forman parte de la gestión de recursos:
15. Planificación de los recursos, definiendo cómo
se estiman, adquieren, gestionan y utilizan los
recursos necesarios.
16. Estimación de los recursos necesarios para cada
actividad.
El siguiente proceso forma parte de la gestión de
comunicación:
17. Planificación de las comunicaciones de la
información disponible decidiendo que se comunica
a quien.
Los siguientes procesos forman parte de la gestión de
riesgos:
18. Planificación de la gestión de riesgos, definiendo
cómo se gestionan las actividades para su gestión.
19. Identificación de los riesgos individuales y plan.
documentando sus características.
20. Análisis cualitativo de riesgos, priorizándolos por
su impacto.
21. Análisis cuantitativo de riesgos, identificando
probabilidades y consecuencias.
22. Planificación de la respuesta a los riesgos,
desarrollando estrategias y acciones en caso de
que el riesgo se produzca.
El siguiente proceso forma parte de la gestión de
adquisiciones:
23. Planificación de las adquisiciones, documentando
el proceso e identificando a posibles proveedores.
El último proceso forma parte de la gestión de las
partes interesadas.
24. Planificación de las relaciones con las partes
interesadas en base a sus necesidades y
expectativas.
Ejecución
Son los procesos que se emplean para realizar las
actividades de la gestión del proyecto y para apoyar la
producción de los entregables de acuerdo con los planes
del proyecto.
En este grupo los siguientes procesos de gestión de
integración del proyecto:
1. Dirección y gestión de los trabajos, que consiste en
la organización y ejecución de los trabajos definidos
en el plan de gestión y en los cambios aprobados.
2. Gestión del conocimiento del proyecto, que consiste
en la utilización del conocimiento y know-how
existente y en la creación de nuevo conocimiento
para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir
al know-how de la organización.
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El siguiente proceso de gestión de la calidad del
proyecto:
3. Gestión de la calidad, trasladando el plan en
actividades ejecutables.
Los siguientes procesos de gestión de los recursos
del proyecto:
4. Adquisición de los recursos necesarios.
5. Desarrollo del equipo de trabajo, mejorando
competencias y fijando las interacciones entre sus
miembros.
6. Gestión del equipo de trabajo, trazando el
rendimiento de los miembros y resolviendo los
conflictos.
A los que se añaden los siguientes procesos:
7. Gestión de las comunicaciones, asegurando los
plazos, registro y monitorización de acuerdo con el
8. Implantación de las respuestas a los riesgos en el
caso en el que estos se produzcan.
9. Ejecución de las adquisiciones, seleccionando al
proveedor concreto y ejecutando el contrato.
10. Gestión de las relaciones con las partes interesadas,
comunicando y trabajando con ellos para alcanzar
sus necesidades y expectativas en base a su grado
de involucración.
Control
Los procesos de control se emplean para monitorizar,
medir y controlar el desempeño del proyecto con
respecto al plan del proyecto. Pueden incluir la toma de
acciones preventivas y correctivas, así como la solicitud
de cambios para conseguir los objetivos del proyecto.
En este grupo de procesos se incluyen los siguientes,
clasificados por áreas.
a) Los procesos relacionados con la integración
del proyecto:
- Monitorización y control de los trabajos del
proyecto, consistente en el seguimiento, revisión y
reporte del progreso del proyecto para comprobar
el cumplimiento de los objetivos.
- Ejecución integrada del control de cambios,
consistente en el proceso de revisión de todos los
cambios propuestos.
b) Los procesos relacionados con la gestión
del alcance:
- Validación del alcance, consistente en la
aceptación formal de los entregables del proyecto.
- Control del alcance, que consiste en la
monitorización del estatus del proyecto y la
gestión de los cambios en el alcance.

c) Se añaden los siguientes procesos:
- Control de la programación, es decir, la
monitorización del estatus del proyecto y la
gestión de cambios en la programación.
- Control de costes, monitorizando el estatus del
proyecto en base a sus costes y gestionando los
cambios.
- Control de la calidad, monitorizando y registrando
los resultados y comprobando que cumple con
los requisitos de calidad.
- Control de los recursos, asegurando que los
recursos se asignan y consumen según el plan.
- Monitorización de las comunicaciones, para
asegurar que cumple con las necesidades de los
implicados.
- Monitorización de los riesgos, trazando la
implantación de las medidas de respuesta,
identificando nuevos riesgos y evaluando la
efectividad del proceso.
- Control de las adquisiciones, monitorizando el
proceso y realizando los cambios necesarios.
- Monitorización de las relaciones con las partes
interesadas, evaluándolas y realizando los
cambios pertinentes.
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Cierre
Los procesos de cierre se utilizan para establecer
formalmente que la fase del proyecto, o el proyecto en
sí, está concluida y permiten proporcionar las lecciones
aprendidas para que sean consideradas e implementadas
según sea necesario. Este tiene solamente un proceso:
a) Cierre del proyecto o de la fase del proyecto, forma
parte de la gestión de la integración del proyecto,
que conforma la finalización de las actividades del
proyecto, de la fase del proyecto o del contrato.
Bibliografía
[1] PMI. (2017). A guide to the project management
body of knowledge (PMBOK guide). 6th Edition.
Project Management Institute, Inc.
[2] F. Turley. (2010). The Prince2 training manual. Trans-
Atlantic Consulting Group y MgmtPlaza.
[3] ScrumStudy. (2017). A guide to the scrum body of
knowledge (SBOK guide). 3rd Edition. VMEdu, Inc.
[4] ISO 21500:2012 Guidance on project management.