Procesamiento de Datos Electrónicos

El procesamiento de datos electrónicos empieza con datos en bruto y se convierte en

un formato más legible que puede ser utilizada para ser interpretada y de provecho
para la organización. Siendo de suma importancia ya que a través de ella se puede
garantizar el bienestar presente y futuro de las organizaciones, reduce la subjetividad
el momento de tomar decisiones empresariales, sean de naturaleza financiera,
marketing, productiva entre otras, esto debido; a que permite clarificar los escenarios
y obtener una perspectiva más analítica de los datos recopilados. En algunos aspectos,
la complejidad de un sistema de Procesamiento de Datos Electrónicos ayuda al
auditor.

Sin embargo, debe existir un auditor que verifique que la información suministrada
por el sistema sea confiable, es por ello que él puede realizar una serie de técnicas de
auditoria, las cuales son:

1. Estudio General: Es la apreciación y juicio de las características generales de

la empresa, las cuentas o las operaciones, a través de sus elementos más significativos
para elaborar las conclusiones se ha de profundizar en su estudio y en la forma que ha
de hacerse.
2. Análisis: Es el estudio de los componentes de un todo. Esta técnica se aplica
concretamente al estudio de las cuentas o rubros genéricos de los estados financieros.
3. Inspección: Es la verificación física de las cosas materiales en las que se
tradujeron las operaciones, se aplica a las cuentas cuyos saldos tienen una
representación material, (efectivos, mercancías, bienes, entre otros).
4. Confirmación: Es la ratificación por parte del Auditor como persona ajena a la
empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por
la cual está en condiciones de informar válidamente sobre ella.
5. Investigación: Es la recopilación de información mediante entrevistas o
conversaciones con los funcionarios y empleados de la empresa.
 6. Declaraciones y Certificaciones: Es la formalización de la técnica anterior,
cuando, por su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban
quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones certificadas por alguna
autoridad (certificaciones).
7. Observación: Es una manera de inspección, menos formal, y se aplica
generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la práctica.
8. Cálculo: Es la verificación de las correcciones aritméticas de aquellas cuentas u
operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas.

Así mismo, debe existir un Control Interno, el cual es el plan de organización y todos
los métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, mejora la
eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las políticas directivas prescritas. El
Control Interno debe poseer una serie de elementos, los cuales son:

1. Un plan de organización que proporcione segregación apropiadas de las

responsabilidades funcionales.
2. Un sistema adecuado de procedimientos de autorización y registro para ejercer
un control de contabilidad razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos.
3. Prácticas consecuentes a seguir en la ejecución de los deberes y las funciones
de cada uno de los departamentos de la organización.
4. Un grado de calidad del personal conmensurable con sus responsabilidades.

Por otra parte, existen el fraude que puede contraer cualquier empresa, entendiendo
como a esta como la conducta intencionada o descuidada, ya sea por acción u
omisión, que desemboca en la distorsión de los estados financieros. Ello supone la
existencia de manipulación, falsificación o alteración de los documentos y registros
contables, o bien la realización de estados erróneos intencionados o la omisión de
cantidades, presentación, entre otros.
Así pues, el fraude se puede clasificar en dos grupos:

1. Fraude interno: Ocurre cuando el fraude es organizado por una o varias

personas dentro de una organización, con el fin de obtener un beneficio propio o para
un tercero.
2. Fraude externo: Se da cuando se efectúa por una o varias personas para
obtener un beneficio, utilizando fuentes externas a la empresa, tales como: bancos,
clientes, proveedores.

Es por ello, que hay técnicas para evitar el fraude, las cuales son:

1. Políticas escritas, prácticas, procedimientos, informes y otros mecanismos

para supervisar actividades y salvaguarda de activos.
2. Separación de funciones: Control por oposición de funciones.
3. Chequear antecedentes de nuevos empleados y en forma periódica de
empleados antiguos.
4. Capacitar al personal sobre aspectos perjudiciales del fraude.
5. Rotación de funciones, política de reemplazos y obligación de tomarse
vacaciones.
6. Competencia profesional.
7. Implementar algún canal de comunicación para realizar denuncias del
personal y de terceros, en forma anónima.
8. Implementar canales de comunicación apropiados.
9. Accesos restringidos: Contraseñas, Resguardo de activos.