Estructura y Procedimientos Administrativos. Prof.

Vera Pontón
Unidad 2. Sistema de Control Interno.

Concepto de control:

El control es el conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las

afirmaciones o la normalidad y/o regularidad de los actos que realizan otros individuos o
sistemas de procesamiento de información.

Naturaleza del control:

El control nace como una función gerencial, para asegurar y constatar que los planes y
políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijados.

La administración consiste en manejar la realidad o los hechos diarios, mediante la

dirección, supervisión y control de la totalidad de las operaciones de un ente, que tienden a
cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de la organización o empresa.

La idea general que se tiene de control es que éste forma parte de la teoría de la
administración, definiéndose a esta como el manejo o gobierno de hechos, cosas y
dirección de individuos.

Dentro de una institución, ente o empresa, la administración se subdivide en cuatro fases:

1. Planificar:
Consiste en determinar los objetivos y subobjetivos, y establecer como alcanzarlos,
mediante el desarrollo de planes integrados y amplios. Evita crisis en la organización ya
que permite la delegación de funciones y responsabilidades, mejora los sistemas, métodos y
procedimientos, y es la bases para la estructura de control.

2. Organizar:
Es crear departamentos operativos, de servicio o staff. Es construir la estructura ideal que
necesita el ente, mediante la asignación de funciones y responsabilidades.

3. Dirigir y coordinar:
Es dar las directrices para lograr los rendimientos predeterminados. Se manifiesta en
instrucciones, normas y procedimientos. Deben ser claras.

4. Controlar:
Es unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos
estratégicos donde vigilar su rendimiento y concentrarse en sus desvíos, para evaluarlos y
corregir las irregularidades.

Un sistema de control interno eficiente solo podrá establecerse en una empresa que se
encuentre correctamente organizada.

El sistema de control interno es indivisible porque integra toda la organización.

Hay que tener siempre en cuenta que el costo de implantar un control debe ser inferior a los
beneficios que el mismo puede traer.

El alcance del control interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los problemas
que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la
organización, según las tareas que éstos desarrollan, como por ejemplo: las funciones de
registración, fabricación, ventas, compras, personal, tesorería, finanzas, etc.

El método de control existente en las empresas incluye la comparación de una actuación

real, con una acción pronosticada, tal como un objetivo.

En cada caso, el sistema debe prever la posibilidad de practicar un control o análisis de lo

que está sucediendo, y en caso de encontrar diferencias, poder obtener la explicación
lógica de porque estos hechos ocurrieron, y finalmente, tratar de adoptar las medidas
correctivas correspondientes.

Los siguientes factores o hechos aumentaron la importancia del control interno en el mundo
de los negocios:

Estructura de las organizaciones:

El gran desarrollo que provocó la expansión de las empresas en cuanto a su tamaño y

distribución geográfica hizo que la estructura de las organizaciones se adaptara al momento
y medio ambiente, y por lo tanto se transformó en compleja y amplia. La dirección superior
y la gerencia intermedia dependen de la confianza o el grado de certidumbre de la
información que reciben.

Protección del patrimonio:

Para proteger el patrimonio de la empresa es necesario contar con un adecuado sistema de

control interno que permita salvaguardar los bienes que lo conforman y que contribuya a
detectar errores o fraudes en perjuicio de la organización.

Cambios de tecnología:

Los cambios en el procesamiento de la información, provocados por la introducción del la

electrónica y la telefonía como medio para administrar la información, en la cual grandes
volúmenes de datos pasan a ser clasificados, procesados o informados, hacen que sea
necesario un adecuado control sobre esa información, para que no se genere errores de
ningún tipo.

El impacto de la tecnología rompe con las barreras entre los proveedores, clientes, bancos y
competidores. La empresa actúa en tiempo real, y los hechos se procesan de manera
instantánea. Estamos en la era del comercio electrónico y la técnica de auditoría pierde las
pistas de auditoría que antes eran el seguimiento de los documentos expuestos en papel.
La rapidez que tiene la información produce un efecto expansivo que puede llegar a ser
incontrolable si no se administra en forma adecuada.

Definición de control interno:

El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los
empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un
negocio pueda depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger
adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las
operaciones y la adhesión a la política administrativa prescripta.

Controles básicos o contables:

Son los mecanismos de control que aseguran y dan confiabilidad a la registración y síntesis
de las operaciones o transacciones realizadas por la organización.

Entre ellos encontramos:

Control de validez:
Asegura que la información contable procesada es real, verdadera, correcta o adecuada.

Integridad:
Asegurar que se ha procesado la totalidad de la información contable.

Reproceso:
Asegurar que los cómputos o las operaciones de rutina o sistematizadas, han sido llevadas a
cabo en forma adecuada.

Objetivos del control interno y medidas a adoptar para su funcionamiento:

a) Protección de los Activos o razonable protección del Patrimonio

La empresa para alcanzar sus objetivos y metas necesita un patrimonio, y está obligada a
adoptar una serie de medidas que tiendan a su conservación con el fin de no tener que
interrumpir su gestión o que se genere un debilitamiento de dicho patrimonio y cause
perjuicio a su desenvolvimiento.

El concepto fundamental está en la idea de proteger el patrimonio contra cualquier hecho,

evento o circunstancia no deseada.

El responsable de la protección del patrimonio es la dirección de la empresa, ya que esta

tarea es una de sus funciones principales. Por lo tanto se trata de establecer una serie de
medidas tendientes a localizar errores no intencionales o intencionales, así como localizar
las irregularidades cometidas en forma premeditada o intencional en perjuicio de los bienes
que posee la empresa.

Medidas destinadas a proteger el patrimonio:

1. Servicio de vigilancia:
Persigue entre otros los siguientes objetivos:
• prevenir robos y hurtos
• prevenir, dar alarma y controlar incendios
• controlar la entrada y salida de: personal interno, visitas y transportes de mercancías
• controlar la carga y descarga de mercaderías, y su documentación respaldatoria
• recorrer todos los sectores de la empresa observando el funcionamiento de los servicios
internos, y que el personal se encuentre abocado a sus labores habituales o específicas
• controlar la hermeticidad de los depósitos
• custodiar el transporte interno y el proveniente del exterior
• proteger y brindar seguridad de las personas de la empresa o las que ingresaron como
visitas

2. Sistema de protección contra incendios:

Para proteger el patrimonio es necesario:
• determinar la ubicación geográfica de áreas con mayor riesgo dentro de la empresa y la
cantidad necesaria de mangueras, matafuegos, baldes de arena, sprinklers, etc.
• establecer un sistema de alarma y de sensores que indiquen el aumento de la
temperatura.
• controlar el estado de los equipos mediante el correcto mantenimiento preventivo del
mismo.
• establecer instrucciones escritas sobre las funciones que deben cumplir los individuos en
caso de incendio y cuáles son sus responsabilidades sobre los bienes que se pueden salvar o
rescatar en caso de producirse el imprevisto.
• realizar simulacros para ver si lo explicado en el punto anterior es cumplido en tiempo y
forma preestablecido.
• verificar que el seguro contra incendios cubra el patrimonio expuesto a riesgo.

3. Mantenimiento preventivo:
Tiende la lograr la protección de los bienes afectados a la producción o generación de
ingresos, que por el transcurso del tiempo o por el uso sufren un agotamiento o tienen una
vida limitada. Al realizar un cambio o una medida protectora se consigue que ese bien no
llegue al fin de su vida útil, causando daños mayores.

En los momentos de escasa actividad o vacaciones es conveniente hacer este tipo de

controles y asegurarse el buen estado del patrimonio afectado a la producción.

4. Separación de funciones y responsabilidades.

Ningún individuo de la organización debe realizar al mismo tiempo las funciones de
manejo, registro y custodia de bienes, ni siquiera dos de ellas. Cada una de ellas deben ser
realizadas por una persona distinta, para que exista oposición de intereses, y por lo tanto, un
control mutuo.

5. Política de seguros:
Los bienes de la empresa están sujetos a hechos fortuitos o imprevisibles como pérdidas,
robos, hurtos, sustracción , destrucción total o parcial que causan un perjuicio económico a
la compañía, es por esto que se debe estudiar la contratación de seguros.

6. Comprobantes o formularios prenumerados:

Mediante la prenumeración se posibilita la acción de controlar el flujo de información. La
secuencia numérica permite detectar cuando un comprobante falta y permite realizar la
gestión de su búsqueda y localización. La prenumeración debe ser de imprenta.

Medidas complementarias:
• formularios o comprobantes anulados: cuando se anula un ejemplar se debe escribir en
el formulario la palabra anulado u otra similar y distribuir en forma normal sus copias
para su procesamiento. En el archivo deben quedar unidos todos los ejemplares del
formularios anulado.
• formularios o comprobantes perdidos o sustraídos: se debe realizar la denuncia policial o
judicial cuando estos pueden causar un perjuicio.
• formularios o comprobantes inutilizados o en desuso: debe practicarse un inventario de
los mismos, realizar un acta y destruirlos, para evitar su posterior utilización.
• identificación de los usuarios de los formularios o comprobantes: se debe conocer
quienes son las personas que pueden utilizar o confeccionar los distintos formularios o
comprobantes de una empresa. Además es importante que se tenga registrada la
numeración que cada persona tiene en su poder y cuál es la cantidad óptima que puede
estar en sus manos.
• formularios electrónicos: se debe conocer cuáles son las claves de acceso de aquellos
que están autorizados a la emisión de documentos electrónicos.

Registro de firmas y régimen de autorizaciones:

Así como existe una escala jerárquica o funcional, debe existir un registro de firmas de
todas las personas que conforman o autorizan operaciones relevantes en el funcionamiento
de la organización. Pero a su vez, se debe conocer cuáles son las facultades o qué le está
permitido ejecutar a cada uno de los integrantes del ente, esto debe estar en un manual de
autorizaciones, aprobado por la dirección superior. Ambos manuales deben estar
actualizados.

8. Depósito total de los ingresos monetarios:

Todos los fondos monetarios que ingresan a la empresa deben ser depositados en su
totalidad y en la misma forma en que han sido percibidos.

9. Emisión de un cheque por cada egreso:

Los cheques deben emitirse en forma nominativa, no a la orden y cruzado para que sea
depositado y no cobrado en la caja del banco. Los gastos hechos por fondo fijo son los
único que deben hacerse en efectivo.

10. Cheque con más de una firma.

Para establecer un mayor control de los egresos monetarios, los cheques deben contar con
más de una firma, que se estampa en el momento previo al pago. El manual de
autorizaciones debe indicar quiénes pueden firmar y hasta qué monto.

11. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros:

Cuando la empresa se obligue hacia terceros, ya sea por medio de contratos, documentos
comerciales, etc., este acto debe estar conformado con la firma de más de uno de los
funcionarios responsables del ente, los cuales contarán con los poderes legales que les
permitan realizar esa operación. Esto también debe figurar en el manual de autorizaciones.

12. Archivos:
Los archivos contienen y conservan la historia de la organización, por lo tanto, su
conservación y cuidado es muy importante respecto de los hechos que puedan comprometer
a la organización y los elementos de prueba que se encuentren almacenados en ellos.

13.Restricciones de acceso:
Areas físicas: es importante la existencia de áreas físicas o zonas operativas de acceso
restringido y el efectivo cumplimiento de normas que prohiban la presencia de personas
ajenas a estas zonas de alto riesgo.
Información confidencial: se debe limitar el acceso a bases de datos, archivo se clientes o
proveedores, fórmulas, propiedad intelectual, juicios o legajos de personal, remuneraciones,
etc.

14. Controles de supervisión:

Consiste en la presencia, en un determinado punto del procedimiento, de un responsable
cuya función es confirmar y verificar que se hayan cumplido todos los controles presentes
en el sistema hasta el momento. Esta supervisión puede ser practicada por personas o por
sistemas.

15. Claves de acceso a la información:

Deben existir claves de acceso a la información contenida en la base de datos o archivos
electrónicos de la empresa. Estas claves deben contener ciertos requisitos y no pueden ser
usadas por otras personas que no sean el propio usuario.

b) Obtención de información adecuada o información confiable y eficiente:

Es necesario contar con un sistema de información que tenga las características ser
confiable y eficiente.

Estos conceptos no deben ser privativos a la información que elabora la contabilidad, sino
que toda la estructura de datos que se elabora y distribuye dentro de la organización debe
poseer atributos de confiabilidad y eficiencia. Por tal fin la empresa debe proveer los
recaudos suficientes que tiendan a lograr estos objetivos.

Hay que tener en cuenta que las decisiones se toman una vez que el hecho ocurrió, sobre la
base de los datos que la información brindó o proporcionó. La información debe ser
completa y oportuna. De poco nada sirve si fue procesada en parte o es incompleta respecto
de los datos totales que debió contener. Los datos extemporáneos no sirven, dentro del
mundo dinámico en el que vivimos, la oportunidad juega un rol importantísimo para la
toma de decisiones.

La información confiable y eficiente, acompañada de los aditamentos de completa y

oportuna debe ser una preocupación de todos los sectores de la organización,
proporcionando de esta manera, material para el análisis de las variaciones o desvíos que
ocurrieron al compararse los resultados previstos o predeterminados y los resultados reales.

Medidas para cumplir con este objetivo:

1. Manual de cuentas contable:

Contiene una explicación en referencia al uso que debe darse a cada apropiación, cuando se
transcribe un hecho o acontecimiento al lenguaje de la contabilidad. Necesitamos una
metodología que nos permita obtener uniformidad y homogeneidad al imputar los hechos
dentro de una estructura contable.

El plan de cuentas es una versión resumida del manual de cuentas contables.

2. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética:

En la parte contable diríamos que la sumatoria de las cuentas analíticas es igual a la cuenta
colectiva.

En la parte operativa podríamos decir que le total de horas trabajadas en un sector de la

empresa es igual a la sumatoria de todas las fichas de reloj de los operarios del sector.

3. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad:

El objetivo es lograr datos comparables entre dos o más períodos o situaciones. Por lo tanto
la información debe ser homogénea y consistente en cuanto a su preparación y
presentación.

Es importante que se creen instrucciones que detallen la fuente y concepto del dato, cuál es
la elaboración matemática que sufrió, cómo la misma es expuesta o presentada, y quiénes
son sus destinatarios.

4. Fuente de la información diversa o información cruzada:

Muchas veces una información puede ser chequeada consultando a otro sector de la
empresa. Por ejemplo la cifra de cobranzas del mes puede conciliarse con el total
depositado en concepto de cobranzas en tesorería.

5. Comparación de datos actuales con datos históricos

6. Comparación de la información propia con la de terceros

7. Información fluida, constante o regular:

Se deben evitar los picos o cuellos de botella que alteran el concepto de oportunidad.
Cuando se trabaja en tiempo real se elimina este problema, ya que las transacciones se
registran en el momento que se producen.

8. Comparación de la información real con la pronosticada:

En estos casos se deben hacer estudios sobre las variaciones significativas y extraer
conclusiones sobre las mismas y las medidas a adoptar.

9. Comprobantes y formularios prenumerados:

La información debe ser completa, para esto es necesario asegurarse que no falte ningún
dato, la prenumeración juega un rol muy importante.

c) Promoción de la eficiencia operativa o simplemente eficiencia operativa:

La eficiencia no es privativa de un solo sector del ente, sino que abarca el total de funciones
que se desarrollan dentro de la empresa.

Para evaluar la efectividad se puede medir el grado de cumplimiento de los fines que tiene
la organización , es decir si está alcanza, está por alcanzar o no los fines que pretende
obtener.

La eficiencia de un ente puede ser medida por el conjunto de los recursos humanos,
materiales, naturales, etc., que utiliza para generar un bien de cambio o un servicio.

Medidas a adoptar:

1. Estructura humana:
La mano de obra de una organización se encuentra entre los elementos principales, y sin
ella no podría existir. El grupo humano debe ser coherente con los fines del ente y para ello
se debe:
• realizar una delicada selección de los individuos, teniendo en cuenta los aspectos físicos,
mentales, culturales, sociales, éticos y morales.
• debe ser capacitado para las tareas a realizar y para las futuras funciones o cargos.
• debe ser correctamente entrenado en las tareas a realizar, y a su vez integrado al equipo
de trabajo.
• tratar que el individuo conozca cuáles son los fines u objetivos de la organización y, que
a su vez, se identifique con los mismos para sentirse cómodo y feliz dentro de la
empresa.
• es importante para la empresa que sus miembros apliquen su mejor juicio o criterio,
cuando tengan que tomar resoluciones o decisiones.
• la empresa debe retribuir al individuo con una justa remuneración que puede ser
acompañada en niveles superiores con símbolos de poder, confort o status, acordes con
su jerarquía dentro de la estructura del ente. En niveles intermedios pueden existir otros
incentivos sociales o económicos.

2. División del trabajo:

Se basa en la partición de una tarea determinada en sus componentes más sencillos. Cundo
más especializada es la labor, el individuo se vuelve más hábil y se logra una mayor
eficiencia. Pero la extrema división de tareas provoca la enajenación del individuo se
pierde la eficiencia. Por lo tanto es importante que el personal rote de puestos dentro de
períodos de tiempo razonables.

La división del trabajo va estableciendo unidades de control; por ejemplo un grupo de

operarios es conducido por un supervisor, esta sería una unidad de control, pero a su vez,
un grupo de supervisores son guiados por un jefe seccional y así sucesivamente. De esta
manera se crea una pirámide de control que llega hasta el máximo director de la
organización.

3. Manual de funciones o procedimientos:

Todas las normas, los sistemas, los procedimientos, las instrucciones, las rutinas, deben
estar contenidas en los manuales de trabajo, de modo que permitan procesos homogéneos, y
en caso de discrepancias entre individuos aporten objetividad.

Las normas deben ser claras, precisas y concretas, para no permitir ningún tipo de duda.

4. Medios materiales y tecnológicos:

La organización debe ser lo suficientemente permeable para absorber los cambios o
modificaciones del contexto y no perder la eficiencia operativa. La innovación tecnológica
es una herramienta fundamental para la eficiencia operativa.

d) Estimular la adhesión a las políticas del la dirección o el cumplimiento de las políticas

prescriptas en la organización:

Las organizaciones tienen maneras o formas propias de ser tan particulares que las
diferencian de las demás empresas que habitan en el contexto.

Estas maneras de ser se cristalizan en los objetivos y metas de la organización.

Cuando el individuo actúa con el convencimiento de que sus tareas coinciden con lo
pretendido de él por el ente, se logra se esta manera que mantenga una identificación con
las políticas prescriptas por la organización.

Todas las políticas deberán quedar reflejadas por escrito, ya sea en manuales, instrucciones,
memos, comunicaciones internas, etc., y ser difundidas para que los individuos las
conozcan, entiendan y las puedan acatar y cumplir.

La revisión de las políticas es tarea permanente dentro de la empresa y estos cambios

pueden provenir como sugerencia de los niveles inferiores a la dirección superior, por el
staff o por esta.

Todo cambio de política debe provenir de la autoridad que originalmente la creó.

Medidas a adoptar
1. Manual de organización:
Reúne los lineamientos generales del ente, expresando los objetivos principales a seguir,
definiendo los fines a alcanzar, detallando medios y estableciendo las políticas a cumplir.

En este manual se agrupan las funciones que han de cumplir los integrantes según la
estructura organizativa que se adopte y se determina cuál es la responsabilidad asignada o
correspondiente a cada tarea.. También quedan expresadas en él las relaciones entre los
distintos departamentos y sectores de la empresa.

2. Organigrama:
Este gráfico determina las líneas formales de autoridad y dependencia de los distintos
sectores y de los individuos que los ocupan.

3. Manual de funciones:
Comprende una descripción detallada de las tareas que deben desarrollar los individuos en
los distintos sectores de la empresa.

Este manual contiene las funciones propias a realizar y cuáles son las tareas a supervisar, y
cuáles son las funciones de control que se tienen que llevar a cabo. La correspondiente
responsabilidad también debe incluirse. Debe estar expresado por escrito y toda
modificación que se produzca debe incorporarse de inmediato.

4. Manual de procedimientos:
Describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una función,
cuáles son los soportes documentales y qué autorización se requiere.

Bajo este rótulo podemos incorporar al manual de sistemas administrativos, las normas, las
instrucciones, los memos, etc.

Debe estar actualizado y siempre expresado por escrito.

5. Manual de autorizaciones:
Fija los límites de actuación de las personas, expresado en valores monetarios. Detalla que
les está permitido aprobar y comprometer a la organización. Indica hasta que monto puede
una persona autorizar un gasto o compras o firmar un cheque o documentación comercial.

Técnicas de relevamiento del sistema de control interno

La realización de un trabajo de auditoría debe consistir en un estudio y evaluación del

sistema de control interno existente, que permita determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.

La evaluación es el análisis y ponderación de algo, ya sea un sistema, un procedimiento,

una gestión, etc., pero la misma debe ser realizada con la total objetividad e independencia
necesarias para que se llegue a una conclusión lógica, correcta y consistente.
Métodos de relevamiento

Métodos básicos:
Descriptivos
Cuestionarios
Cursogramas

Métodos alternativos
Combinación de métodos

Método descriptivo

Es la narración o descripción detallada, en forma de relato, de las características de los

sistemas o el modo de operar de una organización, referente a las secuencias relevadas
provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: funciones,
normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etc.

Todos los datos o información recopilados son incorporados tal como se obtienen en los
papeles de trabajo del auditor.

Este método tiene ciertas desventajas o inconvenientes:

1. Capacidad de comunicación o de describir hechos o sucesos: depende del grado o
habilidad de comunicación y de la mayor o menor posibilidad de expresar o describir los
hechos, en forma clara y breve por el individuo encargado de hacer el relevamiento.
2. Semántica: el objetivo es que el individuo que lee el relevamiento entienda o, mejor
dicho, interprete lo que realmente quiso describir el auditor.
3. Efectividad: el lector debe poseer capacidad de memoria y también contar con una buena
capacidad de síntesis que le permitan desmenuzar los conceptos más significativos del
relato. Esto depende también de la voluntad que ponga para interpretar la descripción.
4. Guía de trabajo: este método no tiene una estructura lógica predeterminada que le
permita al auditor trabajar en forma ordenada. Durante la entrevista pueden quedar muchas
cosas sin explicar por carecer de un orden o una guía.
5. Poder de síntesis: no hay una síntesis adecuada que facilite la comprensión del todo en
forma simple.
6. Acceso: carece de fácil acceso, contribuyendo a la pérdida de tiempo por parte del
lector.
7. Puntos oscuros: si en el momento de la revisión se encuentran deficiencias en la parte
interpretativa se debe volver a preguntar a la persona con que se practicó el relevamiento.

Técnicas operativas para hacer el relevamiento:

Hay que destacar que este método aplicado en organizaciones medianas y grandes tiene un
alto costo debido al tiempo que se debe emplear. Se debe computar el tiempo del auditor y
el tiempo que brinda el sector entrevistado.

Hay 3 maneras distintas de hacer el relevamiento:

Encuesta o entrevista personal

Consiste en realizar una entrevista con el individuo encargado de la tarea. Si el sector es
amplio se debe realizar una reunión con cada una de las personas que lo forman.

Practicadas todas las entrevistas, se releen las hojas de trabajo, y en caso de existir dudas,
se vuelve a conversar con el entrevistado para limar o pulir los conceptos expresados.

Una vez terminadas todas las encuestas, se debe hacer una reunión con el jefe del sector
para que éste le de su aprobación a los relatos descriptos, manifestando que los mismos son
correctos.

Formularios
Cuando se quiere conocer la operatoria de un sector o sistema, se distribuyen formularios
entre los individuos involucrados en el tema, se les dan instrucciones respecto de cómo
deben completarlos y un plazo para la ejecución de la tarea.

Pasado ese período, se recogen las hojas y se leen. En caso de existir distintas versiones
sobre la operatoria, según lo expresado por distintas personas o sectores, se efectúa una
reunión para aclarar los aspectos controvertidos. Este método tiende a reducir los costos de
relevamiento, pero pueden quedar en la oscuridad ciertos temas que los individuos no
incluyan en el formulario. También aquí se debe chequear con los responsables de las
personas encuestadas las tareas realizadas para que ellos ratifiquen o rectifiquen según el
caso.

Combinación de formularios y entrevistas

1º etapa : se hace una distribución de los formularios a los individuos que forman parte de
la operatoria. Estos los completan y los devuelven al auditor.
2º etapa: después de leer las hojas el auditor realiza una pequeña entrevista con los
individuos en cuestión para profundizar algunos temas y tratar de detectar otros conceptos
que no fueron solicitados en los formularios.
3º etapa: reunión final con el responsable del sector.

Método de los cuestionarios

Se basa en un conjunto de preguntas estándar presentadas por escrito en un formulario

preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a una PC, sobre los aspectos
fundamentales del Control Interno que son comunes a las mayoría de las empresas y que
interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el ente.

Están separados por áreas operativas, las cuales se encuentran codificadas, presentándose
los distintos aspectos en secciones detalladas en un índice. Esto permite ubicar el tema
buscado, mediante un acceso rápido y directo, lo que contribuye a un trabajo ordenado,
fácil de revisar y útil.

Procedimientos utilizados:

Pregunta-respuesta: libre
Se hace la pregunta como el formulario lo indica y la respuesta se coloca en la misma hoja
de trabajo o en hoja aparte, en forma narrativa según lo manifestado por el interrogado.

Pregunta-respuesta: alternativa o codificada

La interrogación puede recibir tres posibilidades:
1. si (indica un punto fuerte o eficiente de control)
2. no (denota la falla, debilidad o defecto de control)
3. no aplicable (indica que la pregunta no tiene sentido o existencia dentro del relevamiento
que se realiza)

Pregunta-respuesta: alternativa o codificada más una narrativa aclaratoria

Agrega a la alternativa una aclaratoria para aquellas preguntas que necesitan un
complemento explicativo para su mejor comprensión.

En cualquiera de las tres categorías la operatoria consiste en volcar las respuestas en un

formulario para luego evaluar el Sistema de Control Interno vigente.

Este método es el más usado por los auditores

Ventajas:
• las entrevistas son más cortas, más ágiles, y reducen los costos del trabajo.
• hace que los exámenes sean sistemáticos y que el auditor tome buena experiencia en el
uso del formulario y le rinda mejor fruto su trabajo.
• la fase de evaluación da la seguridad de no haber omitido aspectos fundamentales del
proceso relevado.
• ayuda a determinar cuáles son los puntos fuertes del Sistema de Control Interno

Desventajas:
• cuando se hace la entrevista, ésta no permite llevar el análisis secuencial de la
operatoria, ya que la misma es seguida por el orden de preguntas según como lo indica el
formulario.
• si el ente auditado tiene una operación compleja o su grado de administración no es fácil
den entender o resulta muy particular, hace engorroso el trabajo y se debe utilizar mucho la
cuarta parte de observaciones y aclaraciones.
• si la empresa a auditar es pequeña no se puede utilizar este método.
• el cuestionario a utilizarse debe ser adaptado al tipo de empresa a auditar, para no
encontrarse con una gran cantidad de respuestas no aplicables ni con la necesidad de
incorporar nuevas preguntas en el momento de la entrevista o con una gran cantidad de
aclaraciones.

Método de los cursogramas

El cursograma es la representación gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa
de información o de un sistema o proceso administrativo u operativo, dentro del contexto
de la organización, mediante la utilización de símbolos convencionales que representan
operaciones, registraciones, controles, etc., que ocurren o suceden en forma oral u escrita en
el quehacer diario del ente.

Ventajas:
• muestra el panorama general o situación total.
• simplifica y agiliza la tarea de relevamiento.
• ayuda a coordinar la entrevista, o sea, a manejarla siguiendo la secuencia lógica del
proceso, sistema o información.
• reduce considerablemente el tiempo de lectura y de control o supervisión del trabajo.
• expresa en forma clara tanto la falta o ausencia de controles como la existencia de los
mismos.
• indica y resalta cuándo existen trabajos innecesarios o superfluos, y duplicidad de
información o tareas.
• permite confeccionar un cursograma nuevo que incluya las recomendaciones o mejoras
sugeridas.
• indica cuándo hay errores de información o escasez de la misma.
• no tiene errores semánticos como en los otros métodos.

Inconvenientes:
• necesidad de entrenamiento y capacitación del personal que los utiliza.
• necesidad de adoptar una simbología dentro de un equipo de auditores ante la
inexistencia de una universal.
• necesidad de crear, dentro del equipo del auditores, una serie de reglas sobre la
confección de cursogramas, para que exista uniformidad de criterios.