¿Qué es el control interno y Cómo implementarlo?

“Cada miembro de una organización tiene un papel fundamental para que el control
interno de la empresa funcione correctamente. Sin embargo, depende de los altos
mandos y líderes de cada área configurar y verificar las acciones y medidas que
garanticen que se están cumpliendo los objetivos empresariales.” (Alejandro, 2021)

Los controles internos ayudan a las empresas a confirmar que cada paso que dan es el
adecuado, permitiendo así el desarrollo y ejecución de operaciones más efectivas y
eficientes que, además, van en cumplimiento de las leyes y regulaciones de cada país.

Un sistema de control interno es un conjunto de acciones, normas, políticas y métodos

establecidos por las empresas con el fin de evitar riesgos en su entorno. Abarca cinco
componentes principales: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de
control gerencial, información y comunicación y monitoreo.

Componentes del control interno

Los componentes principales bajo los que se rige el control interno son los siguientes: 

1. Ambiente de control 

El control del ambiente se refleja en la actitud y el estado de alerta de todos los

miembros de una empresa. 

2. Evaluación de riesgos 

Después de establecer el objetivo del negocio, se deben evaluar los riesgos internos y
externos. La dirección determina los medios de control de riesgos después de examinar
aquellos relacionados con cada objetivo.

3. Actividades de control 

Son las políticas y procedimientos adicionales que acata la autoridad empresarial para
garantizar el logro del objetivo específico de una empresa. Estos procedimientos son: 

 Delegación adecuada de poder 

 Segregación de responsabilidades 

 Elaboración y uso de documentos 

 Adopción de medidas de seguridad para la protección de propiedades

 Control independiente para la ejecución de actividades

4. Información y comunicación 

La información relevante, tanto de fuentes externas como internas, para la toma de

decisiones debe recopilarse y notificarse en el momento adecuado. La comunicación es
muy importante para lograr los objetivos de gestión. Los empleados deben darse
cuenta de lo que se espera de ellos y cómo sus responsabilidades están relacionadas
con las actividades de los demás. También es muy importante la comunicación de los
propietarios con proveedores externos y viceversa.

5. Monitoreo 

Cuando el sistema de control interno está en práctica, la organización monitorea su

efectividad para que se puedan introducir los cambios necesarios y oportunos si surge
algún problema grave.
Ventajas del control interno

Ingresos

“El ciclo de ingresos, al referirse a las funciones que se llevan a cabo para recibir
efectivo a cambio de productos o servicios, es más eficiente asegurando que se cobran
los precios adecuados, que los datos de su empresa son correctos y están
resguardados, que no existen conflictos de interés con los clientes; evitando pedidos
que no se pueden cumplir, errores de envío, retrasos o cantidades equívocas, cobranza
perdida, entre otros beneficios.”(Herrera, M., 2016)

Compras

Al hablar de compras, siendo las funciones ejecutadas para la adquisición de bienes,

su pago y documentación, se beneficia de un control interno para asegurar la calidad
de la mercancía, la exactitud de las cuentas por pagar a proveedores, prevención de
pagos duplicados y un registro de inventarios correcto.

Producción

El ciclo de producción es la parte sustancial del negocio donde  se elabora el producto
ofrecido por su empresa y por lo mismo, un control interno beneficia a la empresa de
manera exponencial auxiliando la producción de cantidades exactas, evitando excesos
o faltas, apegándose a la capacidad de financiamiento y utilizando la planta de manera
óptima (evitar el exceso o baja capacidad).

Nóminas

En el ciclo de nóminas, contratación, manejo y pagos de capital humano, el control

interno tiene ventajas como evitar gastos de administración altos, errores de pagos a
empleados, e impuestos.

Tesorería

El ciclo de tesorería abarca la estructura y rendimiento del capital; algunas de las

ventajas de implementar o contar con un control interno son evitar deudas, un mal
manejo del dinero y asegurar que las ganancias de su empresa permanezcan dentro
de ésta.

Sin importar la especialidad de su empresa, es importante que cuente con un adecuado

control interno, pues asegura la eficiencia en las operaciones del negocio, la confianza
de los informes y la integridad de los bienes.
ACTIVOS CI

“El control interno de los activos tangibles tiene como objetivo primordial asegurar que
la empresa tendrá una operación continúa sobre bases normales, además que los
activos mantendrán el valor adecuado de acuerdo con el uso normal para el cual fue
adquirido.”(Herrera, M. ,2016)

La administración de la empresa debe designar a algún empleado administrativo la

responsabilidad de gestionar todas las tareas relacionadas con la administración y el
control del activo fijo.

El primer objetivo de control es que toda adquisición o proyecto de construcción de los

activos tangibles deberá estar autorizada por la persona o personas cargadas del
órgano máximo de gobierno de la empresa. Para esto, dicho órgano deberá determinar
niveles de autorización en función a los montos de inversión, reservándose la
autorización de los montos mayores o estratégicos para la empresa.

La persona encargada del control del activo fijo deberá integrar un expediente por cada
activo tangible, a partir de un cierto nivel, de acuerdo con la política dictada por la
administración, y el primer documento que lo integra, es la autorización mencionada en
el párrafo anterior.

La propiedad de los activos normalmente está representada por la factura o el título de

propiedad. En el caso de las construcciones, la propiedad se constituye por el cúmulo
de facturas y comprobantes de todos los pagos que la empresa realizó para llevarla a
cabo, incluyendo los análisis de los tiempos incurridos por el personal interno que
participó en la construcción para soportar el costo de los sueldos y salarios cargados al
proyecto. Toda esta documentación deberá incluirse en el expediente arriba
mencionado.

Todos los activos adquiridos o construidos por la empresa deberán quedar

adecuadamente registrados en la contabilidad. Para esto, el encargado del control de
activos deberá enviar al departamento de contabilidad toda la información relativa a los
pagos efectuados en la adquisición de los activos, incluyendo aquellos compromisos
comprometidos con proveedores para la adquisición de activos, para que se lleven a
cabo los registros correspondientes. Copia del registro contable, deberá quedar dentro
del expediente correspondiente a cada activo.

Regularmente, la administración deberá asegurarse que tanto las condiciones físicas

como de uso de los activos, respaldan el valor registrado en la contabilidad. Si las
condiciones físicas del activo o el uso, sea por obsolescencia o condiciones del
mercado, ya exceden el valor agregado que en el tiempo debe aportar a los productos
o servicios que vende la empresa, entonces la administración deberá realizar un ajuste
a la valuación registrada para reconocer la pérdida en el valor de uso del activo.

Continuando con la idea del párrafo anterior, el valor agregado que los activos aportan
a la operación del negocio queda representada por la depreciación que mensualmente
se registra en los resultados de la empresa. Por lo que el encargado de la
administración de los activos deberá calcularla mensualmente y reportarla al área de
contabilidad para que sea registrada en la misma. Este cálculo debe ser consistente
con los años de vida útil estimada por la administración cuando el activo fue adquirido.

El encargado del activo fijo, juntamente con personal del área de contabilidad, deberán
asegurarse regularmente de la existencia física de los activos mediante una inspección,
y registrar que la ubicación de este está de acuerdo con la autorización y uso
intencionado del mismo. En esta misma inspección deberán verificar que el estado
físico de los activos es el adecuado.

Para asegurar el adecuado estado físico de los activos, el expediente deberá mantener
actualizado tanto el programa de mantenimiento de cada activo, como la evidencia de
que esta ha sido cumplida.

La protección física de los activos debe asegurarse mediante los sistemas de

seguridad, vigilancia y capacitación a los usuarios. Esto mismo, junto con la entrega de
manuales de operación, es válido para asegurar un uso apropiado de los mismos.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS
“Los activos fijos son indispensables para funcionamiento de toda empresa. Son todos
aquellos bienes tangibles e intangibles y derechos duraderos en que se invirtió con el
objetivo de explotarlos. Un derecho duradero es todo aquel o aquellos bienes que
duran más de un ciclo de producción.”( desarrollohilco,2023)
Los activos fijos permiten conocer el pasado de la empresa, administrar mucho mejor el
presente y proyectar el futuro.
El inventario físico y el etiquetado de los bienes, es el inicio del proceso de control y
administración de activo fijo y nos brinda una base real de los activos existentes de la
empresa dándonos el dato tanto de cantidad, características, quién es el responsable
de uso y dónde se encuentra.
Si una empresa no llevara el control absoluto de los activos fijos, podría ser tan
catastrófico como la enfermedad del sarampión en un niño sin vacuna, podría existir la
ausencia del mantenimiento de una máquina de producción que hiciera parar la planta,
por lo tanto, el trabajo del día a día de la empresa, ocasionando pérdidas incluso
millonarias o peor aún, se podría terminar cerrando la empresa.
Al tener este control no sólo tenemos una mejor administración, sino también el
conocimiento de dónde y quién usa los bienes. De este modo, lograremos una cultura
de control y un sentido de corresponsabilidad entre todos los integrantes de la
empresa.
PROCESO DEL CONTROL ACTIVO FIJO Y ADMINISTRACION DE ACTIVO FIJO

Pre -Inicio del Control 

Inspección física, solicitud de información e investigación profunda de las políticas y

distribución de empresa para presentar plan de trabajo y herramientas que mejor se
puedan integrar a la necesidad de la empresa que solicite nuestros servicios, dentro
de estas existen diferentes niveles de necesidad.

Esto parte de lo completo y cíclico que se quiera tener en el control de sus activos,
por lo cual se hará un paquete a la medida del cliente, las soluciones se integran en:
Inventario Activo Fijo
Integración de Activo Fijo
Conciliación de Activo Fijo
Valor Razonable Activo Fijo IFRS – 13/ B – 17 I Propiedad, Planta y Equipo C -6
/IAS-16 I Activos de Larga Duración C-15/ IAS-36
Software de Control de Activo Fijo
Inicio del control

El proceso de control de activo fijo se inicia mediante un inventario físico en el que

se identifica físicamente todos los activos con una etiqueta, placa u otro medio de
identificación. 

La identificación debe realizarse en el lugar justo en que se encuentre el activo, de

esta manera es posible asignarle un área usuaria y el centro de costo contable del
que forma parte. También se llevará un registro del estado físico de los activos.

Este inventario será útil para elaborar una base de datos inicial de los activos de la
empresa.

1.- Integración y rectificación del estado contable

El listado contable que posee la empresa debe ser revisado para la identificación
individual de cada activo sin que su monto de depreciación acumulada y de
inversión sean alterados, de esta manera contaremos con una base contable amplia
y confiable para la conciliación.
2.- Inventario y plaqueo

Llenado de formatos (marca, modelo, serie, etc.).

Colocación de etiqueta o placa.

Asignación de número de activo.

3.- Conciliación con libros contables

La base de datos realizada al principio del proceso de control de activo fijo debe
relacionarse con el costo de adquisición expresado en el documento contable con el
que se adquirió. El objetivo de esta fase es asignar y corroborar los valores
contables de cada activo identificado físicamente.
Bibliografia:
Desarrollohilco, 2023, https://hilcoacetec.com/la-importancia-del-control-y-
administracion-de-activo-fijo/, la importancia del control y de administración de activo
fijo
Herrera, M. (14 de septiembre de 2016). El Economista . Obtenido de
https://www.eleconomista.com.mx/el-empresario/El-control-interno-de-los-activos-
tangibles-20160913-0206.html
ROCHA, H. (08 de 06 de 2017). TGS MEXICO. Obtenido de https://blog.tgs-
rocha.com/blog/ventajas-de-tener-un-adecuado-control-interno-en-mi-empresa
Neris Alejandro, 2023, https://blog.hubspot.es/marketing/sistema-control-interno, ¿Qué
es un sistema de control interno y cómo implementarlo?