Código: SST-P-003

REGLAMENTO
INGRESO DE PROVEEDORES / Versión: 01
CONTRATISTAS Fecha: 13/02/2024

Apreciado Proveedor

Queremos informarle que:

Nuestra organización se encuentra implementando un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST), Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) y Medio Ambiente, del cual
ustedes hacen parte importante, es por esto que lo hacemos participe, a través del cumplimiento de
los requerimientos para la selección, contratación e ingreso de personal en las instalaciones de
HOTEL ANANDÁ BOUTIQUE o actividades que la representen.
Es relevante resaltar que, para el cumplimiento de nuestro propósito con este sistema, es necesario
invitar a nuestros proveedores y contratistas a incluir dentro de sus procesos políticas de
prevención y promoción de la seguridad y salud de sus colaboradores, higiene alimentaria y
actividades que generen impactos menores al medio ambiente, tales como el uso de productos
reciclables, reutilizables y biodegradables.
Los siguientes son los requisitos que bajo cumplimiento de la normatividad vigente aplicable a
Seguridad y Salud y nuestras políticas hemos establecido preferiblemente para la a selección,
contratación e ingreso de proveedores / contratistas a la empresa.
El contratista / proveedor deberá enviar a la empresa los siguientes documentos al menos dentro
de los cinco (5) días hábiles anteriores al evento, con el fin de realizar la validación correspondiente
en las entidades que corresponda. Esta actividad está a cargo del personal HSEQ y recibirá los
siguientes soportes al correo calidad@anandacartagena.com el cual se encuentra disponible en
horario de 7:00 am a 4:00 pm.

Proveedores o contratistas con actividades de bajo riesgos (I, II y III):

• Certificado de afiliación a ARL
En algunos casos se solicitará el documento de identidad para la validación, ya que algunas ARL
no facilitan la verificación solo con el certificado.

• Si utilizará productos químicos, deberá enviar las Fichas de datos de Seguridad (FDS) de los
mismos (Resolución 0773 del 2021).
Proveedores / contratistas con actividades de alto riesgo (IV y V), como trabajos en alturas
(2 metros debajo de los pies con riesgo de caída), lavado de tanques, trabajos eléctricos:

• Ultima planilla de pagada de seguridad social con riesgo IV o V que especifique las entidades
de EPS, Pensión y ARL a los que está afiliado cada trabajador. En algunos casos se solicitará
 el documento de identidad para la validación, ya que algunas ARL no facilitan la verificación
solo con el certificado.

• Certificado de formación del Coordinador de Trabajo en Alturas

• Certificado de formación de trabajadores autorizados para trabajo en alturas o espacios
confinados.
• Certificado de estructuras y equipos de protección que utilizará para acceder al trabajo en
alturas o espacio confinado
• Formato de Análisis de Trabajo seguro en alturas o espacio confinado (entregar diligenciado
y firmado en el ingreso)
• Formato de Permiso de trabajo en alturas o espacio confinado que utilizará (entregar
diligenciado firmado en el ingreso)
• Procedimiento o definición de disposición final de los residuos que generará en la actividad
• Listado de herramientas y equipos que ingresará

Esperamos contar con su valioso aporte a nuestro Sistema y enviar la documentación en los tiempos
definidos y evitar retrasos o inconvenientes al momento del ingreso del personal a las instalaciones.
Anexo le compartimos nuestra política y recomendaciones para que comparta con sus trabajadores,
que visitan nuestras instalaciones.
En caso de una novedad o inquietud no dude contactarse con nosotros.

Cordialmente,

JANICE GOMEZ
Gerente General

Departamento de TH y HSEQ.

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Marco Legal:
DUR Sector Trabajo1072;2015.

Artículo 2.2.4.6.28 Contratación. Artículo 2.2.4.6.28 Contratación.

Para este propósito, el empleador debe considerar como mínimo, los siguientes aspectos en materia de
seguridad y salud el trabajo:

Numeral 3. Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la obligación
de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la rotación del personal
por parte de los proveedores contratistas y subcontratistas, de conformidad con la
normatividad vigente;

Numeral 4. Informar a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores de este último,
previo al inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo
incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de
controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias. En este propósito, se debe revisar
periódicamente durante cada año, la rotación de personal y asegurar que dentro del alcance de este
numeral, el nuevo personal reciba la misma información;

Numeral 5. Instruir a los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas

y sus trabajadores o subcontratistas, sobre el deber de informarle, acerca de los presuntos accidentes
de trabajo y enfermedades laborales ocurridos durante el periodo de vigencia del contrato para que el
empleador o contratante ejerza las acciones de prevención y control que estén bajo su responsabilidad;
y

Numeral 6. Verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato en
la empresa, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los
trabajadores cooperados, trabajadores en misión, proveedores, contratistas y sus trabajadores o
subcontratistas.

PARÁGRAFO. Para los efectos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, los
proveedores y contratistas deben cumplir frente a sus trabajadores o subcontratistas, con las
responsabilidades del presente capítulo.

Decreto 1833 de 2016

Artículo 2.2.2.1.1. Afiliaciones obligatorias y voluntarias. A partir del 1° de abril de 1994, serán
afiliados al sistema general de pensiones:

1. De forma obligatoria:

1.1. Todas aquellas personas nacionales o extranjeras, residentes en Colombia, vinculadas mediante
contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas.

1.4 Las personas naturales que presten directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas
del sector privado, bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios, o cualquier otra
modalidad de servicios que adopten los trabajadores independientes.

Artículo 2.2.2.1.5. Afiliación de contratistas al sistema general de pensiones. De conformidad con

lo previsto por el artículo 15 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 3° de la Ley 797 de 2003,
las personas naturales que prestan directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del
sector privado bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad
de servicios que adopten, deberán estar afiliados al sistema general de pensiones y su cotización deberá
corresponder a los ingresos que efectivamente perciba el afiliado.