EGUI

Universidad Autónoma de Guerrero

Universidad Autónoma de Guerrero

Manual de Trabajo
Microsoft Excel

ELABORO:
M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 1

 ÍNDICE

UNIDAD I
¿Qué es Excel? ....................................................................................................................................4

Iniciando Microsoft Excel 2013 .............................................................................................................5

Interfaz de Microsoft Office 2013 ....................................................................................................... 8

Conceptos previos ..............................................................................................................................6

Crear un libro de Excel 2013 ............................................................................................................. 10

Desplazamiento en la hoja de cálculo.............................................................................................. 10

Ingresar datos a las celdas ................................................................................................................ 11

Tipos de datos.................................................................................................................................. 11

Valores constantes ........................................................................................................................... 11

Fórmulas .......................................................................................................................................... 12

Operadores en las fórmulas ............................................................................................................. 12

Insertar y eliminar filas, columnas y celdas...................................................................................... 13

Insertar filas ..................................................................................................................................... 13

Insertar columnas ........................................................................................................................... 14

Insertar celdas.................................................................................................................................. 14

Eliminar filas ..................................................................................................................................... 16

Eliminar columnas............................................................................................................................ 16

Eliminar celdas ................................................................................................................................. 16

Administrar hojas ............................................................................................................................. 17

Insertar hojas ................................................................................................................................... 17

Eliminar hojas................................................................................................................................... 17

Cambiar nombre de la hoja ............................................................................................................. 18

Aplicar color a las etiquetas.............................................................................................................. 18

Copiar, cortar y pegar ....................................................................................................................... 19

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 2

UNIDAD II

Insertar Funciones............................................................................................................................ 32

Operadores de referencia................................................................................................................. 32

Funciones básicas............................................................................................................................. 32

Función suma................................................................................................................................... 32

Función promedio ............................................................................................................................ 33

Función contar................................................................................................................................. 34

Función Max.................................................................................................................................... 34

Función Min..................................................................................................................................... 34

Función Contar.si............................................................................................................................. 35

Función Redondear .......................................................................................................................... 36

Función Concatenar ......................................................................................................................... 37

Función Izquierda ............................................................................................................................. 38

Función Hoy..................................................................................................................................... 38

Función Si ........................................................................................................................................ 39

Función Y ........................................................................................................................................ 39

Función Buscar ................................................................................................................................ 40

Tabla ............................................................................................................................................... 42

Gráficos ........................................................................................................................................... 43

Tablas dinámicas ............................................................................................................................. 44

Tablas de frecuencias y gráfico estadístico ..................................................................................... 48

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 3

UNIDAD I
Competencia: Identifica y Muestra los elementos de una hoja de cálculo y familiarizarse con sus
fundamentos generales.

¿QUE ES EXCEL?

Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de

cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo
de información numérico o de texto. Para ello se utiliza una cuadricula donde en cada celda de la
cuadricula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por columnas,
filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son conocidas como celdas, en el interior
de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información que posteriormente
será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo.

ACTIVIDAD 1.

1. ¿QUÉ ES EXCEL?

2. APLICACIONES O USOS DE EXCEL. Escribe 3 usos o aplicaciones que podemos hacer con Excel.

a.

b.

c.

3. CUANTAS, COLUMNAS Y FILAS TIENE EXCEL.

EXCEL 2003 EXCEL 2010 EXCEL 2013

FILAS

COLUMNAS

CELDAS

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 4

 Iniciando Microsoft Office Excel

Procedimiento:

1. Clic en el ícono de la barra de tareas y aparecerán los íconos dispuestos en

mosaicos y organizados por categorías.
2. Clic en la opción buscar y escribimos Excel.

3. Clic en el ícono de Excel .

4. Mostrará la pantalla de inicio de Microsoft Office Excel 2013.

5. Clic en la opción Libro en Blanco.

Cuando se inicia un nuevo libro de Excel, tiene una configuración por defecto, como por
ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las líneas de división entre estas, las
fichas y su configuración que tiene la cinta de opciones, los accesos directos de la barra
de herramientas de acceso rápido, la cantidad de hojas que se abre por defecto.

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 5

ACTIVIDAD 2. INVESTIGAR CONCEPTOS.

Conceptos previos

Libro de Excel: Los documentos en

Excel se denominan libros los
cuales están compuestos por
varias hojas de cálculo que son
almacenados en el disco duro
como un fichero de extensión
“xlsx” para esta versión.

Hoja de cálculo: La hoja de cálculo nos permite efectuar

operaciones y funciones matemáticas de todo tipo donde los datos
se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas y columnas)
mostrando los resultados en diferentes formatos.

Celda: Una celda es un lugar único donde se

puede ingresar un dato o datos en una hoja de
cálculo. En general las celdas se representan en
forma rectangular y se ubican por un número/fila
y una letra/columna, y pueden ser identificados
con un nombre único, por ejemplo, A5 (Columna
A y Fila 5).

Fila: espacios horizontales de la hoja de cálculo.

Se identifican con números.

Columna: espacios verticales de la hoja de

cálculo. Se identifican con letras.

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 6

 Registro: Un registro es una fila de
datos que contiene toda la
información sobre un objeto
específico que se ha ingresado en una
hoja de cálculo.

Interfaz de Microsoft Office 2013

1. Ficha Archivo: La ficha archivo nos muestra la “Vista Backstage”, es una nueva
incorporación en los programas de Microsoft Excel 2013 y es una característica
complementaria de la cinta de opciones.

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 7

 La ficha Archivo es la ficha de color verde que está ubicado en la parte superior
izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista Backstage de Microsoft
Office en donde se administran los archivos y datos, creando, guardando.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Nueva característica desde el Office 2007.

Al hacer clic en este botón se podrán mostrar u ocultar los comandos que desea
utilizar con mayor frecuencia.

3. Fichas: Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que presenta Excel,
por ejemplo, la Ficha Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, etc.

4. Cinta de opciones: La cinta de opciones permite al usuario encontrar fácilmente los

comandos y características que antes estaban en los menús y barra de herramientas.
La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les llamaba menú.

5. Cuadro de diálogo más comando: Indicador que existen más funciones para este
grupo. Fx

6. Barra de título: Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se
visualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando.

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 8

 7. Grupos: Se encuentran dentro de la Cinta de opciones que cambiará según la ficha
seleccionada.

8. Botones de control: Los botones de control permite Minimizar, Restaurar, Maximizar,

Cerrar, muestra el botón Opciones de presentación de la Cinta de Opciones y el botón
Ayuda.

9. Cuadro de nombre: Indica el nombre de la celda activa.

10.Asistente de funciones: Al darle clic en esta opción nos muestra el cuadro de

diálogo “Insertar función”. Además, nos muestra el comando cancelar función y el
comando ingresar a la función seleccionada.

11. Indicador de columna: Es la unión de varias

celdas conjuntas en forma vertical
comenzando desde la letra A.

12.Indicador de fila: Conjunto de celdas contenidas de forma

horizontal comenzando desde la fila 1.

13.Barra de fórmula: Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de

cálculo donde aparece las fórmulas y/o funciones que contenga la celda activa

14.Etiquetas de las hojas: Indica las hojas que tiene activo el libro de
Excel actual.

15.Barra de estado: Muestra los mensajes que corresponden a lo

que se está realizando. Por ejemplo, en el gráfico que está en la
parte inferior aparece listo.

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 9

 16. Barra de desplazamiento: Barra de desplazamiento horizontal, que permite
desplazar el contenido de forma lateral.

17.Vista de hoja: Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja
activa.

18.Barra de zoom: Estos controles permiten acercar o alejar la hoja. Barra del zoom se
puede ampliar máximo hasta 400.

Crear un libro de Excel 2013

Puede crear un libro con cualquiera de los siguientes procedimientos:

1. Clic en la Ficha Archivo.

2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Presionando las teclas CTRL + U

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 10

Desplazamiento en la hoja de cálculo

Uso de las teclas para desplazar el indicador de celdas.

Tecla Acción
Teclas Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la
direccionales izquierda, hacia la derecha.
TAB Desplazarse una celda a la derecha.
CTRL + Tecla Ir hasta el extremo de la región de datos (conjunto de celdas que
Direccional contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los
bordes de la hoja actual)
Inicio Ir hasta el comienzo de una fila.
CTRL + Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.
Inicio
CTRL + Fin Ir hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo.
Av. Pág. Desplazarse una pantalla hasta abajo.
Re. Pág. Desplazarse una pantalla hacia arriba.
Alt + Av. Pág. Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
Alt + Re. Pág. Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

Ingresar datos a las celdas

En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir todo tipo de datos como
por ejemplo números, fórmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos
seguiremos el siguiente procedimiento:
1. Sitúa el cursor sobre la celda donde desea introducir los datos.
2. Digita el dato. Mientras se hace el ingreso debe aparecer estos datos en dos lugares:
En la celda activa y en la barra de fórmulas.

4. Presiona la tecla “Enter”, Teclado direccional o botón introducir.

Tipos de datos
En una hoja de datos se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuación, se explica
cómo se clasifican los datos.

Los tipos de datos que acepta Excel son:

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 1. Valores constantes
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un dato texto,
número o una fecha.
 Dato texto: Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras,
números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica.
 Dato numérico: Los números que se introducen en una celda son valores constantes.
Un número solo puede contener los siguientes caracteres:

0123456789+-(),/$%.
 Microsoft Excel trata a los puntos (igualmente las comas) como separadores
de miles o separadores de decimales. Todas las demás combinaciones de
número y caracteres no numéricos son consideradas texto.

El punto “.” Del teclado numérico (bajo la tecla 3) se utiliza como

separador decimal, nunca como separador de miles.
 Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones
seleccionadas en Configuración Regional del panel de control.
 Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha por defecto.
 Dato Fecha/Hora: Un dato de fecha/hora es tratado como un número,
correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde
el 01 de enero de 1900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción
resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el
número de segundos que tiene un día (86400).

Por ejemplo, el número 10 equivale en formato fecha al día 10 de enero de 1900.

De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas y
horas.

2. Fórmulas
Es una secuencia formada por: Valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones u operaciones.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,

operadores y funciones.

Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual.

Cuando se escribe una fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

La fórmula = A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el
valor constante 3, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior
resultado.

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 12

Operadores en las fórmulas

Un operador es el elemento básico de una fórmula. Un operador es un símbolo que

representa una operación. La siguiente tabla muestra los operadores que Excel soporta:

Símbolo Operador
+ Adición
- Sustracción
/ División
* Multiplicación
% Porcentaje
& Concatenación de texto
^ Exponenciación
= Comparación lógica (igual a)
> Comparación lógica (Mayor que)
< Comparación lógica (Menor que)
>= Comparación lógica (Mayor o igual que)
<= Comparación lógica (Menor o igual que)
<> Comparación lógica (No es igual a)

M.C. NAYELI OCAMPO ELOISA 13

3. Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores
(argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde
se introdujo la fórmula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos
pueden ser numéricos, texto, valores lógicos como Verdadero o Falso, matrices, etc. Un
argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).

2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por comas o puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Insertar y eliminar filas, columnas y celdas

Insertar filas

Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La
inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las
1048576 existentes, sino más bien que los
datos que se encuentran debajo de la fila
insertada se desplazarán una posición más de la
fila.

Para insertar, realiza el siguiente

procedimiento:

1. Selecciona una celda.

2. Clic en la ficha “inicio”.
3. En el grupo Celdas, clic en el comando
“Insertar”.
4. Clic en la opción “Insertar filas de hoja”.
Insertar columnas

Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos.
La inserción de columnas no significa que se incrementen más columnas a las 16384 existentes,
sino más bien que los datos que se encuentran a la derecha de la columna insertada se
desplazará una posición.

Para insertar, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona una celda.

2. Clic en la ficha “inicio”.
3. En el grupo Celdas, clic en el comando “Insertar”.
4. Clic en la opción “Insertar columnas de hoja”.

Nota: Si usted desea insertar más de una fila o columna, debe seleccionar el número de filas o
columnas a insertar y luego hacer clic con el botón secundario del mouse sobre las columnas o
filas seleccionadas y del menú desplegable elegir la opción “Insertar”.
 Insertar celdas

Las celdas insertadas desplazan a las otras celdas, ya sea a la derecha o hacia abajo.
Para insertar, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona una celda.

2. Clic en la ficha “inicio”.
3. En el grupo Celdas, clic en el comando “Insertar”.
4. Clic en la opción “Insertar celdas…”.
5. Elegir una de las opciones “Desplazar las celdas hacia abajo o desplazar celdas hacia la derecha”
6. Clic en el botón Aceptar.

Nota: Observe que el cuadro insertar celdas, también se pueden insertar filas y columnas
eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o insertar toda una
columna.

Eliminar filas

La eliminación de filas no quitará ninguna de las filas 1048576 existentes, sino más bien existirá un
desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada.

Para eliminar, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona una celda.
2. Clic en la ficha “inicio”.
3. En el grupo Celdas, clic en el comando
“Eliminar”.
4. Clic en la opción “Eliminar filas de hoja”.

Nota: Si desea eliminar más de una fila, selecciona la

cantidad de filas que deseas eliminar, clic derecho sobre las
filas seleccionadas, elige la opción “Eliminar”.

Eliminar columnas

La eliminación de columnas no quitará ninguna de las 16384 existentes, sino más bien existirá un
desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna
eliminada.

Para eliminar, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona una celda.

2. Clic en la ficha “inicio”.
3. En el grupo Celdas, clic en el comando “Eliminar”.
4. Clic en la opción “Eliminar columnas de hoja”.

Nota: Si desea eliminar más de una columna,

selecciona la cantidad de columnas que deseas eliminar, clic derecho sobre una de las columnas
seleccionadas, elige la opción “Eliminar”.

Eliminar celdas

Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba.

Para eliminar, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona una celda.
2. Clic en la ficha “inicio”.
3. En el grupo Celdas, clic en el comando “Eliminar”.
4. Clic en la opción “Eliminar celdas…”.
5. Selecciona una de las opciones (Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia
arriba)
6. Clic en el botón Aceptar.
Administrar hojas

Por defecto todo libro nuevo incluye una hoja, cada una de las cuales tiene 16 384 columnas y
1 048 576 filas, cantidad suficiente para guardar información de negocios pequeños y medianos, sin
embargo, un método más organizado es utilizar varias hojas para resolver un problema, por
supuesto, esto depende de cada caso.

Cambiar la cantidad de hojas por defecto

1. Clic en la ficha Archivo.
2. Clic en la opción “Opciones”
3. En el cuadro de texto “Incluir este número de hojas”, escribe la cantidad
de hojas que deseas que se muestre cada vez que inicies Excel.
4. Clic en el botón “Aceptar”.

5. Presiona CTRL + U para ver la cantidad de hojas que acabas de predeterminar.

Insertar hojas
Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas que usted puede
insertar está limitado sólo por la memoria de su computadora.

Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en el control para insertar una nueva hoja de
cálculo al libro activo, ubicada al final derecho de las pestañas de las hojas existentes o también puede
presionar SHIFT + F11.
 Cambiar nombre de la hoja

Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2, Hoja3… Usted puede
definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo, puede tener espacios en blanco, aunque
es recomendable usar nombres más cortos y sin espacios.

Para cambiar nombre, realiza el siguiente procedimiento:

1. Clic derecho sobre la hoja a cambiar.

2. Seleccionar la opción “cambiar nombre” del menú contextual.
3. Escribir el nombre que desea “Excel”.
4. Presiona la tecla “Enter” y listo.

Nota: También puede hacer doble clic sobre la hoja, escribir el nuevo nombre y presionar “Enter”.

Aplicar color a las etiquetas

Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un
código de color a las pestañas de las hojas de trabajo.

Para aplicar color, realiza el siguiente procedimiento:

1. Clic derecho sobre la hoja.

2. Selecciona un color de la opción “Color de etiqueta” y listo.

Nota: Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores predeterminados,

entonces has un clic en la opción “Más colores”.
 Copiar, cortar y pegar

Copiar

1. Selecciona un rango de celdas.

2. Clic en el comando “Copiar” que se encuentra en el grupo portapapeles.

Cortar
1. Selecciona un rango de celdas.
2. Clic en el comando “Cortar” que se encuentra en el grupo portapapeles.

Pegar
1. Clic en la celda donde desea pegar.
2. Clic en el comando “Pegar” que se encuentra en el grupo portapapeles.

Mover celdas
1. Mover y reemplazar celdas arrastrando:
a) Selecciona la celda o celdas.
b) Coloque el puntero del mouse sobre el borde.
c) Presione CTRL y arrastre la selección hacia donde desea copiar. d) Suelta el
botón del mouse.

2. Mover y reemplazar celdas con los comandos cortar y pegar

a) Selecciona la celda o celdas.
b) Clic en el comando cortar del grupo portapapeles. c) Ubica el
cursor en el lugar a pegar.
d) Clic en el comando pegar.

3. Insertar celdas entre celdas existentes con el comando insertar celdas cortadas.
a) Selecciona la celda o celdas.
b) Presiona las teclas CTRL + X.
c) Ubica el cursor en el lugar a pegar. d)
Presiona las teclas CTRL + V.

Copiar celdas
1. Copiar celdas arrastrando
a) Selecciona la celda o celdas.
b) Coloque el puntero del mouse sobre el borde.
c) Presione CTRL y arrastre la selección donde desea copiar. d) Suelte el
botón del mouse.
2. Copiar e insertar entre celdas existentes arrastrando
a) Seleccione la celda o celdas.
b) Coloque el puntero del mouse al borde.
c) Presione las teclas CTRL + MAYUS y arrastre la selección hacia el lugar que desea
pegar e insertar.
d) Suelte el botón del mouse.

3. Copiar celdas con los comandos copiar y pegar

a) Seleccione la celda o celdas.
b) Clic en el comando copiar del grupo portapapeles. c) Ubica el
cursor en el área de pegado.
d) Clic en el comando pegar.

4. Copiar e insertar celdas entre celdas existentes con el comando insertar celdas
copiadas.
a) Selecciona la celda o celdas.
b) Presiona la tecla menú contextual.
c) Clic en la opción copiar.
d) Selecciona la celda o celdas donde vas a pegar.
e) Elije entre las cuatro opciones que te aparece.
f) Clic en el botón aceptar.
TRABAJANDO CON FORMULAS

UNIDAD I.
Competencia: Aprenda el uso de formulas en Excel y
aplique correctamente los operadores.

Operaciones básicas

Excel posee una gran cantidad de herramientas que permiten el uso profesional y también hogareño. Una
de ellas son las fórmulas y funciones, que nos ayudan a resolver problemas tanto sencillos como
complejos. Con ellas podremos realizar distintas operaciones: matemáticas, lógicas y financieras, entre
otras.

Formulas: Son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Las formulas en
Excel siguen una estructura especifica que inicia por el signo (=) seguido de los elementos que van a
calcularse como funciones. Referencias, operadores y constantes.

Ejemplo: =18-12*5, primero se multiplican 12 por 5 y se le resta 18.

Operadores de cálculo y prioridad.

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe
un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando
paréntesis.

Tipos de operadores
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y
referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones

matemáticas básicas como suma, resta o
multiplicación, combinar números y
generar resultados numéricos, utilice los
siguientes operadores aritméticos
Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los

siguientes operadores. Cuando se
comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor
lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento.

Operadores de referencia.

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas.

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula.
Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para
obtener los resultados deseados.
Prioridad de operadores

Si se combinan varios
operadores en una única
fórmula, Excel ejecutará las
operaciones en el orden que se
indica en la siguiente tabla. Si
una fórmula contiene
operadores con la misma
prioridad, Excel evaluará los
operadores de izquierda a
derecha.

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en
primer lugar.

Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que
la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación,
multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

Operaciones básicas de cálculo en Excel

Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que tenemos
ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un cálculo,
toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar
operadores. Los operadores básicos de Excel son:
 + SUMA Operador: Símbolo
matemático que señala la
- RESTA operación que va a realizarse
* MULTIPLICACIÓN
Operando. Elemento al que
/ DIVISIÓN se aplica una operación

En una fórmula podemos usar valores constantes, como, por ejemplo, =5+2.

En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se
modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores.

Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para
calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el
resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace
referencia en la fórmula.

Realizar ejercicios y prácticas de operadores básicos, utilizando referencias a celdas.

Ingresar fórmulas

Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el operador o signo igual (=). De esta
manera, el programa interpretará que lo siguiente que escribiremos es una fórmula o una función.

Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características específicas:

• Literales: escribimos los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14.

• Referencia a valores: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5
contienen valores numéricos.
 UNIDAD II. FUNCIONES Y GRAFICOS
Competencia: Conozca la estructura de las funciones y el procedimiento de inserción en la
hoja de cálculo.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en
un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser
números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o
referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto,
de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:
1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Insertar Funciones

Cuando se cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar una función le
ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la
celda, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus
argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función.

Para introducir una función cuenta con dos opciones:

1. Puede introducir la función directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre la

función es correcto Excel mostrará los argumentos de la misma.
2. Puede utilizar el botón “Insertar Función”, este asistente mostrará el nombre de la función y de
cada argumento.
 Operadores de referencia

Excel soporta otras clases de operadores conocidos como operadores de referencia; vea la siguiente
tabla.

SÍMBOLO OPERADOR
: (dos puntos) Rango: Proporciona una referencia a todas las celdas
entre dos referencias. Celdas continuas.
, (coma) o ; (punto y coma) Unión: Combina varias celdas o referencias de rango
dentro de una referencia. Celdas separadas.
Espacio Intersección: Proporciona una referencia a las celdas
comunes para dos referencias.

Funciones básicas
En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una función
puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o juntarlo con una fórmula y obtener
mayor capacidad de operación.

Función suma ¿Qué es un rango?

Un rango en Excel es un conjunto de

Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores
celdas contiguas (una junto a la otra)
de las celdas, se utiliza mejor cuando se suman rangos. que pueden ser seleccionadas para
La sintaxis de la función SUMA es: realizar una operación igual con
todas ellas.
=SUMA(Número1,número,…)

Utilice la función suma cuando desea sumar una serie de valores en un rango, por ejemplo
usando: =SUMA(Rango).

Ejemplos:
=SUMA(2;6;10) Excel devuelve 18.
=SUMA(B10:B15) Excel devolverá la suma de los números que estén en el rango de celdas.

Función PRODUCTO
=PRODUCTO(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 números que se desean multiplicar. Multiplica los números hasta un
total de 30 o bien de un rango de celdas especificado.
Ejemplos:
=PRODUCTO(2;6;10) Excel devuelve 120.
=PRODUCTO(B10:B15) Excel devolverá el producto de los números que estén en el rango de
celdas.
FUNCIONES ESTADISTICAS

Promedio, Máxima, Mínima, Contar, Contar.si

Vamos a realizar un nuevo ejercicio que nos servirá para estudiar 5 nuevas funciones de Excel.
Elaboraremos una supuesta tabla con los alumnos de una escuela. Los datos que tendremos son las
notas de los tres trimestres. A partir de ahí, realizaremos una serie de cálculos utilizando las funciones
que vamos a estudiar. Vamos primero a ver sus sintaxis, y a continuación su aplicación en el ejemplo:

La siguiente tabla muestra de manera general la forma en que se aplica las siguientes funciones. Más
adelante lo vemos mas a detalle.
Funciones de máximo, mínimo

Las funciones MAX y MIN nos permiten encontrar cuál son los valores Máximos y Mínimos dentro de
un rango de datos.

Son muy útiles cuando necesitamos justamente encontrar los valores extremos: el mayor de todos los
números entre los seleccionados y el menor de todos.

Sintaxis:

=Max(argumento1;argumento2;...;argumentoN o rango de celdas)

=Min(argumento1;argumento2;...;argumentoN o rango de celdas)

=MAX(A1:B10)

Otras opciones de utilizar estas funciones:

Pero en lugar de rangos de datos podemos tener valores separados con “;”

Ejemplo:
=MAX(1;8;3;4) devuelve 8

Función promedio

La función promedio permite obtener la media aritmética. Lo que hace esta función es sumar
todos los valores de un rango y dividirlo entre la cantidad de datos. La sintaxis de la función
PROMEDIO es:

=PROMEDIO(RANGO)

Función contar

La función contar permite contar las celdas que contiene valores numéricos. Puede utilizar
la función contar con un rango como argumento:

=CONTAR(RANGO)
Función contara

La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un rango. Es decir cuentas
todas las celdas utilizadas.

Sintaxis
=CONTARA(valor1, [valor2], ...)

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos:

• valor1 Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que desea contar.
• valor2, ... Opcional. Argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar,
hasta un máximo de 255 argumentos.
 Función Contar.si

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.

La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

Rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que

determina las celdas que se van a contar.

Función Redondear

La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado.

La sintaxis de la función REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:

Número obligatorio: Número que se desea redondear.

Num_decimales obligatorio: Número de decimales al que se desea redondear el argumento de

número.

Funcion contara.blanco
Cuentas las celdas vacías dentro de un rango de datos. Si utilizamos los mismos rangos del ejemplo
anterior el resultado seria 1.
=CONTARA.BLANCO(A2:A8)

Función contar.si
Descripción
La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio
especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra,
o bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un número especificado por el
usuario.
Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el
primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la función CONTAR.SI
para contar cuántas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar
cuántas tareas tiene asignadas. Por ejemplo:
=CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy")
LA FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar los elementos de un rango que cumplen
con los criterios definidos. Esta función nos permite especificar hasta 127 criterios.
Sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás opcionales.
  Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio1.
 Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el Rango_criterios1.
 Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio2.
 Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el Rango_criterios2.

A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten hasta 127 rangos y
criterios a evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango especificado debe tener la misma
cantidad de filas (o columnas) que los anteriores.

Ejemplo de la función CONTAR.SI.CONJUNTO

Para ejemplificar el uso de la función CONTAR.SI.CONJUNTO haremos un ejemplo muy sencillo. Tengo
una lista de personas (hombres y mujeres) que están en un rango de edad entre los 15 y los 25 años de
edad.

La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el número total de hombres y haré dicha cuenta
con la función CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
 =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")

El resultado de esta fórmula lo puedes observar en la celda F1 de la siguiente imagen:

CONTAR VALORES CON MÁS DE UNA CONDICIÓN

El verdadero potencial de la función CONTAR.SI.CONJUNTO es cuando necesitamos especificar más de

un criterio en nuestra cuenta. Por ejemplo, si en la lista anterior necesito contar los hombres mayores de
18 años puedo utilizar la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre", C2:C16, ">18")

 OTRAS FUNCIONES BASICAS.

POTENCIA =POTENCIA(número;potencia)

Calcula la potencia de un número

Ejemplo:
=POTENCIA(5;2) Excel devuelve 25.

RAIZ
=RAIZ(número)
Calcula la raíz cuadrada de un número.

Ejemplo:
=RAIZ(64) Excel devuelve 8.

REDONDEAR

=REDONDEAR(número;núm_decimales)

Número es el número que desea redondear. Núm_decimales especifica el número de dígitos al que se
desea redondear el argumento número. Redondea un número al número de decimales especificado

Ejemplo:
=REDONDEAR(26,58667;3) Excel devuelve 26,587.

TRUNCAR

=TRUNCAR(número;núm_decimales)

Número es el número que desea redondear. Núm_decimales especifica el número de dígitos al que se
desea truncar el argumento número. El valor predeterminado del argumento núm_decimales es 0.

Ejemplo:
=TRUNCAR(26,58667;3) Excel devuelve 26,586.

RESIDUO

=RESIDUO(número;divisor)
Devuelve el resto de una división.

Ejemplo:
=RESIDUO(100;8) Excel devuelve 4
Función Concatenar

La función concatenar sirve para unir los valores o celdas especificadas. La función concatenar
une hasta 255 cadenas de texto en una sola celda. Los elementos que se unirán pueden ser texto,
números, referencias de celdas o una combinación de estos elementos.
Sintaxis:
=concatenar(Texto1,Texto2…)

Función Izquierda
La función izquierda permite extraer una parte de una cadena de texto empezando desde
la izquierda. Cuando usamos esta función primero elegimos la cadena de texto del cual
queremos extraer algunos caracteres, luego debemos decirle a la función cuántos caracteres
vamos extraer.

Función Hoy
La función Hoy obtiene la fecha actual, carece de argumentos y se actualiza cada vez que abre
el libro.

Función Si
La función Si devuelve un valor si la condición especificada es verdadera y otro si dicho argumento
es falso.

Sintaxis:
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Donde:
Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o
falso.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es verdadero.
Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
falso.

Función Y
La función Y devuelve la palabra “Verdadero” si todos los argumentos son verdaderos y
“Falso” si uno o más argumentos son falsos.

Función Buscar

La función Buscar nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos
devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función
buscar se puede utilizar en la forma vectorial y matricial.

Sintaxis:
=BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)
ORDENAR Y FILTRAR.
ORDENAR Y FILTRAR.
Elabore el siguiente cuadro

En la barra de Menús, seleccione la Opción Datos

Luego seleccione la opción Ordenar

Y le aparece una ventana como la siguiente:

Vamos a seleccionar las columnas por la cuales vamos a ordenar, para ello siga los pasos que muestran las
siguientes imágenes:

Lo anterior significa que vamos a organizar la información por la columna Cargo.

Ahora vamos a ordenar por otro criterio, para ello hacemos los siguientes pasos:

Y aparece otro nivel (Luego por)

Y seleccionamos la columna Género

Y seleccionados la columna Género

Y terminamos dando clic en Aceptar

El cuadro debe quedar de la siguiente manera
 FILTRAR
Ahora vamos a hacer el procedimiento para filtrar datos, vamos a filtrar solo los que son ingenieros y
tienen menos de 40 años. Con el cuadro anterior ordenado hacemos los siguientes pasos:

Seleccionar la opción Filtro que lo encontramos en el menú Datos.

Y en el cuadro aparecen los filtros al lado derecho del título de cada columna

Ahora vamos a crear el primer filtro en el cual debemos mostrar los ingenieros que son menores de 40 años.
Le aparece el siguiente menú:

Y ahí solo vamos a seleccionar Ingeniero,

Con este proceso ya seleccionamos los Ingenieros, y el cuadro debe quedar de la siguiente manera:
Ahora vamos a seleccionar los que son menores de 40 años. Damos clic en el filtro de la columna Edad

Y nos aparece un menú como el siguiente

Seleccionamos la opción Filtro de Numero

Y nos aparecen las siguientes opciones:

De las cuales debemos selección Menor que

Y nos aparece el siguiente cuadro:

En el cuál vamos a color el número 40 que es la edad que nos dan en el ejercicio.

Y por último damos clic en Aceptar.

El resultado final del ejercicio es el siguiente:
FUNCION AUTORRELLENO

Hay una forma rápida de rellenar celdas adyacentes para simplificar tu trabajo. Esta función te proporciona
facilidades en dos vertientes diferentes, según el trabajo que quieras realizar en cada momento:

 Por un lado puedes utilizarla para copiar un dato en otras celdas y para ello basta con que escribas el dato
(texto o número) en una celda y después colocas el puntero sobre el botón de autorrelleno (ver figura) y
arrastras. Verás que el recuadro de selección sólo te permite desplazarte en la misma fila o en la misma
columna de la celda que contiene el dato que se va a copiar. Al soltar el botón del ratón todas las celdas
seleccionadas se rellenan con el dato de la celda origen.

 Por otro lado puedes utilizar esta función para realizar una serie numérica o de cualquier otro tipo. Si
introduces un dato que puede pertenecer a una serie como un día de la semana, un año, una hora, una
fecha, un mes, etc., Excel la identifica como tal y, cuando arrastras por el botón de autollenado, te indica
la serie que va a realizar. Si quieres realizar una serie con números, tienes que introducir al menos los dos
primeros números de la serie; después seleccionas esas celdas y arrastras por el botón de autorrelleno,
aunque también puedes utilizar una sola celda si delante del número colocas cualquier texto (una palabra,
por ejemplo).

Recuerda que, para Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados,

Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de números o fechas,
o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.

I. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.

II. Escriba el valor inicial de la serie.
III. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie
2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda.
Competencia: Elabora diferentes tipos de gráficos de acuerdo con las necesidades que se
plantean en las diferentes instrucciones.

GRAFICAS EN EXCEL

Los gráficos en Excel te ayudarán a mostrar los datos de una forma más significativa de manera que las
personas puedan comprender fácilmente grandes cantidades de información de una manera visual.

Un gráfico también ayuda al análisis de datos de manera que se puedan encontrar tendencias
importantes que ayudarán en la toma de decisiones.

Cómo crear un gráfico en Excel

Lo primero que debes hacer para crear un

gráfico en Excel es organizar los datos que
deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en
columnas y filas de manera que Excel pueda
“entender” la información y crear el gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes

seleccionar el rango completo para indicar
a Excel que trazará el gráfico utilizando
como base dicha información:
 El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la
ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en
el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este
ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por
lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera
de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el

gráfico que deseas Excel lo incrustará en la
hoja:

PARTES DE UN GRÁFICO DE EXCEL

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos,
ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de
Excel que necesitas conocer:
  Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus
partes.
 Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
 Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor
dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.
 Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos
tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos
circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
 Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y
generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las
categorías del gráfico.
 Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
 Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su
lectura e interpretación.
 Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.
 Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

TIPOS DE GRÁFICOS MÁS UTILIZADOS

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis

especial en las variaciones de los datos a través del tiempo.
Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este
tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia
principal es que en los gráficos de barra las categorías
aparecen en el eje vertical.

Gráficos de
línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los
cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es
comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea
hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más
que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos
de área.

Gráficos circulares. También conocidos como

gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos
gráficos pueden contener una sola serie de datos ya
que muestran los porcentajes de cada una de las
partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis
en la comparación entre elementos en un período de
tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la

importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de
área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre
las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede
hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para

mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de
gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de
utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos
anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en
una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados
en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

MODIFICAR EL TIPO DE GRÁFICO

Cuando has insertado un gráfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de opciones y una
de ellas es la Ficha Diseño. Los comandos de esta ficha los puedes utilizar para modificar el tipo de gráfico
y también su diseño.

En esta ocasión hablaremos un poco sobre el grupo de comandos Tipo

que se encuentra dentro de la Ficha Diseño:
 CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO

Si haces clic sobre el

botón Cambiar tipo de
gráfico se mostrará un
cuadro de diálogo que te
permitirá elegir un nuevo
tipo. Solamente haz clic
sobre el ícono del nuevo
tipo y acepta los
cambios.

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de gráfico puede tener requerimientos especiales en
cuanto a la información que puede trazar. Lo más común es hacer un cambio entre el mismo conjunto de
tipos, es decir, cambiar de un gráfico de columna agrupada a un gráfico de columna agrupada 3D ó a un
gráfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender que haciendo una prueba, así que
no tengas temor de experimentar ya que siempre podrás regresar al tipo de gráfico que tenías
inicialmente.

El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando permite guardar las
configuraciones de los gráficos de manera que puedas utilizarlas posteriormente. Es una característica de
Excel muy útil cuando tu trabajo es generar muchos reportes que utilizan los mismos tipos de gráficos
una y otra vez.

AGREGAR UN TÍTULO AL GRÁFICO

De manera predeterminada Excel no agrega un título

al gráfico al momento de insertarlo, pero tú puedes
añadirlo de manera manual posteriormente. Sigue
los siguientes pasos.

Título de un gráfico de Excel

Haz clic en cualquier lugar del área del gráfico que
vas a modificar y selecciona el comando Título del
gráfico que se encuentra dentro de la ficha
Presentación:
Se muestra la siguiente lista de opciones:

 Ninguno. Esta opción significa que no deseas mostrar ningún título. También puedes utilizar esta opción
para remover el título existente.

 Título superpuesto centrado.

Centra el título sobre el gráfico y mantiene el
tamaño actual.
Encima del gráfico. Centra el título
sobre el gráfico, pero hace un espacio
en la parte superior para insertar el
título modificando el tamaño del
gráfico.

Una vez que ha seleccionado la opción

adecuada, Excel insertará una caja de texto
con las palabras “Título del gráfico”.

Haz doble clic sobre la caja de texto y

cámbialo al título adecuado. De
manera opcional puedes aplicar un
formato al título. Haz clic en la opción
de menú Más opciones del título y
Excel mostrará el cuadro de diálogo
Formato del título del gráfico:

Haz clic sobre cualquier sección y elige

las opciones de formato que mejor
apliquen al título. Una vez que has
terminado deberás hacer clic sobre el
botón Cerrar.

AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS A UN GRÁFICO

Puedes agregar etiquetas de datos a un gráfico de Excel para ayudar a identificar los valores mostradas
en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la colocación y formato de
las etiquetas.

Etiquetas en gráficos de Excel.

Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu gráfico. Haz clic sobre cualquier lugar
del área del gráfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentación y el comando Etiquetas de
datos:
 El menú se muestra con las siguientes
opciones:

 Ninguna. Ésta es la opción predeterminada y

significa que no habrá etiquetas de datos en el
gráfico.
 Centro. Coloca las etiquetas de datos en el
centro de cada punto de datos.
 Extremo interno. Posiciona las etiquetas en
el extremo interno superior de los puntos.
 Base interior. Las etiquetas se mostrarán en
el extremo interior inferior.
 Extremo externo. Coloca las etiquetas por
fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opción del menú y Excel colocará las

etiquetas de inmediato. Para personalizar aún más las
etiquetas haz clic en la opción de menú Más opciones de la
etiqueta de datos y se mostrará el cuadro de diálogo
siguiente:

Puedes configurar a detalle las etiquetas,

inclusive puedes especificar que en lugar del
valor la etiqueta muestre el nombre de la
serie o de la categoría. Una vez que hallas
hecho los cambios apropiados haz clic en el
botó cerrar.

Recuerda que puedes remover fácilmente las

etiquetas de datos del gráfico con solo
seleccionar la opción Ninguno del menú
Etiquetas de datos.
 DAR FORMATO A UN ELEMENTO DE GRÁFICO

Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran
cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del gráfico. Para poder aplicar
el formato debes seleccionar primero la parte del gráfico que deseas modificar.

Seleccionar un elemento de gráfico

Mi recomendación es utilizar la lista

desplegable de elementos de gráfico que
se encuentra en la ficha Formato dentro
del grupo Selección actual:

Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu
gráfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarán unos
controladores de selección alrededor del elemento para indicar que ha sido
seleccionado.

Aparte de este método de selección a través de la lista de elementos, también puedes seleccionar
cualquier parte de un gráfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocará los
mismos controladores de selección que acabas de observar.

Dar formato a un elemento de gráfico de Excel

Ahora que el elemento ya ha sido

seleccionado, puedes hacer cualquier
cambio de formato a través de los
comandos de la ficha Formato y
solamente se aplicarán al elemento
recién seleccionado. Para este ejemplo
haré clic sobre uno de los Estilos de
forma predeterminados:

Al ejecutar el comando Excel aplicará de inmediato el formato correspondiente al elemento de gráfico

seleccionado:
 Puedes modificar los
contornos, el color de relleno,
aplicar estilos de WordArt y
algunos efectos de formas.
Solamente asegúrate de tener
seleccionado el elemento
adecuado antes de aplicar el
formato. Debes tener cuidado
al estar haciendo estos
cambios porque al seleccionar
un elemento de gráfico lo
puedes eliminar fácilmente
con tan solo oprimir la tecla
Suprimir.

CAMBIAR LA ESCALA DE UN EJE

Cuando has creado un gráfico en Excel la escala del eje vertical no siempre es lo que esperabas. Si no
estás conforme con el formato colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fácilmente.

Modificar escala del eje vertical

Selecciona el gráfico que vas a modificar y haz clic en la opción Eje Vertical de la lista de Elementos de
gráfico.

De inmediato el eje vertical será

seleccionado en el gráfico.

Ahora haz clic sobre el botón Aplicar formato a

la selección que se encuentra dentro del grupo
Selección actual de la ficha Formato
 Se mostrará el cuadro de diálogo Dar
formato a eje.

Observa cómo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mínima y Máxima. Con esos valores
controlas la escala completa del eje vertical. Para este ejemplo colocaré 3,000 como valor mínimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la

escala del eje vertical. Ahora el eje ya no
comenzará en cero si no que comenzará con el
nuevo valor especificado:
 AGREGAR LÍNEAS VERTICALES A UN GRÁFICO

En ocasiones los datos de nuestros gráficos se interpretan y visualizan mucho más fácilmente si
agregamos líneas verticales a la cuadrícula de un gráfico. Para agregar este tipo de líneas sigue los
siguientes pasos.

Haz clic sobre el gráfico y selecciona el comando Líneas de cuadrícula que se encuentra en la ficha
Presentación. En las opciones que se muestran selecciona Líneas verticales de la cuadrícula primarias y
observarás las siguientes opciones:

Al seleccionar la opción Líneas de división principales se

mostrarán las líneas verticales correspondientes:

Si seleccionas la opción Líneas de división

secundarias obtendrás el siguiente resultado:
Si observas con cuidado notarás que existe una
línea secundaría en el mismo lugar donde se
trazaría una línea de división principal. Si
seleccionas la opción Líneas de división
principales y secundarias no se agregarán
líneas adicionales a las líneas secundarias si no
que se trazarán las líneas primarias sobre las
secundarias y notarás una diferencia de color
entre ambas. Las líneas principales son de un
color más oscuro que las líneas secundarias.

ALINEAR GRÁFICOS

Cuando tienes múltiples gráficos en una hoja de Excel podría ser importante alinearlos para tener una
mejor visualización. Si intentas mover cada gráfico de manera individual podrías no tener los resultados
esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente acción.

Alinear gráficos de Excel

Selecciona todos los gráficos que deseas alinear. Puedes

oprimir la tecla CTRL e ir haciendo clic sobre cada gráfico para
tener una selección múltiple:

Una vez seleccionados los gráficos debemos ir al comando

Alinear que puedes encontrar en dos lugares:

 En la ficha Diseño de página, dentro del grupo

Organizar.
 En la ficha contextual Formato, dentro del grupo
Organizar.
Al hacer clic sobre este comando observarás todas las opciones de alineación posibles para tus gráficos:

Para este ejemplo seleccionaré Alinear a la derecha y el resultado

será el siguiente:

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los

gráficos horizontal o verticalmente.
Mensajes de error más frecuentes

Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cuál
es el fallo cometido:

#¡valor!

En el primer caso (#¡VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la fórmula algunos caracteres de
texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.

Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal.
Microsoft Excel y sus formatos numéricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por
ejemplo, la parte entera de un número, del decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear otros
caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación lea como texto lo que debería ser un
número.

Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la fórmula correcta para la versión en uso,
y asegurarse de que, en las opciones, está especificado el idioma correcto para formatos numéricos,
teclado, etc.

#¡div/0!

El segundo caso (error del tipo #¡DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula, considerando que hemos hecho
referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

#¡ref!

El error del tipo #¡REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una fórmula con
referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de
cálculo.

###

Si después de una operación aparecen los símbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no
cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados.

# ¿Nombre?

Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra
incorrecta.
Ventanas de libros
Cuando comencemos a trabajar con Excel, lo más probable es que utilicemos un archivo a la vez.
Entonces, solo nos moveremos de una hoja a otra, dentro del mismo libro. Sin embargo, a medida que
intensifiquemos nuestro uso del programa, tendremos cada vez más archivos para diferentes temas y
habrá ocasiones en que necesitemos trabajar con una mayor cantidad de libros abiertos.

Figura 5. Dentro del grupo Ventana encontramos

las diferentes opciones para administrar las ventanas de libros.

Excel 2013 brinda distintas opciones para administrar las ventanas de los libros que estamos usando; en
esta sección conoceremos cada una en detalle. Para acceder a ellas, debemos ir al grupo Ventana de la
ficha Vista.

Cambiar ventanas

La opción más sencilla consiste en cambiar la ventana activa al libro que necesitamos. Para esto, hacemos
un clic en Cambiar ventanas y, en el menú desplegable que contiene el listado de todos los libros abiertos,
seleccionamos el que buscamos.
Organizar todo

Otra posibilidad es organizar los libros abiertos para visualizarlos todos a la vez. Supongamos que trabajamos con
cuatro libros de manera simultánea y necesitamos movernos de uno a otro. Entonces, podemos hacer que Excel
divida la pantalla en cuatro paneles y muestre un libro en cada uno. Para esto, hacemos un clic en el icono Organizar
todo para abrir el cuadro de diálogo Organizar ventanas. Podemos elegir entre cuatro opciones de visualización:
Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Seleccionamos una y pulsamos Aceptar.
Ocultar y mostrar

La opción Ocultar esconde el archivo que estamos visualizando en la pantalla. Cuando ocultamos un libro,
este no se mostrará más en la pantalla ni en el menú desplegable de la opción Cambiar ventana. Al pulsar
el botón Mostrar, aparece la ventana Mostrar para seleccionar cual de todos los libros que hemos
ocultado deseamos volver a mostrar. Para finalizar pulsamos Aceptar y se mostrará nuevamente el libro
elegido.

Ver en paralelo

La opción Ver en paralelo permite comparar dos libros en simultáneo. Si tenemos solo dos archivos
abiertos, luego de hacer clic en este icono, veremos un libro debajo del otro. En cambio, cuando tenemos
más de dos libros abiertos, se abrirá el cuadro de diálogo Comparar en paralelo, donde debemos
seleccionar de un listado el archivo que queremos comparar con el libro activo.

Una vez que pulsamos Ver en paralelo, podemos hacer clic en el icono Desplazamiento sincrónico, que
hace que al movernos de manera vertical u horizontal en una de las ventanas, también nos desplacemos
por la otra en la misma dirección. Esto facilitará la comparación de los datos.
Dividir una hoja

Si queremos visualizar simultáneamente diferentes secciones de una misma hoja, podemos dividirla en cuatro o dos
partes, de manera horizontal o vertical. Para esto, utilizamos la opción Dividir. La división se realizará a la izquierda
y arriba de la celda seleccionada.

Si hacemos un clic en alguna celda de la fila 1 y pulsamos Dividir, la hoja quedará dividida en dos en sentido vertical.
En cambio, si hacemos un clic en alguna celda de la columna A y presionamos Dividir, la hoja se dividirá en dos, pero
de manera horizontal.

Si nos ubicamos en cualquier otra celda de la hoja, fuera de la fila 1 y la columna A, y pulsamos Dividir, la hoja
quedará dividida en cuatro partes.

En los tres casos podremos desplazarnos de manera independiente por cada una de las secciones. Para eliminar la
división, volvemos a pulsar el botón Dividir.

Inmovilizar paneles

Otra posibilidad es utilizar las opciones del menú desplegable del botón Inmovilizar. Inmovilizar paneles mantiene
siempre visibles las filas y las columnas que se encuentran a la izquierda y arriba de la celda que seleccionamos
antes de pulsar esta opción. Luego de hacer clic en este icono, la hoja quedará dividida en cuatro. Si nos desplazamos
de manera vertical, las filas que quedaron arriba de la línea divisoria no se moverán. Si nos desplazamos hacia los
costados, las columnas a la izquierda de la línea quedarán fijas. Esta herramienta es útil cuando queremos fijar los
encabezados de las columnas o las filas de una tabla y desplazarnos por los datos. Las opciones Inmovilizar fila
superior e Inmovilizar primera columna fijan la fila 1 y la columna A, respectivamente. Para volver a la hoja original,
pulsamos Movilizar paneles.
 TABLAS Y GRAFICOS

Tabla

Una tabla es sólo un rango rectangular de datos estructurados. Las tablas están formadas por
columnas al que llamamos Campos y por Filas a lo que llamamos Registro.

Los campos en las tablas presentan los nombres de los datos que se va a ingresar. Por ejemplo,
puede tener los campos Nombres, Apellidos, DNI, etc. Los campos se encuentran en la primera fila
de la tabla, cuando se crea una tabla, este le preguntará si tiene una fila de encabezados o puede
crear una si fuese necesario.

Los registros son las entidades dentro de una tabla. Cada registro puede contener información
valiosa de un empleado.

Procedimiento para crear tablas

a) Insertar los datos de la tabla.
b) Seleccionar la tabla.
c) Hacer clic en la pestaña Inicio.
d) Hacer clic en el comando “Dar formato como tabla” que se encuentra en el grupo “Estilos”.
e) Seleccionar uno de los formatos.

También puedes seguir este procedimiento:

a) Antes que nada, hay que asegurarse que en la lista de datos no haya ninguna celda vacía.
b) Clic en cualquier celda que se encuentre en la lista.
c) Clic en la pestaña Insertar y en el grupo Tablas, clic en el comando
Tabla.
d) En el cuadro de diálogo Crear Tabla, en el cuadro ¿Dónde están los datos de la tabla? Haga clic en el
botón ubicado a la derecha del cuadro y seleccione el rango manualmente.
e) Por defecto se encuentra activa la casilla La tabla tiene encabezados, si nuestra lista de datos no
posee encabezados, puede desactivar esta casilla y Excel creará automáticamente encabezados para
tu tabla.
f) Haga clic en el botón Aceptar.

Ahora observa que en el encabezado de la tabla hay unos pequeños triángulos, que cuando
hacemos clic ahí nos permite elegir lo que queremos ver.
 Gráficos

Los gráficos son objetos que se colocan en las hojas de Excel y están compuestas por diversas series
de datos que se muestran gráficamente. La forma en cómo se muestran las series de datos se basa
al tipo de gráfico seleccionado. Por ejemplo, si usted crea un gráfico de columnas que usa 6 series,
entonces el gráfico contendrá, entonces el gráfico contendrá 6 columnas, cada
uno representando a una serie de datos. Los datos para cada una de las series se encuentran
almacenados en una fila o columna separada.

Procedimiento para crear un gráfico

a) Seleccionar los datos con las que deseas crear un gráfico.
b) Clic en el pestaña Insertar.
c) Clic en uno de los tipos de gráficos que se encuentra en el grupo
“Gráficos”.
d) Selecciona uno de los estilos.
e) Cambia el título del gráfico y listo.