MANUAL COMPLETO

DECURSO MICROSOFT

EXCEL
 Tabla de Contenido

Cuestionario ......................................................................................................................................3
¿Qué es Microsoft Excel? ..................................................................................................................4
¿Cómo guardar un libro de Excel?: ....................................................................................................6
Formulas y Funciones ........................................................................................................................7
Validación de Datos .........................................................................................................................24
Función BDSUMA.............................................................................................................................30
Función BDPROMEDIO ....................................................................................................................31
Proteger Celdas ...............................................................................................................................31
Impedir la selección de celdas bloqueadas .....................................................................................34
Proteger una hoja ............................................................................................................................34
Proteger libro...................................................................................................................................37
Proteger un libro de Excel ...............................................................................................................38
Cifrar con contraseña ......................................................................................................................38
Cómo usar plantillas ........................................................................................................................39
Base de datos...................................................................................................................................41
Lista desplegable .............................................................................................................................46
Función ............................................................................................................................................48
Filtros ...............................................................................................................................................49
Tabla dinámica.................................................................................................................................54
Cómo grabar macros en Excel .........................................................................................................68
Formulario de usuario en VBA ........................................................................................................70
Ejercicios ..........................................................................................................................................71
Cuestionario ....................................................................................................................................72
Referencias ......................................................................................................................................74
NOTAS ..............................................................................................................................................75

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 Cuestionario

1.- ¿Conoces lo que es una hoja de cálculo?

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2.- ¿Puedes describir que es un libro de cálculo?

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3.- ¿Sabes cuántas columnas y filas componen una hoja de cálculo de Excel?

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4.- ¿Conoces los tipos de datos que se pueden introducir a una celda?

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5.- ¿Conoces cual símbolo se utiliza en Excel para introducir cualquier fórmula?

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6.- ¿Conoces las diferentes categorías de formatos de número que se pueden asignar a los valores
de una celda?

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7.- ¿Conoces las principales cintas de opciones de Excel?

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8.- ¿Sabes lo que es una celda activa?

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9.- ¿Sabes cómo identificar el nombre de la celda Columna E Fila 12?

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10.- Describe 5 beneficios de utilizar Excel:

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¿Fue difícil? No te preocupes, en este manual te ayudaremos a resolver todas tus dudas.

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¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una aplicación bastante amplia, que nos permitirá hacer desde las funciones más
sencillas como sumar o guardar datos, hasta hacer complejas funciones, gráficos, estadísticas,
podremos incluso hacer pequeñas aplicaciones para la vida cotidiana. Es una aplicación que permite
realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas
Microsoft Office. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.

Microsoft Excel tiene compatibilidad con las demás aplicaciones de Office 2000 lo cual nos será de
gran ayuda saber previamente una de estas aplicaciones como Word, PowerPoint, Access, etc.
Todas estas aplicaciones comparten unas características únicas. El icono que identifica Excel es una
X verde y el archivo que genera es de extensión .xlsx

Para ejecutar Microsoft Excel pulsamos el botón Inicio y luego la opción Programas/Microsoft Excel.
Los archivos de Microsoft Excel se definen como libros, dentro de los cuales hay hojas de Cálculo,
estas hojas se componen de celdas, que es la intersección de una columna con una fila. Es como una
gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las filas y columnas de cada
hoja tienen una nomenclatura para que cada celda se pueda identificar con coordenadas, las filas
se identifican con números del 1 hasta la 1048576 y las columnas se identifican con letras desde la
A hasta la XFD. Entonces la identificación de una celda sería (columna, fila), por ejemplo, la celda B5
corresponde a la columna B y a la fila 5. Cada celda tiene sus propiedades, que se pueden cambiar
individualmente de acuerdo a nuestras necesidades. Las principales características de la interfaz de
Microsoft Excel se muestran en la siguiente imagen:

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¿Qué es un Rango?:

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular
de una o más celdas que Excel trata como una unidad.

¿Cómo nos desplazamos en la celda de Excel?

Para desplazarse en una hoja de cálculo, se utilizan las teclas de desplazamiento y ubicamos la celda
donde queremos llegar, otra forma es escribiendo el nombre de la celda en el cuadro nombre o
también ubicar la celda con el mouse, moviendo las barras de desplazamiento, y hacer clic en la
celda.

¿Cómo introducir datos en Excel?:

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas, para validar
lo que se introduce se puede pulsar la tecla “enter” o se mueve las teclas de desplazamiento o se
pulsa el chulo de color verde y se quiere anula pulsa la X.

Tipos de datos: En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una
fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos: Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Los principales errores son:

 ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
 #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
 #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
 #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
 #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
 #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la
esquina superior izquierda de color verde.

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¿Cómo guardar un libro de Excel?:

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

 Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
existente.
 Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, o
rescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre: clic el menú Archivo y elige la opción Guardar
como... En el recuadro Nombre de archivo: escribe el nombre. Selecciona la carpeta donde vas a
grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana. Botón
Guardar.

¿Cómo guardar los cambios realizados en un libro de Excel?:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra
de Acceso Rápido.

También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl+G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de
diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

¿Cómo cerrar un libro de trabajo en Excel?

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre
del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos
avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá
el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que
guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo debajo del botón
que cierra Excel.

¿Cómo empezar un nuevo libro de trabajo en Excel?:

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero

supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro

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nuevo. Esta operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás
seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo. O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones: Lo habitual será seleccionar Libro en
blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en el panel situado más a la
derecha.

¿Cómo abrir un libro de trabajo ya existente en Excel?:

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para
abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo. Se abrirá un asistente de
exploración similar al de la opción guardar. Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te
interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el botón Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar
por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrará un
pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic
sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Formulas y Funciones

Fórmulas

Una de las grandes ventajas de las hojas de cálculo es que, no solo permiten insertar y almacenar
en ellas datos de muy diverso tipo (numéricos, alfabéticos, fechas, moneda, porcentajes, etc.), sino
que también dan la posibilidad de realizar cálculos con esos datos.

Una fórmula puede contener los siguientes elementos:

 Números o valores de texto (por ejemplo, “2”, “abril”, etc.).

 Referencias: son las coordenadas de las celdas con que se realizan los cálculos (por ejemplo,
A2, B6, etc.).
 Operadores: son signos o símbolos que indican el cálculo que hay que realizar. Los hay
matemáticos (+, −, etc.), lógicos (Y, O), de comparación (, =, etc.), etc.
 Signos más utilizados dentro de una sintaxis en formulas o funciones.
 Signo coma o punto y coma ( , ; )
 Utilizado para separar los diferentes argumentos de las fórmulas o funciones, el utilizar coma o
punto y coma puede variar según la configuración de nuestro equipo ya sea que este en inglés
o español, se puede configurar el idioma de nuestro teclado.
 Signo doble comilla (““)

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 Utilizado para indicar que se está trabajando con un texto dentro de alguna fórmula o función
en una sintaxis.
 Signo de pesos ($)

Funciones

La estructura de una función es la siguiente:

 Nombre de la función (por ejemplo, “SUMA”, “PROMEDIO”, etc.).

 Argumentos: son los valores con los que va a operar la función; pueden ser números, texto,
referencias, etc. Están encerrados entre paréntesis y separados por el signo de punto y coma
<;>. Los argumentos que tienen su nombre en negrita son obligatorios. Por ejemplo: =NOMBRE
DE LA FUNCIÓN (argumento1;argumento2, etc.).

Funciones esenciales

En este apartado vamos a ver algunas de las funciones más utilizadas en Excel. En el cuadro siguiente
se indican sus principales características junto con unos ejemplos de utilización.

Función Concatenar

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Es muy frecuente encontrarnos con bases de datos en Excel en donde la información se encuentra
dividida en varias columnas y para poder utilizarla necesitamos unir la información en una sola
columna. Para ello debemos saber cómo concatenar en Excel.

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con los nombres de personas en la columna A y los
apellidos en la columna B.

Nuestro objetivo es unir el nombre y el apellido en la columna C por lo que debo utilizar la función
CONCATENAR de la siguiente manera:

=CONCATENAR(A1, " ", B1)

Observa que el segundo argumento de la función es un espacio en blanco el cual está “encerrado”
entre comillas dobles. Esto hará que Excel coloque un espacio entre el nombre de la columna A1 y
el apellido de la columna B1. Al copiar esta fórmula en todas las celdas de la columna C obtendremos
el resultado deseado.

Observa cómo en este segundo ejemplo se omitió el espacio en blanco y por lo tanto el nombre y el
apellido aparecen pegados uno detrás del otro. Es por eso que debemos recordar especificar
explícitamente los espacios en blanco que vamos a necesitar en la concatenación.

La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que
se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función
es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.

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Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.

Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a
partir del segundo argumento.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN EXTRAE

La función EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres. Posición
inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El
primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1. Número de caracteres (obligatorio):
El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.

Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el
cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.

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En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula: =EXTRAE(

Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para
obtener la referencia de celda: =EXTRAE(A1,

El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de la

cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4. =EXTRAE(A1,4

El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9.

Es importante considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula
final: =EXTRAE(A1,4,9)

De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:

Función Coincidir

La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos
devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila
que ocupa el elemento buscado.La función COINCIDIR tiene tres argumentos:

Valor buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando. Matriz buscada (obligatorio): El rango
de celdas donde realizaremos la búsqueda. Tipo de coincidencia (opcional): Un número que indica
el tipo de coincidencia en la búsqueda. El Tipo de coincidencia especificado en la función tendrá un
efecto en la manera en que se hace la búsqueda.

1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La
matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.

0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.

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-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor
buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera

predeterminada el valor 1.

Observa el resultado de la fórmula:

La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el valor
buscado. La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos
una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.

 La función COINCIDIR no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

 Cuando la función COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolverá el tipo de error #N/A.

Función Índice

La función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz
especificando el número de fila y columna. Esta función tiene dos formas de uso: de forma matricial
y de forma de referencia. La sintaxis de la función INDICE es la siguiente:

 Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.

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  Núm. fila (opcional): El número de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.
 Núm. columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una
sola columna, de lo contrario debe especificarse el número de columna de la celda buscada.
 Tanto el Núm. fila como el Núm. columna comienzan con el número 1 que indica la primera
fila o la primera columna de nuestra matriz. Ambos argumentos deben indicar una celda
válida dentro de la matriz o de lo contrario recibiremos un error del tipo #¡REF!.

EJEMPLO:

Observa la siguiente tabla de datos que contiene los montos de venta de varios productos
correspondientes a diferentes meses del año.

En la celda D12 tengo la función INDICE que me ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra
en la fila 3 y en la columna 2 de la matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las ventas del Producto 3 en
el mes de febrero.

FORMA DE REFERENCIA DE LA FUNCIÓN INDICE

La segunda forma de uso de la función INDICE en Excel es similar a la anterior, pero con la diferencia
de que en lugar de especificar una sola matriz podemos indicar más de una matriz. Bajo esta forma,
la función INDICE tiene una sintaxis un poco diferente que el método anterior:

 Ref (obligatorio): La referencia a las matrices que tienen los datos.

 Núm. fila (obligatorio): El número de fila de la celda que deseamos obtener.

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  Núm. columna (opcional): El número de columna de la celda a obtener.
 Núm. área (opcional): Ya que Ref. puede tener especificados varios rangos como A1:C6,
A8:C11 entonces Núm. área indicará cuál de los rangos se debe utilizar.
 Si Núm. fila y Núm. columna indican una celda fuera de la matriz recibiremos un error del
tipo #¡REF!.

FUNCIÓN COINCIDIR

La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos
devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila
que ocupa el elemento buscado.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN COINCIDIR

 Valor buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

 Matriz buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.
 Tipo de coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la
búsqueda.

El Tipo de coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se hace la

búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la función COINCIDIR:

1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La
matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.

0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La
matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.

-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor
buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera

predeterminada el valor 1.

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FUNCIÓN (Y) EN EXCEL

La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y
saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa
para que el resultado de la función también sea FALSO.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN Y

Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:

 Valor lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.
 Valor lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.

La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son
verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado
FALSO.

Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el valor VERDADERO.

Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 7<>7. Observa cómo será suficiente para que
la función Y devuelva el valor FALSO:

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ARGUMENTOS:

Cada uno de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como en los ejemplos
anteriores, pero también puede ser una función de Excel que devuelva un valor FALSO o
VERDADERO.

Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la función ES.PAR y la
función ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la
función Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento
de la función ES.IMPAR con el número 6 (en lugar de 5), causará que la función Y nos devuelva el
valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lógicas sean verdaderas,
la función Y en Excel será una excelente opción para hacerlo.

LA FUNCIÓN O

La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente
devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las expresiones lógicas que
se hayan colocado como argumentos. La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos
uno de los argumentos de la función es VERDADERO.

Valor lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.

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Valor lógico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a evaluar con
opcionales hasta un máximo de 255.

La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lógicas
sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función O será
VERDADERO. Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones verás que todas son falsas y
por lo tanto la función O devolverá el valor FALSO. Observa el resultado:

Como mencioné anteriormente, la función O devolverá un valor VERDADERO si al menos una de las
expresiones lógicas es verdadera.

=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Esto deberá ser suficiente para que la función O devuelva un valor VERDADERO:

Podemos utilizar funciones como argumentos de la función O siempre y cuando devuelvan

VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y
ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.

Ya que la celda B1 es un número la función ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado
la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la función ESTEXTO devuelve el
valor VERDADERO. En consecuencia la función O también regresa el valor VERDADERO. Ahora
intercambiaré los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la función ESNUMERO como la
función ESTEXTO devuelvan FALSO.

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No olvides que la función O en Excel siempre devolverá VERDADERO excepto cuando TODAS las
expresiones lógicas evaluadas sean falsas.

FUNCIÓN SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición
para determinar si es falsa o verdadera.

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a
devolver de acuerdo al resultado de la función.

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Prueba lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es
VERDADERO o FALSO. Valor si verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el
resultado de la Prueba lógica sea VERDADERO. Valor si falso (opcional): El valor que se devolverá si
el resultado de la evaluación es FALSO. La Prueba lógica puede ser una expresión que utilice
cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado
VERDADERO o FALSO.

EJEMPLOS:

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones
correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si
la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es
menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO PRUEBA LÓGICA

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI
siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de
este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el
valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la
leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario
se mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

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Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

FUNCIÓN BUSCARV

La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir,
podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no.

PREPARAR LOS DATOS PARA LA FUNCIÓN BUSCARV

Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función BUSCARV para realizar una
búsqueda dentro de un directorio telefónico. Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con
algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar, debemos tener la información organizada
de manera vertical, es decir organizada por columnas. Esto es necesario porque la función BUSCARV
recorre los datos de manera vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar
la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, los datos de nuestro directorio telefónico
deberán estar organizados de la siguiente manera:

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Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la búsqueda sobre la
primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen anterior (A2:B11), la función
BUSCARV realizará la búsqueda sobre la columna A. Esto quiere decir que para nuestro ejemplo
podremos buscar un nombre y obtener el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener
el nombre ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de la izquierda.

Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos para utilizar la función
BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le
indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la
función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describo a continuación:

Valor buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual será buscado
en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas
o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función

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BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Matriz buscar en (obligatorio): El
segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los datos.

Indicador columnas (obligatorio): El Indicador columnas es el número de columna que deseamos

obtener como resultado.

Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este
argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una
búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO).

Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional.

EJEMPLO DE LA FUNCIÓN BUSCARV

Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de ejemplo, seguiremos los
siguientes pasos: En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de los nombres de
la columna A. En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(

Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la celda E1 para incluir la referencia
de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
=BUSCARV(E1,

Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de
columna que para nuestro ejemplo será el rango A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda
debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,

Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva
el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1.. De igual manera finalizo el tercer
argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,

Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda
exacta y finalmente terminará el ingreso de los argumentos con un paréntesis.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda E1 sobre los valores del
rango A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda de la columna B2:B11 que le corresponda.
Observa el resultado de la función recién descrita:

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Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificarlo para
buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

FUNCIÓN BUSCARH

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido
encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto
sentido, a la función BUSCARV. Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos
buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV
realiza la búsqueda en una columna.

EJEMPLO DE LA FUNCIÓN BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los
vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y
como filas los meses.

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Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar
la función BUSCARH de la siguiente manera: =BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento
contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa
dicha información. El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH
regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de
febrero es la fila número 3. Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar
que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de
argumentos de la siguiente manera: =BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la
función sería la siguiente =BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

FUNCIÓN SI.ERROR

¿QUÉ HACE? Si el argumento especificado genera un error entonces devuelve cierto valor de lo
contrario devuelve el resultado original.

SINTAXIS: SI.ERROR(argumento; valor si error) argumento (Obligatorio): Argumento en donde se

buscará el error. Valor si error (Obligatorio): El valor que se devuelve si el argumento se evalúa como
error.

Validación de Datos

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los
analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de
cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

24
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de
dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras
fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos
que el usuario ingrese el tipo de dato correcto. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar
que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no
corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la
celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar
ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha
Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera
predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionado, lo cual significa que está permitido
ingresar cualquier valor en la celda.

25
Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la
celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una
determinada longitud del texto.

CÓMO APLICAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar
dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se aplique
el mismo criterio para todo el conjunto de celdas. Ya que es común trabajar con una gran cantidad
de filas de datos en Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de
validación de datos.

Para seleccionar una columna completa será

suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la
columna. Una vez que hayas hecho esta selección,
podrás crear la validación de datos la cual será
aplicada sobre todas las celdas de la columna.

26
LA OPCIÓN OMITIR BLANCOS

Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto Omitir
blancos.

De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo
cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla como
una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco. Sin
embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario a
ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla Esc
para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos basados
en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:

 Número entero
 Decimal
 Fecha
 Hora
 Longitud de texto

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los
datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor
o igual que, Menor o igual que.

27
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo
pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor.

Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de
enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

LISTA DE VALIDACIÓN DE DATOS

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque

no necesita de un valor máximo o mínimo, sino que es necesario indicar la lista de valores que
deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de
validación basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado y domingo.

Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es
probable que debas hacerlo con el punto y coma (;).

28
Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al
momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable esté
seleccionada.

En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno, es
posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente
imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y dicho rango
lo he indicado como el origen de la lista.

LISTA DE VALIDACIÓN CON DATOS DE OTRA HOJA

Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En
realidad, es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia
adecuada a dicho rango. Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una
hoja llamada Datos Origen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a
dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia: =DatosOrigen!G1:G7

29
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de
crear el criterio de validación.

CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás
seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar
todos.

Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas
seleccionadas.

Función BDSUMA

¿QUÉ HACE?

Suma los valores de una columna de la base de datos que cumplen con las condiciones especificadas.

SINTAXIS

BDSUMA (base de datos, nombre de campo, criterios)

Base de datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango
contiene los títulos de cada columna

Nombre de campo (obligatorio): La columna con los valores a sumar.

30
Función BDPROMEDIO

Categoría: Base de datos

Nombre en inglés: DAVERAGE

¿QUÉ HACE?

Calcula el promedio de los valores de una columna de la base de datos que cumplen con los criterios
establecidos.

SINTAXIS

1.-BDPROMEDIO (base de datos, nombre de campo, criterios)

2.-Base de datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del
rango contiene los títulos de cada columna

3.-Nombre de campo (obligatorio): La columna que contiene los valores que serán promediados.

4.-criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Proteger Celdas

Cuando has trabajado arduamente en la creación de tus reportes en Excel, lo último que deseas es
que otras personas modifiquen las fórmulas, los títulos de columnas o el formato de las celdas, así
que es importante saber cómo proteger celdas en Excel para evitar cualquier accidente.

Antes de pasar al detalle de cómo proteger las celdas de una hoja, es necesario que sepas que todas
las celdas tienen una propiedad conocida como Bloqueada. Para acceder a esta propiedad es
necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas e ir a la pestaña Proteger.

Recuerda que este cuadro de diálogo lo podemos abrir con el atajo de teclado Ctrl+1 o haciendo clic
derecho sobre la celda y seleccionando la opción Formato de celdas.

31
Si alguna celda no tiene marcada la propiedad Bloqueada, entonces no podremos proteger su
contenido. Esto será de mucha utilidad para un ejemplo que realizaremos más adelante, pero por
ahora solo es necesario que sepas que todas las celdas en Excel tienen esta propiedad.

CÓMO PROTEGER CELDAS EN EXCEL

El comando que nos ayudará a proteger celdas en Excel será el comando Proteger hoja que se
encuentra dentro de la ficha Revisar.

Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá establecer una contraseña
para proteger el contenido de la hoja:

Quiero que pongas especial atención a la leyenda de la primera caja de selección que dice: “Proteger
hoja y contenido de celdas bloqueadas”. Cuando Excel se refiere a celdas bloqueadas se está
refiriendo a todas aquellas celdas que tienen habilitada la propiedad Bloqueada de la cual hablamos
en la sección anterior. Al hacer clic en el botón Aceptar se nos pedirá confirmar la contraseña y se
mostrará un mensaje de advertencia para recordarnos que en caso de olvidar dicha contraseña no
habrá manera de desproteger la hoja.

32
CÓMO DESPROTEGER CELDAS EN EXCEL

Seguramente la protección de celdas la utilizarás al compartir el archivo de Excel con otras personas,
pero si deseas hacer nuevas modificaciones a tu reporte, será necesario desproteger la hoja. Para
hacerlo deberás ir de nuevo a la ficha Revisar y pulsar el botón Desproteger hoja que mostrará un
cuadro de diálogo solicitando la contraseña.

PROTEGER UN RANGO DE CELDAS

Si has seguido los pasos anteriores te darás cuenta que la protección se aplica a todas las celdas de
una hoja. Eso sucede porque de manera predeterminada todas las celdas tienen habilitada la
propiedad Bloqueada, pero si queremos proteger solamente un rango de celdas debemos realizar
algunas configuraciones adicionales. En primer lugar, debemos deshabilitar la propiedad Bloqueada
para todas las celdas la hoja. La manera más rápida de hacerlo es haciendo clic en el botón de
selección de celdas que se encuentra a la izquierda de la columna A:

Al hacer clic se seleccionarán todas las celdas de la hoja y entonces podremos abrir el cuadro de
diálogo Formato de celdas para desmarcar la caja de selección Bloqueada. Una vez hecho esto
debemos seleccionar solamente el rango que deseamos proteger y volver a abrir el cuadro de
diálogo Formato de celdas para activar la propiedad Bloqueada para ese rango.

33
Impedir la selección de celdas bloqueadas

Proteger hoja. Una de estas opciones nos permite indicar si queremos que el usuario pueda
Seleccionar celdas bloqueadas.

Si dejamos habilitada esta opción al momento de

proteger la hoja, el usuario podrá activar las celdas
bloqueadas, pero no podrá editar su contenido.
Sin embargo, si deshabilitamos esta opción, Excel
impedirá inclusive la selección de las celdas
bloqueadas, es decir, no podremos habilitar las
celdas ni con el ratón ni con el teclado.

Por otro lado, la opción Seleccionar celdas

desbloqueadas hará los mismo, pero con las celdas
desbloqueadas, es decir con todas aquellas celdas
que tengan deshabilitada la propiedad Bloqueada.

La próxima vez que necesites proteger celdas en

Excel debes recordar que, si quiere proteger todas
las celdas de una hoja puedes utilizar el comando
Proteger hoja ya que de manera predeterminada
todas las celdas tienen habilitada la propiedad

Proteger una hoja

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos
de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la
hoja con una contraseña. Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo
determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos
de cualquier otra región de la hoja.

Importante:

 1.-La protección de la hoja de cálculo no está pensada como característica de seguridad.

Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de cálculo.
 2,.Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel con
una contraseña. Para más información, vea lo siguiente:
 3.-Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo, vea Proteger un
archivo de Excel.
 4.-Para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan, copien u oculten y muestren
hojas en un libro, vea Proteger un libro.

34
 5.-Para saber la diferencia entre proteger la hoja de cálculo, el libro o el archivo de Excel, vea
Protección y seguridad en Excel.
 6.-Elegir los elementos de celda que quiere bloquear.

Habilitar la protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en

desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de
cálculo con o sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger. Seleccione
las celdas que otros usuarios pueden editar. Sugerencia: Para seleccionar varias celdas no contiguas,
presione Ctrl+clic izquierdo. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione
Formato de celdas (o use Ctrl+1 o Comando+1 en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección
y desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre otras,
insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático.

-En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que
los usuarios puedan cambiar.

35
 Opción: Permite a los usuarios.
 Seleccionar celdas bloqueadas: Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla
Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas.
 Seleccionar celdas desbloqueadas: Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla
Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y presionar la tecla TAB
para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
 Formato de celdas: Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de
celdas o Formato condicional. Si se aplica formato condicional antes de proteger la hoja de
cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una
condición diferente.
 Aplicar formato a columnas
 Aplicar formato a filas: Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que
permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
 Insertar columnas: Inserte columnas.
 Insertar filas: Inserte filas.
 Insertar hipervínculos: Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
 Eliminar columnas: Elimine columnas. (Nota: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar
columnas no está protegida, un usuario puede insertar columnas, pero no puede eliminarlas.)
 Eliminar filas: Elimine filas. (Nota: Si eliminar filas está protegida e Insertar filas no está
protegida, un usuario puede insertar filas, pero no puede eliminarlas.)
 Ordenar: Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar).
 Usar Autofiltro: Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se aplican
autofiltros. (Nota: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en una hoja de
cálculo protegida, independientemente de esta configuración.)
 Usar informes de tabla dinámica: Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra
manera los informes de tabla dinámica y crear informes.

36
 Modificar objetos: Realicen cualquiera de las siguientes acciones: Efectuar cambios en los
objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles que
no se desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo.
 Modificar escenarios: Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios
protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar
los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos
escenarios.

Importante:

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las
contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas deben tener 8 caracteres
o más de longitud. Una frase de contraseña que usa 14 caracteres o más es mejor.Es fundamental
que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.

Proteger libro

La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y Excel nos permite
proteger un libro de varias maneras de modo que solo aquellas personas autorizadas puedan tener
acceso a los datos.

PROTEGER UNA HOJA DE UN LIBRO EXCEL

Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja podemos protegerla con contraseña.
Para ello debemos ir a la ficha Revisar y en el grupo Cambios pulsar el botón Proteger hoja.

Se mostrará el cuadro de diálogo Proteger hoja donde deberemos especificar una contraseña.

Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada son Seleccionar celdas
bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Al pulsar el botón Aceptar se solicitará confirmar
la contraseña previamente especificada y entonces la hoja quedará protegida. Para poder modificar
la hoja se deberá pulsar el botón Desproteger hoja en la ficha Revisar.

37
Proteger un libro de Excel

Otro tipo de protección que podemos aplicar es el de proteger un libro lo cual significa proteger su
estructura, es decir, al proteger un libro nadie podrá insertar nuevas hoja o modificar las hojas ya
existentes. Para proteger las celdas tendríamos que aplicar adicionalmente el método anterior de
protección de hojas. Para proteger un libro debemos seleccionar el comando Proteger libro ubicado
en la ficha Revisar.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas.

Si marcamos la caja de selección Ventanas, entonces las ventanas de las hojas quedarán también
fijas y no se podrán maximizar para ocupar toda el área de la ventana de Excel. Una vez establecida
la contraseña y pulsar el botón Aceptar se solicitará confirmar la contraseña y entonces la protección
del libro quedará establecida. Para remover la protección debemos ir de nuevo a la ficha Revisar y
pulsar el botón Proteger libro y proporcionar la contraseña.

Cifrar con contraseña

El último método que mostraré en esta ocasión es el de cifrar un libro con contraseña. Este método
solicitará una contraseña al momento de intentar abrir el archivo. Para utilizar esta protección en
nuestro libro debemos ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Información donde observaremos
un botón Proteger libro y al pulsarlo encontraremos la opción Cifrar con contraseña.

38
Excel solicitará la contraseña dos veces antes de realizar la protección del archivo. Una vez
protegido, la próxima vez que se intente abrir el libro de Excel se solicitará la contraseña:

Si no se especifica la contraseña adecuada no se podrá abrir el libro y por lo tanto no se podrá ver
el contenido del archivo. Para remover este tipo de protección debemos ir de nuevo a la ficha
Archivo en la sección Información y pulsar el botón Proteger libro para seleccionar la opción Cifrar
con contraseña y en esta ocasión será suficiente con remover la contraseña para quitar la protección
del libro.

Cómo usar plantillas

Las plantillas de Excel son hojas que han sido previamente diseñadas para uso común. Hay un grupo
de plantillas incluidas con la instalación de Excel, pero también se pueden descargar nuevas
plantillas de Internet. Puedes ahorrar tiempo al utilizar plantillas de Excel, ya que no necesitas
comenzar desde cero en la elaboración de un informe o reporte. Se mostrarán las plantillas de Excel
disponibles en miniatura y tendrás una vista previa de cada una de las plantillas en el panel derecho
de la ventana.

39
Selecciona la plantilla que deseas utilizar y haz clic en el botón Crear que se encuentra por debajo
de la vista previa en el panel derecho. Excel abrirá la plantilla sobre la cual podrás trabajar.

Al momento de guardar los cambios Excel solicitará guardar el archivo como un nuevo libro de Excel.

Si al momento de estar trabajando en Excel tienes acceso a Internet, entonces podrás ver y
descargar nuevas plantillas de Excel ofrecidas por Microsoft

40
Es probable que tengas que hacer clic en la categoría y posteriormente en algunas subcategorías
internas hasta llegar a ver las plantillas en miniatura. Una vez que se muestren en pantalla podrás
observar una vista previa de la plantilla en el panel derecho.

Deberás hacer clic en el botón Descargar para poder comenzar a utilizar la plantilla.

Base de datos

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya
información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos
pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa. Una base
de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y
filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una
hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Si diseñas y organizas
adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera
fácil y eficiente.

41
PASO 1: IDENTIFICAR LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que
ocuparemos para organizar la información.

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las
agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática
analizada.

PASO 2: DETERMINAR LOS CAMPOS DE LAS TABLAS

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas
(campos).

.PASO 3: IDENTIFICAR LA LLAVE PRIMARIA DE CADA TABLA

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas.

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En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional
para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará
de manera única cada una de las filas.

PASO 4: IDENTIFICAR LAS RELACIONES ENTRE TABLAS

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a
través de la relación que existe entre dos de sus campos.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé
seguir la relación indicada por el campo ID Cliente en ambas tablas.

PASO 5: IDENTIFICAR DATOS REPETIDOS EN TABLAS

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos
por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios
registros de la tabla.

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Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la
información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se
muestra en la siguiente imagen:

Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por
ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo
dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de
orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse.
Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas ID Cliente y Tipo Pago. Para
resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden
de compra de la siguiente manera:

44
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de
agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de
datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro
diseño final queda de la siguiente manera:

45
CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

 Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel
siguiendo dos recomendaciones:
 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
 Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

Lista desplegable

Podemos crear una lista desplegable en Excel 2010 para facilitar la entrada de datos a nuestra hoja
o para limitar las entradas que puede proporcionar un usuario reduciendo así la posibilidad de tener
datos mal ingresados. Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como una flecha que
nos permite elegir el valor deseado.

En la imagen superior, la lista desplegable de la celda A1 se creó tomando los valores del rango
C1:C12.

CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL 2010

Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de celdas, comenzamos por
seleccionar la celda que contendrá la lista desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1.
Posteriormente vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.

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Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Esto abrirá el cuadro de diálogo
Validación de datos.

CRITERIO DE VALIDACIÓN Y ORIGEN DE DATOS

En el cuadro de diálogo Validación de datos especificaremos los

detalles sobre el criterio de validación y el origen de los datos.
En primer lugar debes elegir la opción Lista de todos los criterios
de validación.

En el recuadro Origen debes especificar el rango de celdas que contiene los valores que se
convertirán en las opciones de la lista desplegable.

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ELIMINAR UNA LISTA DESPLEGABLE

Si tal vez colocaste la lista desplegable en una celda equivocada o simplemente deseas eliminarla,
debes seguir los siguientes pasos para borrarla. Selecciona la celda que contiene la lista desplegable
y pulsa el botón Validación de datos y dentro de las opciones de criterios de validación selecciona la
opción Cualquier valor.

Al pulsar el botón Aceptar se habrá eliminado la lista desplegable de la celda previamente

seleccionada.

Función

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos)
en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la
formula.El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los
argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices,
valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una
fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del
tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.

Estructura de una función: La sintaxis de cualquier función es: =nombre función ( argumento1;
argumento2; … ; argumentoN )

Esto es:

 Signo igual (=).

 Nombre de la función.
 Paréntesis de apertura.
 Argumentos de la función separados por puntos y comas.
 Paréntesis de cierre.

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Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará
a introducir las funciones de la hoja de cálculo.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

 Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de

la fórmula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.
 Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el
nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada
argumento.

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce
como funciones anidada.

La siguiente función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función
anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).

Resultados válidos. Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver
el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Límites del nivel de anidamiento. Una
fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

Filtros

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.
Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver
solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, en la siguiente imagen
se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas
que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de
crear filtros en Excel. Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la
ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

49
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados
de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro
también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará
los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que
deseamos visualizar en pantalla. Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla
podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo,
pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar
dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

50
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa
que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en
cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y
entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que
obtendremos.

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar
la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido.
Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias
columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el
tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

51
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar
cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo:

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá
utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.

52
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra
la siguiente imagen:

Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por
períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la
opción adecuada. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un
color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color
de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato
condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

53
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se
mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores
presentes en la columna.

Tabla dinámica

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te
estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir
y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarán el reporte. Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas
porque parecieran muy complicadas a primera vista.

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FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes
para poder obtener la información que necesitamos. Supongamos que tienes una tabla de datos
que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una
columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así
que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto
para obtener el reporte. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes
columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

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Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla
dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la
tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás
el total de ventas.

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CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de
datos que se considerará en la tabla dinámica.

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En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva
hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de
los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinámica
debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo
anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente, como
valores colocaré el campo Ventas.

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De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta
después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de
utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que
permitirán realizar un análisis profundo de la información.

En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una tabla
dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue los
siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinámica:

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Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro
del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.

Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

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Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de
celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:

Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el nuevo
formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando
los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y
Etiquetas de fila.

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Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente
mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese
campo está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de
filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.

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De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz
clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o
la opción Ordenar de Z a A.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinámica
y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las
opciones del filtro.

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Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para
mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra
en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te
permitirá hacer un buen análisis de la información.

Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos
de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan solo arrastrar los
nuevos campos.
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se encuentra en la
parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic en cualquier
celda de la tabla dinámica. Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro

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de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar
de la ficha Opciones.

Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero del ratón
se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manera de eliminar
el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.

NUEVO CAMPO EN UNA TABLA DINÁMICA

Finalmente para agregar un nuevo campo

puedes arrastrarlo desde la lista de campos
hacia el área deseada. También puedes marcar
la caja de selección del campo lo cual hará que
sea agregado a alguna de las áreas
predeterminadas.

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Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy poderoso y esa
fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la información de acuerdo a tus
necesidades.

MODIFICAR EL TIPO DE CÁLCULO DE UNA TABLA DINÁMICA

De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales y
subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites utilizar
alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos. Para cambiar la función
que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la
opción de menú Configuración de campo de valor:

En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:

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CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta
automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás
ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica. Una vez que has seleccionado el
gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al
momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro
del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

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Cómo grabar macros en Excel

Si no tienes muchos conocimientos aún sobre VBA pero quieres automatizar algunas tareas en Excel,
puedes crear macros utilizando la Grabadora de macros, lo cual no requerirá que tengas
conocimiento de programación. Existen dos maneras de iniciar con la grabación de una macro en
Excel. Lo podemos hacer desde la barra de estado y también desde la ficha Programador.

Para iniciar con la grabación de una macro en Excel puedes pulsar el botón Grabar macro que se
encuentra en la parte inferior izquierda de la barra de estado de Excel.

Si tienes activada la ficha Programador entonces podrás también iniciar la grabación de una macro
con el comando Grabar macro que se encuentra dentro del grupo Código.

Cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente hará que se muestre el cuadro de
diálogo Grabar macro donde especificaremos el Nombre de la macro así como algún Método
abreviado que deseemos asignar a la macro.

Después de pulsar el botón Aceptar, todas las acciones que realices en Excel serán guardadas como
parte de la macro que está siendo grabada.

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Para detener la grabación de la macro debes hacer clic en el comando Detener grabación que se
encuentra en la ficha Programador o también puedes pulsar el botón que se encontrará en la barra
de estado.

EJECUTAR UNA MACRO GRABADA: Podemos ver las macros que hemos grabado con el comando
Macros que se encuentra en la ficha Programador. Al pulsar dicho botón se abrirá el cuadro de
diálogo Macros y deberemos pulsar el botón Ejecutar para iniciar con la ejecución de cada una de
las instrucciones de la macro.

EDITAR UNA MACRO PREVIAMENTE GRABADA: La edición de una macro de Excel se puede hacer
solamente a través de código VBA. Para poder editar una macro debes pulsar el botón Macros que
se encuentra en la ficha Programador y dentro del cuadro de diálogo Macro elegir aquella macro
que necesites editar:

Al pulsar el botón Modificar se abrirá el Editor de Visual Basic con el código de la macro. Debemos
tener mucho cuidado con el código de una macro porque cualquier edición incorrecta puede
impedir el buen funcionamiento de la misma.

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Formulario de usuario en VBA

Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo que
hacen uso de controles de formulario para solicitar información al usuario. Estos formularios son
creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que están
disponibles desde el Cuadro de herramientas:

Si quieres crear un formulario básico en VBA, sigue los pasos descritos en el artículo Formularios en
VBA.

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener
cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas
de Excel.

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Ejercicios

Ejercicio 1: Construir a partir de los siguientes datos, las tablas dinámicas que muestren la
siguiente información:

 Tabla dinámica 1: Suma de puntos por deportista y prueba.

 Tabla dinámica 2: Suma de puntos por país y prueba.
 Tabla dinámica 3: Suma de puntos por país, deportista y prueba
 Tabla dinámica 4: Indicar cuál fue el deportista con el mayor puntaje, cuál fue su puntaje y
de qué país es.

Las cuatro tablas dinámicas deben estar en hojas diferentes.

PAÍS DEPORTISTA PRUEBA PUNTOS

Francia Pierre Carrera 8
Francia Phillipe Carrera 7
España Ramón Carrera 6
España Juan Carrera 5
España Alberto Carrera 4
Inglaterra John Carrera 3
Inglaterra Tom Carrera 6
Francia Pierre Natación 4
Francia Phillipe Natación 5
España Ramón Natación 2
España Juan Natación 7
España Alberto Natación 6
Inglaterra John Natación 3
Inglaterra Tom Natación 5
Francia Pierre Bicicleta 3
Francia Phillipe Bicicleta 4
España Ramón Bicicleta 8
España Juan Bicicleta 8
España Alberto Bicicleta 9
Inglaterra John Bicicleta 4
Inglaterra Tom Bicicleta 4

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Cuestionario

1.- ¿Qué es una hoja de cálculo?

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2.- Describe un libro de cálculo:

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3.- ¿Cuántas columnas y filas componen una hoja de cálculo de Excel?

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4.- ¿Cuáles son los tipos de datos que se pueden introducir a una celda?

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5.- ¿Cuál es el símbolo que se utiliza en Excel para introducir cualquier fórmula?

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6.- ¿Cuáles son las diferentes categorías de formatos de números que se pueden asignar a los
valores de una celda?

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7.- ¿Cuáles son las principales cintas de opciones de Excel?

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8.- ¿Qué es una celda activa?

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9.- ¿Cómo se identifica el nombre de la celda: Columna E, Fila 12?

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10.- Menciona 5 beneficios de utilizar Excel:

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 Referencias

-. Estadística aplicada a través de excel QA278.8 P4151 2002. Pérez López César.

-. Excel 2007 Inside Out, Dodge, Mark; Stinson, Craig, Sebastopol: O’Reilly Media, Inc. 2009.

-. Excel 2016 Manuales Avanzados, Charte Francisco, Anaya Multimedia, 2016.

-. Fórmulas y Funciones Avanzadas en Excel 2016: Aprende las Funciones Avanzadas Más Usadas
En Excel Para Mejorar Tu Trabajo y Ser Más Productivo, Chavez Castillo Alejandro, Independently
Published, 2017.

-. Excel 2016, Manuales Imprescindibles, Miranda Valdés Claudia, Anaya Multimedia, 2016.

-. Excel 2016 para Dummies, Harbey Greg, Para Dummies, 2017.

-. Tablas dinámicas con Excel 2016. Funciones, tablas y bases de datos, Flores Castillo José
Mauricio, Marcombo, 2016

-. Excel 2016: Curso Práctico paso a paso, Orbegozo Borja, Peña Rosario, Editorial Altaria, 2016

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 NOTAS
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El objetivo principal de la educación es crear personas capaces de

hacer cosas nuevas, y no simplemente repetir lo que otras
generaciones hicieron. Jean Piaget

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