Iniciación y planificación de proyectos

MATERIAL DE LECTURA: Semana 5: Cómo finalizar el plan de un proyecto

 Cómo finalizar el plan de un proyecto

Esta semana analizaremos

algunos de los conceptos
importantes y los procesos
relacionados con la concreción
del plan del proyecto.
El director del proyecto
concretará dos elementos del
proyecto: (1) reunirá el equipo
del proyecto y (2) desarrollará el
plan de gestión del proyecto.

A l pensar en las personas que apoyarán el

proyecto, el equipo del proyecto debe tener en
cuenta ciertos aspectos como la experiencia,
la disponibilidad, las competencias, las características
personales y si el recurso en potencia está interesado
en trabajar en el proyecto. Es probable que, como
director del proyecto, en varias ocasiones debas utilizar
tus mejores habilidades de negociación para conseguir
a las personas que deseas de los gerentes funcionales,
especialmente si se trata de una organización matricial.
Las pautas sobre las buenas prácticas aconsejan crear
un equipo central al inicio del proyecto (inmediatamente
después de la emisión del Acta de constitución). El resto
de los recursos humanos se conseguirá a lo largo del
proyecto, según la necesidad. Es importante que el
director del proyecto realice una planificación cuidadosa
y no adquiera recursos sin antes haber considerado el
proceso de desarrollo del plan para recursos humanos y
sus resultados: el plan para la dirección del personal, y
las funciones y responsabilidades para el proyecto.
El director del proyecto deberá tener en cuenta un
aspecto importante: la negociación y la adquisición de
los recursos que cuenten con los niveles de competencia
requeridos para ejecutar el proyecto. Si los recursos
disponibles no poseen las competencias y la experiencia
necesarias, o si no hay suficientes recursos disponibles
para desempeñar las actividades del proyecto, o si no
se pueden adquirir los recursos a tiempo, el director del
proyecto deberá volver a los procesos de planificación y
planificar una vez más las partes del proyecto que se ven
afectadas por las diferencias existentes en los recursos
humanos que se habían planeado.
El proceso de adquisición del equipo del proyecto finaliza
cuando se asignan las personas adecuadas como parte
del personal. Varios equipos de proyectos publican
un directorio del equipo formal cuando se completa la
asignación del personal.

SEMANA 5
CÓMO FINALIZAR EL PLAN DE UN PROYECTO

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Módulo 9: Proceso del equipo del proyecto

El proceso de adquisición del equipo del proyecto cuenta con las siguientes entradas:

Plan de gestión del proyecto: se trata del conjunto consolidado de planes y líneas de base secundarios de gestión.

Factores relacionados con el entorno de la empresa: son factores para tener en cuenta como cultura, sistemas,
procedimientos y estándares industriales.

Activos del proceso de la organización: son factores para tener en cuenta como procesos, procedimientos y bases
de conocimiento de la empresa.

El proceso para reunir el equipo del proyecto usa las siguientes técnicas y herramientas:

Asignación previa: se trata de las asignaciones del personal definidas con anterioridad. Ejemplo: se identifica
al personal en el Acta de constitución del proyecto.

Negociación: debates influyentes (generalmente con los gerentes funcionales) para completar las asignaciones
del personal del proyecto.

Adquisición: obtención del personal de fuentes externas (si es necesario), mediante la gestión de abastecimiento
del proyecto.

Equipos virtuales: son equipos que comparten objetivos y en los que la comunicación cara a cara durante el
trabajo es poca o nula.

La siguiente es una lista de las tareas habituales asociadas con el proceso de adquisición del equipo del proyecto:

• Determinar los requisitos de recursos humanos para las tareas individuales con el aporte de las partes interesadas
y la orientación de las autoridades más altas en el proyecto, con el fin de proporcionar una base para determinar los
niveles y competencias del personal del proyecto.
• Establecer la estructura organizacional y el directorio del proyecto para alinear las competencias individuales y
grupales con las tareas del proyecto.
• Negociar con los gerentes funcionales internos correspondientes para adquirir los recursos necesarios.
• Obtener los recursos mediante procesos de abastecimiento al momento de adquirir recursos humanos externos.
• Asignar el personal al proyecto, o dentro de la organización, dirigido por una autoridad del proyecto más alta, con el
fin de satisfacer las competencias requeridas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Comunicar al personal asignado las responsabilidades, la autoridad y los criterios de medición de rendimiento
personal, para asegurar la claridad en la comprensión del trabajo y para brindar una base para la evaluación constante.

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Módulo 10: Plan de gestión del proyecto

El proceso de desarrollo del plan de gestión del proyecto representa el último paso en la planificación del
proyecto.

Una vez que se lo aprueba y autoriza, el plan de gestión del proyecto se utiliza para lo siguiente:
• Funcionar como una línea de base para monitorear y medir el rendimiento del proyecto durante su
ejecución y control
• Facilitar la comunicación con las partes interesadas durante la ejecución y el control
• Guiar todos los aspectos del proyecto durante la ejecución, el monitoreo, el control y el cierre
• Registrar las decisiones, las estrategias, las alternativas y los supuestos de la planificación del proyecto.

El plan de gestión del proyecto se elabora progresivamente a través de actualizaciones en todo el ciclo
de vida del proyecto.

El plan de gestión del proyecto y el cronograma del proyecto son dos cosas distintas. Comúnmente, muchas
personas, incluso los directores de proyectos, tienden a utilizar “plan del proyecto” para referirse a un
cronograma de proyecto de Microsoft; sin embargo, estos documentos son dos cosas diferentes.

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Módulo 10: Plan de gestión del proyecto

El proceso de desarrollo del plan de gestión del proyecto cuenta con las siguientes entradas:

• Acta de constitución del proyecto: es un documento de alto nivel que autoriza el proyecto y asigna al director del
proyecto o lo autoriza.
• Resultados de los procesos de planificación: son documentos de planificación de los otros procesos de planificación
del proyecto.
• Factores relacionados con el entorno de la empresa: son factores para tener en cuenta como cultura, sistemas,
procedimientos y estándares industriales.
• Activos del proceso de la organización: son factores para tener en cuenta como procesos, procedimientos y bases de
conocimiento de la empresa.

En el proceso de desarrollo del plan de gestión del proyecto se utilizan las siguientes herramientas y técnicas:
• Juicio de expertos: son las opiniones de expertos sobre asuntos técnicos o de gestión (pueden provenir de cualquier
fuente calificada).

El proceso de desarrollo del plan de gestión del proyecto cuenta con la siguiente salida:
• Plan de gestión del proyecto: se trata del conjunto consolidado de planes y líneas de base secundarios de gestión.

El plan de gestión del proyecto puede constar de los siguientes elementos:

• Acta de constitución del proyecto
• Plan de requisitos y matriz de rastreo del proyecto
• Enfoque de gestión del proyecto
• Procesos que se utilizarán
• Declaración del alcance del proyecto
• Requisitos funcionales
• Cronograma del proyecto (línea de base)
• Presupuesto del proyecto (línea de base)
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de configuración
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de costos
• Plan de gestión de calidad del proyecto
• Plan de recursos humanos (planificación de personal)
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de respuestas a riesgos
• Plan de gestión de abastecimiento
• Declaraciones de trabajo

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Módulo 10: Plan de gestión del proyecto

La siguiente es una lista de las tareas habituales asociadas con el

proceso de desarrollo de la planificación de gestión del proyecto:

• Determinar la metodología de desarrollo de la planificación de

gestión del proyecto.

• Identificar a las partes interesadas en tu proyecto y las relaciones de

responsabilidad entre el proyecto y la organización.

• Identificar los puntos de interrelación con otros proyectos dentro de

la organización.

• Desarrollar el plan de gestión de la parte interesada .

• Definir y utilizar el sistema de información de gestión del proyecto

(Project Management Information System, PMIS) con el fin de asistir en
la recolección, la integración, la interpretación y la difusión de entradas
y salidas de todos los procesos de proyectos .

• Identificar y desarrollar el plan del proyecto integrado, incluidos

todos los componentes y planes secundarios.

• Determinar el plan de gestión del proyecto general para utilizarlo en

la gestión y el control de la ejecución del proyecto.

• Describir las diferencias entre la actualización dinámica del plan de

gestión de tu proyecto y la preservación de la línea base de rendimiento
de tu proyecto .

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