HOJA DE CÁLCULO EXCEL

En este artículo veremos que es una hoja de cálculo de Excel y cuáles son sus
elementos. Además, te mostraremos como puedes usar la hoja de cálculo para que
puedas trabajar con valores y números o realizar cálculos con ellos.
Qué es una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una herramienta sumamente útil para que las personas puedan
trabajar con números y realizar cálculos con ellos. La hoja de cálculo nos permite
trabajar con una gran cantidad de datos y números, y gracias a una gran variedad de
funciones que la integran podemos realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos
y financieros.

Contextualicemos un poco la importancia de la hoja de cálculo de Excel. En realidad,

esta herramienta informática tiene un enorme campo de aplicación en el mundo de hoy.
Desde administradores, contadores, científicos y jefes de inventarios, hasta las
profesiones que no tienen ninguna relación con las matemáticas sacan provecho de esta
herramienta y de su capacidad de automatizar tareas.

Es una herramienta totalmente versátil y adaptable a distintas necesidades, muy

importante para la toma de decisiones, ya que nos permite ver el efecto que los cambios
en las variables ocasionan en el resultado deseado.

Estructura de la hoja de cálculo

La hoja de cálculo organiza y almacena la información en un área de trabajo en forma

de matriz, muy similar al de una hoja de papel cuadriculado. Está conformada por un
número determinado de filas y columnas, que a su vez son totalmente identificables.

Las columnas están representadas por letras en la parte superior y las filas son
nombradas con números que se visualizan en el costado izquierdo. La intercesión de
las filas y las columnas dan vida (forma) a las celdas, de las cuales, estaremos hablando
un poco más adelante.
Para qué sirve una hoja de cálculo

Podría decirse que la hoja de cálculo de Excel puede usarse con múltiples funciones,
tales como:

• Organizar y gestionar enormes cantidades de datos. (Ordenar listas y conjuntos

de datos aplicando criterios establecidos, guardarlos e imprimirlos).
• Aplicar fórmulas básicas o avanzadas para obtener resultados.

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 • Graficar de diversas maneras los datos y presentarlos de forma simple.
• Automatizar tareas rutinarias y repetitivas.
• Construir plantillas de Excel totalmente automatizadas.

Cómo usar la hoja de cálculo de Excel

Para usar las hojas de cálculo en Excel, crear gráficos, trabajar con datos, números, sus
fórmulas incorporadas, tablas dinámicas y opciones de formato, debes descargar
cualquier versión del programa de Microsoft Excel.

Algunas de las versiones de la hoja de cálculo de Excel que encontrarás son: Excel 95,
Excel 97, Excel 2000, Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016,
Excel 2019.

A continuación, te vamos a explicar los elementos básicos de la hoja de cálculo para

que aprendas a procesar información, analizarla y a sustentar tus trabajos o decisiones.

Elementos básicos de una hoja de cálculo en Excel

En la siguiente imagen podrás conocer el entorno general de la hoja de cálculo de Excel,

en la cual, vamos a ir paso a paso identificando cada una de sus partes.

Hoja y libro

La hoja es el principal elemento de Excel, ya que a partir de ella se define el área de

trabajo y al contar con varias hojas, relacionadas entre sí, se conforma un libro.

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Generalmente, cuando abrimos un Excel en blanco, este nos carga por defecto una hoja
y nosotros podemos ir agregando las hojas que vayamos necesitando.

Las hojas de Excel podemos personalizarlas, dándoles por ejemplo un nombre,

poniéndoles un color o protegerlas con una contraseña.
Barra de títulos

La barra de títulos se encuentra en la parte superior de la pantalla y en ella encontramos

el nombre del archivo de Excel. Si acabas de abrir un archivo de Excel, por defecto
tendrá el nombre de Libro1 y este cambiará, una vez que hayamos guardado y asignado
un nombre a nuestro archivo de Excel.

Al lado derecho encontrarás los botones de cerrar, minimizar o Maximizar. También,

podrás ver el nombre de la cuenta de usuario vinculada con Microsoft. Al lado izquierdo
se encuentra la barra de herramientas de accesos rápidos, la cual podemos personalizar
de acuerdo a las funciones que realicemos constantemente en nuestro día a día.

La barra de herramientas de acceso rápido nos ayuda a ahorrar tiempo en acciones

que normalmente solemos hacer y que una vez que tenemos identificadas, en vez de ir
navegando mediante los menús para ejecutar a una acción específica, la podremos
tener disponible en esta sesión, para que con solo un clic podamos ejecutarla.

De esta manera, podemos comenzar a ser más eficientes en el manejo de la hoja de

cálculo de Excel.
Barra de menús o cinta de opciones

La cinta de opciones tiene varios menús, se sitúa debajo de la barra de títulos y

generalmente podemos encontrar opciones como: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de
Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Desarrollador (Programador). Cada vez que
hacemos clic en algún menú se muestran las opciones relacionadas con esa opción.
Por ejemplo, en el menú Insertar podemos encontrar opciones para insertar una tabla,
una imagen, un gráfico, etc.

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 Cuadro de nombres

El cuadro de nombres nos ayuda a identificar el nombre de la celda o de la tabla que

hemos seleccionado o en la que hemos ubicado el cursor.

Recordemos que Excel está conformado por columnas, las cuales están nombradas por
letras y por filas que a su vez están formadas por números. Y en las intersecciones de
filas y columnas se forman las celdas.

Cada vez que nos paramos en una celda, esta se activa y por ende en el cuadro de
nombres nos mostrará o identificara el nombre de esa celda, colocando allí como
nombre la letra de la columna y el número de la fila, ejemplo: A1
Barra de herramientas

En Excel existen distintas barras de herramientas que proporcionan un acceso fácil y

rápido a los comandos de uso frecuente. Al abrir Excel automáticamente vamos a
visualizar la barra de herramientas estándar y la barra de herramientas formato.

• La barra de herramientas estándar contiene opciones muy utilizadas para

manejar los archivos como: Abrir, Guardar, Imprimir, Copiar, Cortar, Pegar,
Deshacer, Ordenar, Insertar, etc.
• La barra de herramientas formato contiene comandos para aplicar una
determinada clase de formato a la celda o celdas en las que estemos trabajando.
Podemos encontrar opciones como: Fuente, Estilo, Tamaño, Alineación, Bordes,
Color, etc.

Barra de fórmulas

La barra de fórmulas nos permite editar los datos introducidos en la hoja de cálculo.
Generalmente, esta barra nos muestra los datos o las fórmulas que existen en la celda
activa y a partir de allí, hacer alguna edición de los datos o de las fórmulas contenidas
en la celda o las celdas.

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Área de trabajo de la hoja de cálculo

El área de trabajo es la zona principal donde vamos a introducir los datos, textos,
imágenes, gráficos, fórmulas, etc. Y donde daremos formato a los mismos. En esencia
el área de trabajo de la hoja de cálculo es esa área cuadriculada que está conformada
por filas y columnas, y a su vez, por las celdas donde trabajaremos con datos, números,
texto, etc.
Barra de estado

La barra de estado está situada en la parte inferior de la ventana de Excel y nos permite
controlar lo que sucede en Excel y con ciertas operaciones aritméticas básicas. En esta
barra aparecen diferentes opciones que puedes personalizar dando clic derecho y
haciendo clic en las opciones que deseas que aparezcan.

Opciones que se muestran en la barra de estado:

• Modo de celda.
• Relleno rápido en las celdas en blanco
• Relleno rápido en las celdas modificadas
• Firmas
• Directiva de administración de información
• Permisos
• Bloq Mayús
• Bloq Num
• Número fijo de decimales
• Modo de sobrescritura
• Modo final
• Grabación de macros
• Modo de selección
• Número de página
• Promedio
• Recuento
• Recuento numérico
• Mínima
• Máxima
• Suma
• Estado de la carga
• Ver accesos directos
• Control deslizante del zoom

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 • Zoom

Nota: Algunas funciones pueden no estar disponibles dependiendo de la versión de

Excel que tengas instalada.
Aprende a usar la hoja de cálculo de Excel

Si buscas aprender a usar la hoja de cálculo de Excel para trabajar con datos, organizar
la información, ahorrar tiempo y optimizar tus tareas en la oficina, te invitamos a explorar
nuestro curso de Excel, en el cual aprenderás a manejar Excel como debe ser.

El curso te brinda todas las herramientas de manera práctica para que consigas dominar
la hoja de cálculo de Excel como un profesional. Aprenderás Excel desde lo básico hasta
lo más avanzado poniendo en práctica casos de la vida real y guiándote para que
conozcas como emplear las funcionalidades en base a las decisiones que puedan surgir
en el día a día de tu trabajo.

CÓMO CONFIGURAR UNA HOJA DE CÁLCULO BÁSICA EN EXCEL

Microsoft Excel te permite crear y trabajar con hojas de cálculo. Cada una de ellas es
una cuadrícula de celdas formadas por filas y columnas. Puedes configurar una hoja de
cálculo básica que puede realizar cálculos matemáticos sobre los números de filas

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especificadas, permitiéndote actualizar las celdas individuales y hacer que Excel
actualice automáticamente los valores calculados. O bien, puedes utilizar una hoja de
cálculo para crear un documento y organizar los datos en este tipo de formato. Una hoja
de cálculo puede incluir números y texto y las celdas pueden tener opciones de colores
personalizados y formato de texto.

Paso 1

Abre Microsoft Excel haciendo clic en "Inicio", "Todos los programas", "Microsoft Office"
y luego en "Microsoft Excel". Éste se abrirá en una nueva hoja de cálculo, vacía.

Paso 2

Haz clic en una celda de la hoja de cálculo y escribe un número o valor para completarla.
Si quieres insertar un enlace, imagen, forma u otra tipo de objeto especial, haz clic en la
pestaña "Insertar" en la cinta en la parte superior de la ventana y escoge del panel
Insertar el tipo de objeto que quieras incluir.

Paso 3

Selecciona una columna o fila de celdas haciendo clic en la primera de ellas,

manteniendo presionado "Shift" y haciendo clic en la última celda.

Paso 4

Haz clic en la pestaña "Fórmulas" en la cinta en la parte superior de la ventana.

Paso 5

Añade el contenido de las celdas seleccionadas haciendo clic en el menú "Autosuma"

en la esquina superior izquierda del panel de fórmulas y selecciona "Suma" en el menú.
También puedes seleccionar otra operación matemática para realizar en dicho menú,
como por ejemplo "Promedio". La celda debajo de las seleccionadas se completará con
la fórmula. Al cambiar las originales, esta celda se actualizará automáticamente con la
nueva suma o el promedio de las otras seleccionadas.

Paso 6

Mueve una celda, como la celda con la fórmula en ella, haciendo clic en ella, pulsando
la tecla "Ctrl" y "X" para cortarla y luego haz clic en una nueva celda y presiona "Ctrl" y
"V" para pegarla. Ten en cuenta que la celda aparecerá como un número en la hoja de
cálculo, pero tiene una fórmula, como por ejemplo "= SUMA (A1:A3)," en el cuadro de
texto sobre la hoja de cálculo al hacer clic en la celda.

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Paso 7

Haz clic en la pestaña "Inicio" en la cinta y usa las herramientas de formato en el panel
Inicio para aplicar las fuentes, los tamaños, los colores, los resaltadores y las
configuraciones de alineación de texto a las celdas en tu hoja de cálculo. Estos cambios
serán aplicados a las celdas seleccionadas actualmente cuando hagas clic en ellas.

Paso 8

Haz clic en el menú "Archivo", selecciona "Guardar" y proporciónale un nombre al

archivo para guardar tu hoja de cálculo de Excel.

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